2.2.1. Cụng tỏc thu thập, bổ sung tài liệu.
2.2.1.1. Xỏc định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung.
Theo nguyờn tắc, đối tượng thu thập, bổ sung lưu trữ của một lưu trữ nhất định chớnh là nguồn nộp lưu của lưu trữ đú.
Trờn cơ sở cỏc qui định về nguồn nộp lưu tại Quy định số 105- QĐ/KTTW của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương ban hành ngày 01/12/2000 về việc lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý và khai thỏc tài liệu lưu trữ, đối tượng thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW được xỏc định là tài liệu của cỏc đơn vị trong cơ quan. Theo đú, nguồn để thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan chớnh là cỏc vụ, đơn vị và cỏc cỏ nhõn thuộc Uỷ ban Kiểm tra TW. Cụ thể bao gồm:
1. Cỏc vụ khu vực, gồm: Vụ I, IA, II,III, V, VII, Kiểm tra tài chớnh 2. Vụ Nghiờn cứu
3. Vụ Tổ chức 4. Thư ký Uỷ ban
5. Thư ký Chủ nhiệm Uỷ ban3 6. Phũng Tổng hợp
7. Phũng Cụng nghệ thụng tin 8. Phũng Quản trị
9. Phũng Thư - Tiếp dõn 10. Phũng Hành chớnh
11. Tài liệu của cỏc đồng chớ lónh đạo Uỷ ban
12. Văn phũng Đảng uỷ, Cụng đoàn, Đoàn Thanh niờn
Ngoài nguồn thu thập, bổ sung tài liệu là những đơn vị, cỏ nhõn mang tớnh chất cố định, thường xuyờn như trờn, phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW cũn một nguồn thu khụng thường xuyờn, đú là cỏc Tổ, Đoàn Kiểm tra 3. Trường hợp Chủ nhiệm Ủy ban là Ủy viờn Bộ Chớnh trị thỡ Thư ký Chủ nhiệm khụng là nguồn thu của kho lưu trữ cơ quan, vỡ cỏc đồng chớ Ủy viờn Bộ Chớnh trị được lập phụng cỏ nhõn riờng.
được thành lập để giải quyết một nhiệm vụ đột xuất (thường là cỏc nhiệm vụ do Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thư giao). Cỏc Tổ, Đoàn kiểm tra đú chỉ tồn tại trong thời gian giải quyết vụ việc. Thành phần của cỏc Tổ kiểm tra thường được phối hợp giữa nhiều vụ chức năng; hoặc phối hợp với cỏc thành viờn là cỏn bộ ở cỏc cơ quan khỏc cú liờn quan. Vớ dụ: Đoàn kiểm tra thực hiện nhiệm vụ theo Kế hoạch 03 của Ban Bớ thư, thời gian từ 12/5/2002 đến thỏng 9/2003.
Đõy cũng là một trong những nguồn thu thập, bổ sung tài liệu quan trọng của lưu trữ Uỷ ban bởi vỡ nú phản ỏnh một phần quan trọng quỏ trỡnh thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xỏc định gồm những tài liệu hỡnh thành từ hoạt động của cỏc vụ, đơn vị là nguồn nộp lưu của lưu trữ cơ quan. Cụ thể gồm cỏc nhúm tài liệu sau:
- Tài liệu hành chớnh phản ỏnh họat động lónh đạo, chỉ đạo chung gồm: quyết định, qui định, chỉ thị, thụng bỏo, tờ trỡnh, bỏo cỏo, cụng văn của Uỷ ban Kiểm tra TW và cỏc cơ quan hữu quan về cỏc vấn đề cú liờn quan tới cụng tỏc kiểm tra và thi hành kỷ luật trong Đảng.
- Tài liệu chuyờn mụn: gồm cỏc hồ sơ, tài liệu phản ỏnh họat động của cơ quan trong việc giải quyết cỏc vụ việc như giải quyết tố cỏo, khiếu nại; cỏc cuộc kiểm tra đảng. Đú chớnh là cỏc hồ sơ nhõn sự, vụ việc. Cụ thể bao gồm một số loại hồ sơ như sau:
+ Hồ sơ giải quyết tố cỏo đối với đảng viờn và tổ chức đảng + Hồ sơ giải quyết khiếu nại kỷ luật trong đảng
+ Hồ sơ kiểm tra dấu hiệu vi phạm đối với đảng viờn và tổ chức đảng + Hồ sơ kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ kiểm tra và thi hành kỷ luật đảng đối với tổ chức đảng
+ Hồ sơ cỏc cuộc kiểm tra theo kế hoạch, chỉ thị của Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thư.
- Tài liệu khoa học - kỹ thuật: gồm những bản vẽ thiết kế, bản vẽ thi cụng cỏc cụng trỡnh, hạng mục của cơ quan Uỷ ban Kiểm tra TW.
- Tài liệu kế toỏn: gồm cỏc bỏo cỏo tài chớnh năm của Ủy ban, bỏo cỏo quyết toỏn năm; cỏc sổ nhật ký, sổ quỹ tiền mặt, sổ ngõn sỏch; bỏo cỏo quyết toỏn cỏc cụng trỡnh xõy dựng của cơ quan...
2.2.1.2. Thực trạng cụng tỏc thu thập, bổ sung tài liệu về kho.
Việc xỏc định rừ nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào kho lưu trữ, cỏn bộ lưu trữ sẽ thuận lợi hơn trong quỏ trỡnh xỏc định cỏc nguồn tài liệu cũn thiếu, cần bổ sung. Hiện nay, cụng tỏc thu thập, bổ sung đối với hai khối tài liệu chớnh của cơ quan đú là khối tài liệu chung và khối hồ sơ nhõn sự, vụ việc bờn cạnh những nội dung đó làm được, cũn tồn tại một số hạn chế nhất định. Cụ thể với hai khối tài liệu chớnh là khối hồ sơ nhõn sự, vụ việc và khối tài liệu chung, những cỏi đó làm được và chưa làm được thể hiện như sau:
* Đối với khối hồ sơ nhõn sự, vụ việc:
Xuất phỏt từ sự chỉ đạo của lónh đạo Uỷ ban, cũng như ý thức của cỏc vụ, đơn vị, cụ thể là cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn vụ việc về giỏ trị, ý nghĩa của khối hồ sơ, tài liệu này nờn cụng tỏc thu thập tài liệu và lập hồ sơ được thực hiện khỏ tốt; hồ sơ được nộp về kho lưu trữ tương đối đầy đủ. Tuy nhiờn, vẫn cũn một số trường hợp do ý thức của cỏc chuyờn viờn trong việc lập và nộp lưu hồ sơ cũn kộm, do vậy tài liệu cũn tồn đọng ở cỏc vụ khu vực.
Đối với cỏn bộ lưu trữ, quỏ trỡnh thu thập, bổ sung tài liệu cho khối hồ sơ nhõn sự, vụ việc hiện nay tồn tại 2 vấn đề sau:
- Thứ nhất, đối với tài liệu trong từng hồ sơ cụ thể: ngoài việc kiểm tra thành phần tài liệu theo bản mục lục do cỏc chuyờn viờn thống kờ, cỏn bộ lưu trữ cũng đó được trang bị những kiến thức cơ bản về quy trỡnh giải quyết cỏc
vụ việc về giải quyết tố cỏo, giải quyết khiếu nại, thi hành kỷ luật… và đó nắm bắt được những loại hỡnh tài liệu bắt buộc phải cú đối với mỗi loại hồ sơ nhất định.
Vớ dụ: trong hồ sơ giải quyết tố cỏo đảng viờn yờu cầu bắt buộc phải cú một số tài liệu sau:
- Đơn, thư tố cỏo, đề nghị.
- Bỏo cỏo giải quyết tố cỏo của Vụ khu vực
- Quyết định giải quyết tố cỏo đảng viờn của Uỷ ban Kiểm tra TW.
Hoặc trong hồ sơ kiểm tra dấu hiệu vi phạm phải cú:
- Quyết định kiểm tra dấu hiệu vi phạm đối với tổ chức đảng của Uỷ ban Kiểm tra TW
- Bỏo cỏo của Vụ khu vực về kết quả kiểm tra dấu hiệu vi phạm - Thụng bỏo của Uỷ ban Kiểm tra TW về kết quả kiểm tra. Chớnh vỡ vậy, trong quỏ trỡnh thu thập, nếu phỏt hiện trong loại hồ sơ này cũn thiếu một hoặc một số tài liệu đú thỡ càn bộ lưu trữ sẽ yờu cầu cỏn bộ chuyờn viờn lập hồ sơ đú phải bổ sung nhữgn tài liệu thiếu đú, đồng thời tiến hành bổ sung những thụng tin tài liệu vào bản Mục lục thống kờ tài liệu của hồ sơ.
Cú thể núi, hiện nay việc bổ sung tài liệu cho mỗi hồ sơ như vậy được thực hiện khỏ tốt, cú hiệu quả, gúp phần quan trọng vào việc hoàn chỉnh tài liệu của một hồ sơ, giỳp nội dung của cả hồ sơ được hoàn chỉnh, cú logic hơn.
- Thứ hai, đối với khối hồ sơ nhõn sự, vụ việc thuộc phụng: theo qui định, thời hạn giao nộp khối hồ sơ này là 01 thỏng sau khi vụ việc được giải quyết xong. Việc tiến hành thu thập khối hồ sơ này được tiến hành thường
hồ sơ của cỏc Vụ chưa thật tốt, một bộ phận cỏc chuyờn viờn chưa cú ý thức cao trong cụng tỏc này, vỡ vậy, việc thu thập về kho khối hồ sơ nhõn sự cũng chưa đảm bảo triệt để, vẫn cũn một lượng cỏc hồ sơ bị tồn đọng ở cỏc Vụ khu vực. Thậm chớ nhiều cỏn bộ, chuyờn viờn cũn khụng nắm được phần hồ sơ do mỡnh phụ trỏch hiện được cất giữ ở đõu, kho lưu trữ hay ở đơn vị mỡnh. Đõy là một trong những khõu cũn yếu trong cụng tỏc lưu trữ của cơ quan.
Đối với những hồ sơ đú, mặc dự cỏn bộ lưu trữ đó cú ý thức đụn đốc, nhắc nhở cỏc chuyờn viờn về việc lập và nộp lưu, nhưng do khụng cú căn cứ để xỏc định hiện đơn vị này, đơn vị kia năm vừa qua đó giải quyết được bao nhiờu vụ việc, chưa nộp hồ sơ của vụ việc nào… nờn việc thu thập cũn gặp rất nhiều khú khăn.
Hoặc đối với hồ sơ của cỏc Tổ kiểm tra giải quyết cỏc nhiệm vụ đột xuất do Trung ương giao (vớ dụ: Cuộc kiểm tra theo Kế họach 03 của Ban Bớ thư năm 2001), cỏn bộ cũng khụng cú nguồn thụng tin nào để xỏc định được trong khoảng thời gian nào đú đó cú những Tổ kiểm tra nào theo nhiệm vụ Trung ương giao, và Tổ kiểm tra gồm những thành viờn nào để cú thể tiến hành thu thập hồ sơ sau khi vụ việc được giải quyết xong.
* Khối hồ sơ, tài liệu chung:
Theo quy định của cơ quan, việc thu thập khối tài liệu chung được tiến hành định kỳ, thường xuyờn vào quý I hàng năm (thu tài liệu của năm trước đú). Tuy nhiờn, xuất phỏt từ thực tế cụng tỏc lập hồ sơ hiện hành cả cỏc đơn vị cũn yếu, hầu như cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn chưa cú ý thức lập hồ sơ vấn đề. Do vậy, việc thu thập tài liệu chung theo định kỳ 1 năm 1 lần cũn chưa thực hiện được. Mà việc thu thập khối tài liệu này thường được tiến hành theo từng đợt, thường là theo nhiệm kỳ. Tuy nhiờn, việc thu thập theo nhiệm kỳ cũng khụng được tiến hành thường xuyờn.
Thực tế cho thấy, việc thu thập khối tài liệu chung ở Uỷ ban Kiểm tra TW chỉ cú hiệu quả khi nú gắn liền với một hợp đồng chỉnh lý tài liệu nào
đú. Nhưng khi tiến hành những đợt thu thập như vậy, do thời gian từ khi tài liệu được sản sinh ra, và từ khi vấn đề được giải quyết xong đến khi tiến hành thu thập là quỏ lõu, cựng với việc tài liệu khụng được lập hồ sơ, nờn khối lượng tài liệu cũn lại cũng khụng hẳn là đầy đủ. Điều này đó gõy ảnh hưởng khụng nhỏ tới chất lượng hồ sơ, tài liệu của phụng lưu trữ cơ quan núi chung.
Lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW đó tiến hành một số đợt thu thập, bổ sung tài liệu như sau:
- Năm 1992: thu thập tài liệu của khoỏ 5,6 - Năm 1999: thu thập tài liệu của khoỏ 7,8
- Năm 1999: thu thập bổ sung tài liệu khoỏ 3,4,5,6
- Năm 2005-2006: thu thập tài liệu của cỏc đồng chớ Lónh đạo Uỷ ban khoỏ 9.
Nắm rừ tỡnh trạng tồn đọng hồ sơ, tài liệu ở cỏc đơn vị, cỏn bộ lưu trữ của Uỷ ban Kiểm tra TW đó tiến hành tham mưu, giỳp cỏc cấp lónh đạo ban hành cỏc văn bản nhằm đụn đốc, nhắc nhở cỏc chuyờn viờn, lónh đạo cỏc Vụ, đơn vị trong cơ quan lập và nộp lưu hồ sơ. Tuy nhiờn, những cụng văn thường chỉ dừng lại ở khõu phỏt hành, mà cỏc cấp lónh đạo chưa quan tõm đến hiệu quả triển khai cỏc văn bản đú, chưa tiến hành kiểm tra kết quả thực hiện nội dung văn bản. Bờn cạnh đú, cỏn bộ lưu trữ cũng chưa thực sự đề ra những biện phỏp cụ thể hơn, cũng như chưa thực chủ động hơn trong việc thu thập hồ sơ, tài liệu về kho. Do vậy, tỡnh trạng tài liệu tồn đọng vẫn chưa được giải quyết.
- Khối tài liệu của cỏc đồng chớ lónh đạo Ủy ban4:
Tài liệu của cỏc đồng chớ lónh đạo Uỷ ban là một trong cỏc nhúm thuộc thành phần của khối tài liệu chung. Cũng theo qui định, hàng năm, cỏn bộ lưu trữ tiến hành thu thập tài liệu năm trước của cỏc đồng chớ Thành viờn Uỷ
ban. Trờn thực tế điều này hoàn toàn chưa được thực hiện. Mặc dự cỏn bộ lưu trữ với trỏch nhiệm của mỡnh đó định kỳ hàng năm cú ý kiến với cỏc đồng chớ lónh đạo Uỷ ban về việc thu nộp tài liệu của họ, nhưng vẫn khụng thu được nhiều kết quả. Thực tế cụng tỏc thu thập khối tài liệu này thường được tiến hành trong cỏc trường hợp sau đõy:
- Thu khi hết một nhiệm kỳ: tức là hết mỗi nhiệm kỳ thỡ cỏn bộ lưu trữ tiến hành thu thập tài liệu của cỏc đồng chớ Thành viờn Uỷ ban. Nhưng trường hợp này cũng khụng được tiến hành thường xuyờn.
- Nộp khi thay đổi phạm vi phụ trỏch: thụng thường mỗi Thành viờn Uỷ ban phụ trỏch một hoặc hai Vụ chuyờn mụn5. Đụi khi trong quỏ trỡnh hoạt động, Thành viờn đú được thay đổi chuyển sang phụ trỏch một Vụ khỏc, đú sẽ là thời điểm cỏn bộ lưu trữ thuận lợi hơn trong việc thu thập những tài liệu trong thời gian Thành viờn đú phụ trỏch vụ khu vực trước đú. Đõy là một trong
những trường hợp mà cỏn bộ lưu trữ thường tiến hành để thu thập tài liệu của
cỏc đồng chớ Thành viờn Uỷ ban.
- Nộp khi hết thời gian đương nhiệm.
Như vậy, cú thể núi, cụng tỏc thu thập, bổ sung tài liệu và kho lưu trữ