VIII. Cụng tỏc nội bộ của Uỷ ban Kiểm tra TW 1 Tài liệu về cụng tỏc hành chớnh
3. Tài liệu về cụng tỏc nghiờn cứu khoa học 4 Tài liệu về cụng tỏc quản trị, nhà đất
4. Tài liệu về cụng tỏc quản trị, nhà đất 5. Tài liệu về cụng tỏc đoàn thể
a. Tài liệu của đảng ủy cơ quan b. Tài liệu cụng đoàn cơ quan c. Tài liệu về cụng tỏc nữ cụng d. Tài liệu của đoàn thanh niờn
Trong quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan, nếu cú những thay đổi về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, cỏn bộ lưu trữ cần kịp thời bổ sung cỏc nhúm tài liệu hỡnh thành từ những nhiệm vụ mới đú vào bản khung phõn loại tài liệu trờn.
3.2.4. Xỏc định giỏ trị tài liệu.
Trờn cơ sở những nguyờn tắc, tiờu chuẩn chung của khoa học lưu trữ trong xỏc định giỏ trị tài liệu để vận dụng linh họat vào tỡnh hỡnh thực tế của tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW. Đồng thời trước những hạn chế
của cơ quan đối với việc đỏnh giỏ tài liệu, chỳng tụi xin đưa ra một số ý kiến như sau:
Cần nhanh chúng bổ sung thờm một số nhúm tài liệu cũn thiếu và mới phỏt sinh theo chức năng vào danh mục bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu của cơ quan. Cụ thể là qua quỏ trỡnh tỡm hiểu thực tế tụi xin liệt kờ những nhúm tài liệu cần bổ sung như sau:
- Hồ sơ hội nghị Uỷ ban Kiểm tra TW (thường kỳ và bất thường)- Vĩnh viễn
- Hồ sơ hội nghị cộng tỏc viờn khu vực - Vĩnh viễn
- Cỏc loại cụng văn trao đổi của cỏc tỉnh, thành ủy và ủy ban kiểm tra cấp dưới - 5 năm ĐG
- Nhúm tài liệu về cụng tỏc giỏm sỏt - Vĩnh viễn.
Trong bảng thời hạn bảo quản mẫu khụng nờn dựng cỏc khỏi niệm cú ý nghĩa khụng rừ ràng hoặc cú nhiều cỏch hiểu khỏc nhau; nếu đó dựng thỡ cần cú sự chỳ thớch đầy đủ về phạm vi nghĩa, về cỏch hiểu của khỏi niệm được sử dụng trong văn bản đú. Chỉ như vậy mới tạo được sự thống nhất trong quỏ trỡnh xỏc định giỏ trị tài liệu của cỏc đợt, cỏc giai đoạn, và giữa cỏc cỏn bộ đỏnh giỏ khỏc nhau. Đem lại giỏ trị cao nhất và chớnh xỏc nhất cho cỏc nhúm hồ sơ, tài liệu của phụng.
Cỏc nhúm tài liệu trong bảng thời hạn bảo quản mẫu cần được qui định cụ thể hơn nữa. Cụ thể như:
Tại mục A.I.1. qui định nhúm Hồ sơ kiểm tra đảng viờn; mục A.I.2. là nhúm Hồ sơ kiểm tra tổ chức đảng. Trong thực tế hồ sơ, tài liệu về cụng tỏc kiểm tra gồm nhiều hồ sơ về cỏc nhiệm vụ kiểm tra khỏc nhau như kiểm tra dấu hiệu vi phạm, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ kiểm tra và thi hành kỷ luật trong Đảng, kiểm tra theo kế hoạch, chỉ thị của Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thư. Để thuận lợi cho cụng tỏc xỏc định giỏ trị, cỏc nhúm tài liệu tại mục A.I.1 và A.I.2 cần được qui định rừ như sau:
- Hồ sơ kiểm tra dấu hiệu vi phạm đối với đảng viờn - 70 năm ĐG - Hồ sơ kiểm tra dấu hiệu vi phạm đối với tổ chức đảng - Vĩnh viễn 2. Hồ sơ kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ kiểm tra và thi hành kỷ luật trong Đảng đối với cỏc tổ chức Đảng - Vĩnh viễn
3. Hồ sơ kiểm tra theo kế hoạch, chỉ thị của Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thư: - Kiểm tra đảng viờn - 70 năm ĐG
- Kiểm tra tổ chức đảng - Vĩnh viễn
Bờn cạnh đú, thay vỡ việc dựng dấu "..." trong cỏc nhúm tài liệu nờn liệt kờ toàn bộ cỏc loại tài liệu cú thể cú của phụng vào bảng thời hạn bảo quản. Vớ dụ tại mục A.I.9 cú qui định "Hồ sơ đối ngoại: hồ sơ cỏc đoàn đi thăm và làm việc ở nước ngoài; hồ sơ đoàn nước ngoài đến thăm và làm việc với Uỷ ban Kiểm tra TW,..." với thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Dấu "..." cần được thể hiện bằng cỏc loại tài liệu cụ thể. Trong trường hợp này nờn qui định rừ ràng như sau:
A.I.9. Hồ sơ đối ngoại - cú thời hạn bảo quản vĩnh viễn: - Hồ sơ cỏc đoàn đi thăm và làm việc ở nước ngoài
- Hồ sơ đoàn nước ngoài đến thăm và làm việc với Uỷ ban Kiểm tra TW
- Cụng văn, thụng bỏo của Uỷ ban Kiểm tra TW về cụng tỏc đối ngoại - Cụng văn, thụng bỏo, bỏo cỏo của cỏc cơ quan, tổ chức gửi tới trao đổi về cụng tỏc đối ngoại.
Với những điều chỉnh đú trong cụng tỏc xỏc định giỏ trị tài liệu, chắc chắn hồ sơ, tài liệu của Uỷ ban Kiểm tra TW sẽ cú giỏ trị bảo quản được xỏc định là cao nhất và chớnh xỏc nhất.
3.2.5. Xõy dựng cụng cụ tra cứu.
Trước thực tế là khối lượng tài liệu lưu trữ của mỗi cơ quan ngày một tăng lờn nhanh chúng, với những nội dung rất đa dạng, phong phỳ, mỗi
tỡm tài liệu phục vụ những nhu cầu ngày càng nhiều, đa dạng của độc giả sẽ gặp khụng ớt khú khăn, tốn khụng ớt thời gian và cụng sức. Trước tỡnh hỡnh đú, việc xõy dựng một hệ thống cỏc cụng cụ tra cứu tự động trờn mỏy tớnh đó trở thành một đũi hỏi tất yếu đối với việc nõng cao hơn nữa chất lượng cụng tỏc tra tỡm tài liệu ở mỗi phũng, kho lưu trữ của nước ta. Tuy vậy, khụng phải kho lưu trữ nào cũng thực hiện và thực hiện tốt điều đú. Với những hạn chế về cụng cụ tra cứu đó phõn tớch ở phần trước, cú thể khẳng định, Uỷ ban Kiểm tra TW cũng là một trong những trường hợp như vậy.
Để khắc phục điều đú, trong thời gian tới, Uỷ ban Kiểm tra TW cần: - Nhanh chúng xõy dựng phần mềm quản lý lưu trữ của cơ quan. Việc xõy dựng phần mềm quản lý đú cú thể được thực hiện trờn cơ sở những phần mềm quản lý lưu trữ hiện nay đang được cỏc cơ quan khỏc ứng dụng cú hiệu quả, đồng thời kết hợp với những đặc điểm riờng của tài liệu lưu trữ cơ quan. Khi phần mềm được xõy dựng và đưa vào ứng dụng sẽ là cụng cụ quản lý rất tốt đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan. Với tớnh năng tự động húa của mỏy tớnh, cỏc thụng tin cập nhập sẽ được sắp xếp theo hệ thống định sẵn. Theo đú, việc quản lý, theo dừi và tra tỡm tài liệu sẽ rất thuận tiện, nhanh chúng và chớnh xỏc.
- Trờn hệ thống phần mềm Lotus-Notes cần phõn quyền cho cỏn bộ lưu trữ truy cập và tra tỡm được mục thống kờ toàn bộ cụng văn đi - đến của cỏc năm9
. Đõy sẽ là cụng cụ tra tỡm tự động đối với khối cụng văn đi - đến của cơ quan, thay cho việc tra tỡm cụng văn bằng bản in mục lục cụng văn đi, đến mất khỏ nhiều thời gian. Với mục lục trờn mỏy sẽ giải quyết được tỡnh trạng người khai thỏc chỉ nhớ đại ý nội dung văn bản, hầu như khụng nhớ ngày thỏng, số ký hiệu của văn bản đú, bởi việc tra tỡm tài liệu sẽ được thực hiện với cỏc yếu tố tựy chọn như tra tỡm theo nội dung, tra tỡm theo tỏc giả, tra tỡm theo số ký hiệu, tra tỡm theo trớch yếu...