Thống kờ tài liệu lưu trữ là sử dụng những phương phỏp và phương tiện thớch hợp để xỏc định rừ ràng và chớnh xỏc số lượng, thành phần tài liệu, tỡnh hỡnh và hệ thống bảo quản chỳng trong cỏc phũng, kho lưu trữ [1,145].
Đối tượng của cụng tỏc thống kờ là tài liệu lưu trữ, cỏc cụng cụ tra cứu khoa học, và cỏc phương tiện bảo quản tài liệu. Với những đối tượng đú, cụng tỏc thống kờ trước hết cú ý nghĩa quan trọng trong việc giỳp cỏc phũng, kho lưu trữ nắm chắc được số lượng, thành phần nội dung tài liệu; tỡnh hỡnh và cỏc phương tiện bảo quản chỳng. Thứ hai, thống kờ tài liệu giỳp cho việc tra tỡm tài liệu được thuận lợi và chớnh xỏc, do đú, cỏn bộ lưu trữ sẽ chủ động hơn trong việc tổ chức sử dụng tài liệu. Thứ ba, kết quả của việc thống kờ sẽ giỳp cỏc phũng, kho lưu trữ cú thể xỏc định được phương hướng để bổ sung những tài liệu cũn thiếu.
Cỏc cụng cụ thống kờ gồm cú: Mục lục hồ sơ, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ, Phiếu phụng, Hồ sơ phụng, Danh sỏch phụng, Bộ thẻ phụng, Sổ nhập tài liệu, Sổ xuất tài liệu, Bỏo cỏo thống kờ tổng hợp.
Tuy nhiờn, đối với kho lưu trữ bảo quản tài liệu của một phụng lưu trữ thỡ khụng đũi hỏi nhất thiết phải cú đầy đủ cỏc cụng cụ thống kờ trờn. Thụng
thường cỏc kho lưu trữ như vậy chỉ cần một số cụng cụ như mục lục hồ sơ, hồ sơ phụng, sổ nhập tài liệu, sổ xuất tài liệu.
Hệ thống cỏc cụng cụ thống kờ đầy đủ và khoa học là cứ liệu quan trọng cho việc xõy dựng hệ thống cụng cụ tra cứu khoa học của cỏc phũng, kho lưu trữ [1,147]. Ngược lại, hệ thống cỏc cụng cụ tra cứu được xõy dựng trờn cơ sở khoa học cũng nhằm mục đớch để thống kờ và tra tỡm tài liệu lưu trữ được dễ dàng hơn. Cú thể núi, thống kờ tài liệu và cụng cụ tra cứu khoa học tài liệu cú mối quan hệ biện chứng với nhau.
Cụng cụ tra cứu khoa học gồm: cỏc bản mục lục hồ sơ, cỏc bộ thẻ, cỏc sỏch chỉ dẫn, cỏc cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ.
Thống kờ và xõy dựng cụng cụ tra cứu là những nhiệm vụ quan trọng trong cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu. Kết quả thực hiện những nhiệm vụ đú sẽ cú ảnh hưởng đến sự phỏt triển của từng phũng, kho lưu trữ, mà trước hết là cú ảnh hưởng mạnh nhất tới chất lượng và hiệu quả của cụng tỏc khai thỏc, tra tỡm tài liệu lưu trữ của đơn vị đú. Chớnh vỡ vậy, mặc dự khụng phải là những cụng việc thực hiện trực tiếp trờn tài liệu, nhưng những nội dung đú rất cần được cỏc phũng, kho lưu trữ quan tõm và thực hiện nghiờm tỳc.
CHƢƠNG 2.
CễNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU PHễNG LƢU TRỮ UỶ BAN KIỂM TRA TW