chung. Điều này đó gõy ảnh hưởng khụng nhỏ đến chất lượng, hiệu quả của cỏc khõu nghiệp vụ lưu trữ khỏc, làm giảm chất lượng chung trong cụng tỏc lưu trữ của cơ quan.
2.2.2. Tỡnh hỡnh cụng tỏc phõn loại tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW. Kiểm tra TW.
Trờn cơ sở những yờu cầu chung của cụng tỏc phõn loại tài liệu, đồng thời trờn cơ sở phõn tớch, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh, điều kiện của cơ quan và của tài liệu trong phụng, phương ỏn Thời gian - Mặt hoạt động đó được lựa chọn để phõn loại tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW.
* Phõn loại theo đặc trưng thời gian.
Uỷ ban Kiểm tra TW được Ban Chấp hành TW bầu theo từng nhiệm kỳ Đại hội Đảng, hoạt động của Uỷ ban cũng được tớnh theo nhiệm kỳ (thường là 5 năm); đồng thời chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban Kiểm tra TW cũng thường được qui định, thay đổi, bổ sung theo nhiệm kỳ. Chớnh từ những đặc điểm đú của cơ quan hỡnh thành phụng mà trước tiờn tài liệu thuộc phụng được phõn loại theo đặc trưng thời gian. Vận dụng đặc trưng thời gian, tài liệu được phõn loại sẽ phản ỏnh tốt nhất quỏ trỡnh và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Uỷ ban Kiểm tra TW trong từng nhiệm kỳ. Hơn nữa, với đặc trưng này sẽ giỳp cho việc theo dừi, tổng kết, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện cụng tỏc kiểm tra của Uỷ ban ở mỗi nhiệm kỳ được thuận lợi hơn.
Như vậy, với đặc trưng thời gian, tài liệu được chia theo từng nhiệm kỳ, từ nhiệm kỳ I, nhiệm kỳ II... đến nhiệm kỳ Đại hội IX. Thời gian bắt đầu của nhiệm kỳ được tớnh theo thời gian bắt đầu của Đại hội Đảng toàn quốc. Chẳng hạn, nhiệm kỳ IX cú thời gian từ 20/6/2001 – 24/4/2006.
Khi phõn loại tài liệu theo nhiệm kỳ cần chỳ ý tới một số điểm như: - Với tập lưu cụng văn đi của cơ quan, tức là nhúm tài liệu tờn gọi, thụng thường bộ phận văn thư thường xếp tài liệu theo năm, kể cả với những năm là giao điểm của nhiệm kỳ cũ và nhiệm kỳ mới. Tuy nhiờn, theo đỳng qui định, những tài liệu của năm đú thuộc nhiệm kỳ nào sẽ xếp vào nhiệm kỳ đú. Chẳng hạn, Cụng văn từ thỏng 1-6/2001 thuộc nhiệm kỳ VIII, Cụng văn từ 21/6/2001 - 12/2001 thuộc nhiệm kỳ IX.
- Đối với hồ sơ nhõn sự, vụ việc:
Thời gian nhiệm kỳ của hồ sơ phụ thuộc vào văn bản kết luận cuối cựng của Uỷ ban Kiểm tra TW về kết quả vụ việc đú. Trong một hồ sơ, cú thể hầu hết tài liệu trong đú cú thời gian thuộc nhiệm kỳ trước, những tài liệu thể hiện quỏ trỡnh giải quyết vụ việc thuộc nhiệm kỳ trước, những văn bản
kỳ sau. Vớ dụ: Tài liệu của một cuộc giải quyết tố cỏo đảng viờn cú thời gian thuộc về nhiệm kỳ VIII, nhưng bản Thụng bỏo giải quyết tố cỏo đối với đảng viờn đú được ban hành vào ngày 30/6/2001 thỡ hồ sơ đú sẽ được xếp vào nhiệm kỳ IX,
Hoặc, trong một hồ sơ cú thể cú văn bản được ban hành muộn hơn bản kết luận cuối cựng, và thời gian đú đó sang nhiệm kỳ tiếp theo, thỡ hồ sơ đú vẫn thuộc nhiệm kỳ cũ. Vớ dụ:hồ sơ giải quyết khiếu nại kỷ luật của đồng chớ Đinh Văn Ngọc cú Quyết định giải quyết khiếu nại kỷ luật được ban hành vào ngày 18/6/2001 (thuộc nhiệm kỳ VIII); nhưng sau đú một biờn bản làm việc triển khai Quyết định được thực hiện vào ngày 24/6/2001 (nhiệm kỳ IX). Hồ sơ trờn vẫn thuộc nhiệm kỳ VIII.
* Phõn loại theo đặc trưng mặt hoạt động.
Theo phương ỏn, sau khi được phõn loại theo từng nhiệm kỳ, tài liệu sẽ tiếp tục được phõn loại theo mặt hoạt động.
Với chức năng, nhiệm vụ được qui định rừ ràng, cụ thể, đặc trưng mặt họat động sẽ giỳp tài liệu được phõn loại theo những nhúm nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, nhằm phản ỏnh đầy đủ nhất những kết quả đó đạt được trờn từng mặt hoạt động cụ thể. Cũng từ đú, việc đỏnh giỏ những kết quả mà cơ quan đó thực hiện được qua từng giai đoạn, từng nhiệm kỳ sẽ thuận lợi , dễ dàng hơn.
Cụ thể tài liệu sẽ được phõn theo cỏc mặt hoạt động sau: Vớ dụ: Nhiệm kỳ VIII (4/1996 - 6/2001):
1. Cụng tỏc lónh đạo, chỉ đạo chung 2. Cụng tỏc giải quyết tố cỏo
3. Cụng tỏc giải quyết khiếu nại kỷ luật đảng 4. Cụng tỏc xử lý kỷ luật đảng
5. Cụng tỏc kiểm tra tổ chức đảng, đảng viờn 6. Cụng tỏc kiểm tra tài chớnh đảng
7. Cụng tỏc tổ chức cỏn bộ ngành kiểm tra 8. Cụng tỏc nội bộ Uỷ ban Kiểm tra TW.
8 nhúm tài liệu trờn sẽ tiếp tục được phõn loại thành cỏc nhúm nhỏ hơn trờn cơ sở vận dụng cỏc đặc trưng khỏc nhau sao cho phự hợp với đặc điểm của từng nhúm tài liệu, để cỏc nhúm tài liệu được phõn chia cú nội dung phản ỏnh tốt nhất kết quả họat động của Uỷ ban Kiểm tra TW.
Chẳng hạn, với tài liệu của nhúm 2 cú thể vận dụng đặc trưng đề mục, vấn đề để phõn loại như sau:
2. Cụng tỏc giải quyết đơn thư tố cỏo
a. Tài liệu chung về cụng tỏc giải quyết đơn thư tố cỏo b. Hồ sơ cỏc cuộc giải quyết đơn thư tố cỏo
Hoặc, vận dụng đặc trưng mặt họat động để phõn loại tiếp nhúm tài liệu thứ 8. Cụng tỏc nội bộ của Uỷ ban Kiểm tra TW như sau:
8. Cụng tỏc nội bộ của Uỷ ban Kiểm tra TW a. Tài liệu về cụng tỏc hành chớnh
b. T ài liệu về cụng tỏc đối ngoại c. Tài liệu về cụng tỏc quản trị ...
Tiếp tục vận dụng cỏc đặc trưng phõn loại khỏc, cỏc nhúm tài liệu đú sẽ được phõn chia thành cỏc nhúm nhỏ hơn, cho đến nhúm nhỏ nhất là cỏc hồ sơ, đơn vị bảo quản.
Tuy nhiờn thực tế cho thấy, cụng tỏc phõn loại tài liệu của Uỷ ban Kiểm tra TW hiện nay gặp rất nhiều khú khăn. Nguyờn nhõn là do cụng tỏc lập hồ sơ hiện hành của Uỷ ban Kiểm tra TW cũn yếu, đặc biệt đối với khối tài liệu chung thỡ hầu như chưa được lập hồ sơ. Thờm nữa, Uỷ ban Kiểm tra TW chưa xõy dựng và ban hành được một phương ỏn phõn loại chi tiết (tức là chưa cú khung phõn loại tài liệu phụng lưu trữ) nờn việc phõn loại tài liệu
lưu trữ của cỏc nhiệm kỳ trước cho thấy, tài liệu của một số nhiệm kỳ đó được phõn loại nhưng chưa thống nhất trong phương ỏn phõn loại. Thậm chớ cú giai đoạn khụng xõy dựng phương ỏn phõn loại, mà tài liệu chỉ được phõn ra thành cỏc khối, nhúm một cỏch sơ sài. Vớ dụ:
- Tài liệu giai đoạn từ năm 1948 đến năm 1960: được phõn thành hai khối tài liệu chung và tài liệu nhõn sự, vụ việc. Trong đú, tài liệu chung được hệ thống húa theo số thứ tự từ 01 đến hết cho tất cả hồ sơ; tài liệu nhõn sự được phõn loại và hệ thống húa theo cỏc mặt hoạt động là hồ sơ tố cỏo, hồ sơ khiếu nại, hồ sơ kỷ luật và đỏnh số thứ tự từ 01 đến hết cho hồ sơ của từng loại họat động.
- Tài liệu giai đoạn từ năm 1961 - 1986: vẫn với hai khối tài liệu chung và nhõn sự, vụ việc; nhưng tài liệu đó được phõn thành cỏc nhúm nhỏ hơn như: tài liệu đi, tài liệu đến, tài liệu thống kờ về cụng tỏc kiểm tra, tài liệu hội nghị, tài liệu về cụng tỏc kiểm tra, tài liệu bồi dưỡng, huấn luyện, tài liệu nội bộ.
Như vậy, với việc chưa xõy dựng được một phương ỏn phõn loại chi tiết, việc phõn loại tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW tuy đó cú những tiến bộ ở cỏc giai đoạn về sau, nhưng nhỡn chung vẫn cũn gặp nhiều khú khăn, lỳng tỳng; kết quả của việc phõn loại tài liệu cũn thể hiện sự mũ mẫm, tựy tiện, khụng đảm bảo chất lượng. Khụng cú phương ỏn phõn loại chi tiết dẫn đến cụng tỏc hệ thống húa gặp nhiều khú khăn. Cụng tỏc hệ thống húa hồ sơ, tài liệu ở một số giai đoạn khụng đảm bảo tớnh khoa học, logớc, thiếu hệ thống. Điều này đó gõy ảnh hưởng cho những nội dung khỏc trong cụng tỏc lưu trữ của cơ quan.