TW.
Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ tài liệu kể từ khi tài liệu kết thỳc ở văn thư. Thời hạn bảo quản chủ yếu ỏp dụng cho tài liệu ở lưu trữ cơ quan [31,79] .
Bảng kờ thời hạn bảo quản của tài liệu là một trong những cụng cụ quan trọng giỳp việc xỏc định giỏ trị tài liệu được dễ dàng và chớnh xỏc hơn.
Ngày 01/12/2000, Uỷ ban Kiểm tra TW đó ban hành quyết định số 106- QĐ/KTTW về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW. Đõy được coi là cụng cụ quan trọng trong việc lựa chọn những tài liệu cú giỏ trị đưa vào bảo quản với những thời hạn khỏc nhau và loại ra những tài liệu hết giỏ trị để tiờu hủy.
Trong bản thời hạn đú đó nờu ra 50 nhúm tài liệu với cỏc thời hạn bảo quản khỏc nhau như 3 năm, 5 năm, 10 năm, 20 năm, 70 năm và vĩnh viễn.
Trong đú, tại mục I-Hồ sơ nhõn sự, vụ việc của bảng thời hạn bảo quản qui định một số nhúm tài liệu với thời hạn như sau:
3. Hồ sơ giải quyết tố cỏo:
- Cỏ nhõn - 70 năm ĐG
- Tập thể - Vĩnh viễn
4. Hồ sơ giải quyết khiếu nại kỷ luật:
- Cỏ nhõn - 70 năm ĐG
- Tập thể - Vĩnh viễn
Khỏi niệm "tập thể" ở đõy được dựng để chỉ tập hợp cỏc cỏn bộ cựng sinh họat trong một tổ chức tạo thành một tập thể như Tập thể Ban thường
vụ, tập thể ban lónh đạo cụng ty, tập thể Hội đồng quản trị.... Nhưng trờn thực tế khi xỏc định giỏ trị hồ sơ, tài liệu thường cú sự nhầm lẫn khỏi niệm "tập thể" với nhiều cỏ nhõn cụ thể. Vớ dụ: Hồ sơ: "Cụng văn, bỏo cỏo của Uỷ ban Kiểm tra TW về việc xem xột kiểm điểm trỏch nhiệm của cỏc đồng chớ cỏn bộ lónh đạo tỉnh Kon Tum trong cỏc vụ, việc tiờu cực, vi phạm phỏp luật", hồ sơ này đỳng ra là thuộc loại hồ sơ kiểm tra cỏ nhõn (nhiều đồng chớ) và cú thời hạn bảo quản là 70 năm ĐG, nhưng do cỏch hiểu khụng đỳng về cụm từ "cỏc đồng chớ cỏn bộ lónh đạo" nờn hồ sơ đó được xếp vào loại hồ sơ kiểm tra tập thể và đó được xỏc định thời hạn bảo quản là vĩnh viễn.
Như vậy, việc dựng cụm từ "tập thể" ở cỏc nhúm tài liệu như qui định là khụng rừ ràng, dễ gõy ra sự hiểu lầm cho người làm hồ sơ. Điều này sẽ dẫn tới việc xỏc định khụng chớnh xỏc thời hạn bảo quản cho cỏc hồ sơ cú liờn quan như ở vớ dụ trờn đó nờu.
Qua nghiờn cứu cỏc nhúm tài liệu được qui định trong bảng thời hạn mẫu và thực tế tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW cho thấy, trong bảng thời hạn mẫu khụng đề cập tới một số nhúm tài liệu thuộc thành phần phụng lưu trữ cơ quan. Đồng thời, do sự tăng cường trong chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, nờn trong thành phần phụng lưu trữ cơ quan đó hỡnh thành thờm một số nhúm tài liệu mới, nhưng trong bảng thời hạn bảo quản mẫu chưa bổ sung những nhúm tài liệu đú, cũng như chưa cú sự hướng dẫn nào trong việc xỏc định giỏ trị đối với những loại tài liệu đú. Vớ dụ như: tài liệu nội bộ của cỏc vụ, đơn vị, do cỏc vụ ban hành; cỏc loại cụng văn trao đổi của cỏc tỉnh, thành ủy và ủy ban kiểm tra cấp dưới....
Tuy vậy, với việc ban hành văn bản này khụng chỉ hỗ trợ cụng tỏc xỏc định giỏ trị tài liệu, mà cũn gúp phần thỳc đẩy cỏc khõu nghiệp vụ khỏc trong cụng tỏc lưu trữ ủa Uỷ ban Kiểm tra TW được thực hiện ngày càng tốt hơn.
Trong thực tế xỏc định giỏ trị tài liệu tại Uỷ ban Kiểm tra TW cũn gặp một số vướng mắc do cụng tỏc lập hồ sơ hiện hành, do sự hiểu biết của cỏn
*Vớ dụ 1: Hồ sơ số 237, Mục lục hồ sơ khối tài liệu chung khoỏ VII, phụng Uỷ ban Kiểm tra TW cú tờn như sau: “Nghị quyết, quyết định của cỏc tỉnh uỷ, uỷ ban kiểm tra tỉnh uỷ Quảng Bỡnh, Quảng Trị, Thừa Thiờn Huế về kỷ luật tổ chức đảng và đảng viờn. Năm 1992-1995”. Hồ sơ này được xỏc định thời hạn bảo quản là vĩnh viễn.
Vớ dụ 2: Hồ sơ số 431, khúa VIII, cú nội dung như sau: "Quyết định, bỏo cỏo, cụng văn của cỏc tỉnh ủy và ủy ban kiểm tra tỉnh ủy Hà Nội, Hải Phũng, Bắc Ninh về kỷ luật tổ chức đảng, đảng viờn" cú thời hạn bảo quản là 70 năm.
Vớ dụ 3: Hồ sơ số 642, mục lục hồ sơ khúa VIII cú nội dung: "Quyết định, Thụng bỏo, Cụng văn của Trung ương, Văn phũng TW, Chớnh phủ về việc kỷ luật đồng chớ Tụ Văn Thăng (Tỉnh ủy Bỡnh Định), đồng chớ Vừ Hoàng (Cần Thơ), Ban Thường vụ tỉnh ủy Đồng Thỏp, đồng chớ Đặng Văn Hồng (Bỡnh Thuận). Năm 1999 - 2000" với thời hạn bảo quản Vĩnh viễn.
Nhỡn vào cỏc vớ dụ trờn chỳng ta thấy tồn tại một số vấn đề như sau: - Thứ nhất, với những nhúm hồ sơ cú nội dung tài liệu phản ỏnh những đối tượng giống nhau như ở vớ dụ 1 và vớ dụ 2, đú là ở cả hai hồ sơ đều đề cập đến vấn đề kỷ luật tổ chức đảng và đảng viờn, nhưng được xỏc định với những thời hạn bảo quản khỏc nhau, hồ sơ 1 là vĩnh viễn, hồ sơ 2 là 70 năm. Điều này đó thể hiện sự khụng thống nhất trong xỏc định giỏ trị cho cựng một nhúm tài liệu ở hai khúa khỏc nhau.
- Thứ hai, ở vớ dụ thứ 3 cho thấy việc lập hồ sơ cú nhiều ảnh hưởng tới quỏ trỡnh xỏc định giỏ trị tài liệu. Hồ sơ được lập khoa học, chớnh xỏc sẽ giỳp cho việc xỏc định giỏ trị tài liệu được thực hiện thuận lợi và chớnh xỏc hơn. Đồng thời hồ sơ được lập tựy tiện, thiếu khoa học, thiếu logic sẽ làm cho việc xỏc định giỏ trị gặp rất nhiều khú khăn, đụi khi làm cho kết quả xỏc định khụng chớnh xỏc. Cụ thể như ở vớ dụ 3, hồ sơ gồm tập hợp cỏc tài liệu về việc kỷ luật cỏc đồng chớ đảng viờn ở cỏc tỉnh ủy khỏc nhau và một tổ chức
đảng là Ban thường vụ của một tỉnh khỏc. Rừ ràng việc gỏn ghộp tài liệu kỷ luật Ban thường vụ tỉnh ủy Đồng Thỏp vào cựng hồ sơ với cỏc tài liệu kỷ luật cỏc đồng chớ đảng viờn ở cỏc tỉnh, thành ủy khỏc nhau mà khụng hề cú sự liờn quan nào về nội dung sự việc đó thể hiện một sự tựy tiện, cẩu thả. Đú là nguyờn nhõn trong việc thời hạn bảo quản của hồ sơ này được xỏc định là vĩnh viễn, trong khi giỏ trị thực của cỏc tài liệu kỷ luật cỏ nhõn cỏc đảng viờn chỉ cú thời hạn bảo quản 70 năm. Đối với trường hợp này, khi lập hồ sơ nờn tỏch tài liệu kỷ luật tổ chức đảng riờng và tài liệu kỷ luật cỏ nhõn riờng (nếu cỏc tài liệu đú khụng cựng một vụ việc). Khi đú việc xỏc định giỏ trị bảo quản sẽ được chớnh xỏc hơn.
*Vấn đề xỏc định lại giỏ trị của những tài liệu hết hạn bảo quản:
- Theo qui định, cỏc tài liệu khi hết thời hạn bảo quản, chẳng hạn như sau 3 năm, 5 năm, 10 năm bảo quản theo giỏ trị đó được xỏc định... cần được đưa ra đỏnh giỏ lại. Trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ lại sẽ cú hai trường hợp, đú là đưa vào bảo quản tiếp những tài liệu cũn giỏ trị sử dụng và tiến hành tiờu hủy đối với những tài liệu hết giỏ trị. Hiện nay trong kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW cú rất nhiều tài liệu thuộc diện cần được xỏc định lại giỏ trị như cỏc tập sổ cụng văn đi - đến từ những năm 80 (cú thời hạn bảo quản là 10 năm), cỏc tài liệu đến của cỏc cơ quan mang tớnh chất trao đổi, để biết đó hết thời hạn bảo quản từ 5 đến 10 năm... Nhưng việc xỏc định giỏ trị lại những nhúm tài liệu này hầu như chưa được thực hiện, và cũng chưa cú chủ trương nào về việc thực hiện cụng việc này. Điều này đó làm cho cụng tỏc quản lý tài liệu khụng được chặt chẽ, việc bảo quản tài liệu khụng được thực hiện tốt nhất, đồng thời đõy là nguyờn nhõn làm cho kho chứa tài liệu của cơ quan ngày càng chật chội, khụng cũn diện tớch để bảo quản những tài liệu cú giỏ trị khỏc.