8. Thống kờ theo Sổ theo dừi khai thỏc tài liệu chung và Sổ theo dừi khai thỏc hồ sơ nhõn sự, vụ việc, từ năm 2000 đến nay, Kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW.
2.4.2. Mục đớch khai thỏc, sử dụng tài liệu.
Khi khai thỏc tài liệu, cỏc nhúm đối tượng đều hướng tới một mục đớch chung nhất là thu thập thụng tin phục vụ việc thực hiện cỏc nhiệm vụ, cụng việc được giao. Nhưng với những chức trỏch, nhiệm vụ cụ thể khỏc nhau, mỗi nhúm đối tượng khi khai thỏc tài liệu lại nhằm những mục đớch cụ thể khỏc nhau.
- Phục vụ cụng tỏc bỏo cỏo kết quả thực hiện nhiệm vụ của cơ quan như bỏo cỏo năm, bỏo cỏo nhiệm kỳ.
- Phục vụ cụng tỏc tổng kết quỏ trỡnh thực hiện nhiệm vụ về cụng tỏc kiểm tra và kỷ luật đảng cảu ủy ban kiểm tra cỏc cấp (toàn ngành) trong cỏc giai đoạn như giữa nhiệm kỳ, hết nhiệm kỳ...
- Phục vụ cụng tỏc nghiờn cứu khoa học về ngành kiểm tra đảng, nhằm ngày càng hoàn thiện hơn nữa cỏc vấn đề về lý luận trong cụng tỏc kiểm tra đảng.
- Phục vụ việc nghiờn cứu, biờn soạn lịch sử của cơ quan, của ngành kiểm tra. Chẳng hạn, sắp tới ngày 16/10/2008 kỷ niệm 60 năm ngày thành lập ngành kiểm tra đảng, chớnh vỡ vậy trong thời gian này, cỏc cỏn bộ trong cơ quan thường cú nhu cầu khai thỏc những tài liệu, văn bản cú nội dung thể hiện sự hỡnh thành và phỏt triển của Uỷ ban Kiểm tra TW và của ngành kiểm tra trong suốt 60 năm qua. Từ những thụng tin quỏ khứ đú sẽ là nguồn thụng tin quỏ khứ rất đỏng tin cậy để Uỷ ban Kiểm tra TW tiến hành biờn soạn Cuốn lịch sử 60 năm hỡnh thành và phỏt triển của ngành kiểm tra đảng.
- Phục vụ cụng tỏc tổ chức cỏn bộ của Uỷ ban Kiểm tra TW và ủy ban kiểm tra cỏc cấp. Chẳng hạn như khai thỏc cỏc văn bản hướng dẫn về việc thực hiện chớnh sỏch, chế độ, tiền lương đối với cỏc cơ quan đảng và cỏc chế độ đối với cỏn bộ ngành kiểm tra đảng.
Nhúm đối tượng 2: kết quả khảo sỏt trờn tập Phiếu yờu cầu khai thỏc hồ
sơ, tài liệu tại Kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW cho thấy, nhúm đối tượng này thường sử dụng hồ sơ, tài liệu khai thỏc vào hai mục đớch chủ yếu sau:
- Sử dụng nhúm tài liệu lónh đạo, chỉ đạo chung để củng cố thờm thụng tin về mặt lý luận như cỏc qui định, hướng dẫn về cụng tỏc kiểm tra và kỷ luật đảng, nhằm phục vụ cho quỏ trỡnh giải quyết cỏc vụ việc. Hoặc để thu thập thờm thụng tin và giải thớch cho cỏc đối tượng trong cỏc cuộc kiểm tra
biết, hiểu rừ và chớnh xỏc hơn cỏc qui định của Đảng về cỏc vấn đề cú liờn quan.
- Sử dụng cỏc hồ sơ nhõn sự, vụ việc, cụ thể là cỏc văn bản kết luận của Trung ương, Uỷ ban Kiểm tra TW, bỏo cỏo kết quả của Tổ kiểm tra, cỏc bỏo cỏo, giải trỡnh của cỏc tổ chức, cỏ nhõn cú liờn quan dựng làm căn cứ để gúp phần vào việc đưa ra những quyết định kiểm tra của cỏc cuộc kiểm tra tiếp theo. Đõy được coi là một trong những nguồn tư liệu quan trọng cung cấp những thụng tin chớnh xỏc, đỏng tin cậy để cỏc Tổ kiểm tra, cỏc Vụ khu vực sử dụng làm căn cứ thụng tin bỏo cỏo lờn Uỷ ban Kiểm tra TW và xin ý kiến chỉ đạo tiếp theo, hoặc cho ra những kết luận cuối cựng.
Nhúm đối tượng 3: đến từ nhiều cơ quan khỏc nhau với số lượng hàng
năm khụng nhiều, mục đớch sử dụng tài liệu của cỏc cỏn bộ thuộc nhúm đối tượng này về cơ bản giống nhau. Đú là sử dụng cỏc nguồn thụng tin này làm căn cứ để giải quyết cỏc vụ việc cú liờn quan ở đơn vị mỡnh.