những tiến bộ ở cỏc giai đoạn về sau, nhưng nhỡn chung vẫn cũn gặp nhiều khú khăn, lỳng tỳng; kết quả của việc phõn loại tài liệu cũn thể hiện sự mũ mẫm, tựy tiện, khụng đảm bảo chất lượng. Khụng cú phương ỏn phõn loại chi tiết dẫn đến cụng tỏc hệ thống húa gặp nhiều khú khăn. Cụng tỏc hệ thống húa hồ sơ, tài liệu ở một số giai đoạn khụng đảm bảo tớnh khoa học, logớc, thiếu hệ thống. Điều này đó gõy ảnh hưởng cho những nội dung khỏc trong cụng tỏc lưu trữ của cơ quan.
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu.
2.2.3.1. Vận dụng cỏc nguyờn tắc trong xỏc định giỏ trị tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW. lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW.
Nguyờn tắc chớnh trị (cũn gọi là nguyờn tắc tớnh đảng) trong xỏc định giỏ trị tài liệu cú nghĩa là chỳng ta cần đứng trờn quan điểm của đảng, của giai cấp cầm quyền để xỏc định giỏ trị tài liệu. Bởi vỡ đảng là một tổ chức chớnh trị đại diện cho lợi ớch của toàn dõn tộc. Mọi tài liệu được lựa chọn và đưa vào bảo quản trong cỏc phũng, kho lưu trữ đều phải cú giỏ trị phục vụ cho lợi ớch của đảng, của giai cấp vụ sản; phục vụ cho sự nghiệp cỏch mạng chung của Đảng và của toàn dõn tộc.
Uỷ ban Kiểm tra TW là cơ quan chuyờn trỏch của Đảng Cộng sản Việt Nam. Tài liệu của Uỷ ban Kiểm tra TW mang tớnh đảng sõu sắc, nội dung của tài liệu thể hiện rất rừ quan điểm, đường lối của Đảng về cụng tỏc kiểm tra. Cú thể khẳng định rằng, tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW cú ý nghĩa chớnh trị to lớn, phục vụ đắc lực cho quỏ trỡnh lónh đạo của Đảng ta, đặc biệt trong cụng tỏc xõy dựng đảng.
Khi đỏnh giỏ giỏ trị tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW cần chỳ ý tới những tài liệu cú nội dung phản ỏnh đỳng chức năng của cơ quan, đặc biệt là những tài liệu của Trung ương cú nội dung phản ỏnh cỏc quan điểm, chủ trương của Đảng về cụng tỏc kiểm tra và kỷ luật đảng. Chỳng ta cú thể kể đến cỏc tài liệu như nghị quyết, chỉ thị, quyết định, quy định, thụng bỏo ... của Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thư Trung ương Đảng về cỏc vấn đề cú liờn quan đến cụng tỏc kiểm tra và kỷ luật đảng.
2.2.3.1.2. Nguyờn tắc lịch sử.
Nguyờn tắc lịch sử trong xỏc định giỏ trị tài liệu được thể hiện dưới hai gúc độ chủ yếu, đú là nội dung tài liệu phản ỏnh rừ nột lịch sử hoạt động của cơ quan, tổ chức hay của xó hội, cũng như lịch sử của một hoạt động, một ngành nào đú; thứ hai là hỡnh thức của tài liệu sẽ phản ỏnh lịch sử chế tỏc và sử dụng chất liệu của vật mang tin. Do đú, cần quan triệt quan điểm lịch sử để xỏc định giỏ trị của những tài liệu của những giai đoạn lịch sử khỏc nhau
Đối với tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW, nguyờn tắc lịch sử chủ yếu được vận dụng để đỏnh giỏ giỏ trị dưới gúc độ nội dung của tài liệu. Nghĩa là, với nguyờn tắc lịch sử, chỳng ta cần đặc biệt chỳ ý tới những tài liệu cú nội dung phản ỏnh lịch sử hỡnh thành và phỏt triển của Uỷ ban Kiểm tra TW qua từng giai đoạn khỏc nhau, cũng như phản ỏnh lịch sử của toàn ngành kiểm tra đảng. Đú là những tài liệu rất cú giỏ trị về mặt lịch sử.
2.2.3.1.3. Nguyờn tắc toàn diện và tổng hợp.
Theo quan điểm triết học, mọi sự vật, hiện tượng đều tồn tại trong mối quan hệ hữu cơ với nhau, tỏc động và ảnh hưởng lẫn nhau. Xuất phỏt từ quan điểm đú, trong xỏc định giỏ trị tài liệu núi chung, cũng như trong xỏc định giỏ trị tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW núi riờng, khi xem xột giỏ trị của một tài liệu nhất định đũi hỏi chỳng ta cần chỳ ý tới tất cả cỏc mặt giỏ trị khỏc nhau của tài liệu đú trong mối quan hệ hữu cơ của chỳng; đồng thời, phải xem xột giỏ trị của tài liệu đú trong mối liờn hệ với cỏc tài liệu khỏc cú liờn quan, nghĩa là đỏnh giỏ giỏ trị một tài liệu theo nhúm tài liệu mà chỳng liờn quan. Khi đú, giỏ trị của tài liệu sẽ được nhỡn nhận một cỏch chớnh xỏc nhất.
2.2.3.2. Vận dụng cỏc tiờu chuẩn trong xỏc định giỏ trị tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW.
1. Vận dụng nhúm tiờu chuẩn nội dung của tài liệu trong xỏc định giỏ trị tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW.
Nội dung của tài liệu được hiểu trước hết là nội dung thụng tin chứa đựng trong tài liệu đú. Cú thể núi, giỏ trị cỏc mặt của tài liệu chủ yếu do nội dung của nú quyết định. Vỡ vậy, khi xem xột, đỏnh giỏ giỏ trị tài liệu chỳng ta cần căn cứ vào ý nghĩa nội dung của tài liệu đú mang lại. Đối với từng phụng lưu trữ cụ thể, tài liệu cú giỏ trị là những tài liệu cú nội dung phản ỏnh đỳng chức năng, nhiệm vụ, phản ỏnh cỏc mặt hoạt động của cơ quan. Bờn cạnh đú, khi xem xột ý nghĩa nghĩa nội dung của tài liệu, chỳng ta cũng cần
đặt chỳng trong mối liờn hệ với cỏc tài liệu khỏc cú liờn quan. Chỉ như vậy, cỏc mặt ý nghĩa của tài liệu sẽ được xem xột một cỏch toàn diện và khi đú, tài liệu sẽ mang giỏ trị cao hơn.
2. Vận dụng nhúm tiờu chuẩn về nguồn gốc của tài liệu.
Với cỏc tiờu chuẩn như tỏc giả tài liệu, ý nghĩa cơ quan hỡnh thành phụng, thời gian và địa điểm hỡnh thành tài liệu, khi xem xột giỏ trị của tài liệu, cần vận dụng nhúm tiờu chuẩn này trờn một số khớa cạnh như sau:
- Thứ nhất, cần chỳ ý tới vị trớ, ý nghĩa của cơ quan hỡnh thành phụng trong hệ thống cỏc cơ quan của Đảng, cũng như của Nhà nước. Cơ quan càng cú chức năng quan trọng, tức là cú vị trớ quan trọng trong bộ mỏy nhà nước, cũng như trong xó hội thỡ tài liệu do cơ quan đú sản sinh ra cú giỏ trị càng cao.
- Thứ hai, tỏc giả của tài liệu cũng là một yếu tố quan trọng mà chỳng ta cần chỳ ý tới trong quỏ trỡnh xỏc định giỏ trị tài liệu. Cụ thể với một phụng lưu trữ cơ quan, tài liệu cú giỏ trị cao nhất thường là những tài liệu do chớnh cơ quan đú lập ra. Và đõy cũng là nhúm tài liệu quan trọng nhất của phụng. Sau đú là tài liệu do cấp trờn gửi xuống để chỉ đạo cụng tỏc theo chức năng; tài liệu do cấp dưới gửi lờn để bỏo cỏo kết quả cụng tỏc; tài liệu của cỏc cơ quan khỏc gửi đến để phối hợp về cụng tỏc chuyờn mụn. Đú là những tài liệu cũng cú giỏ trị cao cần đưa vào bảo quản trong phụng lưu trữ của cơ quan đú. - Thứ ba, nguồn gốc của tài liệu cũn liờn quan tới thời gian và địa điểm hỡnh thành ra tài liệu đú. Thời gian ở đõy muốn núi tới cả thời gian hỡnh thành tài liệu và tài liệu được đề cập trong nội dung tài liệu. Yếu tố thời gian và địa điểm thường được vận dụng để xỏc định giỏ trị những tài liệu liờn quan đến những thời kỳ lịch sử của dõn tộc, hoặc cỏc địa điểm từng xảy ra những sự kiện quan trọng của dõn tộc. Hai yếu tố này thường được vận dụng với cỏc lưu trữ lịch sử, ớt khi được ỏp dụng đối với cỏc lưu trữ hiện hành.
Uỷ ban Kiểm tra TW là cơ quan chuyờn trỏch về cụng tỏc kiểm tra và kỷ luật trong toàn đảng. Với chức năng được giao, Uỷ ban Kiểm tra TW được xỏc định là cơ quan cú vị trớ, vai trũ quan trọng trong hệ thống tổ chức của Đảng, là cơ quan quản lý ngành về cụng tỏc kiểm tra và kỷ luật đảng. Tài liệu do Uỷ ban Kiểm tra TW sản sinh ra phản ỏnh cỏc mặt hoạt động về cụng tỏc kiểm tra và kỷ luật đảng, cú tỏc động trong toàn ngành; nhiều tài liệu cú phạm vi ỏp dụng trong toàn ngành và trong đảng. Đú là những tài liệu cú giỏ trị rất cao. Chẳng hạn như cỏc văn bản hướng dẫn việc thực hiện quy định của Trung ương về những điều đảng viờn khụng được làm do Uỷ ban Kiểm tra TW ban hành là cơ sở quan trọng để ủy ban kiểm tra cỏc cấp ỏp dụng trong quỏ trỡnh thực hiện nhiệm vụ của mỡnh.
Trong phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW, ngoài tài liệu do chớnh cơ quan lập ra được ưu tiờn hàng đầu, thỡ tài liệu của cỏc cơ quan Trung ương như Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thư gửi xuống để chỉ đạo cụng tỏc là nhúm tài liệu cú giỏ trị cao nhất. Đú là cỏc nghị quyết, chỉ thị, thụng bỏo, quyết định, qui định... của Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thư về cụng tỏc kiểm tra, tăng cường cụng tỏc kiểm tra, về kế hoạch kiểm tra... Sau đú là tài liệu của cỏc uỷ ban kiểm tra cấp tỉnh, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương gửi lờn để bỏo cỏo về tỡnh hỡnh, kết quả thực hiện cụng tỏc kiểm tra và kỷ luật đảng của cấp mỡnh. Đõy cũng là những tài liệu cú giỏ trị cao cần được lựa chọn để đưa vào bảo quản trong phụng lưu trữ của Uỷ ban. Vớ dụ như, bỏo cỏo của uỷ ban kiểm tra cỏc tỉnh Hà Giang, Thỏi Nguyờn... về kết quả thực hiện cụng tỏc kiểm tra và kỷ luật đảng năm 2005 của tỉnh. Hoặc, cỏc bản thống kờ số liệu tỡnh hỡnh thực hiện cụng tỏc kiểm tra do uỷ ban kiểm tra cỏc cấp gửi lờn để bỏo cỏo.
3. Vận dụng nhúm tiờu chuẩn hỡnh thức bờn ngoài của tài liệu.
Nhúm tiờu chuẩn hỡnh thức bờn ngoài của tài liệu chủ yếu thể hiện ở cỏc mặt như tỡnh trạng vật lý của tài liệu; ngụn ngữ, kỹ thuật chế tỏc và cỏc đặc điểm bề ngoài của tài liệu. Ngoài nội dung, hỡnh thức bờn ngoài của tài liệu
cũng chứa đựng một lượng thụng tin nhất định, đụi khi đúng vai trũ quan trọng tạo nờn giỏ trị của tài liệu đú.
Áp dụng nhúm tiờu chuẩn này đũi hỏi việc xem xột giỏ trị tài liệu cũng cần dựa trờn cơ sở những đặc điểm bờn ngoài của tài liệu. Cụ thể đú là đối với những loại tài liệu là những vật mang tin với chất liệu đặc biệt sẽ cú giỏ trị cao trong việc nghiờn cứu lịch sử chế tỏc, kể cả khi tài liệu đú khụng cú nhiều ý nghĩa về mặt nội dung. Hay với những tài liệu khụng đầy đủ cỏc yếu tố về mặt thể thức, hoặc cú tỡnh trạng vật lý kộm, hư hỏng, nhưng do cú nội dung thụng tin quan trọng, hoặc được sản sinh ra ở những thời kỳ lịch sử đặc biệt của dõn tộc, thỡ chỳng vẫn được đỏnh giỏ cao và đưa vào bảo quản với những giỏ trị riờng của nú.
Thực tế cụng tỏc xỏc định giỏ trị tài liệu cho thấy, nhúm tiờu chuẩn này thường được ỏp dụng tại cỏc lưu trữ lịch sử, đặc biệt là với những tài liệu của cỏc phụng thuộc cỏc thời kỳ lịch sử như thời kỳ Phong kiến, Phỏp thuộc... Cũn đối với cỏc lưu trữ hiện hành hầu như khụng vận dụng nhúm tiờu chuẩn này.
Đối với tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW, do tài liệu mới được sản sinh trong thời gian gần đõy, cỏc yếu tố về mặt hỡnh thức bờn ngoài của tài liệu thuộc phụng khụng cú gỡ đặc biệt. Và trờn thực tế nhúm tiờu chuẩn này cũng rất ớt khi được vận dụng. Tuy nhiờn, cú một điểm cần chỳ ý, đú là với tài liệu của giai đoạn từ khi thành lập năm 1948 đến khoảng nhiệm kỳ Đại hội II, III, khi xem xột giỏ trị tài liệu cần chỳ ý tới sự đầy đủ của tài liệu ở những nhiệm kỳ này. Do thời gian đó lõu, nờn lượng tài liệu ở những nhiệm kỳ đầu cũn lại khụng nhiều, do vậy, với những tài liệu mặc dự chưa chuẩn xỏc về mặt thể thức, hoặc đụi khi là rỏch, nỏt, nhưng vẫn cần được đỏnh giỏ cao và đưa vào bảo quản với thời gian lõu dài hoặc vĩnh viễn, tuỳ từng tài liệu cụ thể.
khoa học trong cụng tỏc xỏc định giỏ trị tài liệu núi chung. Chỉ như vậy giỏ trị của tài liệu mới được xỏc định một cỏch chớnh xỏc và khoa học nhất, để lựa chọn những tài liệu cú giỏ trị cao phục vụ cỏc nhu cầu sử dụng khỏc nhau.