VIII. Cụng tỏc nội bộ của Uỷ ban Kiểm tra TW 1 Tài liệu về cụng tỏc hành chớnh
9. cơ sở dữ liệu cụng văn đi đến do cỏn bộ văn thư cập nhập
- Tiến hành thống kờ sổ mục lục hồ sơ của kho lưu trữ được hỡnh thành từ trước đến nay. Sổ thống kờ mục lục hồ sơ vừa là một trong những cụng cụ tra tỡm quan trọng, vừa là phương tiện quản lý tài liệu rất hữu ớch đối với mỗi kho lưu trữ, đặc biệt đối với những kho lưu trữ cú nhiều mục lục hồ sơ và sổ mục lục hồ sơ.
Để cụng tỏc lưu trữ của Uỷ ban Kiểm tra TW thực sự đạt được hiệu quả tốt, đảm bảo chất lượng và đi vào nền nếp, cỏc giải phỏp trờn đõy cần được thực hiện một cỏch đồng bộ, nghiờm tỳc. Điều đú chỉ cú thể được thực hiện trờn cơ sở ý thức, sự quan tõm và trỏch nhiệm của cỏc cấp lónh đạo cơ quan, đội ngũ cỏn bộ lưu trữ và toàn thể cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn trong cơ quan.
KẾT LUẬN
Cựng với sự phỏt triển chung của tồn xó hội, đặc biệt trong giai đoạn bựng nổ thụng tin như hiện nay, nhu cầu thụng tin của tồn xó hội đang tăng lờn nhanh chúng. Cựng với nú, cỏc nguồn cung cấp thụng tin cũng khụng ngừng phỏt triển cả về số lượng và chất lượng, nhằm đỏp ứng cỏc nhu cầu của xó hội. Một trong những nguồn thụng tin đú là tài liệu lưu trữ. Như đó được khẳng định trong Phỏp lệnh lưu trữ Quốc gia: "Tài liệu lưu trữ là di sản văn húa của dõn tộc" [25,7], cú giỏ trị nhiều mặt như chớnh trị, kinh tế, văn húa, giỏo dục, khoa học..., và những giỏ trị thực sự đú của tài liệu chỉ phỏt huy tỏc dụng khi chỳng được sử dụng một cỏch cú hiệu quả. Cú thể núi, tài liệu lưu trữ đó và đang thể hiện rừ vị trớ, tầm quan trọng của mỡnh đối với hoạt động cung cấp thụng tin cho tồn xó hội, và vị trớ đú đang ngày một cao hơn. Cú được điều đú là do cỏc yếu tố như bản thõn tài liệu lưu trữ là nguồn thụng tin rất đỏng tin cậy, mang tớnh chớnh xỏc cao, cú giỏ trị cao; mỗi thụng tin đều được bảo đảm bằng tớnh phỏp lý của từng tài liệu cụ thể. Thứ hai là do khả năng đỏp ứng cỏc yờu cầu khai thỏc của cỏc đối tượng độc giả đó được nõng lờn rất nhiều, chất lượng phục vụ ngày một tốt hơn. Điều này được thể hiện ở cỏc trung tõm lưu trữ quốc gia, lưu trữ lịch sử; cũng như ở cỏc phũng, kho lưu trữ hiện hành.
Đối với Uỷ ban Kiểm tra TW, kết quả tỡm hiểu cho thấy, để đỏp ứng nhu cầu khai thỏc của một lượng độc giả tương đối lớn mỗi năm, Ủy ban đó quan tõm hơn đến việc thực hiện và nõng cao chất lượng cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu phụng lưu trữ của cơ quan. Nhiều văn bản chỉ đạo đó được ban hành, tạo nhiều thuận lợi cho quỏ trỡnh thực hiện cỏc khõu nghiệp vụ trong cụng tỏc lưu trữ của cơ quan. Nhờ đú, trong vài năm trở lại đõy, cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu của cơ quan đó được quan tõm, chỳ ý tổ chức thực hiện và đó đạt được những kết quả đỏng ghi nhận. Cụ thể là nhiều đợt chỉnh lý đó được thực hiện khỏ khoa học, nghiờm tỳc, trong đú đó thu thập,
bổ sung được một khối lượng lớn tài liệu về kho lưu trữ; đó tiến hành lập hồ sơ, phõn loại và xỏc định giỏ trị tài liệu cho những hồ sơ đú, tạo cơ sở cho cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu của Ủy ban được thực hiện cú chất lượng hơn trong thời gian tới.
Tuy nhiờn, bờn cạnh những mặt đó làm được, cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu tại Uỷ ban Kiểm tra TW cũn tồn tại một số hạn chế nhất định. Đú là tài liệu được thu thập, bổ sung về kho lưu trữ cũn chậm chạp, khụng triệt để; chưa xõy dựng được phương ỏn phõn loại chi tiết cho tài liệu của toàn phụng; do cụng tỏc lập hồ sơ cũn kộm, chất lượng chưa cao nờn đó gõy ảnh hưởng tới kết quả thực hiện cỏc khõu nghiệp vụ khỏc trong đú cú xỏc định giỏ trị tài liệu; hệ thống cụng cụ tra cứu cũn thủ cụng, đơn giản chưa đỏp ứng tốt nhất cỏc yờu cầu khai thỏc của độc giả. Cú thể núi, những hạn chế trờn đõy đang là nguyờn nhõn quan trọng gõy ảnh hưởng lớn tới chất lượng của cụng tỏc tổ chức khoa học, cũng như ảnh hưởng khụng tốt tới hiệu quả cụng tỏc khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Để cụng tỏc lưu trữ của Uỷ ban Kiểm tra TW ngày một tốt hơn, cũng cú nghĩa là những hạn chế trờn được khắc phục và thực hiện cú hiệu quả hơn, cỏc cấp lónh đạo của cơ quan cần cú sự quan tõm thực sự đối với cụng tỏc lưu trữ. Sự quan tõm đũi hỏi được thể hiện dưới nhiều gúc độ như ra cỏc văn bản chỉ đạo, hướng dẫn; kiểm tra việc triển khai thực hiện cỏc văn bản đú; quan tõm đến vấn đề số lượng biờn chế và chất lượng biờn chế lưu trữ; cần cú sự đầu tư về kho tàng, trang thiết bị bảo quản và sự đầu tư về tài chớnh trong việc xử lý khối tài liệu bú, gúi, chưa lập hồ sơ hiện tồn đọng tại kho lưu trữ cơ quan. Đồng thời, đối với cỏc khõu nghiệp vụ, trờn cơ sở hệ thống cỏc nguyờn nhõn và hạn chế đó được vạch ra, cần thực hiện một cỏch đồng bộ cỏc giải phỏp như thực hiện quyết liệt, mạnh mẽ việc thu thập, bổ sung tài liệu tồn đọng tại cỏc vụ, đơn vị; nhanh chúng xõy dựng khung phõn loại tài liệu phụng lưu trữ của cơ quan để tạo cơ sở cho việc phõn loại tài liệu của
chúng xõy dựng bảng danh mục hồ sơ hàng năm để tạo thuận lợi cho cụng tỏc lập hồ sơ của cỏc chuyờn viờn, và yờu cầu cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn thực hiện nghiờm tỳc việc lập hồ sơ, bởi đõy được coi là yếu tố đầu tiờn tỏc động tới kết quả thực hiện cỏc khõu nghiệp vụ trong cụng tỏc lưu trữ. Đối với cụng tỏc xỏc định giỏ trị, cần nhanh chúng rà soỏt và bổ sung vào danh sỏch trong bảng thời hạn bảo quản đối với cỏc nhúm tài liệu cũn thiếu, để quỏ trỡnh đỏnh giỏ tài liệu được chớnh xỏc hơn. Để đỏp ứng tốt nhất cỏc yờu cầu khai thỏc, sử dụng tài liệu của độc giả, Uỷ ban Kiểm tra TW cần nhanh chúng xõy dựng thờm cỏc loại cụng cụ tra cứu hiện đại, cú khả năng tra cứu tự động, nhanh chúng nhằm tiết kiệm thời gian và cụng sức, với kết quả tra cứu là nhanh và chớnh xỏc nhất, phục vụ đắc lực cho cỏc họat động của cơ quan núi riờng và cụng tỏc xõy dựng đảng núi chung. Chỉ như vậy, tài liệu lưu trữ của Uỷ ban Kiểm tra TW mới cú thể phỏt huy và cú giỏ trị thực sự, và khi đú cụng tỏc lưu trữ của cơ quan mới thực sự cú ý nghĩa.
Túm lại, thụng qua đề tài nghiờn cứu này, chỳng tụi mong muốn cụng tỏc tổ chức khoa học và khai thỏc, sử dụng tài liệu của Uỷ ban Kiểm tra TW núi riờng và của mỗi cơ quan, đơn vị núi chung sẽ ngày càng được quan tõm thực hiện và đạt được những kết quả tốt hơn, phục vụ tốt hơn cho mọi họat động của cơ quan. Đồng thời gúp phần vào sự phỏt triển chung của ngành lưu trữ Việt Nam.