Trong quỏ trỡnh hoạt động của cỏc cơ quan, nhiều loại tài liệu đó được hỡnh thành nhằm phục vụ những mục đớch khỏc nhau của cơ quan. Và từ khi hỡnh thành, mọi tài liệu đều đó cú những giỏ trị nhất định, đú là giỏ trị hiện hành của tài liệu để giải quyết những cụng việc được đề cập trong nội dung tài liệu. Tuy nhiờn, sau khi cụng việc đó được giải quyết xong, tức là tài liệu đó kết thỳc giai đoạn ở văn thư, tài liệu được chuyển sang giai đoạn lưu trữ. Và ở giai đoạn
này, mỗi loại tài liệu chứa đựng những giỏ trị khỏc nhau, với những mức độ
khỏc nhau, và cần cú những thời hạn bảo quản nhất định tương ứng với giỏ trị
của tài liệu đú. Những tài liệu đú cú giỏ trị cao hay thấp cũn tuỳ thuộc vào ý nghĩa chớnh trị, kinh tế, văn hoỏ, xó hội… mà tài liệu đú mang lại. Và vỡ vậy, để cú thể lựa chọn được những tài liệu cú giỏ trị đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan, nhằm phục vụ đắc lực cho cỏc nhu cầu khai thỏc, sử dụng khỏc nhau, lưu trữ cỏc cơ quan cần tiến hành xỏc định giỏ trị tài liệu.
Xỏc định giỏ trị tài liệu là quỏ trỡnh nghiờn cứu và sử dụng cỏc nguyờn tắc, tiờu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu cú giỏ trị để bảo quản và loại những tài liệu khụng giỏ trị để hủy [31,89].
Xỏc định giỏ trị tài liệu là dựa trờn những nguyờn tắc, phương phỏp và tiờu chuẩn nhất định để nghiờn cứu và qui định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hỡnh thành trong hoạt động của cỏc cơ quan theo giỏ trị của chỳng
về cỏc mặt chớnh trị, kinh tế, văn hoỏ, khoa học và cỏc giỏ trị khỏc, từ đú lựa chọn để bổ sung những tài liệu cú giỏ trị cho phụng lưu trữ Quốc gia Việt Nam
Trong xỏc định giỏ trị tài liệu thường vận dụng một số nguyờn tắc và tiờu chuẩn sau đõy:
- Cỏc nguyờn tắc gồm:
1. Nguyờn tắc tớnh đảng, 2. Nguyờn tắc lịch sử
3. Nguyờn tắc toàn diện và tổng hợp. - Cỏc tiờu chuẩn gồm:
1. Tiờu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu 2. Tiờu chuẩn tỏc giả tài liệu
3. Tiờu chuẩn ý nghĩa cơ quan hỡnh thành phụng 4. Tiờu chuẩn sự lặp lại thụng tin
5. Tiờu chuẩn thời gian và địa điểm hỡnh thành tài liệu
6. Tiờu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phụng lưu trữ 7. Tiờu chuẩn hiệu lực phỏp lý của tài liệu
8. Tiờu chuẩn tỡnh trạng vật lý của tài liệu
9. Tiờu chuẩn ngụn ngữ, kỹ thuật chế tỏc và cỏc đặc điểm bề ngoài của tài liệu
Cỏc tiờu chuẩn trờn một mặt mang tớnh độc lập, tức là mỗi tiờu chuẩn sẽ cho phộp chỳng ta đỏnh giỏ giỏ trị tài liệu ở từng khớa cạnh khỏc nhau. Mặt khỏc, cỏc tiờu chuẩn luụn nằm trong mối liờn hệ mật thiết với nhau, tỏc động lẫn nhau nhằm giỳp cho giỏ trị của tài liệu được xỏc định một cỏch chớnh xỏc và đầy đủ. Chớnh vỡ vậy, trong xỏc định giỏ trị tài liệu chỳng ta cần vận dụng linh hoạt , hợp lý và cú hệ thống cỏc tiờu chuẩn trờn để lựa chọn được những tài liệu cúgiỏ trị đưa vào bảo quản.
Với hệ thống 9 tiờu chuẩn như đó nờu, để thuận lợi hơn trong quỏ trỡnh tỡm hiểu và vận dụng trong xỏc định giỏ trị tài liệu, chỳng ta cú thể đưa 9 tiờu chuẩn trờn thành cỏc nhúm tiờu chuẩn như sau:
- Nhúm tiờu chuẩn nội dung của tài liệu, bao gồm một số tiờu chuẩn như: ý nghĩa nội dung của tài liệu, sự lặp lại thụng tin của tài liệu, mức độ
hoàn chỉnh của tài liệu trong phụng, và tiờu chuẩn hiệu lực phỏp lý của tài liệu.
- Nhúm tiờu chuẩn về nguồn gốc của tài liệu, bao gồm cỏc tiờu chuẩn: tỏc giả tài liệu, ý nghĩa cơ quan hỡnh thành phụng, tiờu chuẩn thời gian và địa điểm hỡnh thành tài liệu.
- Nhúm tiờu chuẩn về hỡnh thức của tài liệu, gồm tiờu chuẩn tỡnh trạng vật lý của tài liệu và tiờu chuẩn ngụn ngữ, kỹ thuật chế tỏc và cỏc đặc điểm bề ngoài của tài liệu.