thời tiến hành thống kờ kho lưu trữ. Xõy dựng cụng cụ tra cứu và thống kờ lưu trữ khụng chỉ giỳp cụng tỏc tổ chức khoa học được thực hiện đầy đủ, mà quan trọng hơn đú sẽ là cơ sở để thỳc đẩy cụng tỏc khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt hơn.
Hiện nay, cụng cụ tra cứu và thống kờ chủ yếu của kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW là: Mục lục hồ sơ, mục lục cụng văn đi - đến, Sổ nhập tài liệu.
* Mục lục hồ sơ:
Đõy là cụng cụ tra cứu tài liệu cơ bản của kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW. Mục lục hồ sơ được xõy dựng trờn cơ sở những tài liệu, hồ sơ đó được phõn loại, xỏc định giỏ trị và hệ thống húa khoa học.
Với chức năng là thống kờ toàn bộ những hồ sơ của phụng Uỷ ban Kiểm tra TW theo cỏc nhúm, khối nhất định, mục lục hồ sơ ở đõy vừa cú vai trũ là cụng cụ thống kờ, vừa cú vai trũ là cụng cụ tra tỡm tài liệu.
Tại Kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW, mục lục hồ sơ được lập cho tài liệu của từng nhiệm kỳ với hai khối hồ sơ, tài liệu là khối tài liệu chung và khối hồ sơ nhõn sự, vụ việc. Vớ dụ: khúa VIII cú hai cuốn mục lục hồ sơ, đú là:
- Mục lục hồ sơ khúa VIII - phần hồ sơ về những vấn đề chung - Mục lục hồ sơ khúa VIII- phần hồ sơ nhõn sự, vụ việc
Việc xõy dựng mục lục hồ sơ về cơ bản được dựa trờn cơ sở những trật tự, vị trớ tài liệu theo phương ỏn hệ thống húa.
Qua tỡm hiểu, hiện nay trong kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW cú tương đối nhiều cỏc bản mục lục hồ sơ được xõy dựng từ những nhiệm kỳ trước đến nay. Tuy nhiờn, chưa cú một thống kờ cụ thể nào về cỏc bản mục lục này gồm chớnh xỏc bao nhiờu bản mục lục, mục lục của nhiệm kỳ nào về những khối hồ sơ, tài liệu nào. Điều này đó gõy nhiều khú khăn cho cụng tỏc quản lý, theo dừi và tra tỡm tài liệu, đặc biệt là đối với những tài liệu thuộc cỏc nhiệm kỳ trước.
* Mục lục cụng văn đi - đến:
Loại cụng cụ này được xõy dựng ở khõu văn thư trờn cơ sở cỏc đặc trưng phõn loại là: tờn gọi, thời gian và tỏc giả. Cụ thể như sau:
- Đối với cụng văn đi do Uỷ ban Kiểm tra TW phỏt hành: mục lục cụng văn đi được xõy dựng theo từng loại văn bản trong một năm. Vớ dụ:
Năm 2000 cú: - Mục lục Quyết định năm 2000 - Mục lục Thụng bỏo năm 2000 - Mục lục Bỏo cỏo năm 2000
.....
- Đối với cụng văn đến: mục lục cụng văn đến được xõy dựng theo từng năm, của từng tỏc giả văn bản, trong từng tỏc giả sẽ xõy dựng mục lục theo tờn loại của văn bản. Chẳng hạn:
- Năm 2001, tài liệu đến của Văn phũng TW gồm:
+ Mục lục Thụng bỏo của Văn phũng TW năm 2001 + Mục lục Bỏo cỏo của Văn phũng TW năm 2001 hoặc, năm 2005, tài liệu đến của Chớnh phủ gồm:
+ Mục lục Quyết định của Chớnh phủ năm 2005 + Mục lục Cụng văn của Chớnh phủ năm 2005 ...
Cỏc bản mục lục khụng chỉ giỳp thống kờ, quản lý số lượng cụng văn đi - đến do văn thư nộp lưu, nú cũn giỳp cụng tỏc tra tỡm văn bản được thực hiện nhanh chúng hơn, chớnh xỏc hơn.
* Sổ nhập tài liệu:
Đõy được coi là một loại cụng cụ khỏ quan trọng đối với kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW, được ỏp dụng chủ yếu đối với khối hồ sơ nhõn sự, vụ việc. Loại cụng cụ này được chia thành hai loại như sau:
2. Sổ do cỏn bộ lưu trữ lập
- Đối với Sổ do chuyờn viờn nộp lưu lập: loại sổ này quan trọng khụng chỉ với việc thống kờ và tra tỡm tài liệu, mà nú cú vai trũ quan trọng hơn đối với cụng tỏc quản lý, kiểm tra, theo dừi chi tiết số lượng hồ sơ do cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn vụ việc nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan. Đặc biệt, nú được coi như là một chứng cứ để xỏc định việc hồ sơ đú đó được nộp lưu hay chưa, khi cỏc chuyờn viờn cú nhu cầu khai thỏc nhưng thực tế hồ sơ chưa được nộp về kho lưu trữ.
- Đối với Sổ do cỏn bộ lưu trữ lập: sổ này được lập trờn cơ sở cỏc hồ sơ nộp lưu của cỏc vụ. Cỏch lập sổ này là theo nhiệm kỳ và theo từng họat động chuyờn mụn của cơ quan, và được thực hiện trờn mỏy vi tớnh. Vớ dụ: khúa IX cú cỏc loại sổ sau:
+ Sổ nhập hồ sơ khiếu nại khúa IX
+ Sổ nhập hồ sơ giải quyết tố cỏo khúa IX
+ Sổ nhập hồ sơ kiểm tra dấu hiệu vi phạm khúa IX ...
Việc thống kờ theo từng loại hồ sơ cụng việc và được thực hiện trờn mỏy tớnh đó tạo rất nhiều thuận lợi cho cụng tỏc tra tỡm hồ sơ nhõn sự của kho. Đồng thời, việc thống kờ như vậy tạo cơ sở cho việc xõy dựng bản mục lục hồ sơ nhõn sự, vụ việc sau này của kho lưu trữ.