8. Thống kờ theo Sổ theo dừi khai thỏc tài liệu chung và Sổ theo dừi khai thỏc hồ sơ nhõn sự, vụ việc, từ năm 2000 đến nay, Kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW.
3.1. Về cụng tỏc lónh đạo, quản lý.
Đối với Cục Lưu trữ Văn phũng Trung ương Đảng:
- Cần nhanh chúng nghiờn cứu và xõy dựng đầy đủ cỏc văn bản chỉ đạo, hướng dẫn trong việc thực hiện cỏc khõu nghiệp vụ ở cơ quan, tổ chức đảng. Cụ thể là hiện nay khi cỏc cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương (trong đú cú cỏc ban đảng ) thực hiện cỏc nghiệp vụ lưu trữ ở cơ quan mỡnh cũn gặp một số vướng mắc, đũi hỏi cú văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành. Đặc biệt là ở một số nội dung như phõn loại tài liệu, Cục Lưu trữ Văn phũng Trung ương Đảng cần xõy dựng mẫu khung phõn loại tài liệu lưu trữ
cụ tra cứu, Cục Lưu trữ Trung ương cần xõy dựng và ban hành văn bản hướng dẫn việc lập mục lục hồ sơ ở cỏc kho lưu trữ cỏc ban đảng ở Trung ương, đồng thời cú kế hoạch bố trớ cỏn bộ chuyờn mụn cài đặt và hướng dẫn cỏn bộ lưu trữ cỏc đơn vị này thực hiện việc xõy dựng mục lục trờn cỏc phần mềm quản lý lưu trữ.
- Cần xõy dựng khung định biờn số lượng cỏn bộ lưu trữ đối với cỏc cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của Cục Lưu trữ Trung ương, trong đú cú nhúm cơ quan là cỏc ban Đảng ở Trung ương. Qua quỏ trỡnh tỡm hiểu thực tế khối lượng cụng việc của một số ban Đảng ở Trung ương, chỳng tụi xin đưa ra một con số chung về số lượng biờn chế lưu trữ cần cú đối với cỏc ban Đảng ở Trung ương là từ 3 đến 5 người. Đồng thời với việc qui định số lượng biờn chế là qui định về trỡnh độ chuyờn mụn của cỏn bộ lưu trữ. Cụ thể là cần qui định ở từng cấp cơ quan, tổ chức đũi hỏi phải cú bao nhiờu cỏn bộ cú trỡnh độ đại học, bao nhiờu cỏn bộ ở trỡnh độ cao đẳng, bao nhiờu cỏn bộ ở trỡnh độ trung cấp... Đõy là vần đề cần được quan tõm sớm bởi lẽ trỡnh độ chuyờn mụn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng cụng tỏc lưu trữ của mỗi cơ quan. Cú thể núi, hai yếu tố số lượng và chất lượng luụn đi đụi và tỏc động lẫn nhau, khi cả hai đều đạt yờu cầu tức là cụng tỏc lưu trữ của cơ quan, tổ chức đú cú khả năng đạt được kết quả tốt nhất.
Cục Lưu trữ Văn phũng TW Đảng đề ra một định mức cụ thể về số lượng biờn chế lưu trữ đối với cỏc cơ quan, tổ chức đảng sẽ giỳp cho cỏc cơ quan, tổ chức đảng cú căn cứ tiến hành cỏc biện phỏp tuyển dụng, bổ sung, bố trớ biờn chế đầy đủ cho bộ phận lưu trữ của cơ quan mỡnh. Biờn chế đủ và cú trỡnh độ sẽ giỳp việc thực hiện cỏc nhiệm vụ trong cụng tỏc lưu trữ của cơ quan được tốt và hiệu quả hơn.
- Hàng năm, hàng quý, Cục Lưu trữ Văn phũng Trung ương cần cú kế hoạch kiểm tra tỡnh hỡnh cụng tỏc lưu trữ của cỏc ban đảng, với hai nội dung kiểm tra chủ yếu là cụng tỏc cỏn bộ lưu trữ và việc thực hiện cỏc nhiệm vụ chuyờn mụn như tỡnh hỡnh thu thập tài liệu, tỡnh hỡnh phõn loại tài liệu, ...
Khi cụng tỏc kiểm tra, chỉ đạo của cơ quan quản lý ngành được thực hiện tốt sẽ là yờu cầu đũi hỏi cỏc cơ quan, tổ chức đảng phải quan tõm hơn và thực hiện tốt hơn cụng tỏc lưu trữ của cơ quan mỡnh.
Đối với Ủy ban Kiểm tra TW:
- Về việc ban hành cỏc văn bản chỉ đạo
+ Để cụng tỏc lưu trữ của Uỷ ban Kiểm tra TW đạt được những kết quả tớch cực hơn, đũi hỏi cụng tỏc chỉ đạo của lónh đạo Ủy ban phải được thực hiện hiệu quả hơn, chủ động hơn và thực tế hơn. Điều này thể hiện ở chỗ, cỏc đồng chớ lónh đạo hóy đi thị sỏt thực tế tỡnh hỡnh tài liệu, kho tàng và cỏn bộ lưu trữ của cơ quan. Từ những kết quả nắm bắt được, Ủy ban sẽ cú những quyết định đỳng đắn và sỏt thực hơn đối với sự phỏt triển của cụng tỏc lưu trữ cơ quan. Đồng thời việc xõy dựng và ban hành những văn bản chỉ đạo về cụng tỏc lưu trữ cũng sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn.
+ Trờn cơ sở cỏc văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về cụng tỏc lưu trữ của cỏc cơ quan cú thẩm quyền và tỡnh hỡnh thực tế của cơ quan, cỏn bộ lưu trữ cần chủ động cú kế hoạch tham mưu, đề xuất với lónh đạo Văn phũng, Lónh đạo Ủy ban về cỏc vấn đề cú liờn quan đến cụng tỏc lưu trữ của cơ quan. Từ đú, cỏc văn bản được ban hành sẽ đảm bảo tớnh khoa học và phự hợp với thực tế của cơ quan.
+ Khi cỏc văn bản chỉ đạo đó được ban hành và đưa vào triển khai, Ủy ban cần cú kế hoạch cụ thể, rừ ràng về việc kiểm tra quỏ trỡnh thực hiện cỏc văn bản đú của cỏc đơn vị trong cơ quan và kết quả thực hiện ra sao. Đồng thời, với những kết quả đạt được, Ủy ban cần cú những bỏo cỏo cụ thể, trong đú cú sự đỏnh giỏ, phõn tớch, so sỏnh giữa những qui định đề ra và kết quả thực hiện ra sao. Trờn cơ sở đỏnh giỏ đú, Ủy ban cần đề ra những biện phỏp khắc phục khú khăn, yếu kộm và việc thực hiện nhiệm vụ trong những giai đoạn tiếp theo sẽ thuận lợi hơn.
Con người luụn là chủ thể của mọi hoạt động trong xó hội. Để một loại hoạt động, hay một cụng việc cụ thể được thực hiện thành cụng thỡ một trong những yếu quan trọng hàng đầu là nguồn nhõn lực tốt. Chớnh vỡ vậy, khi tổ chức thực hiện một nhiệm vụ nào đú, yếu tố mà cỏc nhà lónh đạo cần quan tõm hàng đầu là đội ngũ cỏn bộ.
Đối với cụng tỏc lưu trữ của Uỷ ban Kiểm tra TW cũng vậy, để thực hiện tốt cụng tỏc này đũi hỏi phải cú một đội ngũ cỏn bộ lưu trữ cú trỡnh độ chuyờn mụn, giàu kinh nghiệm, cú lũng đam mờ cụng việc. Nhưng với tỡnh hỡnh thực tế cụng tỏc cỏn bộ như đó nờu trờn, đũi hỏi lónh đạo Ủy ban cần cú cỏi nhỡn thật nghiờm tỳc về vấn đề này. Đồng thời cần sớm đề ra những giải phỏp phự hợp để cụng tỏc tổ chức cỏn bộ lưu trữ của cơ quan cú chiều hướng tớch cực hơn. Cụ thể như sau:
+ Cần bố trớ số lượng biờn chế đầy đủ và ổn định, cú trỡnh độ chuyờn mụn phự hợp.
+ Phối hợp với cỏc cơ quan cú chức năng thực hiện tốt cụng tỏc đào tạo, bồi dưỡng; đào tạo lại để cỏn bộ lưu trữ của cơ quan ngày càng cú trỡnh độ cao hơn, đỏp ứng tốt nhất những yờu cầu của cụng việc.
+ Đề nghị cỏc cơ quan cú thẩm quyền xõy dựng chế độ lương, chế độ đói ngộ, phụ cấp cho cỏn bộ lưu trữ phự hợp với tỡnh hỡnh kinh tế của đất nước, để cỏn bộ lưu trữ yờn tõm cụng tỏc. Đặc biệt, đối với Uỷ ban Kiểm tra TW cần đề nghị cơ quan cú thẩm quyền xếp cỏn bộ lưu trữ vào ngạch kiểm tra, được hưởng chế độ phụ cấp ngành kiểm tra, để cỏn bộ lưu trữ yờn tõm hơn với vị trớ cụng tỏc của mỡnh.
+ Vai trũ của cỏn bộ lưu trữ: cần chủ động xõy dựng, nắm bắt cỏc nội dung cú liờn quan đến cụng tỏc lưu trữ của cơ quan để kịp thời tham mưu, đề xuất cho cỏc cấp lónh đạo của cơ quan, giỳp cụng tỏc lưu trữ được thực hiện tốt hơn. Đồng thời cỏn bộ lưu trữ cần xõy dựng kế hoạch hướng dẫn nghiệp vụ đến cỏc đối tượng là cỏn bộ, chuyờn viờn của cơ quan cú liờn quan đến
việc thực hiện cụng tỏc lưu trữ, với những nội dung cụ thể về cỏc vấn đề như lập hồ sơ hiện hành, cụng tỏc nộp lưu tài liệu lưu trữ, cụng tỏc khai thỏc tài liệu lưu trữ ... Từ đú giỳp nhận thức của cỏn bộ, chuyờn viờn trong cơ quan về cụng tỏc lưu trữ núi chung và cỏc nghiệp vụ núi riờng của cụng tỏc lưu trữ cơ liờn tới lợi ớch và nhiệm vụ của họ. Theo đú, khi nhận thức về cụng tỏc lưu trữ và giỏ trị tài liệu lưu trữ của cỏn bộ, chuyờn viờn được nõng cao thỡ chắc rằng việc thực hiện cỏc nghiệp vụ về cụng tỏc lưu trữ của cỏn bộ trong cơ quan sẽ được nõng lờn rừ rệt.