8. Thống kờ theo Sổ theo dừi khai thỏc tài liệu chung và Sổ theo dừi khai thỏc hồ sơ nhõn sự, vụ việc, từ năm 2000 đến nay, Kho lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW.
2.4.3. Đỏnh giỏ hiệu quả cụng tỏc khai thỏc sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Trong quỏ trỡnh thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban Kiểm tra TW, việc sử dụng tài liệu lưu trữ đó giỳp hoạt động chỉ đạo, quản lý của Ủy ban được thực hiện với kết quả cao hơn, đảm bảo chất lượng và tớnh chớnh xỏc cao trong việc ra cỏc quyết định hành chớnh. Cụ thể là trờn cơ sở đó nắm bắt được những thụng tin về cỏc vấn đề, vụ việc cú liờn quan đó được quyết định, giải quyết ở những thời điểm trước đú thụng qua tài liệu lưu trữ, Ủy ban cú thể đưa ra cỏc quyết định, biện phỏp để giải quyết một vấn đề nhất định. Chẳng hạn, nhõn dịp kỷ niệm 60 năm ngày thành lập ngành kiểm tra đảng, Ủy ban quyết định tặng bằng khen cho cỏc cỏn bộ đó cụng tỏc trong cơ quan từ 25 năm trở lờn. Để thực hiện tốt việc này, Ủy ban cần thụng qua hồ sơ lưu trữ về cụng tỏc cỏn bộ của cơ quan để thống kờ được những cỏn bộ đủ tiờu chuẩn về thời gian cụng tỏc, về cỏc hỡnh thức khen thưởng và kỷ luật
chớnh xỏc và cụng bằng trong việc cú tặng bằng khen hay khụng cho từng cỏn bộ cụ thể.
- Việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc nhiệm vụ chuyờn mụn của cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn đó giỳp cho cỏc nhiệm vụ đú được triển khai thuận lợi hơn, nhanh chúng hơn và đạt kết quả cao hơn. Đặc biệt trong cỏc trường hợp thực hiện cỏc nhiệm vụ như bỏo cỏo tổng kết nhiệm kỳ, tổng kết nhiều năm, hay phục vụ cỏc nhiệm vụ như biờn soạn lịch sử của cơ quan, của ngành... thỡ hiệu quả mang lại từ việc sử dụng thụng tin tài liệu là rất lớn.
- Đối với khối hồ sơ nhõn sự, vụ việc, hiệu quả sử dụng được thể hiện tương đối rừ nột qua từng vụ việc, từng cuộc kiểm tra cụ thể. Căn cứ vào thụng tin từ những hồ sơ nhõn sự, vụ việc trước đú đó giỳp việc giải quyết những vụ việc tiếp theo được nhanh chúng, chớnh xỏc. Đồng thời, cỏc hồ sơ nhõn sự, vụ việc cung cấp những thụng tin quan trọng làm căn cứ cho việc đề xuất cỏc ý kiến giải quyết của cỏc chuyờn viờn làm vụ việc; cũng như là căn cứ để Ủy ban đưa ra cỏc quyết định chớnh xỏc đối với từng vụ việc được giải quyết. Vớ dụ: khi nhận được đơn tố cỏo đối với đồng chớ Nguyễn Văn A, Bộ trưởng Bộ..., cỏc chuyờn viờn cần túm tắt nội dung thư tố cỏo, và kiểm tra lại những hồ sơ tố cỏo đó giải quyết trước đú đối với đ/c A xem cú những nội dung tố cỏo nào trựng, nội dung nào là mới. Những nội dung tố cỏo trựng với những nội dung đó được giải quyết thỡ chuyờn viờn sẽ khụng tiến hành thẩm tra, xỏc minh theo quy trỡnh nữa, mà chỉ bỏo cỏo và cho kết thỳc. Và chỉ tiến hành kiểm tra khi thư tố cỏo cú những nội dung mới, rừ ràng.
Như vậy, với việc khai thỏc những thụng tin của những hồ sơ giải quyết trước đú cũn gúp phần rỳt ngắn thời gian giải quyết cỏc vụ việc, tạo điều kiện cho cỏc chuyờn viờn tập trung vào việc giải quyết những nội dung mới, mang lại kết quả cao hơn.