7. Kết cấu luận văn
1.3.2. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán
Tổ chức thu nhận thông tin kế toán là giai đoạn khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán, thông tin kế toán được thu nhận thông qua các chứng từ kế toán để phản ánh các giao dịch bên trong và bên ngoài đơn vị. Vai trò của tổ chức chứng từ kế toán được xác định là khâu công việc quan trọng trong toàn bộ quy trình kế toán. Tổ chức tốt hệ thống chứng từ có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực, khách quan của các số liệu kế toán và BCTC, đồng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị.
* Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là xác định chủng loại, số lượng, nội dung, kết cấu và quy chế quản lý, sử dụng chứng từ kế toán cho đối tượng kế toán. Đó là sự thiết lập khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống
các bảng chứng từ hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định.
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chế độ chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL được nhà nước quy định thống nhất. Theo chế độ kế toán ĐVSNCL hiện hành, chứng từ kế toán bao gồm chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn.
Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ ghi sổ kế toán nên phải được lập, ký, luân chuyển, kiểm tra đúng theo quy định của nhà nước.
Những công việc chính khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị SNCL bao gồm:
- Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị
Hiện nay, các đơn vị SNCL căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT - BTC ngày 10/10/2017. Mỗi đơn vị SNCL lựa chọn loại chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị. Các nội dung trong chứng từ kế toán phải đáp ứng đầy đủ các mục theo Điều 16 Luật kế toán bao gồm: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Đơn vị SNCL sẽ căn cứ vào quy mô, tính chất hoạt động của đơn vị, trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn do Nhà nước ban hành, kế toán sẽ xác định những chứng từ cần thiết mà đơn vị phải sử dụng. Từ đó hướng dẫn các cá nhân và bộ phận có liên quan nắm được cách
thức lập (hoặc tiếp nhận), kiểm tra và luân chuyển chứng từ. Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cần thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
- Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong đơn vị và mọi người trong đơn vị đều liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ. Vì vậy, để thu nhận được thông tin về nghiệp vụ phát sinh, nội dung của tổ chức hạch toán ban đầu, lập chứng từ bao gồm:
Quy định việc sử dụng mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi nhận đầy đủ thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu, hướng dẫn cách ghi nhận.
- Thứ ba, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán trước khi sử dụng để ghi sổ, cần phải được kiểm tra. Nội dung kiểm tra bao gồm:
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trên chứng từ kế toán.
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo tuân thủ các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài chính, hạn chế hành vi vi phạm làm tổn hại đến tài sản của đơn vị.
Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong chứng từ.
Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Kiểm tra việc tính toán các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ nhằm bảo đảm tính chính xác của số liệu kế toán.
Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ.
- Thứ tư, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
vậy sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị. Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp cần xác định chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong đơn vị nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.
- Thứ năm, tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán: Sau khi được kiểm tra, các chứng từ kế toán phải được phân loại theo địa điểm phát sinh, theo tính chất của các khoản thu, chi... Việc ghi sổ kế toán phụ thuộc vào hình thức tổ chức sổ kế toán tại các đơn vị.
- Thứ sáu, tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, đảm bảo tính pháp lý của số liệu kế toán. Chứng từ kế toán sau khi sử dụng cần phải được bảo quản, lưu trữ theo quy định hiện hành.
Chứng từ kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng loại hồ sơ riêng, theo thứ tự thời gian, theo kỳ kế toán năm. Chứng từ phải là bản chính theo quy định pháp luật.