7. Kết cấu luận văn
1.3.3. Hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán
Thông tin kế toán là các thông tin được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, phản ánh toàn bộ hoạt động của nghiệp vụ đó được thực hiện thông qua hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán. Công việc này được thực hiện dựa trên các dữ liệu chung được tạo ra từ hệ thống thu nhận và cung cấp cho từng mục tiêu nhất định và từng đối tượng nhận thông tin.
(1) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong các ĐVSNCL
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là phương pháp kế toán sử dụng các tài khoản kế toán để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế nhằm ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản hay vận dụng phương pháp tài khoản kế toán là một phương pháp đặc trưng của kế toán nhằm hệ thống hóa thông tin kế toán.
Tuỳ nhu cầu sử dụng thông tin của nhiều đối tượng khác nhau, hệ thống tài khoản kế toán cần được xây dựng trên cơ sở tuân thủ chuẩn mực sẽ làm cho thông tin kế toán cung cấp có tính dễ hiểu và có thể so sánh được. Mặt khác, trong quá trình tổ chức hệ thống tài khoản kế toán các đơn vị sự nghiệp công lập phải tôn trọng tính đặc thù của đơn vị hạch toán về hình thức sở hữu, quy mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động… Những đặc điểm này có ảnh hưởng đáng kể đến số lượng tài khoản sử dụng cũng như mức độ chi tiết của từng tài khoản. Nhờ đó tổ chức hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng phản ánh và hệ thống hóa được các đối tượng đa dạng của kế toán, xây dựng hệ thống thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho các đối tượng sử dụng trên cơ sở tiết kiệm các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hoá cho việc tổ chức hệ thống sổ kế toán sau này.
Hệ thống tài khoản kế toán ĐVSNCL gồm 9 loại (từ 1 đến 9) và tài khoản ngoài bảng loại 0. Tài khoản trong bảng được hạch toán kép, dùng để phản ánh tình hình tài chính: Tài sản, Nguồn vốn, Nợ phải trả, Doanh thu, Chi phí của đơn vị trong kỳ kế toán. Tài khoản ngoài bảng được hạch toán đơn, có liên quan đếnn NSNN hoặc có nguồn gốc NSNN và phải được phản ánh theo mục lục NSNN, theo niên độ và theo yêu cầu quản lý khác của NSNN.
Các đơn vị SNCL phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về
việc Hướng dẫn Chế độ kế toán ĐVSNCL để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Đơn vị được bổ sung tài khoản chi tiết cho các tài khoản đã quy định trong danh mục HTTK kế toán (theo TT 107), còn các tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục HTTK (theo TT 107) thì phải được Bộ Tài Chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
Bên cạnh đó, trong trường hợp các đơn vị SNCL sử dụng phần mềm kế toán, công việc quan trọng là hệ thống tài khoản kế toán phải được mã hóa trên cơ sở số hiệu tài khoản kế toán do chế độ quy định được bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ và số hoặc dùng hệ thống ký tự chữ để mã hóa các tài khoản chi tiết đến cấp 4, cấp 5, cấp 6… đảm bảo tính thống nhất trong toàn đơn vị; đáp ứng yêu cầu có thể chỉnh sửa, bổ sung linh hoạt.
Tóm lại, tổ chức tốt hệ thống tài khoản kế toán sẽ có tính chất quyết định đến hệ thống thông tin của đơn vị. Do đó các đơn vị SNCL cần phải có sự quan tâm đúng mức khi tổ chức hệ thống tài khoản kế toán. Trong quá trình tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phải bám sát và dựa trên hệ thống tài khoản kế toán hiện hành đồng thời phải kết hợp xem xét những đặc điểm riêng trong hoạt động quản lý tài chính, trong công tác tổ chức quản lý tài chính cũng như yêu cầu về thông tin quản lý của đơn vị [1].
(2) Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Tổ chức sổ kế toán là việc kết hợp các loại số có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hóa và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị. Việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, sửa chữa sổ, bảo quản sổ, lưu trữ sổ kế toán thực hiện theo quy định, của pháp luật về kế toán và các văn bản có liên quan [12, tr.50].
Tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm các công việc sau: - Lựa chọn hình thức sổ kế toán
- Tổ chức mở sổ kế toán - Tổ chức ghi sổ kế toán
- Tổ chức khoá sổ kế toán - Tổ chức sửa chữa sổ kế toán
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản sổ kế toán
* Lựa chọn hình thức sổ kế toán
Vấn đề lựa chọn hình thức sổ kế toán cũng là một vấn đề rất quan trọng vì nó quyết định nội dung và chất lượng của toàn bộ tổ chức kế toán. Mỗi hình thức kế toán quy định một hệ thống sổ kế toán nhất định, đơn vị SNCL căn cứ vào hệ thống sổ kế toán được quy định tại Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán ĐVSNCL ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính để lựa chọn hệ thống các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã chọn.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết.
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán tổng hợp gồm sổ Nhật ký - sổ cái và sổ kế toán tổng hợp khác. Đối với sổ kế toán tổng hợp, Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ.
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ của phần chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết, gồm các sổ và thẻ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý, số liệu sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, công nợ chưa được phản ánh chi tiết trên các trang sổ tổng hợp.
Theo quy định hiện hành có 4 hình thức kế toán như sau:
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái: Đặc trưng nhất của hình thức “Nhật ký - sổ cái” là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái.
Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình
thức Nhật ký - Sổ cái gồm: Sổ Nhật ký - Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết là sổ kế toán sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế tài chính đó.
Hình thức kế toán Nhật ký chung:
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán như: sổ Nhật ký chung, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ Nhật ký chung và sổ cái là sổ tổng hợp sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để ghi chép cụ thể các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn vị đối với hoạt động tài chính đó.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Theo hình thức kế toán này thì được áp dụng ở các đơn vị sự nghiệp công lập có thu theo quy mô hoạt động lớn hơn, nội dung hoạt động phức tạp hơn và có tổ chức hoạt động SXKD dịch vụ.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là: “Chứng từ - Ghi sổ” việc ghi sổ kế toán bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đính số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán này gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức kế toán trên máy vi tính: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán nêu trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Tùy vào quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, các đơn vị SNCL có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán kể trên.
* Tổ chức mở sổ kế toán
Việc mở sổ kế toán phải đảm bảo các yêu cầu và nguyên tắc cơ bản như: mở sổ đầu niên độ kế toán, phải mở đủ số lượng sổ, loại sổ cần mở theo nội dung, kết cấu và hình thức kế toán. Sổ phải đầy đủ các nội dung như: tên sổ, ngày tháng năm ghi sổ, số hiệu, ngày tháng năm của chứng từ làm căn cứ ghi sổ, tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số tiền, các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý và hạch toán từng đối tượng kế toán riêng biệt mà mỗi mẫu sổ kế toán có những chỉ tiêu quản lý và kết cấu riêng.
Trước khi ghi sổ kế toán, kế toán cần ghi các thông tin cần thiết vào đầu trang sổ như: Tên đơn vị, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ sổ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, số trang, đóng dấu giáp lai.
Người ghi sổ phải thực hiện chuyển số dư cuối kỳ từ sổ kế toán niên độ trước sang dòng số dư đầu kỳ của niên độ sau.
Nếu ghi sổ bằng máy vi tính thì cuối kỳ phải in ra giấy, có chữ ký của người có liên quan và có dấu của đơn vị để lưu trữ.
* Tổ chức ghi sổ kế toán
Tổ chức ghi sổ kế toán là quá trình phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trên các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý vào sổ kế toán.
Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi sổ kế toán.
Việc ghi sổ kế toán có thể ghi bằng tay hoặc bằng máy vi tính. Việc ghi sổ kế toán phải đảm bảo đúng kỹ thuật ghi sổ: Phải ghi theo đúng phương pháp; Phải ghi bằng bút mực không phai; Phải ghi rõ ràng, trung thực, liên tục theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, những dòng không dùng phải gạch chéo; Cuối trang phải cộng sổ chuyển sang trang kế tiếp bằng dòng mang sang. Nghiêm cấm việc tẩy xóa để sửa chữa sổ. Nếu ghi sai phải sữa chữa theo đúng phương pháp quy định.
Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên kế toán nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về nội dung ghi sổ và giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi về nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới.
* Tổ chức khóa sổ kế toán
Kế toán đơn vị phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Tất cả các sổ đơn vị đang sử dụng, kế toán phải tính ra số phát sinh Nợ, phát sinh Có, số dư cuối kỳ và điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào cuối trang sổ.
Việc khóa sổ kế toán có thể được thực hiện trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật như: theo yêu cầu của thanh tra, yêu cầu hợp nhất, sát nhập,....
* Tổ chức sửa chữa sổ kế toán
Khi phát hiện sai sót trong ghi sổ kế toán thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo các cách sau (theo điều 27 Luật kế toán) [15].
Cách ghi cải chính: Kế toán viên chữa sổ bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ số đúng ở phía trên, đồng thời có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
Cách ghi số âm: Kế toán viên chữa sổ bằng cách ghi lại số sai bằng bút
đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và có chữ ký của kế toán trưởng vào bên cạnh.
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp ghi trùng nghiệp vụ hoặc số ghi sai lớn hơn số ghi đúng; Sai về quan hệ đối ứng; Hoặc phát hiện sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền.
Khi dùng phương pháp này phải lập một “chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng ký xác nhận.
Cách ghi điều chỉnh: Kế toán viên lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi nộp báo cáo tài chính năm cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán năm đó.
Trường hợp phát hiện sai sót sau khi nộp báo cáo tài chính năm cho cơ