7. Kết cấu luận văn
1.3.4. Tổ chức cung cấp và phân tích thông tin kế toán
* Lập và cung cấp thông tin kế toán
Thông tin kế toán là thông tin về toàn bộ quá trình hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. BCTC dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình tài chính và kết quả hoạt động của đơn vị kế toán.
Việc lập các báo cáo quyết toán (BCQT) và báo cáo tài chính (BCTC) là khâu cuối cùng của một quá trình tổ chức kế toán. Số liệu trong báo cáo kế toán mang tính tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, tình hình thu, chi và kết quả hoạt động sự nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi; quản lý tài sản; tổng hợp phân tích, đánh giá các hoạt động của đơn vị.
Tổ chức Hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phản ánh một cách tổng quát, toàn diện, có hệ thống tình hình giao nhận và sử dụng dự toán kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp, tiếp nhận các khoản đóng góp, viện trợ, các nguồn thu,.. và quyết toán kinh phí sử dụng trong kỳ nhằm giúp cho nhà quản lý có thể kiểm tra, nắm bắt được tình hình tài chính của
đơn vị.
Thứ nhất, Báo cáo quyết toán
Đơn vị SNCL có sử dụng NSNN phải lập BCQT ngân sách đối với phần kinh phí do NSNN cấp. Bên cạnh đó, các khoản thu, chi từ các nguồn khác nếu có quy định phải quyết toán như nguồn NSNN cấp với cơ quan có thẩm quyền thì phải lập BCQT đối với các nguồn này.
Thông tin trên BCQT NSNN phục vụ cho việc đánh giá tình hình tuân thủ, chấp hành quy định của pháp luật về NSNN và các cơ chế tài chính khác mà đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, đơn vị cấp trên và lãnh đạo đơn vị kiểm tra, đánh giá, giám sát và điều hành hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị.
Thông tin trên BCQT nguồn khác phục vụ cho việc đánh giá tình hình thực hiện cơ chế tài chính mà đơn vị áp dụng, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính, cơ quan có thẩm quyền khác và lãnh đạo đơn vị đánh giá hiệu quả của các cơ chế, chính sách áp dụng cho đơn vị.
Trách nhiệm của đơn vị trong việc lập, nộp BCQT
Đơn vị SNCL phải lập và nộp báo cáo quyết toán NSNN, ngoài các mẫu biểu BCQT NSNN quy định tại Thông tư 107, còn phải lập các mẫu báo cáo phục vụ công tác quyết toán NSNN, các yêu cầu khác về quản lý NSNN theo quy định của pháp luật về NSNN.
Đơn vị SNCL có phát sinh thu - chi nguồn khác không thuộc NSNN theo quy định phải quyết toán với cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan có thẩm quyền khác thì đơn vị phải lập và nộp BCQT kinh phí nguồn khác theo quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính ban hành về Chế độ kể toán Hành chính sự nghiệp.
Kỳ báo cáo
BCQT NSNN, BCQT nguồn khác được lập báo cáo theo kỳ kế toán năm.
sách của đơn vị SNCL, được tính đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán NSNN (ngày 31/01 năm sau) theo quy định của pháp luật về NSNN.
Số liệu lập BCQT là số thu, chi thuộc nguồn khác của đơn vị SNCL, được tính đến ngày kết thúc kỳ kế toán năm (ngày 31/12).
Danh mục báo cáo quyết toán [1].
- Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động - Mẫu B01/BCQT - Báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN và
nguồn phí được khấu trừ, để lại - Mẫu F01-01/BCQT - Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình, dự án - Mẫu F01-02/BCQT - Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của
kiểm toán, thanh tra, tài chính
- Mẫu B02/BCQT - Thuyết minh báo cáo quyết toán - Mẫu B03/BCQT
Thứ 2, Báo cáo tài chính
BCTC khu vực công là các báo cáo được trình bày theo một cấu trúc chặt chẽ về tình hình tài chính của đơn vị và các giao dịch được thực hiện bởi một đơn vị thuộc khu vực công.
Các đơn vị hành chính, sự nghiệp phải lập báo cáo tài chính năm theo mẫu biểu ban hành tại Thông tư 107/TT-BTC; trường hợp đơn vị hành chính, sự nghiệp có hoạt động đặc thù được trình bày báo cáo theo chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành cụ thể hoặc đồng ý chấp thuận.
Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động tài chính và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị, cung cấp cho những người có liên quan để xem xét và đưa ra các quyết định về các hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị. Thông tin báo cáo tài chính giúp cho việc nâng cao trách nhiệm giải trình của đơn vị về việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật.
Kỳ lập và thời hạn nộp BCTC
BCTC được lập vào cuối kì kế toán năm theo quy định của Luật Kế toán. Báo cáo tài chính năm của đơn vị SNCL phải được nộp cho cơ quan
nhà nước có thẩm quyền hoặc đơn vị cấp trên trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật, được công khai theo quy định của pháp luật về kế toán và các văn bản có liên quan.
Danh mục Báo cáo tài chính [1]
- Báo cáo tình hình tài chính - Mẫu B01/BCTC - Báo cáo kết quả hoạt động - Mẫu B02/BCTC - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo PP trực tiếp) - Mẫu B03a/BCTC - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo PP gián tiếp) - Mẫu B03b/BCTC - Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu B04/BCTC
* Phân tích báo cáo kế toán trong các đơn vị SNCL
Phân tích Báo cáo kế toán là phân tích các chỉ tiêu trên hệ thống báo cáo nhằm đánh giá tình hình tài chính của các đơn vị SNCL cung cấp thông tin cho mọi đối tượng có nhu cầu theo những mục tiêu khác nhau.
Để phân tích báo cáo kế toán có thể sử dụng một hay tổng hợp các phương pháp khác nhau trong hệ thống các phương pháp phân tích tình hình tài chính. Những phương pháp sử dụng phổ biến gồm: phương pháp so sánh, phương pháp liên hệ đối chiếu, phương pháp phân tích nhân tố, phương pháp đồ thị, biểu đồ...
Thông qua hệ thống báo cáo kế toán có thể phân tích về:
Tình hình huy động nguồn lực tài chính của đơn vị SNCL gồm nguồn kinh phí NSNN cấp; nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp; nguồn vốn viện trợ, quà biếu, tặng theo quy định của pháp luật và các nguồn thu khác;
Tình hình sử dụng nguồn lực tài chính của đơn vị SNCL thông qua phân tích tình hình tài sản và tình hình sử dụng nguồn kinh phí;
Tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị SNCL dựa trên số liệu báo cáo kết quả hoạt động
Quy trình phân tích các thông tin kế toán được thực hiện qua 5 bước: Bước 1: Xác định mục tiêu phân tích. Đây là công việc quan trọng, quyết định tới chất lượng của thông tin phân tích và tác động tới mức độ hài
lòng của các đối tượng sử dụng. Việc xác định mục tiêu phân tích phụ thuộc vào mục đích ra quyết định của đối tượng sử dụng báo cáo tài chính.
Bước 2: Sau đó, sẽ xác định các nội dung cần phân tích để đạt được các mục tiêu đó. Việc xác định đúng nội dung cần phân tích sẽ đảm bảo cung cấp những thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng để ra các quyết định hợp lí.
Bước 3: Căn cứ từ nội dung cần phân tích, sẽ tiến hành thu thập dữ liệu phân tích. Các dữ liệu phân tích có thể ở bên trong hoặc bên ngoài đơn vị.
Bước 4: Sử dụng các phương pháp hợp lí để xử lí dữ liệu theo các nội dung phân tích đã xác định. Dữ liệu sau khi được xử lí sẽ là nguồn thông tin hữu ích để nhận định tổng quát cũng như chi tiết thực trạng vấn đề phân tích, lí giải nguyên nhân cho thực trạng đó và đề xuất kiến nghị cho các đối tượng sử dụng.
Bước 5: Viết báo cáo về kết quả phân tích gửi các đối tượng sử dụng. các hạn chế cuả kết quả phân tích cũng cần được công bố trong báo cáo.
1.3.5. Tổ chức kiểm tra kế toán
Theo điều 3 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 đưa ra định nghĩa: “Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung
thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán” [15].
Thông qua kiếm tra kế toán, nhà quản lý có thể đánh giá được mức độ tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính của đơn vị, đánh giá được tình hình chấp hành dự toán ngân sách hàng năm tại đơn vị theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, thông qua kết quả kiểm tra, đơn vị đánh giá được chất lượng hoạt động quản lý các khoản thu chi các hoạt động và sử dụng tài sản, tiền vốn...trong đơn vị; đồng thời phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lý các sai phạm theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp.
* Hình thức kiểm tra kế toán: Áp dụng 2 hình thức kiểm tra đối với ĐVSNCL
- Nội kiểm: Bên trong đơn vị xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác Tổ chức kế toán theo định kỳ (thường là 6 tháng/1 lần hoặc 1 năm/1 lần)
- Ngoại kiểm: Có sự kiểm tra, giám sát của cấp trên cấp trực tiếp quản lý ĐVSNCL hoặc theo chuyên đề kiểm toán của cơ quan kiểm toán.
* Nhiệm vụ của công tác kiểm tra
- Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; tính hiệu quả của các hoạt động, kế toán tại đơn vị, công tác tổ chức và điều hành hoạt động thực hiện nhiệm vụ được giao và các hoạt động khác.
- Kiểm tra, kiểm soát chất lượng và độ tin cậy của các thông tin kinh tế tài chính của đơn vị được cung cấp qua BCTC, BCQT và các báo cáo khác
- Kiểm tra sự tuân thủ các cơ chế tài chính, các chế độ chính sách của Nhà nước liên quan đến tính hình chi tiêu NSNN và các quỹ tại đơn vị.
- Xây dựng báo cáo về kết quả kiểm tra, tình hình xử lý các vi phạm đã được phát hiện trong năm hoặc các lần kiểm tra trước đó.
* Nội dung công tác kiểm tra
- Kiếm tra việc thực hiện tổ chức kế toán như tổ chức chứng từ kế toán, hạch toán ban đầu, vận dụng các tài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất cả về nội dung phản ánh và phương pháp ghi chép vào tài khoản, mở sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và ghi chép các số kế toán đó, lập các BCTC, BCQT đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực của số liệu thông tin kế toán.
Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị, kiểm tra việc chỉ đạo tổ chức kế toán, việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn kế toán trưởng.
* Về phương pháp kiểm tra kế toán:
Công việc tự kiểm tra kế toán tại đơn vị có thể tiến hành như sau: Kiểm tra toàn diện kế toán;
Kiểm tra theo từng chuyên đề.
Việc kiểm tra phải đảm bảo thực hiện ngay trong quá trình thực thi nhiệm vụ quản lý của từng cán bộ, viên chức và phải đảm bảo tính thận trọng, nghiêm túc, trung thực và khách quan. Lập kế hoạch và tiến hành theo đúng trình tự quy định, có các bước công việc và phương pháp thực hiện riêng biệt
đảm bảo tính phù hợp trong các hoàn cảnh khác nhau.
* Về yêu cầu khi kiểm tra kế toán:
Đơn vị phải thông báo hoặc công khai cho các đối tượng liên quan trong đơn vị được biết trước khi tiến hành kiểm tra nhằm hạn chế sự lệch hướng trong quá trình kiểm tra và không bị thiên lệch theo ý chí chủ quan của người kiểm tra;
Quá trình thực hiện tự kiểm tra luôn phải chấp hành theo quy định của các chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước, phải phân biệt rõ ràng, minh bạch những việc làm đúng và những việc làm sai. Những sai phạm đều phải được làm rõ, tìm ra nguyên nhân, quy trách nhiệm cụ thể đối với tổ chức, cá nhân mắc sai phạm;
Quá trình thực hiện tự kiểm tra luôn phải đảm bảo tính khách quan từ khâu tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kiểm tra đến khâu đưa ra kết luận về kết quả kiểm tra;
Trong các đợt kiểm tra phải lập biên bản kiểm tra và sau mỗi đợt kiểm tra, bộ phận kiểm tra phải lập báo cáo kiểm tra. Báo cáo kiểm tra phải nêu từng bước của quá trình kiểm tra, nội dung và các phần hành của công việc kiểm tra. Trong các báo cáo phải nêu ra những tồn tại và các kiến nghị sửa chữa, khắc phục.
* Về thời gian kiểm tra kế toán:
Hiện nay, các ĐVSNCL thường có kế hoạch kiểm tra tổ chức kế toán theo hai hình thức
Nội kiểm: Tự đơn vị xây dựng đội ngũ làm công tác kiểm tra kế toán theo chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị thực hiện theo kế hoạch phân công chỉ đạo.
Ngoại kiểm: Do cấp trên trực tiếp quản lý có yêu cầu kiểm tra hoặc kiểm tra bất thường theo yêu cầu của đơn vị kiểm toán.
Có kiểm tra thường xuyên theo kế hoạch hay kiểm tra bất thường, đột xuất, có thể do các cơ quan có thẩm quyền thực hiện hoặc do nhân viên kế toán kiêm nhiệm hoặc bộ phận kiểm tra chuyên trách thực hiện theo chỉ đạo
của Thủ trưởng đơn vị và Kế toán trưởng.
1.4. Những nhân tố ảnh hƣởng đến tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập
1.4.1. Nhân tố chủ quan
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, để phát triển và tồn tại được các ĐVSNCL cũng phải tìm cho mình một hướng đi phù hợp với hoàn cảnh thực trạng của đơn vị mình. Việc tìm ra nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức kế toán tại đơn vị là việc làm rất cần thiết có ý nghĩa quyết định đến việc tồn tại và phát triển của đơn vị để nâng cao hiệu quả quản lý cung cấp thông tin tài chính minh bạch cho đơn vị.
- Nhân tố chủ quan tác động chính đến hệ thống kế toán của đơn vị: Trình độ kiến thức và kỹ năng kinh nghiệm của nhân viên kế toán có ảnh hưởng lớn đến tổ chức kế toán trong các ĐVSNCL, tác động không nhỏ đến việc tổ chức thu nhận và xử lý cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị. Yêu cầu đối với đội ngũ thông tin phải am hiểu về quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị mình, linh hoạt trong việc xử lý thông tin và phối hợp với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị sao cho hiệu quả, là cầu nối hướng dẫn về chế độ thực hiện công tác tài chính cho đơn vị tới các phòng ban, tư vấn cho đội ngũ lãnh đạo về chuyên môn trong công tác tài chính, kế toán. Nếu đội ngũ kế toán không chuyên nghiệp, trình độ không cao sẽ ảnh hưởng đến công tác kế toán như thu thập thông tin không đầy đủ, phản ánh thông tin kế toán thiếu chính xác, không kịp thời. Ngoài ra nếu trình độ đội ngũ kế toán thấp thì còn ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy kế toán như phải có nhiều nhân viên mới đảm nhận được hết các công việc của phòng kế toán, công việc kế toán sẽ không được hiệu quả, lãng phí nhân lực, vật lực. Trong giai đoạn hiện nay với sự phát triển của nền kinh tế cũng như hội nhập quốc