7. Kết cấu luận văn
2.3. Thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh viện đa kho ay học cổ truyề nà
2.3.2. Thực trạng tổ chức thu nhận thông tin kế toán
* Danh mục Chứng từ kế toán tại đơn vị thực hiện theo đúng điều 16 của luật Kế toán bao gồm các loại chứng từ sau:
- Chứng từ lao động, tiền lương: Dựa trên những chỉ tiêu như bảng chấm công, bảng thanh toán lương; bảng thanh toán chấm công thêm giờ; bảng chấm công trực, ngoài giờ; bảng thanh toán tiền trực; bảng thanh toán phụ cấp độc hại...
- Chứng từ thanh toán tiền mặt: Phiếu thu tiền, phiếu chi tiền, ký séc rút tiền mặt, giấy tạm ứng...
+Phiếu thu tiền mặt: Thu tiền của bệnh nhân khám và làm các dịch vụ, thu tiền nằm điều trị, thu tiền của SV đến thực tập, thu tiền của các dịch vụ cho thuê mặt bằng trông giữ xe, quầy thuốc, căng tin...
+ Phiếu chi tiền mặt: Chi tiền cho các hoạt động chào mừng ngày lễ, chi thanh toán công tác phí, mua đồ dùng phục vụ hội nghị, tiếp khách...
- Chứng từ vật tư, văn phòng phẩm: Phiếu nhập kho, xuất kho, bảng phân bổ CCDC, phiếu lĩnh thuốc, vật tư tiêu hao, sổ bệnh án, sổ báo cáo....
- Chứng từ TSCĐ: Biên bản nhập kho, xuất kho TSCĐ, biên bản kiểm kê, biên bản thanh lý, biên bản bàn giao và nghiệm thu đưa vào sử dụng....
(Phụ lục 5): Một số mẫu chứng từ sử dụng tại Bệnh viện
* Lập chứng từ: Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như hóa đơn mua
hàng, phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản giao nhận,… để lập chứng từ thu chi tiền mặt. Đối với các chứng từ thanh toán qua ngân hàng, kho bạc, đầu năm khi kế toán nhận được quyết định giao dự toán ngân sách, kế toán căn cứ vào dự toán được duyệt để lập kế hoạch chi tiêu trong năm.
* Kiểm tra chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán lập ở nơi khác đều được chuyển về Phòng Tài chính kế toán của bệnh viện kiểm tra và xử lý. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên và kế toán trưởng kiểm tra và ký
chứng từ kế toán hoặc trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từ mẫu chứng từ (nếu có), phân loại, xác định loại chứng từ, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Nhìn chung công tác lập chứng từ của đơn vị tương đối đảm bảo đúng yêu cầu của chế độ kế toán, trung thực, đầy đủ các yếu tố theo đúng mẫu quy định về nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đủ chữ ký những người có liên quan đến chứng từ như người lập, người quản lý trực tiếp, kế toán trưởng, giám đốc,... Các chứng từ kế toán của đơn vị đều được lập trên máy vi tính theo Luật kế toán và chuẩn mực kế toán, cùng các văn bản hướng dẫn hiện hành, có đầy đủ tính pháp lý.
* Quy trình luân chuyển chứng từ tại đơn vị được thực hiện theo sơ đồ
như sau:
Khi có 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh Phần hành kế toán tương ứng để lập và tiếp nhận chứng từ kế toán Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký các chứng từ kế toán Giám đốc ký duyệt chuyển lại cho kế toán tổng hợp để phân loại hạch toán và ghi sổ sau đó chuyển xuống để lưu trữ và bảo quản.
Quy trình luân chuyển chứng từ tại phần hành Kế toán thu viện phí
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán
* Sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ: Kết thúc 1 ngày làm việc Kế toán
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán
Kế toán viện phí tổng hợp số tiền mình thu được trong ngày, in báo cáo và nộp tiền mặt về cho thủ quỹ.
B1: BN lấy số khám và được hướng dẫn vào quầy nộp tiền
B2: Sau khi khám Bác sỹ cho chỉ định làm XN, DVKT
B3: Tùy thuộc vào tình trạng BN, bác sỹ có thể cho chỉ định kê đơn thuốc về nhà hoặc vào nhập viện
BN đóng tiền khám KTVP in phiếu thu Bác sỹ khám
Quy trình nộp tiền phí hàng tháng của hoạt động cho thuê trông giữ xe, căng tin, quầy thuốc
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán * Bảo quản,lưu trữ và tiêu hủy chứng từ: Việc lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán của các bệnh viện YHCT ở Hà Nội do phòng Tài chính - kế toán đảm nhận. Các chứng từ kế toán được lưu trữ, bảo quản theo đúng điều 41, luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 quy định: Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Tuy nhiên, do có khó khăn trong công tác tổ chức tiêu hủy chứng từ nên Bệnh viện không thực hiện tiêu hủy chứng từ nên lượng chứng từ lưu trữ rất nhiều.