2.3.4 .Thực trạng tổ chức cung cấp và phân tích thông tin kế toán
3.3. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện đa kho aY
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức thu nhận thông tin
- oàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Công tác tổ chức dữ liệu thông tin là bước quan trọng nhất, quyết định đến chất lượng thông tin kế toán. Chất lượng của thông tin kế toán được chi phối bởi tính chặt chẽ, chính xác của chứng từ kế toán được phản ánh. Vì vậy, chứng từ kế toán được xây dựng tốt, chặt chẽ nghiêm túc ngay từ khâu lập sẽ đảm bảo việc cung cấp các thông tin kế toán tin cậy, trung thực,chính xác có cơ sở pháp lý cao. Hoàn thiện hệ thống chứng từ áp dụng tại cơ quan theo hướng dẫn chế độ kế toán hiện hành, theo đúng biểu mẫu quy định của Bộ tài chính như: Bảng thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ; Bảng thanh toán phụ cấp phẫu thuật, thủ thuật; Lệnh điều xe... và chỉ được chấp nhận thanh toán khi có đầy đủ nội dung ghi trên biểu mẫu đó và có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan.
- Hoàn thiện tổ chức lập chứng từ kế toán: Để có một chứng từ kế toán có chất lượng cao thì đòi hỏi nghiệp vụ của nhân viên kế toán lập ra chứng từ đó phải là người am hiểu tốt công việc, hiểu được nội dung mình phản ánh trong chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh đúng quy định. Từ năm 2016, phòng kế toán đã đổi mới trong công tác kế toán dược bằng cách khi giao hàng phải có đầy đủ 3 bộ phận: kế toán dược và thủ kho dược, công ty cung cấp thuốc, nguyên vật liệu cùng giám sát việc vận chuyển nhập hàng vào kho, kiểm soát ngay từ khâu đầu vào tránh hiện tượng tráo đổi hàng.
Tập huấn cho cán bộ thu ngân của phòng, khi bệnh nhân dùng bất kỳ 1 loại hình dịch vụ nào thì phải xuất hóa đơn ngay (bệnh nhân dùng bao nhiêu loại dịch vụ thì xuất bấy nhiêu hóa đơn).
Trong quá trình sử dụng phần mềm thanh toán viện phí, trước đây tiền đền tài sản (chăn, màn, quần áo....) được nhân viên thu ngân sau khi thu tiền thì viết phiếu thu riêng, việc làm này rất mất thời gian và lại không có sự đối chiếu với bộ phận quản lý cho mượn tài sản,và cung có sự thất thoát nếu không quản lý chặt chẽ như nhân viên thu tiền đền tài sản của bệnh nhân sẽ không ghi phiếu hoặc ghi phiếu vào sổ khác. Đến nay, sau khi cải tiến nâng cấp phần mềm đã đưa đươc mục đền tài sản vào phần mềm và phản ánh được đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng quy định của luật kế toán và khớp với đúng thu chi việc sử dụng dịch vụ của bệnh nhân.
- oàn thiện tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán: Bộ phận kế toán phải thực hiện việc kiểm tra chứng từ kế toán ngay từ ban đầu, cần phải bổ sung hoàn thiện theo yêu cầu của cơ quan BHXH khi xuống làm việc thanh quyết toán hàng quý ở Bệnh viện. Sai sót lớn nhất trong khâu xuất toán quỹ BHYT ngoài vấn đề kê sai của bộ phận chuyên môn thì còn liên quan đến khâu sai sót trong kiểm tra chứng từ kế toán, đó là lỗi ký nhận của bệnh nhân khi sử dụng dịch vụ y tế của bệnh viện (không có chữ kỹ xác nhận của bệnh nhân trên phơi thanh toán). Đây là sai sót nghiêm trọng trong công tác kiểm tra chứng từ của bộ phận kế toán, nội dung chứng từ kế toán chưa đầy đủ đã làm thủ tục thanh toán, khi bị xuất toán gây thiệt hại về kinh tế cho Bệnh viện. Trong quá trình kiểm tra chứng từ kế toán nếu có phát hiện sai phạm về chế độ chính sách phải báo cáo kịp thời với lãnh đạo để có hướng khắc phục xử lý.
- Hoàn thiện tổ chức bảo quản, lƣu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán: Xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản chứng từ kế toán gắn với trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận. Song song đồng thời phải có kế hoạch bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán giấy và điện tử cho hợp lý. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm phân công người chịu trách nhiệm tổ chức, bảo quản lưu trữ chứng từ, hạn chế tối đa việc để chứng từ kế toán tại phòng làm việc
chung, khi mất chứng từ sẽ không truy cứu được trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận nào cả.
Việc tiêu hủy chứng từ cũng là một vấn đề đối với Bệnh viện. Hồ sơ chứng từ của các bộ phận nói chung và phòng kế toán nói riêng mỗi năm lưu trữ là rất lớn, từ năm 2010 đến nay, Bệnh viện cũng đã làm thủ tục tiêu hủy chứng từ 2 lần theo đúng quy định về chế độ tiêu hủy chứng từ theo quy định của khoản 5, điều 41, luật kế toán số 88/2015/QH13 đã ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2015. Hiện nay,công tác lưu trữ và tiêu hủy chứng từ điện tử cũng chưa được chú trọng, người đứng đầu phòng kế toán đã có những quy định cho các bộ phận về lưu trữ tài liệu điện tử bằng hình thức sao lưu qua USB, nhưng hầu hết các bộ phận không thực hiện mà chỉ trông vào việc lưu trữ của phần mềm và của máy vi tính, khi có sự cố xảy ra (virut, hỏng ổ cứng lưu trữ...) thì ngoài chứng từ kế toán giấy ra để đối chứng, kiểm tra trên phần mềm và máy vi tính gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí có những trường hợp không thể phục hồi được số liệu. Đây cũng là một giải pháp cần phải thay đổi và đưa vào quy chế của đơn vị đối với việc sử dụng, bảo quản chứng từ kế toán điện tử.