B. NỘI DUNG
2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH TMXD Loan Thắng
2.2.2. Thủ tục nhập,xuất nguyên vật liệu
2.2.2.1. Thủ tục nhập nguyên vật liệu
Việc thu mua nguyên vật liệu do ban lãnh đạo công ty thực hiện bằng cách tổ chức thu mua như sau:
Căn cứ trên bảng đề nghị cấp vật tư của cán bộ kỹ thuật tại các công trình gửi phòng kế hoạch - kỹ thuật, bộ phận kế hoạch - kỹ thuật dự toán khối lượng, chủng loại, quy cách sản phẩm. Phòng kế hoạch - kỹ thuật có trách nhiệm đối chiếu hàng tồn kho với thủ kho xem trong kho có hay không có nguyên vật liệu. Nếu trong kho không có hoặc thiếu nguyên vật liệu, cần dùng thì các bộ phận lấy báo giá từ 3 công ty trở lên, đề nghị lãnh đạo công ty (Giám đốc công ty) duyệt. Để đảm bảo chất lượng nguồn nguyên vật liệu, công ty tiến hành đánh giá
nhà cung cấp thông qua một hệ thống chỉ tiêu như giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng nguyên vật liệu…. từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp đem lại lợi thế cho công ty.
Những đơn hàng nào có giá trị trên 2 tỷ thì công ty sẽ tiến hành đấu thầu giá. Những đơn hàng có giá trị từ 100 triệu đến 2 tỷ thì sẽ theo giá cạnh tranh. Còn những đơn hàng dưới 100 triệu thì công ty thường lựa chọn những nhà cung cấp đã làm việc lâu dài. Có thể giá cao hơn nhưng chất lượng đảm bảo.
Khi hai bên thỏa thuận xong về giá cả, chất lượng, số lượng thì hàng sẽ được chuyển tới công ty. Sau khi nguyên vật liệu, vật tư được mua về đưa vào công ty, bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu, vật tư về số lượng, thời gian đến cùng các điều kiện khác, rồi tiến hành lập phiếu nhập kho, thanh toán. Trên phiếu nhập kho thanh toán phải nêu rõ số lượng nhận, đơn giá, số tiền. Đây là bằng chứng nhận vật tư và kiểm tra vật tư, dùng để theo dõi thanh toán.
Ví dụ 3: Căn cứ theo hợp đồng kinh tế giữa Công ty TNHH TMXD Loan Thắng và Doanh nghiệp tư nhân Hải Sâm ký ngày 01/01/2019 đến ngày 31/08/2019
(Phụ lục 06). Ngày 05/06/2019 Công ty nhập kho đá của Doanh nghiệp tư Nhân Hải Sâm theo hóa đơn 0082018 (Phụ lục 05). Sau đó sẽ chuyển lên phòng kế toán, căn cứ vào chứng từ kế toán lập phiếu nhập kho số (Phụ lục 07). Ủy nhiệm chi (Phụ lục 08).
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch - kỹ thuật.
+ Liên 2: Thủ kho giữ ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán. + Liên 3: Do đội có nhu cầu sử dụng vật tư giữ.
Nguyên vật liệu của công ty do mua ngoài. Khi nguyên vật liệu mua ngoài về nhập kho thì kế toán căn cứ vào các chứng từ như: Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho và các hóa đơn vận chuyển kèm theo để xác định ba chỉ tiêu về giá trị
- Số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ - Tổng giá thanh toán
Nguyên vật liệu mua về đối với những lô hàng mua lẻ, giá trị nhỏ có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, còn đối với những lô hàng lớn hơn được kế toán ghi theo dõi vào tài khoản theo dõi “ Phải trả thanh toán với người bán”.
Ví dụ 4: Căn cứ theo hợp đồng nguyên tắc giữa Công ty TNHH TMXD Loan Thắng và Công ty cổ phần hợp tác Thành Công ký ngày 02/01/2019 (Phụ lục 09) mua ống nhựa xoắn theo hóa đơn GTGT số 0000189 (Phụ lục 10). Phiếu nhập kho ngày 03/05/2019 (Phụ lục 11). Tiền hàng chưa thanh toán.
2.2.2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu của từng xưởng các đội phải làm bảng đề nghị cấp vật tư, đội trưởng ký xác nhận, trong đó cần phải trình bày rõ những danh mục vật tư cần lĩnh cụ thể với yêu cầu chất lượng, số lượng. Thủ kho dựa vào bảng đề nghị cấp vật tư hay dự toán để tiến hành xuất vật tư nhằm phục vụ kịp thời kế hoạch xây dựng hay sản xuất của công ty.
Ví dụ 5: Ngày 03/05/2019, căn cứ vào việc thi công công trình hệ thống điện chiếu sáng và cây xanh Thượng Trưng - Cao Đại, anh Đường Anh Sơn - Bộ phận quản lý thi công xây dựng lập bảng đề nghị cấp vật tư (Phụ lục 12). Kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm, sau đó in phiếu xuất kho (Phụ lục 13). Trị giá xuất kho là 115,933,600 đồng.
Ví dụ 6: Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 348 ngày 23/12/2019 (Phụ lục 14) công ty xuất kho cát phục vụ cho công trình nhà lớp học 3 tầng 18 phòng trường THCS Yên Bình. Trị giá xuất kho là 117.990.000 đồng.