B. NỘI DUNG
3.1. Phương hướng phát triển của công ty TNHH TMXD Loan Thắng trong
thời gian tới
Qua nghiên cứu trên cả phương diện lý thuyết và thực tiễn có thể thấy rõ vai trò quan trọng của NVL và tổ chức hạch toán NVL trong quản lý doanh nghiệp. Do chi phí NVL chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành cơng trình nên vấn đề đặt ra là làm thế nào để có thể quản lý tốt và kiểm sốt chặt chẽ các khoản chi phí này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp xây dựng, đặc biệt là trong vấn đề tiết kiệm chi phí, giảm giá thành cơng trình, tránh thất thốt, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí NVL bao gồm việc tiết kiệm chi phí thu mua NVL và tiết kiệm chi phí vận chuyển đến chân cơng trình, giảm thất thốt tiêu hao trong việc quản lý sử dụng. Để đáp ứng các yêu cầu đó địi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hồn thiện hơn để cơng tác kế toán NVL tại đơn vị. * Trong hoạt động phát triển và mở rộng thị trường
Trong những năm tới công ty TNHH TMXD chủ trương mở rộng quy mô và đại bàn hoạt động. Nhận thầu xây dựng các cơng trình nhà cao tầng, chung cư, thi công cầu đường, dự án khu đô thị… công ty phấn đấu từng bước nâng cao chất lượng các cơng trình, đẩy nhanh tiến độ thi cơng để nâng cao uy tín là nền tảng cho sự phát triển lâu dài.
Hiện tại hầu hết các khách hàng lớn và các cơng trình mà cơng ty đang thực hiện đều thuộc địa bàn hai tỉnh Phú Thọ và Vĩnh Phúc. Xác định rõ thực tế này nên trong mục tiêu và phương hướng đặt ra cho đến năm 2022 của doanh nghiệp đã nêu rõ:
- Chú trọng mở rộng thị trường xây dựng các cơng trình tại các tỉnh thuận tiện cho giao thông đi lại cũng như việc cung cấp nguyên vật liệu rễ dàng để tiết kiệm được chi phí vận chuyển bằng cách mở thêm chi nhánh trực thuộc trên địa bàn các tỉnh Yên Bái, Tuyên Quang, Lào Cai…
- Nâng cao năng lực bỏ thầu và thực hiện thầu các cơng trình xây dựng dân dụng, thi cơng cầu, đường ...trên địa bàn các tỉnh miền núi phía bắc.
* Trong hoạt động quản lý và phát triển nguồn nhân lực
- Với phương châm “Quản lý chặt chẽ, làm việc tự giác là con đường
tới thành cơng”, cơng ty phấn đấu từng bước hồn thiện bộ máy quản lý đặc
biệt là đối với công tác quản lý nhân viên tại các công trường. Công ty chủ trương thiết lập một mạng lưới giám sát viên làm nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc và báo cáo tình hình từ các cơng trường thi công về cho ban lãnh đạo một cách thường xuyên. Từ đó ban lãnh đạo có được các thơng tin cần thiết để có những điều chỉnh kịp thời.
- Công ty TNHH TMXD Loan Thắng luôn xem nguồn nhân lực là tài sản quý giá nhất mang lại sự thành cơng vì vậy nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là một trong các chiến lược được quan tâm hàng đầu tại công ty hiện nay. Hiện tại, cơng ty vẫn cịn thiếu nhiều lao động có trình độ chun mơn sâu, đặc biệt là các kỹ thuật thiết kế cơng trình. Do đó, trong những năm tới cơng ty sẽ tạo điều kiện, có chính sách ưu tiên, khuyến khích cho người lao động học tập, nâng cao trình độ. Đồng thời cơng ty cũng đã và đang xây dựng một chế độ khen thưởng hợp lý để động viên người lao động phát huy tối đa năng lực của mình và gắn bó lâu dài với cơng ty.
* Trong hoạt đơng quản lý tài chính
Với bất cứ một doanh nghiệp nào thì tài chính vẫn luôn là một trong các vấn đề được quan tâm hàng đầu. Xác định được tầm quan trọng của quản lý tài chính với sự tồn tại và phát triển của công ty nên ban giám đốc luôn quan tâm sát sao, đề ra các quy định chặt chẽ trong việc hạch toán kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Đặc biệt ban lãnh đạo công ty TNHH TMXD Loan Thắng xác định phải khơng ngừng hồn thiện bộ máy kế tốn và cơng tác hạch tốn kế tốn.
Cơng ty TNHH TMXD Loan Thắng là cơng ty xây dựng có quy mơ tương đối lớn. Công ty hiểu rõ được tầm quan trọng của cơng tác kế tốn nói chung và
cơng tác kế tốn NVL nói riêng. Vì vậy Cơng ty khơ ng ngừng tìm hiểu nâng cao hiệu quả của cơng tác kế tốn. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm thì cịn một số hạn chế. Vậy để cơng tác kế tốn được nâng cao, đặc biệt là kế tốn NVL thì cần biện pháp hồn thiện nó.
3.2. Một số giải pháp nhằm hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại công ty TNHH TMXD Loan Thắng
3.2.1. Giải pháp về con người
Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau để chia sẻ thông tin và giảm bớt gánh nặng trách nhiệm.
Khuyến khích tinh thần đồn kết, sáng tạo trong cơng việc, có thể tổ chức biểu dương khen thưởng cho những cá nhân, tập thể có tinh thần sáng tạo đạt hiệu quả cao trong q trình làm việc. Cơng ty có thể tổ chức các cuộc thi về ý tưởng để phát triển công ty ngày càng vững mạnh.
Các kế tốn phải ln nâng cao tinh thần học hỏi, trau dồi kiến thức về xây dựng và cập nhật thông tin kinh tế thị trường nâng cao khả năng phân tích thơng tini kinh tế tài chính. Từ đó giúp cơng tác tư vấn, tham mưu, dự báo cho các bộ phận trong Công ty và lãnh đạo phát huy được hiệu quả. Cần chịu khó đi thực tế kiểm tra kho và các phân xưởng để tăng khả năng kiểm tra, kiểm sỏa nguyên vật liệ trong Cơng ty. Giúp kế tốn bám sát thông tin trên chứng từ nộp lên với thực tế, nhằm phát hiện các gian lận, sai sót sớm nhất để có hướng giải quyết triệt để.
Cán bộ kế tốn khơng những phải thường xuyên học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn mà cịn phải bồi dưỡng trình độ ngoại ngữ, tin học... để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc và theo kịp xu thế của thị trường.
Cán bộ kế toán phải thường xuyên cập nhật những thông tin, quy định mới của Nhà nước về chế độ kế tốn, để đảm bảo cho cơng việc hạch tốn nói chung, kế tốn vật tư nói riêng được chính xác.
Cơng ty tổ chức sắp xếp lại bộ máy quản lý của doanh nghiệp, không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nghiệm. Cơng ty nên tuyển dụng thêm vị trí kế tốn
kho để theo dõi biến động nguyên vật liệu, tạo ra một bộ máy quản lý thống nhất hiệu quả tránh trường hợp kế toán biệt thủ nguyên vật liệu.
3.2.2. Giải pháp về cơ sở vật chất
Về đảm bảo an toàn cho dữ liệu kế tốn trên máy tính: Phịng kế tốn quản lý tính bí mật của hệ thống kế tốn để đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu kế tốn. Mỗi kế tốn viên được phân cơng làm một phần hành nhất định và có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác bí mật của dữ liệu tránh trường hợp bị sửa chữa của người khơng có quyền hành. Việc xác định rõ trách nhiệm sẽ giúp công ty quản lý một cách dễ dàng hơn, khi xảy ra gian lận sai sót có thể phần nào đó tìm ra ngun nhân. Nâng cao trình độ chun mơn về tin học của kế tốn viên khắc phục nhược điểm của hình thức kế toán máy tránh được sự cố mất dữ liệu kế toán. Định kỳ, vào thời điểm nhất định, kế toán nên in số liệu ra bản cứng để lưu trữ và sao lưu ra ổ đĩa ngồi đề phịng sự cố bất ngờ như cháy nổ, máy tính nhiễm vi rút…Đồng thời công ty cần phải trang bị hệ thống bảo mật, thiết bị bảo vệ cho hệ thống máy tính tránh những sự cố bất ngờ như bị hacker tấn công, sụt điện…
3.2.3. Giải pháp về nghiệp vụ
a) Thứ nhất, về công tác quản lý trong nguyên vật liệu:
+ Về công tác thu mua nguyên vật liệu: Trước khi mua hàng Công ty cần yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng báo giá để Công ty biết được nhà cung cấp truyền thống cung cấp sản phẩm với giá cả như thế nào sao với các nhà cung cấp khác. Khi đã có sự so sánh về giá cả thì cơng ty có thể yêu cầu được hưởng chiết khấu, giảm giá vì mình là khách hàng truyền thống, như vậy sẽ tiết kiệm chi phí. Mặt khác khi có sự chênh lệch cao hơn sao với các nhà cung cấp khác với sản phẩm cùng quy cách, phẩm chất mà khơng có chiết khấu, giảm giá thì Cơng ty sẽ xem xét đến các nhà cung cấp có lợi cho Cơng ty hơn và tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài với họ.
+ Về công tác quản lý phế liệu thu hồi: Các cơng trình xây dựng của Công ty thường là các cơng trình lớn và lượng phế liệu khơng hề nhỏ. Nếu Cơng
ty khơng quản lý chặt chẽ phế liệu thì dễ bị thất thoát. Khi thu hồi được khoản phế liệu đó tức Cơng ty đã tiết kiệm chi phí một khoản khơng nhỏ.
Để tránh thất thốt phế liệu thì định kỳ cần nhập kho, cân đo, đong đếm đầy đủ. Ngồi ra Cơng ty nên xây dựng định mức phế liệu thu hồi để có thể dự đốn gần đúng giá trị phế liệu thực tế có được để so sánh giữa số phế liệu thực tế nhập kho với số phế liệu trong tính tốn. Nếu có sự chênh lệch lớn thì Cơng ty phải tìm ra nguyên nhân và có phương pháp xử lý kịp thời.
+ Về công tác dự trữ nguyên vật liệu: Công ty nên lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu để nguyên vật liệu trong kho không quá nhiều gây ứ đọng vốn mà phải đảm bảo không bị thụ động khi nguồn nguyên vật liệu khan hiếm hoặc khi giá cả tăng cao. Để xác định được lượng ngun vật liệu dự trữ thì phịng Kế hoạch vật tư cần căn cứ vào kế hoạch xây lắp, điều tra thị trường để biết loại nguyên vật liệu nào có xu hướng tăng giá để mua dự trữ. Ngồi ra những ngun vật liệu nào có nguồn hàng khơng ổn định cũng cần dự trữ để chủ động nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình xây lắp.
b) Thứ hai, về kế toán tổng hợp NVL:
+ Về hạch toán NVL đã xuất dùng cuối kỳ chưa sử dụng hết:
Phịng kế tốn phải yêu cầu các công trường thi công xác định khối lượng NVL còn tồn tại đến thời điểm cuối kỳ và lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ gửi về phịng Tài chính - kế tốn để kế tốn hạch toán. Trong trường hợp này kế toán sẽ làm thủ tục nhập kho NVL cịn lại để ghi bút tốn ngược khi xuất.
Nợ TK 152
Có TK 621
Sang đến kỳ kế tốn tiếp theo thì kế tốn lại làm thủ tục xuất kho và ghi nhận chi phí sang kỳ mới.
Nợ TK 621
Có TK 152
+ Về hạch toán phế liệu thu hồi: Trường hợp bán phế liệu hạch tốn Nợ TK 111
Có TK 711
Với trường hợp phế liệu thu hồi tái sử dụng cho cơng trình khác thì cơng ty phải đánh giá giá trị phế liệu theo giá ước tính và hạch tốn vào tài khoản chi phí và chi tiết cho từng cơng trình:
Nợ TK 621 (Chi tiết cơng trình được chuyển phế liệu sang)
Có TK 621 (Chi tiết cơng trình đã chuyển phế liệu thu hồi sang cơng trình khác)
Hoặc có thể hạch tốn qua tài khoản kho Bút toán nhập kho phế liệu
Nợ TK 152
Có TK 621 (chi tiết)
Bút tốn xuất kho phế liệu chuyển sang cơng trình khác Nợ TK 621 (chi tiết)
Có TK 152
c) Thứ ba, giải pháp về quản lý nguyên vật liệu tại kho
Đề giảm bớt số lượng công việc phải làm và đảm bảo sự chính xác trong cơng tác quản lí ngun vật liệu tại kho, cơng ty nên sử dụng phần mềm quản lí kho. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lí kho như: Perfect Warehouse, BS Sliver, SSE Inventory 2012... được thiết kế phù hợp với quy mơ và tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu tại công ty.
d) Thứ tư, xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nguyên vật liệu:
Để kiểm sốt tốt q trình vận động của hàng tồn kho, Công ty cần thiết phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ. Mục đích:
+ Xác định được mức tồn kho hợp lý vừa đáp ứng tốt nhu cầu xây lắp, vừa hạn chế tối đa sự lãng phí do dự trữ quá mức .
+ Nâng cao tốc độ lưu chuyển hàng tồn kho nhằm giảm thiểu khả năng hàng tồn kho bị hư hỏng hay lỗi thời, đồng thời tiết kiệm được lượng vốn đầu tư vào hàng tồn kho.
- Kiểm sốt q trình mua ngun vật liệu:
+ Một là, Rủi ro trong quá trình đặt hàng nhà cung cấp:
Thủ tục kiểm soát: Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng Kế hoạch - Kĩ thuật tiến hành và phải độc lập với các phòng khác. Phòng Kế hoạch - Kĩ thuật chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu như: số lượng, giá cả, quy cách,... Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến thủ kho, phịng kế tốn và người đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh tốn sau đó.
+ Hai là, Rủi ro trong việc lựa chọn nhà cung cấp
Thủ tục kiểm sốt: Cơng ty nên áp dụng cách thức địi hỏi ít nhất ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối với mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó. Cơng ty nên hốn đổi vị trí các nhân viên mua hàng đế tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngồi ra, cơng ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.
+ Ba là, rủi ro trong quá trình nhận vật tư và kiểm nghiệm:
Thủ tục kiểm soát: Theo nguyên tắc vật tư đưa về trước khi nhập kho cần phải kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của vật tư cho dù là loại vật tư gì. Sau đó cơng ty cần phải lập ban kiểm nghiệm vật tư, bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong cơng ty (Phịng Kế hoạch - Kĩ thuật) trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Sau đó đối chiếu giữa hợp đồng mua bán với hóa đơn bán hàng do nhà cung cấp chuyển đến có khớp đúng số lượng và giá cả hay khơng? Trường hợp chưa có hóa đơn phải đăng ký vào hợp đồng mua bán đã kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nghiệm
vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất, đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện xử lý.
Nếu vật tư mua về công ty đã nhập đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì ban kiểm nghiệm vật tư phải lập biên bản xác rhận. Biên bản kiểm nghiệm vật tư được xem là hợp lý khi có đầy đủ chữ ký của các thành viên trong hội đồng kiểm nghiệm. Khi tiến hành kiểm nghiệm xong thì kế tốn vật tư căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi mới lập phiếu nhập kho.
- Kiểm sốt cơng tác quản lý nguyên vật liệu
Công ty mua nguyên vật liệu về được chuyển thẳng đến chân cơng trình, vì vậy cần chú ý bảo quản tại kho cơng trình. Quá trình quản lý, bảo quản nguyên vật liệu tại kho được thực hiện với sự phối hợp, giảm sát và đối chiếu