B. NỘI DUNG
3.2. Một số giải pháp nhằm hồn thiện kế tốn nguyên vật liệu tại công ty
3.2.3. Giải pháp về nghiệp vụ
a) Thứ nhất, về công tác quản lý trong nguyên vật liệu:
+ Về công tác thu mua nguyên vật liệu: Trước khi mua hàng Công ty cần yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng báo giá để Công ty biết được nhà cung cấp truyền thống cung cấp sản phẩm với giá cả như thế nào sao với các nhà cung cấp khác. Khi đã có sự so sánh về giá cả thì cơng ty có thể yêu cầu được hưởng chiết khấu, giảm giá vì mình là khách hàng truyền thống, như vậy sẽ tiết kiệm chi phí. Mặt khác khi có sự chênh lệch cao hơn sao với các nhà cung cấp khác với sản phẩm cùng quy cách, phẩm chất mà khơng có chiết khấu, giảm giá thì Cơng ty sẽ xem xét đến các nhà cung cấp có lợi cho Công ty hơn và tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài với họ.
+ Về công tác quản lý phế liệu thu hồi: Các cơng trình xây dựng của Công ty thường là các cơng trình lớn và lượng phế liệu khơng hề nhỏ. Nếu Công
ty không quản lý chặt chẽ phế liệu thì dễ bị thất thốt. Khi thu hồi được khoản phế liệu đó tức Cơng ty đã tiết kiệm chi phí một khoản khơng nhỏ.
Để tránh thất thốt phế liệu thì định kỳ cần nhập kho, cân đo, đong đếm đầy đủ. Ngồi ra Cơng ty nên xây dựng định mức phế liệu thu hồi để có thể dự đoán gần đúng giá trị phế liệu thực tế có được để so sánh giữa số phế liệu thực tế nhập kho với số phế liệu trong tính tốn. Nếu có sự chênh lệch lớn thì Cơng ty phải tìm ra ngun nhân và có phương pháp xử lý kịp thời.
+ Về công tác dự trữ nguyên vật liệu: Công ty nên lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu để nguyên vật liệu trong kho không quá nhiều gây ứ đọng vốn mà phải đảm bảo không bị thụ động khi nguồn nguyên vật liệu khan hiếm hoặc khi giá cả tăng cao. Để xác định được lượng ngun vật liệu dự trữ thì phịng Kế hoạch vật tư cần căn cứ vào kế hoạch xây lắp, điều tra thị trường để biết loại nguyên vật liệu nào có xu hướng tăng giá để mua dự trữ. Ngoài ra những nguyên vật liệu nào có nguồn hàng khơng ổn định cũng cần dự trữ để chủ động nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình xây lắp.
b) Thứ hai, về kế tốn tổng hợp NVL:
+ Về hạch toán NVL đã xuất dùng cuối kỳ chưa sử dụng hết:
Phịng kế tốn phải yêu cầu các công trường thi công xác định khối lượng NVL còn tồn tại đến thời điểm cuối kỳ và lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ gửi về phịng Tài chính - kế tốn để kế toán hạch toán. Trong trường hợp này kế toán sẽ làm thủ tục nhập kho NVL cịn lại để ghi bút tốn ngược khi xuất.
Nợ TK 152
Có TK 621
Sang đến kỳ kế tốn tiếp theo thì kế toán lại làm thủ tục xuất kho và ghi nhận chi phí sang kỳ mới.
Nợ TK 621
Có TK 152
+ Về hạch toán phế liệu thu hồi: Trường hợp bán phế liệu hạch tốn Nợ TK 111
Có TK 711
Với trường hợp phế liệu thu hồi tái sử dụng cho cơng trình khác thì cơng ty phải đánh giá giá trị phế liệu theo giá ước tính và hạch tốn vào tài khoản chi phí và chi tiết cho từng cơng trình:
Nợ TK 621 (Chi tiết cơng trình được chuyển phế liệu sang)
Có TK 621 (Chi tiết cơng trình đã chuyển phế liệu thu hồi sang cơng trình khác)
Hoặc có thể hạch tốn qua tài khoản kho Bút toán nhập kho phế liệu
Nợ TK 152
Có TK 621 (chi tiết)
Bút tốn xuất kho phế liệu chuyển sang cơng trình khác Nợ TK 621 (chi tiết)
Có TK 152
c) Thứ ba, giải pháp về quản lý nguyên vật liệu tại kho
Đề giảm bớt số lượng công việc phải làm và đảm bảo sự chính xác trong cơng tác quản lí ngun vật liệu tại kho, cơng ty nên sử dụng phần mềm quản lí kho. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lí kho như: Perfect Warehouse, BS Sliver, SSE Inventory 2012... được thiết kế phù hợp với quy mơ và tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu tại công ty.
d) Thứ tư, xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nguyên vật liệu:
Để kiểm sốt tốt q trình vận động của hàng tồn kho, Cơng ty cần thiết phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ. Mục đích:
+ Xác định được mức tồn kho hợp lý vừa đáp ứng tốt nhu cầu xây lắp, vừa hạn chế tối đa sự lãng phí do dự trữ quá mức .
+ Nâng cao tốc độ lưu chuyển hàng tồn kho nhằm giảm thiểu khả năng hàng tồn kho bị hư hỏng hay lỗi thời, đồng thời tiết kiệm được lượng vốn đầu tư vào hàng tồn kho.
- Kiểm sốt q trình mua ngun vật liệu:
+ Một là, Rủi ro trong quá trình đặt hàng nhà cung cấp:
Thủ tục kiểm soát: Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng Kế hoạch - Kĩ thuật tiến hành và phải độc lập với các phòng khác. Phòng Kế hoạch - Kĩ thuật chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu như: số lượng, giá cả, quy cách,... Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến thủ kho, phịng kế tốn và người đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh tốn sau đó.
+ Hai là, Rủi ro trong việc lựa chọn nhà cung cấp
Thủ tục kiểm sốt: Cơng ty nên áp dụng cách thức địi hỏi ít nhất ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối với mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó. Cơng ty nên hốn đổi vị trí các nhân viên mua hàng đế tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngồi ra, cơng ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.
+ Ba là, rủi ro trong quá trình nhận vật tư và kiểm nghiệm:
Thủ tục kiểm soát: Theo nguyên tắc vật tư đưa về trước khi nhập kho cần phải kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của vật tư cho dù là loại vật tư gì. Sau đó cơng ty cần phải lập ban kiểm nghiệm vật tư, bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong công ty (Phịng Kế hoạch - Kĩ thuật) trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Sau đó đối chiếu giữa hợp đồng mua bán với hóa đơn bán hàng do nhà cung cấp chuyển đến có khớp đúng số lượng và giá cả hay không? Trường hợp chưa có hóa đơn phải đăng ký vào hợp đồng mua bán đã kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nghiệm
vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất, đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện xử lý.
Nếu vật tư mua về công ty đã nhập đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì ban kiểm nghiệm vật tư phải lập biên bản xác rhận. Biên bản kiểm nghiệm vật tư được xem là hợp lý khi có đầy đủ chữ ký của các thành viên trong hội đồng kiểm nghiệm. Khi tiến hành kiểm nghiệm xong thì kế tốn vật tư căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi mới lập phiếu nhập kho.
- Kiểm sốt cơng tác quản lý nguyên vật liệu
Công ty mua nguyên vật liệu về được chuyển thẳng đến chân cơng trình, vì vậy cần chú ý bảo quản tại kho cơng trình. Quá trình quản lý, bảo quản nguyên vật liệu tại kho được thực hiện với sự phối hợp, giảm sát và đối chiếu lẫn nhau giữa thủ kho, kế tốn vật tư, phịng Kế hoạch - kĩ thuật. Định kỳ, Công ty phải tiến hành kiểm kê thực tế nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ và đối chiếu số liệu với sổ kho và sổ kế tốn chi tiết. Ngồi ra, Cơng ty nên thường xuyên kiểm tra hệ thông kho bãi bảo quản nguyên vật liệu.
e) Thứ năm, giải pháp về kế toán quản trị hàng tồn kho
- Hồn thiện việc lập dự tốn hàng tồn kho
Dự toán hàng tồn kho là một trong những dự toán cơ bản, quan trọng trong hệ thống dự tốn của doanh nghiệp, có liên quan mật thiết đến các dự toán khác. Do vậy dự toán về hàng tồn kho cần được xây đựng chính xác, tiên tiến, phù hợp với khả năng, điều kiện của doanh nghiệp. Dự tốn hàng tồn kho có ý nghĩa rất lớn trong việc tổ chức, quản lý, sử dụng có hiệu quả vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp. Dự toán hàng tồn kho cần được lập hàng năm, phù hợp với năm tài chính, đảm bảo cho việc phân tích, đánh giá.
+ Về hoàn thiện lập kế hoạch mua vật tư : Việc lập kế hoạch mua hàng nên được thực hiện hàng kỳ, được lập trên cơ sở các dự toán về nguyên vật liệu được sử dụng trong kỳ. Như vậy doanh nghiệp đảm bảo được nguồn nguyên liệu ổn định và hạn chế được việc tăng giá cả. Trên cơ sở nhận thức được việc lập kế
hoạch mua hàng, kế toán quản trị xác định được việc phải làm, đó là ghi chép, tính tốn, phản ánh tồn bộ các thơng tin liên quan đến hoạt động về vật tư mua về để phục vụ việc quản trị sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
+ Về định mức hàng tồn kho: Việc xây dựng được định mức hàng tồn kho tối ưu có liên hệ với việc xác định được lượng hàng tối ưu và tiến độ nhập hàng phù hợp: Khi xác định lượng đặt hàng tối ưu cịn phải tính đến yếu tố biến động của giá cả thị trường, rủi ro nguồn hàng và việc phân tích lượng hàng dự trữ an toàn.
+ Về quyết định tồn kho : Để đi đến quyết định hàng tôn kho DN cần phải tìm hiểu các chi phí gắn với hàng tồn kho, cụ thể:
+) Chi phí mua hàng tồn kho bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình mua như chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí giao nhận hàng...
+) Chi phí bảo quản hàng tồn kho gồm chi phí tiền lương nhân viên bảo quản, tiền thuê kho bãi, bảo quản chống trộm và cháy, chi phí sổ sách, hao hụt định mức...
+) Chi phí do thiếu hàng tồn kho làm cho quá trình SX-KD bị gián đoạn. Khi quyết định tồn kho phải quan tâm đến hai vấn đề sau: Phải xác định lượng hàng tồn kho ở mức nào cần phải mua thêm; và phải xác định lượng hàng mua trong một lần mua thêm.
Nếu mua đủ nhu cầu và đúng định mức cần mua thêm sẽ làm giảm tối đa chi phí hàng tồn kho. Trong trường hợp hàng đặt nhận được không chậm trễ hoặc quá trình sản xuất đúng như dự kiến lượng hàng sản xuất cho mỗi ngày thì khơng cần thiết phải có lượng hàng tồn kho an tồn.
- Hồn thiện việc thu thập thơng tin thực hiện u cầu quản trị
+ Về chứng từ kế toán : Vận dụng các nguyên tắc, phương pháp về lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của từng DN. Cụ thể hóa và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng
từ kế toán đã được quy định để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ DN...
+ Về sổ kế tốn : DN căn cứ vào hệ thơng số kế tốn do Bộ Tài chính ban hành. Việc bổ sung hoặc thiết kế các nội dung của số kế tốn khơng được làm sai lệch nội dung các chỉ tiêu đã quy định trên số kế tốn. Các DN có thế thiết kế các mẫu số phù hợp với yêu cầu quản lý theo các loại hàng tồn kho, theo từng bộ phận, từng công việc và các yêu cầu khác của kế toán quản trị.
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá trị thực tế và giá hạch toán và phân bổ giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng.
Cơng ty có thể tham khảo mẫu bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ dưới đây.
- Công ty mua nguyên vật liệu về được chuyển thẳng đến chân cơng trình, vì vậy cần chú ý bảo quản tại kho cơng trình. Q trình quản lý, bảo quản nguyên vật liệu tại kho được thực hiện với sự phối hợp, giám sát và đói chiếu lẫn nhau giữa thủ kho, kế tốn vật tư. Định kỳ, cơng ty phải tiến hành kiểm kê thực tế nguyên vật liệu cịn lại cuối kỳ và đói chiếu số liệu với sổ kho và sổ kế tốn chi tiết. Ngồi ra, cơng ty nên thường xun kiểm tra hệ thống kho bãi bảo quản nguyên vật liệu.