B. NỘI DUNG
2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH TMXD Loan Thắng
2.2.3. Kế toán nguyên vật liệu
2.2.3.1. Chứng từ sử dụng
Đối với nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh đúng giá trị, số lượng, chất lượng của từng loại nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, trung thực về tình hình nhập – xuất – tồn kho. Công ty đã sử dụng những chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 – VT ) - Giấy đề nghị thanh toán
- Phiếu chi, UNC
2.2.3.2. Tài khoản sử dụng
Công ty TNHH TMXD Loan Thắng tiến hành hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và sử dụng TK152 để phản ánh tình hình tăng giảm và tồn kho tất cả cá nguyên vật liệu hiện có của công ty. Do đặc thù của doanh nghiệp xây dựng tại Công ty rất nhiều loại nguyên vật liệu mua về thường dùng trực tiếp cho từng công trình mà không qua nhập kho nhưng công ty tiến hành đầy đủ các thủ tục nhập kho bình thường và theo dõi tất cả các nhiệp vụ nhập kho, xuất kho trên tài khoản 152. Như vậy công ty sẽ quản lý chi tiết được nguồn nguyên vật liệu nhập - xuất - tồn cho từng công trình.
Ngoài ra, các tài khoản liên quan khác như: TK 111 - Tiền mặt
TK 112 - Tiền gửi ngân hàng TK 331 - Phải trả người bán
TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
2.2.3.3. Sổ sách kế toán
Tại Công ty TNHH TMXD Loan Thắng theo các quy chế hiện hành thì hàng ngày tất cả các nghiệp vụ phát sinh của công ty được ghi vào Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ Nhật Ký Chung, Sổ cái ….
Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ cập nhật vào các sổ, báo cáo.
2.2.3.4. Phương pháp hạch toán
a) Hạch toán quá trình nhập kho
Một số trường hợp điển hình đối với quá trình nhập kho vật tư:
- Trường hợp mua ngoài chưa trả tiền người bán
Do nguyên vật liệu của công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên quan hệ thanh toán của công ty chủ yếu là với người cung cấp nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu mua về đối với những lô hàng mua lẻ, giá trị nhỏ có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, còn đối với những lô hàng lớn hơn được kế toán ghi vào sổ theo dõi "Phải thanh toán cho người bán".
Công việc hạch toán nguyên vật liệu như sau:
Trong tháng vật liệu nhập kho ngay kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT ghi:
Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu mua vào Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111; 112; 331: Tổng giá thanh toán Trình tự nhập liệu của Ví dụ 3 như sau:
Bước 1: Mở giao diện bàn làm việc
Bước 2: Vào giao diện Chọn Dữ Liệu Chọn A. Mở dữ liệu Chọn “ Tất cả” Chọn tháng “ Chứng từ tháng 6” Ctrl + M để thêm dòng.
Bước 3: Nhập dữ liệu cụ thể như sau: Ngày tháng năm chứng từ: 05/06 ngày tháng năm ghi sổ: 05/06 Số chứng từ: PN
Diễn giải: Mua đá của Công ty Hải Sâm về nhập kho Hạch toán TK Nợ: 1521
Hạch toán TK Có: 3311
Bước 4: Chọn nhóm hàng Chọn nhóm vật tư Nhóm NVL xây dựng chọn "Đá bó vỉa 60x20x15, Đá bó vỉa 60x25x15, Đá lát 30x30x3" đơn vị tính "m, m2" nhập số lượng nhập Enter
Bước 5: Nhập giá mua hàng, giá tiền "387.254.000" Chọn TK Có 3311 Enter Phần mềm hiện lên chi tiết đối tượng Chọn Doanh nghiệp tư nhân Hải Sâm
Sau đó chọn "Enter" để ghi dữ liệu vừa nhập.
- Trên màn hình giao diện bấm chọn "Báo cáo tài chính" chọn "sổ cái tài khoản" chọn "Sổ cái TK 152" Enter
Kế toán nhập liệu vào sổ TK 133
- Nhập ngày tháng ghi sổ: 05/06 - Ngày tháng ghi chứng từ: 05/06 - Diễn giải: thuế GTGT đầu vào -Tài khoản đối ứng: TK 331
Ví dụ 7: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000045 (Phụ lục 15) ngày 07/01/2019. Nhập kho 5.500m băng báo cáp điện của Công ty TNHH công nghệ tin học - viễn thông ITTC, kế toán ghi:
Nợ TK 152: 16.500.000 Nợ TK 133: 1.650.000
Có TK 331: 18.150.000
Do công ty mua vật liệu với người bán có quan hệ thường xuyên, lâu dài nên rất tín nhiệm trong việc thanh toán. Vì thế kế toán tổng hợp vật tư được gắn chặt với kế toán thanh toán với người bán.
- Trường hợp mua NVL bằng tiền tạm ứng
Trước khi thi công công trình, Công ty tạm ứng một khoản nhất định để cán bộ tạo các đội thi công chi tiêu các khoản nhỏ lẻ tại công trình. Khi phát sinh các khoản NVL nhỏ lẻ phải mua như: dây buộc, xăng, bạt, đinh, ống nước,...
Khi tạm ứng tiền sử dụng cho các đội thi công kế toán hạch toán vào tài khoản 141 - Tạm ứng công trình. Kế toán căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi để ghi sổ:
Nợ TK 141 - Chi tiết cho từng tổ, đội/ công trình Có TK 111, 112
Ví dụ 8: Đối với công trình nằm ở xa như Vĩnh Tường, trước khi tiến hành xây dựng công trình đội trưởng đội thi công sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục 16) sau đó chuyển về phòng kế toán. Kế toán viên sau khi nhận được giấy đề
nghị tạm ứng sẽ lập phiếu chi (Phụ lục 17) và chuyển cho Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt. Sau khi đã được ký duyệt, kế toán chuyển lại Phiếu chi cho Thủ quỹ, Thủ quỹ nhận phiếu chi và tiến hành xuất tiền cho đội trưởng đội thi công.
Khi mua nguyên vật liệu về, kế toán vật tư nhận được phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT, kế toán nhập liệu vào phần mềm theo định khoản:
Nợ TK 152 - Giá mua chưa thuế
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 141 - Tạm ứng công trình
- Trường hợp cuối kỳ nguyên vật liệu đã xuất dùng không sử dụng hết
Nguyên vật liệu đã xuất dùng cuối kỳ chưa sử dụng hết tiếp tục chuyển sang kỳ sau. Đối với vật tư không sử dụng hết thì doanh nghiệp sẽ lập biên bản kiểm nhận tại hiện trường xác định số lượng cũng như tình trạng của các loại vật tư này, sau đó chuyển sang công trình khác. Tuy nhiên, đối với công ty xây dựng thường làm theo tiến độ công việc, dự toán nên không xảy ra tình trạng vật tư xuất dùng không sử dụng hết.
- Trường hợp hạch toán phế liệu thu hồi
Khi nghiệm thu kết thúc hợp đồng xây dựng hoặc các phế liệu thu hồi trong quá trình thì tận dụng sang công trình khác để tiết kiệm chi phí. Nhưng hầu như phế liệu thu hồi từ các công trình thì Công ty bán phế liệu hoặc tận dụng cho công trình khác như: sắt, tôn, gỗ, tre, gạch vụn ... Phế liệu này có thể cho nhập kho, bán phế liệu hoặc công trình khác.
Trên tìm hiểu thực tế thì phế liệu thu hồi thường là bán đi tuy nhiên việc bán phế liệu lại không được phản ánh trên sổ sách chứng từ kế toán.
b) Hạch toán quá trình xuất kho
Tại Công ty TNHH TMXD Loan Thắng vật liệu xuất kho chủ yếu để xây dựng công trình nhưng cũng có vật liệu dùng cho sản xuất cơ khí.
- Khi xuất dùng vật liệu cho sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 621: Chi tiết theo công trình, sản phẩm
Cuối mỗi quý kế toán căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu được tổng hợp xuất dùng cho chi phí sản xuất chính, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, sau đó lập nên bảng phân bổ nguyên vật liệu của công ty trong quý đó.
Trình tự nhập liệu của Ví dụ 5 như sau: Bước 1: Mở giao diện bàn làm việc
Bước 2: Vào giao diện Chọn Dữ Liệu Chọn A. Mở dữ liệu Chọn “ Tất cả” Chọn tháng “ Chứng từ tháng 5” Ctrl + M để thêm dòng.
Bước 3: Nhập dữ liệu cụ thể như sau: Ngày tháng năm chứng từ: 03/05 ngày tháng năm ghi sổ: 03/05 Số chứng từ: PX
Diễn giải: Xuất ống xoắn cho CT: Hệ thống điện CS và cây xanh Thượng Trưng - Cao Đại
Hạch toán TK Nợ: 621 Hạch toán TK Có: 1521
Bước 4: Chọn nhóm hàng Chọn nhóm vật tư Nhóm NVL xây dựng chọn "ống luồn cáp" đơn vị tính "m" nhập số lượng xuất Enter
Bước 5: Nhập số tiền bên Có "115.933.600"
Phần mềm kế toán tự lên phiếu xuất kho cho nghiệp vụ này. - Tài khoản: TK 621
- Tài khoản đối ứng: TK 1521
Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ cập nhật vào các sổ, báo cáo.
2.2.4. Kiểm kê nguyên vật liệu
Kiểm kê nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Đây là công tác được tiến hành vào cuối tháng nhằm xác định chính xác số lượng và giá trị định lượng tồn kho thực tế của từng danh điểm vật tư. Mặt khác, kiểm kê còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản và xử lý kịp thời các trường hợp thừa, hao hụt mất mát vật liệu tại kho.
Tùy từng điều kiện và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê chọn mẫu, thời hạn kiểm kê có thể định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc bất thường theo công tác quản lý.
Hiện tại, Công ty TNHH TMXD Loan Thắng chưa thực hiện được công tác kiểm kê hàng tháng, hàng quý và hàng năm.