2.2.2.1.Chứng từ, sổ sách sử dụng
Kế toán bán hàng căn cứ vào các chứng từ kế toán để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTGT3/001)
- Phiếu xuất kho - Phiếu thu
- Phiếu chi (Mẫu số 01-TT)
- Giấy báo Có của ngân hàng
- Và một số chứng từ liên quan khác
Kế toán mở các sổ phản ánh doanh thu phát sinh trong kỳ: - Sổ chi tiết tài khoản TK 511
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 511…
2.2.2.2.Tài khoản sử dụng
Để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sử dụng TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Các quy định về hạch tốn TK 511 đƣợc cơng ty tuân thủ theo đúng quy định của Bộ tài chính.
Kế tốn mở tài khoản theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng trong nƣớc và ngồi nƣớc tại cơng ty trên phần mềm kế tốn.
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5112: Doanh thu Rƣợu
TK 5114: Doanh thu Nƣớc lọc tinh khiết OLYMPIA TK 5115: Doanh thu Đá viên Kim Cƣơng
TK 5118: Doanh thu khác
Ngồi ra, kế tốn sử dụng các tài khoản nhƣ TK 111, TK112, TK 131, TK 333….
2.2.2.3.Phương pháp hạch tốn
Cơng ty cổ phần Rƣợu Đồng Tiến chuyên sản xuất rƣợu, nƣớc lọc, đá giải khát nên khách hàng chủ yếu là trong nƣớc
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, phòng kế toán lập phiếu báo giá cho khách hang, sau khi xem xét phiếu báo giá, đơn đặt hàng của khách hàng và thỏa thuận, 2 bên tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế.
Phòng kinh doanh của công ty sẽ tiến hàng xem xét các điều khoản và trình giám đốc ký duyệt. Sau khi đƣợc giám đốc hoặc trƣởng phòng ký duyệt sẽ tiến hành cho sản xuất.Sau khi sản phẩm hoàn thành, tiến hàng xuất trả hàng cho bên khách hàng.
Khi có lệnh xuất hàng của phòng sản xuất kinh doanh, căn cứ vào hợp đồng mua bán, lệnh xuất hàng, kế toán lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn đƣợc lập 3 liên:
Liên 1: Lƣu tại cuống.
Liên 2: Kế toán giao cho khách hàng.
Liên 3: Luân chuyển nội bộ.
Khách hàng thanh toán ngay hoặc chịu nợ. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì chuyển tiền vào tài khoản mà công ty mở tại ngân hàng thƣờng xun giao dịch. Nếu khách hàng chịu nợ thì hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan là căn cứ để hạch tốn cơng nợ.
Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan: Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng, kế tốn kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, tiến hành phân loại
các chứng từ cùng loại và xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có, sau đó kế toán sẽ nhập liệu các thơng tin vào phần mềm kế tốn theo quy định.
Phiếu xuất kho:
+ Sản phẩm Nƣớc uống OLYMPIA Chai 0.5 lít kế tốn lập 2 phiếu xuất kho bao gồm: 1 phiếu xuất kho ghi nhận giá vốn vỏ chai, 1 phiếu xuất kho bán hàng. + Sản phẩm Nƣớc uống OLYMPIA bình 19 lít kế tốn lập 1 phiếu xuất kho bán hàng.
Từ giao diện tổng hợp phần mềm SAS INNOVA 8.0 kế toán chọn phân hệ
“Tổng hợp” “ Phiếu kế toán” hoặc chọn phân hệ “Bán Hàng” “Hóa
đơn bán hàng” sau đó điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu phần mềm đã thiết kế sẵn. Kết thúc q trình nhập liệu kế tốn chọn <<Lưu>>.Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ kế toán liên quan.
Ví dụ 1: Sau khi nhận đƣợc phiếu báo giá của Công ty, Ngày 31/08/2016
Trƣờng Tiểu học Kim Đức đã kí kết hợp đồng kinh tế (Phụ lục 01) với công ty để thoả thuận về việc mua nƣớc lọc tinh khi ết OLYMPIA cho học sinh của trƣờng.Ngày 01/10/2016. Công ty xuất bán lô hàng cho Trƣờng tiểu học Kim Đức lô hàng bao gồm: 485 bình Nƣớc uống OLYMPIA bình 19 lít đơn giá: 14.545,45 đồng/bình; 10 thùng nƣớc uống OLYMPIA chai 500ml đơn giá: 54.545,45 đồng/thùng, thuế suất thuế GTGT 10%.
Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ: Hóa đơn GTGT số 0001315
( Phụ lục 02), Phiếu xuất kho nguyên vật liệu số 1315 (Phụ lục 03), phiếu kế
toán số 1315 ( Phụ lục 04) , Phiếu xuất kho thành phẩm 1315 (Phụ lục 05). Trình tự kế tốn vào phần mềm kế toán nhƣ sau:
Bƣớc 1: Kế toán căn cứ vào các chứng từ xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có, từ giao diện tổng hợp của phần mềm kế toán máy SAS INNOVA 8.0 kế toán chọn phân hệ “Tổng hợp” “ Phiếu kế tốn”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
Hình 2.2: Giao diện phân hệ tổng hợp
Bƣớc 2: Phần “Phiếu kế toán” khai báo đầy đủ thơng tin nhƣ sau (Hình 2.3) - Khai báo các thông tin chung nhƣ:
+ Mã đơn vị: “ CTY” + Số chứng từ : 1315
+ Ngày chứng từ: 01/10/2016
Ngày hạch toán: 01/10/2016
+ Tồn bộ các thơng tin về chứng từ trên sẽ do máy tính tự động cập nhật. - Hạch toán:
. TK 131, tên tài khoản: Phải thu của khách hàng (Phần mềm tự cập nhật). + Mã khách hàng: “ MH085 ”, tên khách hàng: “ Trƣờng tiểu học Kim Đức”
+ Ps Có: 0 đồng
+ Diễn giải: Xuất bán hàng HĐ 0001315
. TK 5114, tên tài khoản: Doanh thu nƣớc lọc tinh khiết OLYMPIA (Phần mềm tự cập nhật).
+ PS Nợ: 0 đồng
+ PS Có: 7.600.000 đồng
+ Diễn giải: Xuất bán hàng HĐ 0001315
. TK 33311, tên tài khoản: Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp (Phần mềm tự cập nhật).
+ PS Nợ: 0 đồng
+ PS Có: 760.000 đồng
Hình 2.3: Giao diện nhập liệu Hóa đơn GTGT số 0001315
Bƣớc 3: Nhấn nút <<Lưu>>trên thanh cơng cụ để lƣu.
Kế tốn chọn “Tổng hợp” “Sổ cái” “ Sổ kế tốn theo hình thức
nhật ký chung” Chọn tên báo cáo hoặc sổ kế toán cần xem Nhấn nút “
Xem” Chọn kỳ báo cáo ngày 01/01/2016 đến ngày 31/12/2016, chọn tài khoản cần xem Nhấn <<Nhận>>
Hình 2.4: Giao diện phiếu xuất kho XK1315
Ví dụ 2: Sau khi nhận đƣợc phiếu báo giá của Công ty, Ngày 08/10/2015
Chi nhánh Công ty TNHH LOTTE CINEMA tại thành phố Việt Trì đã kí kết hợp đồng kinh tế (Phụ lục 06) với công ty để thỏa thuận về việc mua nƣớc lọc tinh khiết OLYMPIA. Ngày 02/10/2016 Công ty xuất bán lô hàng cho Chi nhánh công ty TNHH LOTTE CINEMA tại thành phố Việt Trì lơ hàng bao gồm: 20 bình nƣớc uống OLYMPIA bình 19 lít, đơn giá 13.636,36 đồng/bình , thuế suất thuế GTGT 10%.
Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ: Hóa đơn GTGT số 0001319
( Phụ lục 07), Phiếu kế toán (Phụ lục 08), Phiếu xuất kho thành phẩm 1319
(Phụ lục 09).
- Bƣớc 1: Kế toán căn cứ vào các chứng từ xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có, từ giao diện tổng hợp của phần mềm kế toán máy SAS INNOVA 8.0 kế toán chọn phân hệ “Tổng hợp” “ Phiếu kế toán”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
Hình 2.5: Giao diện phân hệ tổng hợp
-Bƣớc 2: Phần “Phiếu kế tốn” khai báo đầy đủ thơng tin nhƣ sau (Hình 2.3) - Khai báo các thơng tin chung nhƣ:
+ Mã đơn vị: “ CTY” + Số chứng từ : 1319
+ Ngày chứng từ: 02/10/2016
Ngày hạch tốn: 02/10/2016
- Hạch toán:
. TK 131, tên tài khoản: Phải thu của khách hàng (Phần mềm tự cập nhật). + Mã khách hàng: “ MH155 ”, tên khách hàng: “CN Cơng ty TNHH Lotte cinema tại Việt Trì”
+ Ps Nợ: 300.000 đồng + Ps Có: 0 đồng
+ Diễn giải: Xuất bán hàng HĐ 0001319
. TK 5114, tên tài khoản: Doanh thu nƣớc lọc tinh khiết OLYMPIA (Phần mềm tự cập nhật).
+ PS Nợ: 0 đồng
+ PS Có: 272.727 đồng
+ Diễn giải: Xuất bán hàng HĐ 0001319
. TK 33311, tên tài khoản: Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp (Phần mềm tự cập nhật).
+ PS Nợ: 0 đồng + PS Có: 27.273 đồng
Hình 2.6: Giao diện nhập liệu Hóa đơn GTGT số 0001319
- Bƣớc 3: Nhấn nút <<Cất>>trên thanh cơng cụ để lƣu.
Kế tốn chọn “Tổng hợp” “Sổ cái” “ Sổ kế tốn theo hình thức
nhật ký chung” Chọn tên báo cáo hoặc sổ kế toán cần xem Nhấn nút “
Xem” Chọn kỳ báo cáo ngày 01/01/2016 đến ngày 31/12/2016, chọn tài khoản cần xem Nhấn <<Nhận>>
Kế toán chọn “ In” để in các sổ, có thể xem trƣớc khi in.
Cuối tháng hoặc định kỳ kế tốn có thể xem và in các sổ kế toán theo trình tự sau:
Kế tốn chọn “Tổng hợp” “Sổ cái” Chọn tên báo cáo hoặc sổ kế toán cần xem Nhấn nút “ Xem” Chọn kỳ báo cáo ngày 01/10/2016 đến ngày 31/10/2016, chọn tài khoản cần xem Nhấn <<Nhận>>
- Sổ chi tiết tài khoản TK 5114 ( Phụ Lục 10) – Doanh thu Nƣớc lọc tinh khiết OLYMPIA .Kế toán chọn “Tổng hợp” “Sổ cái” “Sổ chi tiết theo hình thức nhật ký chung” “Nhập tài khoản 5114” Chọn kỳ báo cáo từ ngày
01/10/2016 đến ngày 31/10/2016, chọn mã tài khoản 5114- Doanh thu Nƣớc lọc tinh khiết OLYMPIA <<Nhận>>
Hình 2.7: Giao diện sổ chi tiết TK 5114
- Sổ chi tiết tài khoản TK 511 ( Phụ lục 11) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ .Kế toán chọn “Tổng hợp” “Sổ cái” “Sổ chi tiết theo hình thức
nhật ký chung” “Nhập tài khoản 511” Chọn kỳ báo cáo từ ngày 01/01/2016
đến ngày 31/12/2016, chọn mã tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ <<Nhận>>
Hình 2.8: Giao diện sổ cái TK 511
- Sổ nhật ký chung : Kế toán chọn “Tổng hợp” → “Báo cáo theo hình
thức sổ nhật ký chung” → “Sổ nhật ký chung” → “Nhận” → Chọn kỳ báo
Hình 2.9: Sổ nhật ký chung ( Phụ lục 12)
Tóm lại, Kế tốn bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty khá phức tạp và cịn nhiều thiếu xót nhƣ:
- Về trƣờng hợp hàng bán lẻ cơng ty khơng lập hóa đơn bán lẻ, cơng ty theo dõi hàng bán lẻ bằng cách lập bảng kê chi tiết bán hàng vào cuối tuần, cuối tháng sau đó kế tốn tổng hợp lập hóa đơn bán hàng để ghi nhận doanh thu tuy nhiên vấn đề này kế tốn vẫn cịn thiếu xót.
- Về giá bán sản phẩm:
+ Nƣớc tinh khiết OLYMPIA chai 0.5 lít giá bán bao gồm cả vỏ chai do tính chất của sản phẩm là dùng một lần và không quay vòng
+ Nƣớc tinh khiết OLYMPIA bình 19 lít giá bán chỉ có giá của thành phẩm nƣớc khơng có giá của vỏ bình do phần vỏ bình cơng ty khơng sản xuất và quay vịng vỏ bình để cơng ty tiếp tục sản xuất. Việc quản lý vỏ bình do thủ kho quản lý, thông thƣờng khách hàng phải đặt cƣợc vỏ bình với giá là 50.000 đồng /vỏ nếu xảy ra thất thốt vỏ bình thì thủ kho phải chịu trách nhiệm đền bù.
- Việc tổ chức ghi nhận nhiệp vụ khi bán hai sản phẩm Nƣớc uống tinh khiết OLYMPIA là giống nhau tuy nhiên riêng sản phẩm Nƣớc uống tinh khiết OLYMPIA chai 0.5 lít thì kế tốn ghi nhận giá vốn vỏ chai. Còn sản phẩm Nƣớc uống OLYMPIA bình 19 lít kế tốn ghi nhận giá vốn thành phẩm nƣớc và khơng ghi nhận giá vốn bình.
2.2.3.Các khoản giảm trừ doanh thu
Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại cơng ty cổ phần Rƣợu Đồng Tiến đƣợc biết, các khoản giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại ở cơng ty ít phát sinh vì hàng hóa làm theo hợp đồng là chủ yếu nên việc sản xuất đúng quy cách, chất lƣợng là hết sức đƣợc coi trọng, đƣợc bộ phận kiểm tra thành phẩm kiểm tra chặt chẽ. Hơn nữa, công ty khơng áp dụng chính sách chiết khấu cho khách hàng, vì vậy khoản giảm trừ này không phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty đã thực hiện giảm giá sản phẩm nhƣng phần này đƣợc giảm giá trực tiếp trên giá đƣợc thể hiện trên hợp đồng. Ví dụ nhƣ: (Phụ lục 01) hợp đồng kinh tế với Trƣờng tiểu học Kim Đức giá Nƣớc uống OLYMPIA bình 19
lít là 16.000 đồng, (Phụ lục 06) hợp đồng kinh tế với Chi nhánh Công ty TNHH LOTTE CINEMA thành phố Việt Trì giá nƣớc uống OLYMPIA bình 19 lít là 15.000 đồng cơng ty đã trực tiếp giảm giá giá bán trên hợp đồng. Nhƣng công ty không ghi nhận nhƣ một khoản giảm giá hay chiết khấu thƣơng mại.