- Bƣớc 3: Kiểm tra lại và nhấn “Lƣu” để hồn thiện nghiệp vụ. Chi phí nhân viên
Ví dụ 5: Ngày 31 tháng 10 năm 2016, kế tốn Cơng ty tính ra tiền lƣơng
phải trả cho cơng nhân viên tháng 10 theo bảng thanh tốn tiền lƣơng ( Phụ lục
21) và phiếu kế toán 10LUONG ( Phụ lục 22), Bảng chấm công (Phụ lục 23).
Công ty cổ phần Rƣợu Đồng Tiến áp dụng hình thức trả lƣơng cho ngƣời lao động bộ phận bán hàng là hình thức trả lƣơng theo thời gian
Cơng thức tính lƣơng chính của ngƣời lao động trong cơng ty: Tổng thu nhập = Lƣơng chính + Phụ cấp
Lƣơng chính = (Lƣơng hợp đồng / tổng số ngày công tháng) x Số ngày công
Mức trích bảo hiểm = Lƣơng bảo hiểm x 10,5 % Lƣơng bảo hiểm = Lƣơng chính
Thực lĩnh = Tổng lƣơng thực tế - Mức trích bảo hiểm
+ Lƣơng khoán, phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách nhiệm đƣợc áp dụng theo quy chế tính lƣơng của cơng ty.
- Tiền lƣơng công nhân sản xuất nƣớc đá tinh khiết : 18.725.064 đồng - Tiền lƣơng nhân viên sản xuất nƣớc lọc tinh khiết OLYMPIA: 8.002.575 đồng
- Tiền lƣơng nhân viên bán hàng: 9.199.361 đồng - Tiền lƣơng nhân viên QLDN: 15.000.000 đồng + Phƣơng pháp hạch toán
Ghi nhận chi phí lƣơng phải trả cho công nhân viên và các khoản trích theo lƣơng là bút tốn định kỳ đƣợc thực hiện. Vì vậy, nếu khơng có sự thay đổi gì về phƣơng pháp tính lƣơng và tỷ lệ các khoản trích theo lƣơng thì kế tốn có thể copy chứng từ kế toán của tháng trƣớc và căn cứ vào bảng tính lƣơng và phân bổ tiền lƣơng và BHXH, kế toán nhập số tiền phát sinh.
Căn cứ vào bảng chấm cơng của các phịng ban trong cơng ty và cách tính lƣơng theo thời gian, hệ số tính lƣơng theo quy định, bảng tính lƣơng đƣợc
phịng kế tốn tài chính Cơng ty thực hiện trên Excel, kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu tiền lƣơng tổng hợp vào phần mềm kế toán.
- Bƣớc 2: Phần mềm hiện ra và nhập liệu đầy đủ thông tin nhƣ sau: + Mã đơn vị: CTY + Số ctừ: 10LUONG + Ngày lập ctừ: 31/10/2016 + Ngày hạch toán: 31/10/2016 (Phần mềm tự cập nhật) + Hạch toán:
+) TK 334, tên tài khoản: Phải trả ngƣời lao động (Phần mềm tự cập nhật)
- Ps nợ VND: 0 đồng
- Ps có VND: 50.927.000 đồng
- Diễn giải: Tiền lƣơng phải trả CBNV tháng 10/2016
+) TK 1542, tên tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang nƣớc đá tinh khiết (Phần mềm tự cập nhật)
- Ps nợ VND: 18.725.064 đồng - Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Tiền lƣơng phải trả CBNV tháng 10/2016
+) TK 1543, tên tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang nƣớc lọc tinh khiết OLYMPIA (Phần mềm tự cập nhật)
- Ps nợ VND: 8.002.575 đồng - Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Tiền lƣơng phải trả CBNV tháng 10/2016
- Ps nợ VND: 9.199.361 đồng - Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Tiền lƣơng phải trả CBNV tháng 10/2016
+) TK 6422 , tên tài khoản: Phân bổ CCDC chi phí trả trƣớc tháng 10/2016 - Ps nợ VND: 15.000.000 đồng
- Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Tiền lƣơng phải trả CBNV tháng 10/2016
- Bƣớc 3: Kiểm tra lại và nhấn “Lƣu” để hoàn thiện nghiệp vụ.
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin về các chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng trong tháng phần mềm sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ kế tốn có liên quan. Đến cuối kỳ kế tốn có thể xem và in các sổ:
Sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng (Hình 2.24): Kế tốn chọn “Báo cáo” →
“Sổ cái” → Chọn kỳ báo cáo từ ngày 01/10/20126 đến ngày 31/10/2016, chọn
Hình 2.17 : Giao diện sổ TK 6421 ( Phụ lục 24)
2.2.5.2. Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp a) Chứng từ, sổ sách sử dụng
Kế toán căn cứ vào các chứng hợp lệ để phản ánh CPBH thực tế phát sinh trong kỳ.
Phiếu chi
Lệnh chi
Giấy đề nghị thanh toán
Giấy thanh tốn tiền tạm ứng
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH
Kế toán mở các sổ phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp:
Sổ chi tiết tài khoản TK 6422
Sổ cái tài khoản TK 6422
b) Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản TK 6422 – Chi phí QLDN để tập hợp và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung, kết cấu và quy định hạch toán TK 6422 đƣợc công ty thực hiện đúng theo quy định của BTC.
Ngồi ra kế tốn sử dụng các tài khoản sau:
TK 214 – Hao mòn TSCĐ
TK 334 – Phải trả công nhân viên
TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
TK 9111- Xác định kết quả kinh doanh
TK 1111, TK 1121, TK 1122, TK 331…
c) Phương pháp hạch toán
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán máy SAS INNOVA 8.0, sau khi nhập dữ liệu thành cơng, máy tính sẽ tự động xử lý dữ liệu và vào các sổ kế tốn có liên quan nhƣ: Sổ nhật ký chung, Sổ cái tài khoản: TK 6422, TK 111, TK 112, TK 331, TK 334….
Chi phí nhân viên quản lý
Cơng ty cổ phần Rƣợu Đồng Tiến áp dụng hình thức trả lƣơng cho ngƣời lao động bộ phận bán hàng là hình thức trả lƣơng theo thời gian
Cơng thức tính lƣơng chính của ngƣời lao động trong cơng ty: Tổng thu nhập = Lƣơng chính + Phụ cấp
Lƣơng chính = (Lƣơng hợp đồng / tổng số ngày công tháng) x Số ngày công
Mức trích bảo hiểm = Lƣơng bảo hiểm x 10,5 % Lƣơng bảo hiểm = Lƣơng chính
Thực lĩnh = Tổng lƣơng thực tế - Mức trích bảo hiểm
+ Lƣơng khoán, phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách nhiệm đƣợc áp dụng theo quy chế tính lƣơng của cơng ty.
Phụ lục 21: Bảng thanh toán lương tháng 10 năm 2016 bộ phận bán hàng
Phụ lục 23: Bảng chấm công tháng 10 năm 2016 bộ phận bán hàng
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào bảng chấm công, lƣơng thời gian, số ngày cơng để lập bảng thanh tốn lƣơng.
Ví dụ 6: Tính lƣơng của anh Nguyễn Hải Đăng bộ phận bán hàng , căn cứ vào các thông tin: Mức lƣơng tháng là 5.000.000 đồng, số ngày công là 26 ngày.
Cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công sẽ tính lƣơng cho anh Minh nhƣ sau:
Lƣơng chính = 3.350.000/26 x 26 = 3.350.000 (đồng)
Tổng lƣơng thực tế = 3.350.000 + 260.000 = 3.610.000 (đồng) Lƣơng bảo hiểm = 3.350.000 (đồng)
Mức trích bảo hiểm = 3.350.000 x 10,5% = 351.750 (đồng) Lƣơng thực lĩnh = 3.610.000 – 351.750 = 3.258.250 (đồng)
Việc tính tốn lƣơng cho bộ phận hành chính đƣợc kế tốn cơng ty tiến hành tính tốn trên excel rồi sau đó đƣợc hạch tốn trên phần mềm kế tốn của cơng ty.
+Kế toán hoạch toán lƣơng tháng 10/2016 trên phần mềm kế toán nhƣ sau : - Bƣớc 1: Trong phân hệ “Tổng hợp” chọn mục “Phiếu kế toán”
- Bƣớc 2: Phần mềm hiện ra và nhập liệu đầy đủ thông tin nhƣ sau: + Mã đơn vị: CTY
+ Số ctừ: 10LUONG
+ Ngày lập ctừ: 31/10/2016
+ Ngày hạch toán: 31/10/2016 (Phần mềm tự cập nhật) + Hạch toán:
+) TK 334, tên tài khoản: Phải trả ngƣời lao động (Phần mềm tự cập nhật) - Ps nợ VND: 0 đồng
- Ps có VND: 50.927.000 đồng
- Diễn giải: Tiền lƣơng phải trả CBNV tháng 10/2016
+) TK 1542, tên tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang nƣớc đá tinh khiết (Phần mềm tự cập nhật)
- Ps nợ VND: 18.725.064 đồng - Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Tiền lƣơng phải trả CBNV tháng 10/2016
+) TK 1543, tên tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang nƣớc lọc tinh khiết OLYMPIA (Phần mềm tự cập nhật)
- Ps nợ VND: 8.002.575 đồng - Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Tiền lƣơng phải trả CBNV tháng 10/2016
+) TK 6421, tên tài khoản: Chi phí bán hàng (Phần mềm tự cập nhật) - Ps nợ VND: 9.199.361 đồng
- Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Tiền lƣơng phải trả CBNV tháng 10/2016
+) TK 6422 , tên tài khoản: Phân bổ CCDC chi phí trả trƣớc tháng 10/2016 - Ps nợ VND: 15.000.000 đồng
- Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Tiền lƣơng phải trả CBNV tháng 10/2016
Hình 2.18: Giao diện nhập liệu tiền lương của nhân viên QLDN, nhân viên bán hàng,công nhân sản xuất tháng 10
Chi phí khấu hao tài sản cố định:
- Phƣơng pháp hạch tốn: Cơng ty tính khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. Hàng tháng kế tốn sẽ tiến hành tính khấu hao TSCĐ và phân bổ theo từng bộ phận sử dụng. Bút toán này đƣợc thực hiện trên phần mềm kế toán máy và lƣu trong dữ liệu. Giá trị khấu hao sẽ đƣợc máy tính thực hiện theo thơng tin đã khai báo về TSCĐ.
+ Trình tự hạch tốn:
Bƣớc 1: Trong phân hệ “Tổng hợp” chọn mục “Phiếu kế toán” Bƣớc 2: Phần mềm hiện ra và nhập liệu đầy đủ thông tin nhƣ sau:
+ Mã đơn vị: CTY
+ Số ctừ: 10KHTSCĐ + Ngày lập ctừ: 31/10/2016
+ Ngày hạch toán: 31/10/2016 (Phần mềm tự cập nhật) + Hạch toán:
+) TK 1542, tên tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang nƣớc đá tinh khiết (Phần mềm tự cập nhật)
- Ps nợ VND: 12.626.672 đồng - Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Trích khấu hao TSCĐ tháng 10/2016
+) TK 1543, tên tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang nƣớc lọc tinh khiết OLYMPIA (Phần mềm tự cập nhật)
- Ps nợ VND: 19.764.714 đồng - Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Trích khấu hao TSCĐ tháng 10/2016
+) TK 6421, tên tài khoản: Chi phí bán hàng (Phần mềm tự cập nhật) - Ps nợ VND: 10.627.198 đồng
- Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Trích khấu hao TSCĐ tháng 10/2016
+) TK 6422 , tên tài khoản: Phân bổ CCDC chi phí trả trƣớc tháng 10/2016 - Ps nợ VND: 12.610.698 đồng
- Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Trích khấu hao TSCĐ tháng 10/2016
+) TK 1388, tên tài khoản: Phải thu khác (Phần mềm tự cập nhật) - Ps nợ VND: 36.117.966 đồng
- Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Trích khấu hao TSCĐ tháng 10/2016
+) TK 214, tên tài khoản: Hao mịn TSCĐ hữu hình (Phần mềm tự cập nhật) - Ps nợ VND: 0 đồng
- Ps có VND: 91.387.248 đồng
Hình 2.19: Giao diện hạch tốn chi phí khấu hao TSCĐ
- Bƣớc 3: Kiểm tra lại và nhấn “Lƣu” để hoàn thiện nghiệp vụ.
Ví dụ 07: Ngày 31/10/2016 kế tốn tính khấu hao TSCĐ tháng 10/2016, theo phần mềm tính khấu hao tự động trên chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chi phí QLDN trong tháng 10 là: 12.910.698 đồng.
Chứng từ sử dụng: Sổ phân bổ hao mòn TSCĐ theo đối tƣợng sử dụng năm 2016 (Phụ lục 25), Phiếu kế toán 10KHTSCĐ (Phụ lục 26)
Chi phí dịch vụ mua ngồi
Ví dụ 08: Ngày 20/10/2016, cơng ty mua 166 lít xăng RON 92 của Cơng ty xăng dầu Phú Thọ, dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. Theo hóa đơn GTGT số 0176725, số tiền chƣa thuế là 2.523.200 đồng, thuế GTGT 10%, tiền hàng chƣa thanh tốn.
Kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0176725 (Phụ lục 27) để nhập liệu phiếu kế toán (Phụ lục 28) trên phần mềm kế toán nhƣ sau:
Bƣớc 1: Trong phân hệ “Tổng hợp” chọn mục “Phiếu kế toán” Bƣớc 2: Phần mềm hiện ra và nhập liệu đầy đủ thông tin nhƣ sau: + Mã đơn vị: CTY
+ Số ctừ: 04XD
+ Ngày lập ctừ: 20/10/2016
+ Ngày hạch toán: 20/10/2016 (Phần mềm tự cập nhật) + Hạch toán:
+) TK 6422, tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp (Phần mềm tự cập nhật)
- Ps nợ VND: 2.523.200 đồng - Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Mua 166 lít xăng HĐ 0176725
+) TK 1331, tên tài khoản: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (Phần mềm tự cập nhật) - Ps nợ VND: 252.320 đồng
- Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Mua 166 lít xăng HĐ 0176725
+) TK 331, tên tài khoản: Phải trả cho ngƣời bán (Phần mềm tự cập nhật) - Mã khách: BH013
- Tên khách: Công ty xăng dầu Phú Thọ - Ps nợ VND: 0 đồng
- Ps có VND: 2.775.520 đồng
Hình 2.20: Giao diện phiếu kế tốn 04XD
Bƣớc 3: Kiểm tra lại và nhấn “Lƣu” để hồn thiện nghiệp vụ.
Chi phí khác
Ví dụ 09: Ngày 25/10/2016, Cơng ty nhận hóa đơn số 0844639 của cơng ty điện lực Phú Thọ - Điện lực thành phố Việt Trì về tiền điện phải trả tháng 10 của công ty số tiền là 24.897.243 đồng giá chƣa thuế, thuế GTGT 10%, tổng số tiền phải trả là 27.386.967 đồng.
Kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0844639 (Phụ lục 29) để nhập liệu phiếu kế toán (Phụ lục 30) trên phần mềm kế toán nhƣ sau:
Bƣớc 1: Trong phân hệ “Tổng hợp” chọn mục “Phiếu kế toán”
+ Mã đơn vị: CTY
+ Số ctừ: 10
+ Ngày lập ctừ: 25/10/2016
+ Ngày hạch toán: 25/10/2016 (Phần mềm tự cập nhật) + Hạch tốn:
+) TK 1542, tên tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang nƣớc tinh khiết OLYMPIA
- Ps nợ VND: 7.469.173 đồng - Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Tiền điện thanh toán tháng 10/2016
+) TK 1543, tên tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang nƣớc đá tinh khiết
- PS nợ VND:14.938.346 đồng - PS có VND:0 đồng
- Diến giải: Tiền điện thanh toán tháng 10/2016
+) TK 1331, tên tài khoản: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (Phần mềm tự cập nhật) - Ps nợ VND: 2.489.724 đồng
- Ps có VND: 0 đồng
- Diễn giải: Tiền điện thanh toán tháng 10/2016
+) TK 331, tên tài khoản: Phải trả cho ngƣời bán (Phần mềm tự cập nhật)
- Tên khách: Công ty điện lực Phú Thọ - Ps nợ VND: 0 đồng
- Ps có VND: 27.386.967 đồng
- Diễn giải: Mua 166 lít xăng HĐ 0176725
+) TK 6422, tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp - PS nợ VND: 2.489.724 đồng
- PS có VND: 0 đồng
- Diến giải: Tiền điện thanh toán tháng 10/2016
Bƣớc 3: Kiểm tra lại và nhấn “Lƣu” để hoàn thiện nghiệp vụ.
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin về các chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng trong tháng phần mềm sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ kế tốn có liên quan. Đến cuối kỳ kế tốn có thể xem và in các sổ:
Sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng (Hình 2.24): Kế tốn chọn “Báo cáo” →
“Sổ cái” → Chọn kỳ báo cáo từ ngày 01/10/20126 đến ngày 31/10/2016, chọn
Tóm lại, Kế tốn chi phí quản lý kinh doanh của công ty tƣơng đối tốt, Tuy nhiên phần chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cần chi tiết hơn cho bộ phận sau đó chi tiết hoặc phân bổ cho từng hoạt động chi tiết cho sản phẩm.
2.2.6.Kế toán xác định kết quả tiêu thụ
2.2.6.1.Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 9111- Xác định kết quả kinh doanh Các tài khoản liên quan nhƣ: TK 421, 511, 642, 515, 635
2.2.6.2.Sổ kế toán sử dụng
Để phản ánh kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng các sổ kế toán:
Sổ cái tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Sổ nhật ký chung
2.2.6.3.Phương pháp hạch tốn
Kết quả bán hàng của cơng ty đƣợc xác định theo công thức sau:
Sau khi nhập đầy đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ liên quan đến doanh thu, chi phí, đến cuối năm kế tốn tiến hành kết chuyển các khoản mục doanh thu và chi phí để xác định kết quả tiêu thụ. Ví dụ 10: Ngày 31/12/2016, cơng ty thực hiện các bút tốn kết chuyển cần