8. Cấu trúc của luận văn
2.3. Năng lực đánh giá, tổ chức và trình bày thông tin
2.3.2. Tổ chức, quản lý, trình bày thông tin
Sau khi đã xác định đúng nhu cầu tin của mình, biết cách tra cứu tìm kiếm, đánh giá thông tin, NDT còn cần biết cách tổ chức, quản lý và trình bày thông tin. Tổ chức, quản lý thông tin là việc sắp xếp, lưu trữ thông tin thu nhận được từ các nguồn tìm kiếm một cách khoa học, biết cách sử dụng các phần mềm để quản lý tài liệu như Mendeley, ENDNOTE,… Kết quả khảo sát
tại biểu đồ 2.5 dưới đây sẽ cho thấy rõ hơncách tổ chức, quản lý thông tin của NDT phục vụ quá trình nghiên cứu tại Viện.
Biểu đồ 2.5. Cách tổ chức, quản lý thông tin của NDT phục vụ quá trình nghiên cứu
Kết quả khảo sát cho thấy chỉ có 28,3% NDT sử dụng phần mềm (ENDNOTE, Mendeley,…), phần lớn NDT (71,1%) quản lý, tổ chức thông tin bằng phương thức khác, đó là họ tự tạo thư mục theo chủ đề, lưu các thông tin cần thiết vào file Word sau đó dùng phương pháp trích dẫn tài liệu thủ công để hoàn thành đề tài nghiên cứu.
Đa phần mỗi bộ sưu tập các tài liệu phục vụ nghiên cứu đều được tích lũy theo thời gian, từ nhiều tác giả, nhà khoa học; có hình thức, format đa dạng với nhiều nội dung, chủ đề phong phú; cần tra cứu, đọc nhiều lần; dùng làm trích dẫn, tài liệu tham khảo để làm bài tập, viết báo cáo khoa học, công trình nghiên cứu.
Với những bài luận ngắn, NDT có thể tự trích dẫn tài liệu một cách thủ công, song với những bài báo cáo khoa học hay lớn hơn là những công trình nghiên cứu thì cần một danh mục những tài liệu trích dẫn rất nhiều. Tác giả
28,30%
71,10%
Sử dụng phần mềm (ENDNOTE, Mendeley, EEWOWW,…) Quản lý, lưu trữ bằng phương thức khác
giới thiệu hai phần mềm phục vụ tốt cho việc tổ chức, quản lý, trích dẫn tài liệu tham khảo hiện nay là ENDNOTE và Mendeley.
ENDNOTE là phần mềm phải trả phí cho phép: - Lưu trữ, quản lý cơ sở dữ liệu TLTK
- Chèn TLTK từ Endnote vào word - Tạo lập danh mục TLTK theo mẫu sẵn - Download biểu ghi TLTK từ CSDL online - Tùy chỉnh Endnote theo ý người dùng
Với các chức năng trên, sử dụng ENDNOTE trong trích dẫn TLTK giúp NDT tiết kiệm thời gian, công sức trong việc biên soạn TLTK từ nhiều nguồn khác nhau, tổ chức, quản lý thông tin một cách hợp lý, khoa học.
Mendeley là phần mềm độc lập, miễn phí có chức năng:
- Thêm tài liệu toàn văn từ máy tính cá nhân, trình duyệt web, tài liệu có liên quan
- Mô tả tài liệu - Đọc tài liệu
- Tạo lập các thư mục - Tìm kiếm học liệu
- Chia sẻ học liệu qua Email - Hệ thống hóa các ý tưởng
- Chức năng hỗ trợ trong Word: trích dẫn TLTK, xây dựng danh mục TLTK
Ngoài hai phần mềm trên còn có một số phần mềm khác như: Zotero, EEWOWW,…Bằng việc sử dụng các phần mềm trên, NDT sẽ tiết kiệm được thời gian lập danh mục và quản lý TLTK cũng như tránh được những sơ suất không đáng có khi trình bày bài viết.