Bước 2: Trong mục “Điền thuật ngữ tìm kiếm” Chọn tiêu chí tìm kiếm và nhập từ khóa tìm
Nếu sử dụng nhiều tiêu chí tìm kiếm → lựa chọn các toán tử tìm kiếm ở ô tiếp theo:
And (và): Sử dụng để thu hẹp kết quả
And not (và không): Sử dụng để loại trừ kết quả Or (hoặc): Sử dụng để mở rộng kết quả
Bước 3: Sử dụng những tiêu chí giới hạn để giới hạn lại kết quả tìm kiếm: Giới hạn tìm kiếm cho tài liệu đang trong kho: Kết quả trả về là những tài liệu đang sẵn sàng trong kho thư viện
Bộ sưu tập: Giới hạn theo vị trí mà tài liệu đang được lưu trữ Thể loại: Loại tài liệu (sách, ấn phẩm định kỳ, bài trích,…)
Ngôn ngữ: Giới hạn theo ngôn ngữ của tài liệu (Anh, Pháp, Đức,….) Nhà xuất bản
Sắp xếp kết quả tìm kiếm: Theo mức độ liên quan đến từ khóa tìm kiếm, theo vần chữ cái của nhan đề,…
Bước 4: Bấm chọn “Gửi” để bắt đầu tìm kiếm -Một số lưu ý khi tìm kiếm
Kí tự viết hoa: opac không phân biệt chữ hoa và chữ thường Kí tự “&” tương đương với từ “và”
Các dấu: các nháy đơn sẽ được loại bỏ, hầu hết các dấu chấm câu sẽ được thay thế bằng khoảng trống. Các khoảng trống hoặc dấu chấm câu lặp đi lặp lại sẽ được hiểu là một khoảng trống
Bỏ qua mạo từ khi thực hiện một tìm kiếm đối với nhan đề tài liệu (ví dụ bỏ qua từ “a”, “an”, “the”,…). Khi sắp xếp các biểu ghi theo nhan đề, opac sẽ kiểm tra các chỉ thị đã được thiết lập liên quan đến nhan đề tài liệu để bỏ qua các kí tự đầu tiên cho nhan đề (ví dụ chỉ thị thứ 2 của trường 245).
2.5.3. Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin
Về cơ sở vật chất, hệ thống trang thiết bị của Viện hiện đại và tương đối đồng bộ, gồm:
-Hệ thống các phòng đọc: 1 phòng đọc sách tại tầng 4, 1 phòng đọc báo - tạp chí tại tầng 8. Các phòng đọc có diện tích lớn, trang bị đầy đủ thiết bị như điều hòa nhiệt độ, Internet wifi tốc độ cao, bàn ghế, đèn chiếu sáng,...
-Hệ thống các phòng làm việc dành cho cán bộ thư viện: Viện TTKHXH được quản lý và sử dụng 7 tầng của toàn nhà 15 tầng tại địa chỉ sô 1B Liễu Giai.
Tầng 4: Phòng Công tác bạn đọc
Tầng 5: Phòng Giám đốc thư viện, Phòng Bổ sung - trao đổi, Phòng Phân loại - biên mục, Bảo quản
Tầng 6: Phòng phổ biến tin
Tầng 7: Phòng nghiệp vụ thư viện Tầng 9: Phòng Tin học hóa
-Hệ thống Kho sách: Kho sách Tiếng Việt cũ, Kho sách Latin, Kho sách Trung Quốc cổ, Kho Nhật cổ, Kho bản đồ, Kho Sắc phong, Kho Thần tích thần sắc, Kho hương ước,...
-Ngoài ra Viện còn có 1 số hệ thống trang thiết bị khác như: hệ thống kiểm soát tài liệu cổng từ, hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động, hệ thống máy phục vụ công tác số hóa tài liệu, bảo quản, phục chế tài liệu,...
Về hạ tầng công nghệ thông tin, gồm hệ thống mạng LAN hoàn chỉnh kết nối giữa các tầng bằng hệ thống cáp quang với hơn 350 nút mạng.
Phục vụ công tác in ấn, photo tài liệu: 20 máy in các loại, máy photo màu, máy photo đen trắng, 2 máy chiếu.
Phục vụ hoạt động xử lý thông tin, quản lý, phục vụ bạn đọc: 100 máy trạm. Hệ thống máy tính với 4 máy chủ có nhiệm vụ quản trị hệ thống phần
mềm thư viện tích hợp, quản trị thiết bị lưu trữ chuyên dụng, quản trị hệ thống mạng, quản trị an ninh.
Viện đầu tư các thiết bị lưu trữ gồm hệ thống lưu trữ Storage và các ổ cứng cắm ngoài có dung lượng 1TB đến 4TB. Thiết bị Storage lưu trữ có dung lượng 12 TB là lựa chọn tốt nhất để lưu trữ tài liệu số.
Viện đã hoàn thành gói thầu “Cung cấp, lắp đặt, cài đặt thiết bị, phần mềm bản quyền và đào tạo, chuyển giao công nghệ” với hạng mục mua sắm, lắp đặt máy in và dao cắt trong kinh phí Dự án “Xây dựng Thư viện điện tử - Thư viện số- Ngân hàng dữ liệu Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam giai đoạn 2015- 2018” và Dự án “Xây dựng và phát triển Ngân hàng dữ liệu cho hệ thống Thư viện điện tử - Thư viện số tập trung của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam giai đoạn 2018-2019”. Những bước tiến quan trọng bao gồm: đầu tư hạ tầng khá mạnh, các thiết bị số hóa (2 máy scan microfilm, 2 máy scan robot, 1 máy scan A0, và một số máy scan A2, A3) và thiết bị lưu trữ dung lượng lớn, cùng với các thiết bị số hóa được đầu tư cho các thư viện chuyên ngành.
Hệ thống quản lý thư viện: Phần mềm quản trị thư viện SIERRA
2.5.4. Nguồn tài nguyên thông tin
Hiện tại, kho tư liệu in của Viện gồm: 327.828 cuốn sách; 2.322 tên tạp chí và trên 515 tên báo với tổng số lên tới gần 1 triệu đơn vị tài liệu.
-Kho sách Việt: 64.996 cuốn
-Kho sách Latinh mới: 50.965 cuốn -Kho tư liệu Mỹ: 3.000 cuốn
-Kho sách tiếng Nga: 83.000 cuốn, bao gồm sách báo tiếng Nga từ thế kỷ XVIII đến nay, đặc biệt là sách báo thời Xô Viết.
-Kho sách Trung Quốc hiện đại: 11.813 cuốn
-Kho Báo - Tạp chí: có khoảng 1 triệu đơn vị báo, tạp chí trong và ngoài nước về các ngành Khoa học xã hội
Đặc biệt Thư viện đang quản lý bộ sưu tập tài liệu quý hiếm từ cuối thế kỷ 19 đầu thế kỷ 20 do Viện Đông bác cổ (EFEO) Pháp bàn giao lại cho Việt Nam năm 1957. Bộ sưu tập này gồm:
-40.827 cuốn sách tiếng Pháp, tiếng Anh và một số tiếng thuộc ngữ hệ Latinh, các tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau
-42.000 cuốn sách Trung Quốc cổ về các chủ đề khoa học xã hội và nhân văn, trong đó có nhiều cuốn quý hiếm như Đại tạng kinh, Lã Thị Xuân Thu...Với khoảng 600.000 cổ tịch Trung văn trên toàn thế giới, Thư viện Khoa học xã hội đứng thứ 4 sau Thư viện Quốc gia Bắc Kinh, Thư viện Đại học Tokyo và Thư viện Quốc gia Đài Loan về sách Trung Quốc cổ
-11.223 cuốn sách tiếng Nhật Bản cổ, có nội dung về Phật giáo, Thần đạo, Võ sĩ đạo, văn học nghệ thuật, dân tộc học, khảo cổ học
-3.534 cuốn sách Hán Nôm
-20.172 văn bản chép tay là các bản Hương ước, Thần tích, Thần sắc: ghi chép phong tục, tập quán, sự tích các vị thần, thành hoàng làng... của các làng xã Việt Nam. Trong đó có gần 400 sắc phong của Triều Nguyễn và các triều đại trước đó; hơn 160 tập thần tích, thần sắc của khoảng 9000 làng Việt; 6961 bản Hương ước, 13.211 bản Thần tích Thần sắc viết bằng chữ Hán, chữ Nôm và chữ quốc ngữ được soạn từ thế kỷ XX; hơn 3.000 tài liệu thống kê, mô tả, biên niên... bằng chữ Hán, chữ Nôm về các dạng văn hóa truyền thống như thần sắc, văn bia, địa bạ, khoán lệ,...; các bản kê địa danh làng xã năm 1923 của hầu hết các tỉnh thành trong cả nước. Bản sắc phong cổ nhất của Thư viện thuộc thế kỷ XVI.
-58.003 tấm ảnh phản ánh sinh động lịch sử đất nước, con người Việt Nam, Lào, Campuchia và một số nước khác trước năm 1957. Trong đó có
khoảng 40.000 ảnh và 122 tập Atlat về Đông Dương, những bức ảnh được các nhà sử học, kiến trúc sư, khảo cổ học, dân tộc học,... người Pháp và người Việt Nam, các công chức thuộc các cơ quan hành chính thuộc địa... chụp từ trước những năm 1930.
-Một số bộ sưu tập quý hiếm khác: Kho tranh cổ, Kho đĩa hát, kho vi phim, kho sắc phong, kho Hán Nôm, Kho bản đồ... Trong đó có Bản đồ Hà Nội năm 1831 “Hoài Đức phủ toàn đồ”, bản đồ Hà Nội 1873, bản đồ Sài Gòn năm 1902, hơn 3000 bản đồ khác được vẽ hoặc in từ năm 1584 đến năm 1942. Sách cổ nhất của Thư viện có niên đại từ thế kỷ XIV. Bản độc đáo nhất của thư viện có dấu “Ngự” của Triều Thanh Trung Quốc (thế kỷ XVIII). Bộ “Vĩnh lạc đại điền” và bộ “Tứ khố toàn thư” là những bộ sách có giá trị đặc biệt mà ngay tại nơi sinh ra nó là Trung Quốc cũng không có đủ.
CSDL thư mục hiện có 1.245.247 biểu ghi; Tài nguyên số gần 4.000.000 trang tài liệu đã số hóa.
2.5.5. Hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin- thư viện
Sản phẩm thông tin - thư viện
- Ấn phẩm Thông tin thư mục bẩy yếu tố - Thư mục chuyên đề;
- Tạp chí Thông tin Khoa học xã hội
- Tạp chí Thông tin Khoa học xã hội tiếng Anh (Social sciences Information Review). Từ năm 2007, phối hợp với mạng quốc tế các ấn phẩm khoa học (INASP), Viện đã xuất bản toàn văn Tạp chí Thông tin KHXH trên trang Tạp chí Khoa học Việt Nam trực tuyến. (www.vjol.info.vn).
- Tạp chí Thông tin KHXH bằng tiếng Việt - Thư mục giới thiệu sách mới
- Bản tin “Tài liệu phục vụ nghiên cứu” (Tin nhanh - TN&TĐB): - Hệ thống mục lục tra cứu theo ký hiệu phân loại và tiêu đề mô tả
- Niên giám Thông tin KHXH trong nước và nước ngoài
- Các tài liệu tham khảo, các sản phẩm thuộc hệ đề tài nghiên cứu cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp cơ sở,… do các cán bộ Viện thực hiện và tham gia thực hiện.
- Các CSDL chứa trong CD-ROM: 1) CSDL S- ocial Sciences: trên 500 tên tạp chí toàn văn bằng tiếng Anh có tóm tắt bao quát các chủ đề: Nghiên cứu hứng thú; Nhân loại học; Nghiên cứu khu vực; Khoa học chính trị; Tâm thần học; Tâm lý học; Dịch vụ công; Y tế và chăm sóc sức khoẻ cộng đồng; Xét xử tội phạm; Tội phạm học; Kinh tế học; Nghiên cứu môi trường; Dân tộc học; Nghiên cứu gia đình; Nghiên cứu về giới; Địa lý học; Nghiên cứu tuổi già; Quan hệ quốc tế; Luật học; Hành chính công và kế hoạch hoá; Nghiên cứu dân tộc thiểu số; Công tác xã hội; Xã hội học; Nghiên cứu Đô thị…2) CSDL Humanites: CSDL tóm tắt và toàn văn bằng tiếng Anh bao quát các chủ đề: Truyền thống; Múa; Phim ảnh; Dân ca; Nghiên cứu về Giới; Lịch sử; Báo chí; Khảo cổ học; Nghiên cứu Khu vực; Văn học và văn học xã hội phê phán; Âm nhạc; Nghệ thuật thể hiện; Nghiên cứu Kinh điển; Ngôn ngữ; Triết học; Tôn giáo và Thần học…3) CSDL Dialog on Disk: có tất cả các bài tạp chí nước ngoài về KHXH bằng tiếng Anh. 4) CSDL Văn Uyên tứ khố toàn thƣ: bao gồm các bộ: Kinh, Sử, Tử, Tập bao quát các lĩnh vực khoa học: Triết học, sử học, kinh tế học, luật học, văn học, địa lý, toán học, sinh vật học,… với trên 700 triệu chữ Hán ghi trong 36.000 cuốn sách hiện lưu tại Trung Quốc. Các CSDL hiện nay tiếp tục được chuyển vào phấn mềm Millenium để quản lí.
Các loại hình dịch vụ thông tin - thư viện
- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ;
- Dịch vụ tra cứu tìm tin qua mục lục truyền thống (mục lục chữ cái; mục lục phân loại; mục lục quyển);
thông tin thư mục về nguồn tài nguyên thông tin của thư viện tại địa chỉ: Opac.issi.vass.gov.vn thông qua mạng internet; Tìm kiếm thông tin thư mục từ nguồn tài nguyên thông tin của một số thư viện trong nước và quốc tế tại địa chỉ Opac.issi.vass.gov.vn thông qua mạng internet; Tìm tin từ các nguồn tài nguyên số hóa qua mạng nội bộ tại 1B Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội.
- Dịch vụ hỏi đáp tại thư viện trực tiếp hoặc qua các phương tiện truyền thông như điện thoại, thư điện tử: Mọi đối tượng NDT đều có thể sử dụng dịch vụ này sau khi đã thỏa thuận với thư viện về hình thức thanh toán cũng như hình thức, thời gian cung cấp thông tin thư mục, sao chụp tài liệu qua thư điện tử;
- Dịch vụ tra cứu thư mục theo chuyên đề: Cung cấp thông tin thường kỳ cho các đề tài nghiên cứu: NDT có nhu cầu có thể sử dụng dịch vụ này sẽ được cung cấp thông tin về các nguồn tài liệu bổ sung liên quan đến đề tài, lĩnh vực mà bạn đọc quan tâm. Các thông tin này sẽ được gửi trực tiếp qua thư điện tử theo khoảng thời gian nhất định và NDT yêu cầu.
- Dịch vụ thông tin qua triển lãm sách, báo, tài liệu;
-Dịch vụ photo, sao chụp tài liệu: Người dùng tin có nhu cầu có thể sao chụp (kể cả nhân bản) các tài liệu của thư viện tùy theo loại hình tài liệu và các quy định pháp lý khác liên quan đến bản quyền tác giả.
- Dịch vụ giới thiệu sách mới;
- Dịch vụ hội nghị bạn đọc/người dùng tin
- Dịch vụ tự tìm tài liệu ở phòng đọc mở tự chọn;
-Dịch vụ thông tin chọn lọc: Tìm tin cho các đề tài nghiên cứu. NDT có nhu cầu có thể sử dụng dịch vụ tìm tin từ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện cũng như từ các thư viện trong nước và quốc tế, từ các CSDL thư mục, toàn văn phục vụ cho đề tài nghiên cứu, luận án, luận văn tại các phòng phục vụ của thư viện.
- Dịch vụ đọc và mượn tài liệu tại chỗ: Hiện nay bạn đọc có thể mượn đọc tài liệu tại chỗ của thư viện KHXH ở tầng 4 và tầng 8 – tòa nhà số 1B- Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội.
-Dịch vụ Hướng dẫn sử dụng thư viện và tìm tin: Bạn đọc đến thư viện lần đầu sẽ được hướng dẫn đầy đủ, miễn phí về cách thức sử dụng như tìm kiếm thông tin từ các cơ sở dữ liệu trong nước và quốc tế.
-Dịch vụ sử dụng mạng wifi miễn phí để truy cập thông tin: Bạn đọc đến thư viện ngoài việc sử dụng các dịch vụ nêu trên có thể sử dụng dịch vị wifi miễn phí tại tòa nhà số 1B Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội.
2.5.6. Trình độ học vấn của đội ngũ cán bộ thông tin - thư viện
Viện TTKHXH hoạt động trên cả hai lĩnh vực là thông tin và thư viện bao gồm 14 phòng chuyên môn. Trong đó 5 phòng thuộc khối thông tin, 5 phòng thuộc khối thư viện, 4 phòng sự nghiệp.
Trình độ của cán bộ thƣ viện Số lƣợng Khối Thƣ viện Thạc sĩ 17 Cử nhân 10 Khối Thông tin Tiến sỹ 6 Thạc sỹ 20 Cử nhân 1
Bảng 2.1. Trình độ học vấn của cán bộ thông tin thƣ viện
Cán bộ Viện có trình độ tin học văn phòng cơ bản, khả năng sử dụng thành thạo phần mềm thư viện Sierra, đây là lực lượng cán bộ có trình độ cao, có khả năng nắm bắt thông tin và xử lý thông tin nhanh chóng và hiệu quả cao.
Đội ngũ cán bộ với đa số là cán bộ trẻ, năng động, nhiệt tình, làm việc đều có trách nhiệm, thân thiện, phục vụ tận tâm. Các cán bộ tại đây luôn không ngừng phấn đấu, học tập, trau dồi những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cũng như rèn luyện về ngoại ngữ. Trong số cán bộ làm tại bộ phận phục vụ, các cán các cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành TT-TV chiếm 61,54% đã
được đào tạo về kỹ năng tra cứu tin tại các đơn vị đào tạo ngành thư viện. Tuy nhiên, kỹ năng này cần được đào tạo, hướng dẫn thêm đối với cả cán bộ đúng chuyên ngành hoặc không đúng chuyên ngành để giúp họ nâng cao khả năng phục vụ, hướng dẫn NDT tìm kiếm, tra cứu thông tin đúng yêu cầu với thời gian nhanh và hiệu quả cao.
Đối với bộ phận phục vụ bạn đọc, tất cả cán bộ chưa qua các lớp đào tạo hay hướng dẫn nghiệp vụ về các kỹ năng mềm khi tiếp xúc với NDT. Qua điều tra khảo sát, các cán bộ thư viện tại phòng công tác bạn đọc đều có nhu