2.4.1 Tổ chức kho và sắp xếp tài liệu
* Tổ chức kho
Tất cả các phòng phục vụ của Thư viện đều được tổ chức theo kho mở. Hình thức này cho phép NDT tự do vào kho chọn lựa tài liệu mà không mất thời gian viết phiếu yêu cầu và chờ đợi lấy tài liệu.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức nguồn lực thông tin, Thư viện đã cố gắng bố trí các kho tài liệu một cách phù hợp với diện tích và yêu cầu hoạt động của mình.
Thư viện đã tổ chức nguồn tin thành 4 kho (phòng) chính và phục vụ theo hình thức kho mở:
- Phòng tư liệu tiếng Việt
- Phòng tư liệu tiếng nước ngoài
- Phòng tư liệu chuyên ngành, giáo trình và Báo - Tạp chí - Phòng tài liệu nghiên cứu khoa học
Mỗi kho đều có hệ thống quạt thông gió, điều hòa, hệ thống phòng cháy, chữa cháy, máy hút bụi, hệ thống giá, kệ, tủ sách được thiết kế riêng để phù hợp với các loại tài liệu có các kích cỡ khác nhau.
Tuy nhiên về lâu dài, Thư viện phải tính đến việc mở rộng diện tích kho vì lượng tài liệu sẽ ngày một nhiều hơn.
* Phƣơng thức sắp xếp tài liệu
- Tài liệu được sắp xếp theo các môn loại tri thức và sử dụng hệ thống phân loại Dewey (DDC) để phân loại tài liệu.
- DDC chia tài liệu thành 10 môn loại (nhóm) chính, ký hiệu từ 000 - 999, trong mỗi môn loại tài liệu lại được phân thành các nhóm nhỏ chi tiết hơn.
* Ký hiệu xếp giá: Ký hiệu xếp giá được dán trên gáy của tài liệu (hay còn
gọi là nhãn tài liệu), được sử dụng để chỉ vị trí của tài liệu trên giá. Các tài liệu có ngôn ngữ khác nhau thì ký hiệu xếp giá khác nhau.
Các yếu tố của ký hiệu xếp giá bao gồm: Ví dụ:
Ký hiệu kho (Kho tiếng Anh)
Chỉ số phân loại Dewey (Sách học tiếng Anh) Ký hiệu tác giả hoặc tên tài liệu
Sự khác biệt của ký hiệu xếp giá với từng tài liệu ở các kho khác nhau giúp NDT tìm tài liệu của cùng một ngôn ngữ dễ dàng hơn và giúp cán bộ thư viện thuận tiện trong việc sắp xếp lại vị trí của tài liệu.
* Nguyên tắc sắp xếp tài liệu
- Tài liệu được sắp xếp theo nguyên tắc thập phân theo trật tự tăng dần từ số nhỏ hơn đến số lớn hơn.
- Nếu các tài liệu có cùng số phân loại thì chúng sẽ được xếp theo vần của 3 chữ cái trong ký hiệu xếp giá.
Ví dụ về trật tự đúng: 345. 07 HUT 428 SUD 428. 24 ENG 973. 32 UNI 976. 4 CAR 976. 4 JON *Thanh đánh dấu:
Dùng để đánh dấu vị trí cuốn tư liệu đã được rút ra khỏi giá và giúp cho việc hoàn lại tư liệu đúng vị trí sắp xếp khi không có nhu cầu sử dụng.
AN 428.24 HUT
* Dấu đỏ
- Sách 1 dấu đỏ: Không được mượn về nhà.
- Sách 2 dấu đỏ: Chỉ học viên cao học được mượn.
Có thể nói, việc tổ chức kho mở và việc sắp xếp tài liệu theo môn loại khoa học của TVĐHHN đã giúp cho NDT dễ dàng tìm kiếm tài liệu ở cùng một chủ đề, cùng một lĩnh vực.
2.4.2 Công tác bảo quản
Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, gìn giữ vốn tài liệu thư viện và góp phần tăng cường và nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bảo quản vốn tài liệu, Thư viện đã tiến hành nhiều biện pháp:
- Ngay từ khi khởi công xây dựng khu nhà thư viện mới (2003), Thư viện đã tính đến việc xây dựng hệ thống kho đúng quy cách, đặt các kệ giá nhiều kích cỡ phù hợp với nhiều loại tài liệu.
- Những tài liệu quý hiếm được phục vụ NDT bằng những bản sao. - Tiến hành lắp đặt hệ thống camera quan sát tại các phòng và cổng từ tại nơi ra vào thư viện giúp cho việc quan sát và bảo vệ tài liệu tốt hơn.
- Các phòng/kho đều có hệ thống máy điều hòa, máy hút bụi, hệ thống phòng cháy chữa cháy. Thư viện cũng thường xuyên tiến hành quét dọn, tổ chức nhiều đợt phun thuốc chống mối mọt, diệt chuột.
- Tiến hành thanh sát, kiểm kê tài liệu định kì và phục chế các tài liệu có dấu hiệu hư hỏng.
- Kho tài liệu được chiếu sáng bằng ánh sáng tự nhiên và ánh sáng đèn một cách hợp lí.
- Tổ chức tập huấn NDT và đề ra một số nội quy phòng đọc mà nếu NDT vi phạm sẽ bị xử lí (có các hình thức và mức phạt cụ thể).
Như vậy, về cơ bản, Thư viện đã thực hiện tốt công tác bảo quản.