Xử lí thông tin là quá trình biến thông tin từ dạng thức ban đầu thành những dạng thức mới nhằm đáp ứng các nhiệm vụ của hoạt động thông tin [16, tr.2].
Xử lí thông tin được tiến hành nhằm đáp ứng nhiệm vụ lưu trữ và tìm kiếm thông tin qua thời gian, truyền đi và thu thập trong không gian.
Các phương thức của xử lí thông tin bao gồm: mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khoá, định chủ đề, tóm tắt, tổng quan, tư vấn.
2.2.1 Các chuẩn đƣợc lựa chọn trong xử lí thông tin
Xác định rõ tầm quan trọng của việc áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin nhằm hướng tới chuẩn hoá hoạt động thông tin thư viện, TVĐHHN đã sớm tìm hiểu các chuẩn hiện hành trên thế giới và Việt Nam để tiến hành lựa chọn các chuẩn áp dụng trong thông tin sao cho phù hợp với điều kiện thực tiễn. Các chuẩn đó lựa chọn áp dụng vào: mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định chủ đề, từ khoá tài liệu.
+ Chuẩn trong mô tả tài liệu
Đứng trong hệ thống thư viện Việt Nam, trong xu thế của những năm 80, TVĐHHN đã triển khai áp dụng chuẩn ISBD (International Standard Bibliographic Description) cho mô tả tài liệu. Năm 2003, khi chuyển đổi hoàn toàn hoạt động theo mô hình thư viện hiện đại, ban đầu TVĐHHN tiếp tục áp dụng ISBD như là một chuẩn quốc tế phù hợp duy nhất. Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng, TVĐHHN bắt đầu nghiên cứu và nhận định ISBD không còn phù hợp xu thế chung và đặc thù vốn tài liệu của đơn vị. Nguồn tài liệu của TVĐHHN chủ yếu là tài liệu ngoại văn. Chính vì vậy, TVĐHHN nên phát huy mạnh mẽ chức năng download biểu ghi qua cổng Z39.50 của phần mềm quản lí thư viện điện tử và lợi ích của việc chia sẻ nguồn lực thông tin thư mục giữa các thư viện trong xử lí thông tin sao chép. Năm 2005, TVĐHHN chính thức áp dụng AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules 2nd) trong mô tả tài liệu, dựa theo bản “ Qui tắc biên mục Anh - Mỹ rút gọn”. Đây có thể là một sự lựa chọn đúng đắn vì cho đến năm 2007, Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch đã chính thức ra văn bản áp dụng AACR2 trong hệ thống thư viện Việt Nam.
+ Chuẩn trong phân loại tài liệu
Thông qua việc nghiên cứu cấu trúc, các ưu nhược điểm của một số bảng phân loại đang lưu hành tại Việt Nam và đặc điểm của đơn vị, năm 2003 TVĐHHN quyết định sử dụng DDC (Dewey Decimal Classification) với những lý do cơ bản như sau:
- Tài liệu của TVĐHHN chủ yếu là tài liệu về ngôn ngữ học, lớp 400 của DDC khá chi tiết cùng với việc cho phép kết hợp bảng chính với bảng trợ ký hiệu chung, trợ ký hiệu ngôn ngữ giúp cho DDC có khả năng dễ dàng mở rộng và chi tiết các đề mục về ngôn ngữ học.
Ví dụ : Từ vựng tiếng Anh có ký hiệu phân loại là 428.24. Khi đó 4 thể hiện cho ngôn ngữ, 2 thể hiện cho tiếng Anh, 8 thể hiện cho tiếng Anh ứng dụng, 24 thể hiện cho từ vựng.
- TVĐHHN tổ chức phục vụ theo kho mở, theo đó tài liệu được sắp xếp theo số phân loại. Với cấu trúc phân cấp, chi tiết cụ thể dần theo lớp giúp cho DDC trở nên dễ sử dụng, dễ nhớ đối với cán bộ thư viện trong việc phân loại và sắp xếp cũng như giúp bạn đọc dễ sử dụng trong tìm kiếm tài liệu.
- Hiện nay trên thế giới, DDC đang trở lên phổ biến và được sử dụng khá rộng rãi, đặc biệt trong các nước nói tiếng Anh. Trong khi đó, tài liệu của TVĐHHN chủ yếu là nguồn tài liệu Tiếng Anh. Vì vậy, để khai thác triệt để lợi ích của việc xử lí thông tin sao chép qua cổng Z39.50 cho phép sử dụng lại những ký hiệu phân loại sẵn có của các thư viện các nước trên thế giới đòi hỏi TVĐHHN phải ứng dụng chuẩn tương thích.
Ngoài bộ bảng phân loại đầy đủ của DDC gồm 4 tập xuất bản lần thứ 22 bằng tiếng Anh, TVĐHHN cũng đưa vào sử dụng ấn bản rút gọn DDC14 bằng tiếng Việt do Thư viện Quốc gia (TVQG) dịch và xuất bản. DDC14 được TVĐHHN sử dụng song song với DDC22 chủ yếu trong biên mục gốc.
+ Chuẩn định chủ đề, định từ khoá
Hiện nay các thư viện Việt Nam đang sử dụng khá đa dạng các bảng từ khoá, từ chuẩn, đề mục chủ đề (ĐMCĐ). Trước khi lựa chọn chuẩn trong định chủ đề, từ khoá, TVĐHHN đã tiến hành xem xét tổng quan các bảng điển hình như: LCSH (Library of Congress Subject Headings), bảng từ khoá của TVQG Việt Nam, từ điển từ khoá Khoa học và Công nghệ của Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.
Trên cơ sở nghiên cứu một số chuẩn tiêu biểu trong định chủ đề, định từ khoá đang được sử dụng tại Việt Nam, TVĐHHN nhận thấy:
Hiện nay chưa có một bảng ĐMCĐ nào bằng tiếng Việt ngoài danh mục chủ đề của TVQG Việt Nam. Việc sử dụng LCSH gặp khá nhiều khó khăn do rào cản về ngôn ngữ. Ngay từ khi chuyển đổi, Ban lãnh đạo TVĐHHN xác định chủ trương xây dựng thư viện điện tử, theo đó chú trọng xây dựng mục lục trực tuyến, xoá bỏ hoàn toàn mục lục truyền thống. Vì vậy, toàn bộ vốn tài liệu của TVĐHHN cần xử lý mới và hồi cố lại hoàn toàn. Song vốn tài liệu chủ yếu là sách ngoại văn, do đó để phù hợp với xu thế sử dụng LCSH trên thế giới, TVĐHHN quyết định sử dụng LCSH để định chủ đề cho tài liệu. Trong điều kiện hiện tại, TVĐHH thống nhất tạm thời chỉ định chủ đề đối với các tài liệu được xử lý sao chép từ thư viện các nước trên thế giới.
LCSH thực sự là một công cụ quan trọng, cần thiết cho những người làm công tác định chủ đề và tổ chức mục lục chủ đề. Trên thực tế có nhiều thư viện đã sử dụng LCSH đặc biệt là các nước nói tiếng Anh. Tuy nhiên việc áp dụng tại TVĐHHN gặp rất nhiều khó khăn do rào cản ngôn ngữ trong khi chưa được dịch sang tiếng Việt.
Đối với công tác định từ khoá tài liệu, do TVĐHHN chú trọng phát triển nguồn tài liệu tập trung vào các chủ đề: ngôn ngữ, văn hoá, du lịch, lịch sử, kinh tế chính trị, khoa học thường thức, quản trị kinh doanh, quốc tế học,... Do đó, nội dung nguồn tin khá tổng hợp, theo đó việc sử dụng Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam trong việc định từ khoá tài liệu được xem là phù hợp hơn cả đối với TVĐHHN.
+ Chuẩn khổ mẫu
Khi chuyển đổi sang mô hình thư viện điện tử, với yêu cầu tất yếu của việc sử dụng phần mềm quản lí thư viện điện tử, TVĐHHN đã đưa vào sử dụng phần mềm quản lí thư viện điện tử Libol từ cuối năm 2003. Với sự trợ giúp của phần mềm tích hợp, nhận thức rõ ưu điểm của MARC21 (Machine
Readable Cataloging) trong việc tổ chức mục lục trực tuyến và xu hướng sử dụng MARC21 trên thế giới và tại Việt Nam, TVĐHHN đã xây dựng một số biểu mẫu nhập tin phù hợp với từng loại hình tài liệu dựa trên cơ sở MARC21 nhằm tạo điều kiện và khả năng sử dụng chung các biểu ghi thư mục với các thư viện trong và ngoài nước.
Có thể thấy việc lựa chọn các chuẩn trong hoạt động xử lí thông tin đã được TVĐHHN hết sức quan tâm, không ngừng nghiên cứu để lựa chọn và triển khai áp dụng các chuẩn nhằm đảm bảo chất lượng cho công tác kiểm soát thư mục hướng tới hội nhập, hợp tác và chia sẻ nguồn lực thông tin.
2.2.2 Thực trạng áp dụng các chuẩn
Năng lực của cán bộ trong việc áp dụng các chuẩn xử lí thông tin là một trong những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của công tác xử lí thông tin. Hiện nay, TVĐHHN đã biên mục và đưa vào phục vụ được 27200 đầu ấn phẩm, với 35945 biểu ghi trong CSDL (bao gồm sách, bài trích điện tử, CD-ROM, Cassettes).
+ Áp dụng qui tắc mô tả
Mô tả tài liệu là một trong những công đoạn rất quan trọng trong qui trình xử lí thông tin nhằm cung cấp những thông tin thư mục về tài liệu cũng như các điểm truy cập tạo mục lục trực tuyến giúp bạn đọc tra cứu tới tài liệu và có những hình dung cơ bản về tài liệu. Đối với TVĐHHN, việc mô tả yêu cầu áp dụng chặt chẽ các qui định của bộ Qui tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2).
Trước khi chính thức áp dụng AACR2, TVĐHHN sử dụng ISBD trong mô tả tài liệu. Cho đến năm 2005, TVĐHHN chuyển đổi sang áp dụng AACR2, vì vậy cán bộ xử lí thông tin phải tiến hành hiệu đính lại toàn bộ biểu ghi đã được biên mục trước đó theo AACR2. Tuy nhiên, do TVĐHHN
chỉ xây dựng mục lục trực tuyến nên việc hiệu đính chỉ phải tiến hành trong CSDL. Công tác mô tả tài liệu với AACR2 được tiến hành đối với cả 2 qui trình : biên mục sao chép và biên mục gốc.
Trong biên mục sao chép, sau khi download hoặc copy biểu ghi từ thư viện các nước trên thế giới, cán bộ xử lí thông tin tiến hành kiểm tra lại các thông tin thư mục và các điểm truy cập đã có, bổ sung những thông tin còn thiếu và hiệu đính lại cho đúng với qui định, nguyên tắc của AACR2. Trong CSDL Sách với 100 biểu ghi mẫu cho thấy:
Dữ liệu mô tả đã được xây dựng mới (hoặc chuyển đổi) sang AACR2. Trong đó có :
- Các điểm truy cập được thiết lập theo tác giả cá nhân, tác giả tập thể, nhan đề khá đầy đủ. Đối với các trường hợp có từ 1-3 tác giả cá nhân, lấy 1 tác giả làm tiêu đề chính, còn lại sử dụng làm điểm truy cập bổ sung. Đối với trường hợp có trên 3 tác giả thì lập tiêu đề mô tả chính theo nhan đề tài liệu, còn các tác giả được đưa vào làm điểm truy cập bổ sung. Trường hợp có từ 1- 2 tác giả tập thể thì lấy 1 làm tiêu đề mô tả chính còn lại làm tiêu đề bổ sung. Nếu có từ 3 tác giả tập thể trở lên lấy nhan đề làm điểm truy cập chính còn tác giả tập thể đưa xuống làm điểm truy cập bổ sung.
Như vậy, trong biểu ghi xuất hiện các điểm truy cập được thiết lập tại trường 100, trường 110, trường 245, trường 600, trường 700. Tất cả các điểm truy cập đều được mô tả theo qui định của AACR2 và về dấu sử dụng (dấu phẩy được đặt sau họ).
Vd. Tiêu đề chính là tác giả cá nhân Việt Nam: Vũ, Trọng Phụng.
Vd. Tiêu đề chính là tác giả cá nhân là tên Âu, Mỹ: Smith, Joan E.
- Dữ liệu mô tả được thiết lập đầy đủ 8 vùng dữ liệu, trong đó cán bộ xử lí thông tin TVĐHHN đã có sử dụng những qui định của AACR2 khác hẳn với ISBD trước đó:
+ Trường nhan đề và thông tin trách nhiệm : với từ 1-3 tác giả, thì mô tả cả 3; với từ 4 tác giả trở lên chỉ mô tả 1, phẩy, ba chấm.
Vd: $aHạc chiều :$bTập truyện ngắn chọn lọc văn học Nhật Bản /$cAkutagawa Ryunosuke, Kinoshita Junji, Dazai Osamu; Trần Nhật Quang dịch.
+ Không viết tắt tên nơi xuất bản: vd: $aHà Nội.
- Dấu phân cách được qui định trong AACR2 cũng đã được sử dụng trong các biểu ghi mô tả dữ liệu thư mục. Trong biểu ghi MARC21, khi tiến hành biên mục theo AACR2 chỉ cần chú ý tới các dấu phân cách trường con trong mỗi vùng dữ liệu. Mỗi vùng dữ liệu đã được qui định nhập trong trường tương ứng, do vậy không cần chú ý tới dấu phân cách vùng dữ liệu.
Các qui định dấu phân cách các yếu tố trong các vùng như sau:
Nhan đề = nhan đề song song : thông tin bổ sung cho nhan đề / Thông tin trách nhiệm . - Lần xuất bản . – Nơi xuất bản : nhà xuất bản, năm xuất bản . – Khối lượng : minh hoạ ; khổ sách + tài liệu kèm theo. – (Nhan đề tùng thư = nhan đề song song : thông tin bổ sung / thông tin trách nhiệm của tùng thư. Số tập).
Vd. Một số biểu ghi được biên mục theo AACR2 của TVĐHHN đã sử dụng các dấu phân cách vùng dữ liệu và phân cách các yếu tố trong một vùng dữ liệu như sau:
1. Business and administrative communication / Kitty O. Locker . - 5th ed. - New
2. Nhà quản trị thành công = effective executive : cách thức giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất /Peter F.Drucker . - Hà Nội : Nxb Trẻ , 2008. - 237tr. ; 21cm.
3. Tìm hiểu di sản văn hoá dân gian Hà Nội / Trần Quốc Vượng;Nguyễn Vĩnh Phúc,Lê Văn Lan . - Hà Nội : NXBHà Nội , 1994. - 249tr ; 18cm.
+ Áp dụng bảng phân loại
DDC22 là bảng phân loại đầy đủ được xuất bản hoàn toàn bằng tiếng Anh. Để sử dụng được bảng phân loại này đòi hỏi cán bộ cần phải có trình độ tiếng Anh tương đối, đủ để đọc hiểu được các đề mục. Bên cạnh đó cần phải nắm vững cấu trúc để xác định vị trí môn loại của tài liệu và nguyên tắc kết hợp bảng chính với các bảng phụ trợ nhằm định được ký hiệu đầy đủ cho tài liệu, cũng như có kỹ năng sử dụng các bảng tra của bảng phân loại.
Trình độ ngoại ngữ là một trong các tiêu chí tuyển dụng đầu vào của TVĐHHN, do vậy các thư viện viên làm công tác xử lí thông tin đều có trình độ tiếng Anh từ B trở lên. Các cán bộ xử lí thông tin tại TVĐHHN tiến hành phân loại tài liệu đúng qui định về kết cấu số phân loại thể hiện tính cấu trúc phân cấp của DDC và cũng đã sử dụng được đầy đủ các bảng trợ ký hiệu trong việc thiết lập các chỉ số và cũng đã chú ý áp dụng các nguyên tắc kết hợp được qui định đối với từng tiểu đề mục.
Hình 2.1: Biểu ghi đã có chỉ số phân loại
+ Áp dụng các khung ĐMCĐ / bộ từ khoá
Năng lực áp dụng khung LCSH
LCSH là một bộ gồm có 4 tập được xuất bản hoàn toàn bằng tiếng Anh. Do vậy để có thể sử dụng được đòi hỏi cán bộ TVĐHHN cần có trình độ tiếng Anh nhất định, có khả năng dịch từ ngôn ngữ tự nhiên sang ngôn ngữ ĐMCĐ bằng Tiếng Anh và ngược lại. Qua nghiên cứu các biểu ghi trong CSDL Sách của TVĐHHN cho thấy:
- Ngôn ngữ ĐMCĐ đã được xây dựng cho các tài liệu bằng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung,… nhưng không phải là tất cả. Trong quá trình xử lí thông tin, việc định chủ đề tài liệu tại TVĐHHN chủ yếu được xử lý trong qui trình biên mục sao chép. Theo đó dữ liệu thư mục của một số lớn tài liệu bằng tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Pháp được download qua cổng Z39.50 hoặc sao chép dữ liệu thư mục từ các thư viện lớn trên thế giới như TVQH Mỹ, TVQG Trung Quốc, TVQG Úc,…Tuy nhiên khi download và sao chép về biểu ghi của TVĐHHN, các ĐMCĐ đang hiển thị ở format hiển thị của MARC21. Vì vậy, cán bộ xử lí thông tin của TVĐHHN đã kiểm tra tính đúng đắn bằng
cách đối chiếu với LCSH và hiệu đính lại theo đúng nguyên tắc thiết lập ĐMCĐ.
- 100% các ĐMCĐ được xây dựng bằng tiếng Anh, khá đa dạng về từ loại. Khi tiến hành sao chép ĐMCĐ, cán bộ xử lí thông tin của TVĐHHN chỉ sao chép các ĐMCĐ bằng tiếng Anh do qui định sử dụng chuẩn LCSH của TVĐHHN. Do vậy, các ĐMCĐ đã xây dựng được hoàn toàn bằng tiếng Anh.
Hình 2.2: Biểu ghi đã định chủ đề tài liệu
Tuy nhiên, việc sử dụng LCSH tại TVĐHHN chỉ mới được sử dụng trong biên mục sao chép và vẫn còn các ĐMCĐ chưa chính xác, thường tập trung vào các ĐMCĐ sao chép được xây dựng cho tài liệu của các