2.4.1 Tổ chức kho và sắp xếp tài liệu
* Tổ chức kho
Tất cả các phòng phục vụ của Thư viện đều được tổ chức theo kho mở. Hình thức này cho phép NDT tự do vào kho chọn lựa tài liệu mà không mất thời gian viết phiếu yêu cầu và chờ đợi lấy tài liệu.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức nguồn lực thông tin, Thư viện đã cố gắng bố trí các kho tài liệu một cách phù hợp với diện tích và yêu cầu hoạt động của mình.
Thư viện đã tổ chức nguồn tin thành 4 kho (phòng) chính và phục vụ theo hình thức kho mở:
- Phòng tư liệu tiếng Việt
- Phòng tư liệu tiếng nước ngoài
- Phòng tư liệu chuyên ngành, giáo trình và Báo - Tạp chí - Phòng tài liệu nghiên cứu khoa học
Mỗi kho đều có hệ thống quạt thông gió, điều hòa, hệ thống phòng cháy, chữa cháy, máy hút bụi, hệ thống giá, kệ, tủ sách được thiết kế riêng để phù hợp với các loại tài liệu có các kích cỡ khác nhau.
Tuy nhiên về lâu dài, Thư viện phải tính đến việc mở rộng diện tích kho vì lượng tài liệu sẽ ngày một nhiều hơn.
* Phƣơng thức sắp xếp tài liệu
- Tài liệu được sắp xếp theo các môn loại tri thức và sử dụng hệ thống phân loại Dewey (DDC) để phân loại tài liệu.
- DDC chia tài liệu thành 10 môn loại (nhóm) chính, ký hiệu từ 000 - 999, trong mỗi môn loại tài liệu lại được phân thành các nhóm nhỏ chi tiết hơn.
* Ký hiệu xếp giá: Ký hiệu xếp giá được dán trên gáy của tài liệu (hay còn
gọi là nhãn tài liệu), được sử dụng để chỉ vị trí của tài liệu trên giá. Các tài liệu có ngôn ngữ khác nhau thì ký hiệu xếp giá khác nhau.
Các yếu tố của ký hiệu xếp giá bao gồm: Ví dụ:
Ký hiệu kho (Kho tiếng Anh)
Chỉ số phân loại Dewey (Sách học tiếng Anh) Ký hiệu tác giả hoặc tên tài liệu
Sự khác biệt của ký hiệu xếp giá với từng tài liệu ở các kho khác nhau giúp NDT tìm tài liệu của cùng một ngôn ngữ dễ dàng hơn và giúp cán bộ thư viện thuận tiện trong việc sắp xếp lại vị trí của tài liệu.
* Nguyên tắc sắp xếp tài liệu
- Tài liệu được sắp xếp theo nguyên tắc thập phân theo trật tự tăng dần từ số nhỏ hơn đến số lớn hơn.
- Nếu các tài liệu có cùng số phân loại thì chúng sẽ được xếp theo vần của 3 chữ cái trong ký hiệu xếp giá.
Ví dụ về trật tự đúng: 345. 07 HUT 428 SUD 428. 24 ENG 973. 32 UNI 976. 4 CAR 976. 4 JON *Thanh đánh dấu:
Dùng để đánh dấu vị trí cuốn tư liệu đã được rút ra khỏi giá và giúp cho việc hoàn lại tư liệu đúng vị trí sắp xếp khi không có nhu cầu sử dụng.
AN 428.24 HUT
* Dấu đỏ
- Sách 1 dấu đỏ: Không được mượn về nhà.
- Sách 2 dấu đỏ: Chỉ học viên cao học được mượn.
Có thể nói, việc tổ chức kho mở và việc sắp xếp tài liệu theo môn loại khoa học của TVĐHHN đã giúp cho NDT dễ dàng tìm kiếm tài liệu ở cùng một chủ đề, cùng một lĩnh vực.
2.4.2 Công tác bảo quản
Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, gìn giữ vốn tài liệu thư viện và góp phần tăng cường và nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bảo quản vốn tài liệu, Thư viện đã tiến hành nhiều biện pháp: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngay từ khi khởi công xây dựng khu nhà thư viện mới (2003), Thư viện đã tính đến việc xây dựng hệ thống kho đúng quy cách, đặt các kệ giá nhiều kích cỡ phù hợp với nhiều loại tài liệu.
- Những tài liệu quý hiếm được phục vụ NDT bằng những bản sao. - Tiến hành lắp đặt hệ thống camera quan sát tại các phòng và cổng từ tại nơi ra vào thư viện giúp cho việc quan sát và bảo vệ tài liệu tốt hơn.
- Các phòng/kho đều có hệ thống máy điều hòa, máy hút bụi, hệ thống phòng cháy chữa cháy. Thư viện cũng thường xuyên tiến hành quét dọn, tổ chức nhiều đợt phun thuốc chống mối mọt, diệt chuột.
- Tiến hành thanh sát, kiểm kê tài liệu định kì và phục chế các tài liệu có dấu hiệu hư hỏng.
- Kho tài liệu được chiếu sáng bằng ánh sáng tự nhiên và ánh sáng đèn một cách hợp lí.
- Tổ chức tập huấn NDT và đề ra một số nội quy phòng đọc mà nếu NDT vi phạm sẽ bị xử lí (có các hình thức và mức phạt cụ thể).
Như vậy, về cơ bản, Thư viện đã thực hiện tốt công tác bảo quản.
2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin
Từ năm 2002 trở về trước, Thư viện đã sử dụng phần mềm miễn phí của UNESCO là CDS/ISIS (Computer Documentation System/Integreter Set of Information System). Tuy nhiên, do phần mềm này có nhiều hạn chế nên đến cuối năm 2003, Thư viện đã chuyển sang sử dụng phần mềm Libol của Công ty công nghệ phần mềm Tinh Vân.
Bên cạnh Libol, Thư viện còn ứng dụng phần mềm tự xây dựng DigiHanuLic trong phát triển bộ sưu tập số.
2.5.1 Phần mềm Libol:
Phần mềm Libol được phát triển từ năm 1997 và là một trong những phần mềm thư viện điện tử đầu tiên có mặt trên thị trường Việt Nam.
Libol đã được triển khai thành công tại hơn 150 thư viện lớn nhỏ trên toàn quốc.
TVĐHHN áp dụng Libol từ năm 2004 và hiện tại TV sử dụng phiên bản Libol 6.0.
Hình 2.8: Giao diện phần mềm Libol
Tuy Libol có tất cả 9 phân hệ nhưng Thư viện mới chỉ áp dụng 8 phân hệ là: phân hệ Bổ sung, phân hệ Biên mục, phân hệ OPAC (tra cứu trực tuyến), phân hệ Quản trị hệ thống, phân hệ Mượn Trả, phân hệ Ấn phẩm định kì, phân hệ Bạn đọc, phân hệ Sưu tập số.
1. Phân hệ Bổ sung:
Thư viện đã sử dụng các chức năng sau đây của phân hệ này:
+ Biên mục sơ lược các tài liệu mới nhập về từ nhiều nguồn khác nhau. + In nhãn gáy tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
+ Tạo khuôn dạng đăng kí cá biệt, in mã vạch cho từng chỉ số cá biệt theo lô.
+ Kiểm kê tài liệu và bổ sung thêm mã xếp giá các tài liệu được đưa vào kho
+ Thống kê và bổ sung tài liệu tự động qua mạng. Tuy nhiên việc bổ sung tài liệu qua đơn đặt bổ sung chưa được thực hiện rộng rãi.
2. Phân hệ Biên mục:
Phân hệ Biên mục của Libol đã giúp cán bộ Thư viện trong việc biên mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế và trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện khác qua mạng Internet.
Thông qua phân hệ này, Thư viện đã tiến hành biên mục gốc, biên mục sao chép và xuất bản các ấn phẩm thư mục.
3. Phân hệ OPAC (tra cứu trực tuyến):
Phân hệ OPAC của Libol có chức năng tìm kiếm mạnh, đa dạng và hỗ trợ đa ngữ theo bảng mã và phông chữ unicode. NDT có thể tra cứu đồng thời trên tổ hợp nhiều thuộc tính của ấn phẩm theo các mẫu dựng sẵn hoặc tự chọn với các toán tử logic kết hợp. OPAC đã tạo môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa NDT với nhau, giữa NDT và thư viện và giữa NDT với các thư viện khác.
Qua phân hệ này, Thư viện đã thực hiện tra cứu tìm tin trực tuyến, lưu thông trực tuyến, dịch vụ thông tin trực tuyến,...
4. Phân hệ Quản trị hệ thống: Phân hệ này giúp cho cán bộ thư viện: + Tạo, cập nhật, quản lí dữ liệu về NDT
+ Kiểm tra mượn và trả sách (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thông báo tình trạng tài liệu, báo cáo thống kê
+ Tự động in thông báo đòi tài liệu, tính tiền phạt quá hạn + Hỗ trợ mượn liên thư viện
+ Hỗ trợ nhận dạng mã vạch + Hệ thống tự động kiểm tra 5. Phân hệ Mượn Trả: Phân hệ có chức năng:
+ Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện
thiết đặt. Toàn bộ thao tác ghi nhận mượn/trả, nhận dạng đối tượng được máy tính xử lí qua nhận dạng mã NDT.
+ Cung cấp các số liệu thống kê về tình hình mượn trả tài liệu phong phú và chi tiết.
6. Phân hệ Ấn phẩm định kì: có chức năng theo dõi bổ sung, đóng tập và xếp giá, quản lí bổ sung ấn phẩm định kì.
Phân hệ này giúp cán bộ thư viện biên mục tổng thể hoặc biên mục từng số chi tiết giúp việc khai thác thông tin tới ấn phẩm được tiến hành đến từng số, tránh biên mục lại.
7. Phân hệ Bạn đọc: là công cụ giúp Thư viện quản lí cộng đồng NDT và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ có liên quan như cấp thẻ, gia hạn, cắt hiệu lực thẻ.
Các ứng dụng phân hệ quản lí bạn đọc tại Thư viện là:
+ Quản lí hồ sơ bạn đọc: các thông tin về bạn đọc được cập nhật vào CSDL để phục vụ cho việc tra cứu, thống kê và in thẻ.
+ Khả năng xử lí lô: với khả năng xử lí lô, các nghiệp vụ như gia hạn thẻ, cắt hạn thẻ, xóa thẻ rất nhanh chóng, thuận lợi.
+ Phân loại NDT theo nhóm: Tính năng này giúp Thư viện thống kê, điều tra nhu cầu sử dụng của NDT theo nhóm tuổi, khóa, ngày cấp thẻ, nhóm đối tượng NDT.
8. Phân hệ Sưu tập số:
Phân hệ Sưu tập số cho phép thư viện có khả năng lưu giữ các file điện tử với số lượng lớn, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng, đảm bảo dữ liệu chính xác, phục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu điện tử một cách hiệu quả.
Phân hệ sưu tập số còn có khả năng quản lý các tài khoản đặt mua tài liệu điện tử, cung cấp các tài liệu điện tử theo yêu cầu đặt mua của bạn đọc.
Khả năng quản lý tài liệu điện tử trên cả hai loại hình: có thu phí và không thu phí.
Như vậy, hầu hết các công đoạn trong quy trình lưu thông tài liệu tại Thư viện đã được tự động hóa nhờ ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol. Tuy nhiên trong thời gian tới, Thư viện cần nâng cấp phần mềm, bổ sung thêm các tính năng mới cho phù hợp với yêu cầu hiện đại hóa thư viện.
2.5.2 Phần mềm DigiHanuLIC:
Đây là phần mềm do các kĩ thuật viên của Thư viện tự xây dựng và phát triển.
Hình 2.9: Giao diện phần mềm DigiHanuLic
Theo đánh giá sơ bộ của cán bộ thư viện, DigiHanuLic cung cấp các tính năng tương tự phần mềm Greenstone nhưng với giao diện thân thiện và dễ sử dụng hơn, chiếm ít dung lượng bộ nhớ hơn. Tuy nhiên, hiện nay phần mềm này chưa được xây dựng hoàn thiện, đặc biệt trong việc phân quyền, hỗ trợ biên mục theo các chuẩn, hỗ trợ các giao thức truyền thông qua Internet,…
2.6 Đánh giá hiệu quả hoạt động thông tin - thƣ viện tại Trƣờng Đại học Hà Nội
* Điểm mạnh:
- Nguồn lực thông tin đã phát triển có định hướng, đáp ứng một phần nhu cầu đổi mới phương pháp dạy và học của Nhà trường:
+ Thư viện đã xây dựng được nguồn lực thông tin tương đối dồi dào với nội dung khá tổng hợp, chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực ngôn ngữ, văn hóa, kinh tế, giáo dục,....là những lĩnh vực phù hợp với hướng đào tạo của Nhà trường trong giai đoạn hiện nay.
+ Thư viện đã liên kết với các thư viện ở các Khoa. Đây được xem như là những thư viện con (thư viện nhánh) phục vụ nhu cầu tại chỗ của cán bộ, sinh viên, học viên.
Như vậy, nguồn lực thông tin của TVĐHHN phát triển có định hướng dựa trên nhu cầu của các ngành đào tạo trong Nhà trường và theo đúng tinh thần của Quyết định số 10/2007/QĐ- BVHTT ngày 04 tháng 05 năm 2007 về việc quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
Với sự phát triển như vậy, nguồn lực thông tin của Thư viện đã đáp ứng một phần nhu cầu của NDT.
- Công tác xử lí tài liệu: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thư viện đã chú trọng nghiên cứu, lựa chọn và áp dụng đồng bộ các chuẩn hiện đại phù hợp trong công tác xử lí tài liệu như : AACR2, DDC, MARC21. Đây là điều kiện thuận lợi phục vụ liên thông giữa các thư viện trong hệ thống các thư viện trường đại học.
Việc lựa chọn các chuẩn áp dụng trong xử lí thông tin tại TVĐHHN là phù hợp với thực tiễn, đã triển khai khá tốt các chuẩn được lựa chọn áp dụng trong xử lí thông tin.
Tuy nhiên, bên cạnh đó cần có những giải pháp khắc phục những vấn đề đang còn tồn tại nhằm nâng cao chất lượng áp dụng các chuẩn đã được lựa chọn hướng tới chuẩn hoá hoạt động đáp ứng tốt yêu cầu hội nhập và phát triển.
TVĐHHN đã trang bị một số tài liệu hướng dẫn hiện có tại Việt Nam, ngoài ra cũng đã tự biên soạn một số tài liệu hướng dẫn sử dụng trong nội bộ. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy ở Việt Nam các tài liệu hướng dẫn sử dụng các chuẩn này còn thiếu đặc biệt là LCSH (gần như không có). Cán bộ làm công tác xử lý thông tin gặp khó khăn trong việc sử dụng LCSH đối với biên mục sao chép khi mà các đề mục, chủ đề đã có gợi ý. Riêng đối với Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam, TVĐHHN không có tài liệu hướng dẫn ngoài hướng dẫn đã có trong Bộ từ khoá nhưng cán bộ TVĐHHN cũng không có nhu cầu sử dụng tài liệu hướng dẫn khác.
Đối với các qui trình áp dụng các chuẩn do TVĐHHN xây dựng:
Các qui trình được xây dựng trên thực tiễn tác nghiệp của cán bộ xử lí thông tin thời kỳ đầu nhằm thống nhất thực hiện cho các cán bộ sau này, tuy nhiên:
Biên mục sao chép: khi sao chép hoặc download biểu ghi về có những trường thông tin rất hữu ích nhưng nếu xoá bỏ cho phù hợp với mẫu biểu ghi của TVĐHHN là rất lãng phí, mặt khác có những biểu ghi sao chép về rất ít thông tin, khi chuẩn hoá lại gần như biên mục mới hoàn toàn.
Biên mục gốc: nên chi tiết qui trình khi thiết lập ngôn ngữ từ khoá thành 2 loại : từ khoá có kiểm soát và từ khoá tự do. (Với từ khoá tự do cần
chuẩn hoá và đưa vào bộ từ khoá như là một từ khóa có kiểm soát để cán bộ biết sử dụng cho lần sau).
Qui trình xử lí thông tin được TVĐHHN xây dựng có tính khả thi và phù hợp khá cao.
- Tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện:
+ Thư viện đã tạo ra một số sản phẩm thông tin - thư viện thiết thực phục vụ nhu cầu NDT như: thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên ngành, bản tin luyện dịch, các CSDL - trong đó, đặc biệt quan tâm xây dựng các CSDL toàn văn - một hướng mới trong việc đa dạng hóa các loại hình sản phẩm thông tin góp phần đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu tại Trường ĐHHN.
Thay thế mục lục phiếu bằng mục lục truy cập trực tuyến OPAC là một bước chuyển phù hợp, giúp cho NDT có thể truy cập từ xa nhanh chóng, thuận lợi.
+ Các dịch vụ thông tin - thư viện triển khai tại Thư viện Đại học Hà Nội tương đối phong phú, nhiều dịch vụ mang tính đặc thù góp phần quan trọng vào việc khai thác nguồn lực thông tin của Thư viện một cách tối ưu, hiệu quả.
Ngoài việc Thư viện đã triển khai một số dịch vụ cơ bản mà bất cứ thư viện nào cũng có như: dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mượn về nhà, dịch vụ hỏi đáp, dịch vụ in ấn,… Thư viện cũng bước đầu phát triển một số loại hình dịch