Phần mềm Libol được phát triển từ năm 1997 và là một trong những phần mềm thư viện điện tử đầu tiên có mặt trên thị trường Việt Nam.
Libol đã được triển khai thành công tại hơn 150 thư viện lớn nhỏ trên toàn quốc.
TVĐHHN áp dụng Libol từ năm 2004 và hiện tại TV sử dụng phiên bản Libol 6.0.
Hình 2.8: Giao diện phần mềm Libol
Tuy Libol có tất cả 9 phân hệ nhưng Thư viện mới chỉ áp dụng 8 phân hệ là: phân hệ Bổ sung, phân hệ Biên mục, phân hệ OPAC (tra cứu trực tuyến), phân hệ Quản trị hệ thống, phân hệ Mượn Trả, phân hệ Ấn phẩm định kì, phân hệ Bạn đọc, phân hệ Sưu tập số.
1. Phân hệ Bổ sung:
Thư viện đã sử dụng các chức năng sau đây của phân hệ này:
+ Biên mục sơ lược các tài liệu mới nhập về từ nhiều nguồn khác nhau. + In nhãn gáy tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
+ Tạo khuôn dạng đăng kí cá biệt, in mã vạch cho từng chỉ số cá biệt theo lô.
+ Kiểm kê tài liệu và bổ sung thêm mã xếp giá các tài liệu được đưa vào kho
+ Thống kê và bổ sung tài liệu tự động qua mạng. Tuy nhiên việc bổ sung tài liệu qua đơn đặt bổ sung chưa được thực hiện rộng rãi.
2. Phân hệ Biên mục:
Phân hệ Biên mục của Libol đã giúp cán bộ Thư viện trong việc biên mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế và trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện khác qua mạng Internet.
Thông qua phân hệ này, Thư viện đã tiến hành biên mục gốc, biên mục sao chép và xuất bản các ấn phẩm thư mục.
3. Phân hệ OPAC (tra cứu trực tuyến):
Phân hệ OPAC của Libol có chức năng tìm kiếm mạnh, đa dạng và hỗ trợ đa ngữ theo bảng mã và phông chữ unicode. NDT có thể tra cứu đồng thời trên tổ hợp nhiều thuộc tính của ấn phẩm theo các mẫu dựng sẵn hoặc tự chọn với các toán tử logic kết hợp. OPAC đã tạo môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa NDT với nhau, giữa NDT và thư viện và giữa NDT với các thư viện khác.
Qua phân hệ này, Thư viện đã thực hiện tra cứu tìm tin trực tuyến, lưu thông trực tuyến, dịch vụ thông tin trực tuyến,...
4. Phân hệ Quản trị hệ thống: Phân hệ này giúp cho cán bộ thư viện: + Tạo, cập nhật, quản lí dữ liệu về NDT
+ Kiểm tra mượn và trả sách
+ Thông báo tình trạng tài liệu, báo cáo thống kê
+ Tự động in thông báo đòi tài liệu, tính tiền phạt quá hạn + Hỗ trợ mượn liên thư viện
+ Hỗ trợ nhận dạng mã vạch + Hệ thống tự động kiểm tra 5. Phân hệ Mượn Trả: Phân hệ có chức năng:
+ Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện
thiết đặt. Toàn bộ thao tác ghi nhận mượn/trả, nhận dạng đối tượng được máy tính xử lí qua nhận dạng mã NDT.
+ Cung cấp các số liệu thống kê về tình hình mượn trả tài liệu phong phú và chi tiết.
6. Phân hệ Ấn phẩm định kì: có chức năng theo dõi bổ sung, đóng tập và xếp giá, quản lí bổ sung ấn phẩm định kì.
Phân hệ này giúp cán bộ thư viện biên mục tổng thể hoặc biên mục từng số chi tiết giúp việc khai thác thông tin tới ấn phẩm được tiến hành đến từng số, tránh biên mục lại.
7. Phân hệ Bạn đọc: là công cụ giúp Thư viện quản lí cộng đồng NDT và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ có liên quan như cấp thẻ, gia hạn, cắt hiệu lực thẻ.
Các ứng dụng phân hệ quản lí bạn đọc tại Thư viện là:
+ Quản lí hồ sơ bạn đọc: các thông tin về bạn đọc được cập nhật vào CSDL để phục vụ cho việc tra cứu, thống kê và in thẻ.
+ Khả năng xử lí lô: với khả năng xử lí lô, các nghiệp vụ như gia hạn thẻ, cắt hạn thẻ, xóa thẻ rất nhanh chóng, thuận lợi.
+ Phân loại NDT theo nhóm: Tính năng này giúp Thư viện thống kê, điều tra nhu cầu sử dụng của NDT theo nhóm tuổi, khóa, ngày cấp thẻ, nhóm đối tượng NDT.
8. Phân hệ Sưu tập số:
Phân hệ Sưu tập số cho phép thư viện có khả năng lưu giữ các file điện tử với số lượng lớn, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng, đảm bảo dữ liệu chính xác, phục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu điện tử một cách hiệu quả.
Phân hệ sưu tập số còn có khả năng quản lý các tài khoản đặt mua tài liệu điện tử, cung cấp các tài liệu điện tử theo yêu cầu đặt mua của bạn đọc.
Khả năng quản lý tài liệu điện tử trên cả hai loại hình: có thu phí và không thu phí.
Như vậy, hầu hết các công đoạn trong quy trình lưu thông tài liệu tại Thư viện đã được tự động hóa nhờ ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol. Tuy nhiên trong thời gian tới, Thư viện cần nâng cấp phần mềm, bổ sung thêm các tính năng mới cho phù hợp với yêu cầu hiện đại hóa thư viện.