Đây là phần mềm do các kĩ thuật viên của Thư viện tự xây dựng và phát triển.
Hình 2.9: Giao diện phần mềm DigiHanuLic
Theo đánh giá sơ bộ của cán bộ thư viện, DigiHanuLic cung cấp các tính năng tương tự phần mềm Greenstone nhưng với giao diện thân thiện và dễ sử dụng hơn, chiếm ít dung lượng bộ nhớ hơn. Tuy nhiên, hiện nay phần mềm này chưa được xây dựng hoàn thiện, đặc biệt trong việc phân quyền, hỗ trợ biên mục theo các chuẩn, hỗ trợ các giao thức truyền thông qua Internet,…
2.6 Đánh giá hiệu quả hoạt động thông tin - thƣ viện tại Trƣờng Đại học Hà Nội
* Điểm mạnh:
- Nguồn lực thông tin đã phát triển có định hướng, đáp ứng một phần nhu cầu đổi mới phương pháp dạy và học của Nhà trường:
+ Thư viện đã xây dựng được nguồn lực thông tin tương đối dồi dào với nội dung khá tổng hợp, chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực ngôn ngữ, văn hóa, kinh tế, giáo dục,....là những lĩnh vực phù hợp với hướng đào tạo của Nhà trường trong giai đoạn hiện nay.
+ Thư viện đã liên kết với các thư viện ở các Khoa. Đây được xem như là những thư viện con (thư viện nhánh) phục vụ nhu cầu tại chỗ của cán bộ, sinh viên, học viên.
Như vậy, nguồn lực thông tin của TVĐHHN phát triển có định hướng dựa trên nhu cầu của các ngành đào tạo trong Nhà trường và theo đúng tinh thần của Quyết định số 10/2007/QĐ- BVHTT ngày 04 tháng 05 năm 2007 về việc quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
Với sự phát triển như vậy, nguồn lực thông tin của Thư viện đã đáp ứng một phần nhu cầu của NDT.
- Công tác xử lí tài liệu:
+ Thư viện đã chú trọng nghiên cứu, lựa chọn và áp dụng đồng bộ các chuẩn hiện đại phù hợp trong công tác xử lí tài liệu như : AACR2, DDC, MARC21. Đây là điều kiện thuận lợi phục vụ liên thông giữa các thư viện trong hệ thống các thư viện trường đại học.
Việc lựa chọn các chuẩn áp dụng trong xử lí thông tin tại TVĐHHN là phù hợp với thực tiễn, đã triển khai khá tốt các chuẩn được lựa chọn áp dụng trong xử lí thông tin.
Tuy nhiên, bên cạnh đó cần có những giải pháp khắc phục những vấn đề đang còn tồn tại nhằm nâng cao chất lượng áp dụng các chuẩn đã được lựa chọn hướng tới chuẩn hoá hoạt động đáp ứng tốt yêu cầu hội nhập và phát triển.
TVĐHHN đã trang bị một số tài liệu hướng dẫn hiện có tại Việt Nam, ngoài ra cũng đã tự biên soạn một số tài liệu hướng dẫn sử dụng trong nội bộ. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy ở Việt Nam các tài liệu hướng dẫn sử dụng các chuẩn này còn thiếu đặc biệt là LCSH (gần như không có). Cán bộ làm công tác xử lý thông tin gặp khó khăn trong việc sử dụng LCSH đối với biên mục sao chép khi mà các đề mục, chủ đề đã có gợi ý. Riêng đối với Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam, TVĐHHN không có tài liệu hướng dẫn ngoài hướng dẫn đã có trong Bộ từ khoá nhưng cán bộ TVĐHHN cũng không có nhu cầu sử dụng tài liệu hướng dẫn khác.
Đối với các qui trình áp dụng các chuẩn do TVĐHHN xây dựng:
Các qui trình được xây dựng trên thực tiễn tác nghiệp của cán bộ xử lí thông tin thời kỳ đầu nhằm thống nhất thực hiện cho các cán bộ sau này, tuy nhiên:
Biên mục sao chép: khi sao chép hoặc download biểu ghi về có những trường thông tin rất hữu ích nhưng nếu xoá bỏ cho phù hợp với mẫu biểu ghi của TVĐHHN là rất lãng phí, mặt khác có những biểu ghi sao chép về rất ít thông tin, khi chuẩn hoá lại gần như biên mục mới hoàn toàn.
Biên mục gốc: nên chi tiết qui trình khi thiết lập ngôn ngữ từ khoá thành 2 loại : từ khoá có kiểm soát và từ khoá tự do. (Với từ khoá tự do cần
chuẩn hoá và đưa vào bộ từ khoá như là một từ khóa có kiểm soát để cán bộ biết sử dụng cho lần sau).
Qui trình xử lí thông tin được TVĐHHN xây dựng có tính khả thi và phù hợp khá cao.
- Tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện:
+ Thư viện đã tạo ra một số sản phẩm thông tin - thư viện thiết thực phục vụ nhu cầu NDT như: thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên ngành, bản tin luyện dịch, các CSDL - trong đó, đặc biệt quan tâm xây dựng các CSDL toàn văn - một hướng mới trong việc đa dạng hóa các loại hình sản phẩm thông tin góp phần đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu tại Trường ĐHHN.
Thay thế mục lục phiếu bằng mục lục truy cập trực tuyến OPAC là một bước chuyển phù hợp, giúp cho NDT có thể truy cập từ xa nhanh chóng, thuận lợi.
+ Các dịch vụ thông tin - thư viện triển khai tại Thư viện Đại học Hà Nội tương đối phong phú, nhiều dịch vụ mang tính đặc thù góp phần quan trọng vào việc khai thác nguồn lực thông tin của Thư viện một cách tối ưu, hiệu quả.
Ngoài việc Thư viện đã triển khai một số dịch vụ cơ bản mà bất cứ thư viện nào cũng có như: dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mượn về nhà, dịch vụ hỏi đáp, dịch vụ in ấn,… Thư viện cũng bước đầu phát triển một số loại hình dịch vụ mới như dịch vụ dịch tài liệu, dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc, dịch vụ đa phương tiện,…hướng tới đáp ứng tối đa nhu cầu của NDT.
- Công tác tổ chức kho, sắp xếp và bảo quản tài liệu bảo đảm đúng quy định của ngành thông tin thư viện:
+ Thư viện đã có sự tính toán kĩ lưỡng trong việc tổ chức kho và trên thực tế việc tổ chức kho tại TVĐHHN là tương đối hợp lí.
+ Việc lựa chọn khung phân loại DDC trong phân loại tài liệu là hoàn toàn phù hợp đối với kho mở của ĐHHN. Tài liệu thường được xếp theo sự phân chia các ngành khoa học của khung phân loại DDC, nếu ngành nào có nhiều tài liệu thì có thể chia nhỏ thêm các đề mục con trên đầu các giá kệ giúp NDT dễ dàng tìm tài liệu.
+ Công tác bảo quản tài liệu được thực hiện đúng quy cách, quy định của ngành thư viện. Thư viện đã trang bị những thiết bị phù hợp cho việc bảo quản tài liệu tại kho mở như máy hút bụi, máy điều hòa không khí, máy hút ẩm, hệ thống camera và cổng từ,... Ngoài ra, Thư viện cũng đã lưu ý đến việc đóng các kệ sách có các kích cỡ to nhỏ khác nhau để xếp được các loại sách mà không tốn diện tích kho.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã được chú trọng và mang lại nhiều kết quả khả quan:
Hầu hết các công đoạn trong quy trình lưu thông tài liệu tại Thư viện đã được tự động hóa nhờ ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol. Việc trợ giúp của hệ thống máy tính, các trang thiết bị tin học phụ trợ và phần mềm đã tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ.
Thư viện đã triển khai xây dựng các CSDL toàn văn nhờ phần mềm DigiHanuLIC. DigiHanuLIC là phần mềm do các kĩ thuật viên của Thư viện tự xây dựng nên có nhiều điểm phù hợp với thực tế.
* Điểm yếu:
Tỉ lệ tài liệu đã đáp ứng nhu cầu tin 15.9% 52.4% 18.5% 13.2% Dưới 30% Từ 30% đến 50% Từ 51% đến 70% Trên 70%
Biểu đồ 2.2: Tỉ lệ tài liệu đáp ứng nhu cầu tin
Theo số liệu khảo sát cho thấy, 15.9% NDT cho rằng nguồn tin tại Thư viện mới chỉ đáp ứng dưới 30% NCT, 52.4% NDT cho rằng nguồn tin đã đáp ứng từ 30-50% NCT, 18.5% NDT cho rằng nguồn tin đã đáp ứng từ 51-70% NCT và 13.2% NDT cho rằng nguồn tin đã được đáp ứng trên 70% NCT.
Nguyên nhân tài liệu không đáp ứng nhu cầu NDT
11.3%
8.6%
30.1% 36.6%
7.2% 6.2%
Tài liệu bạn cần không có tại Thư viện Tài liệu quá cũ, không còn giá trị sử dụng Số bản tài liệu không đủ để cho mượn
Tài liệu quá ít hoặc ít cập nhật
Bạn không có thông tin về tài liệu mới hoặc tài liệu chuyên ngành
Nguyên nhân khác
Biểu đồ 2.3: Nguyên nhân tài liệu không đáp ứng nhu cầu tin
Do đó, Thư viện cần xây dựng chính sách phát triển nguồn lực thông tin (bằng văn bản) trong đó cần xác định và nêu rõ diện bổ sung tài liệu, ngôn
ngữ tài liệu, loại hình tài liệu, nêu cụ thể số lượng tài liệu cần bổ sung,…để chủ động trong việc phát triển kho tài liệu trong khoảng thời gian dài.
Nguồn tài liệu hiện nay của Thư viện chủ yếu tài liệu tiếng Anh trong khi NDT cũng có nhu cầu tài liệu về các thứ tiếng khác.
Thư viện cần quan tâm nhiều hơn đối với nguồn tin điện tử, đặc biệt là đối với việc xây dựng các CSDL bài trích điện tử và tiếp tục tăng cường xây dựng các CSDL toàn văn - những nguồn tài liệu vô cùng cần thiết đối với người dạy và người học theo phương thức đào tạo tín chỉ.
Thư viện mới chỉ giới thiệu đến NDT các CSDL đa ngành, chưa chú trọng các CSDL chuyên ngành, nhất là các ngành đang được đào tạo hiện nay tại trường ĐHHN như: quản trị kinh doanh, khoa học máy tính,...
Nguồn kinh phí cho bổ sung tài liệu hiện nay còn hạn chế, chủ yếu từ nhà trường cung cấp, chỉ một số ít từ kinh phí của Thư viện dành cho bổ sung có được từ việc phạt NDT mượn tài liệu quá hạn, làm mất tài liệu,...
- Công tác xử lí tài liệu
+ Thư viện còn gặp khó khăn trong việc biên mục, phân loại các tài liệu ngôn ngữ tượng hình (tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật,..) do thiếu cán bộ thành thạo các ngoại ngữ này.
+ Thư viện cần kiểm soát tính thống nhất trong xử lí tài liệu, đặc biệt là với công tác định từ khóa. Trên thực tế, tỉ lệ các từ khóa chính xác (bao gồm các từ khóa đã được quy ước trong bộ từ khóa và những từ khóa đã có kiểm soát từ vựng) là không cao, cán bộ thư viện vẫn có thói quen định từ khóa khá tự do, dẫn đến hiện tượng thiếu nhất quán khi phản ánh một khái niệm đặc trưng.
+ Việc nghiên cứu ứng dụng chuẩn Dublin Core trong việc số hóa tài liệu toàn văn cần được quan tâm nhiều hơn nữa.
+ Các sản phẩm của Thư viện còn nghèo nàn, chưa phong phú, chưa đáp ứng hết nhu cầu của NDT. Thư viện cần hoàn thiện những sản phẩm đã có và phát triển thêm các loại hình sản phẩm thông tin thư viện mới.
+ Các dịch vụ của Thư viện chưa thu hút được đông đảo NDT. Nguyên nhân là do chất lượng dịch vụ còn thấp, dịch vụ chưa đa dạng, chưa đáp ứng nhu cầu của NDT, thậm chí có dịch vụ NDT chưa được biết đến.
Dịch vụ mượn liên thư viện chưa được chú trọng, trong khi Thư viện lại không thể đáp ứng hết nhu cầu về tài liệu của NDT. Trong bối cảnh đổi mới giáo dục như hiện nay, sự phối hợp với các cơ quan TTTV khác chính là biện pháp hữu hiệu giúp Thư viện tăng cường nguồn lực thông tin và thực hiện tốt chức năng của mình.
- Công tổ chức kho, sắp xếp và bảo quản tài liệu
Với đặc thù là kho mở, lượng tài liệu phát triển lớn dần theo thời gian, Thư viện cần tính toán trừ lại diện tích kho cho sự phát triển tài liệu từng ngành hoặc là mở rộng diện tích kho và phải được xem xét dựa vào chính sách/chủ trương phát triển nguồn tin của thư viện.
Việc bảo quản tài liệu đã được thực hiện theo các quy định của ngành thư viện nhưng vẫn cần đưa vào văn bản chính sách phát triển nguồn tin để cụ thể, chi tiết hóa từng việc làm trong công tác này.
Các trang thiết bị, đặc biệt là thiết bị dùng cho bảo quản tài liệu đã được sử dụng từ lâu, chưa được thanh lí nên đã hạn chế việc đáp ứng nhu cầu đổi mới hoạt động của Thư viện.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã được triển khai từ lâu và đem lại nhiều tiện ích cho cán bộ thư viện cũng như NDT. Tuy nhiên các phần mềm chưa được sử dụng, khai thác hết hiệu quả do thiếu kinh phí và thiếu người triển khai, đặc biệt là trong việc xây dựng các Bộ sưu tập số.
Việc sử dụng phần mềm DigiHanuLIC song song với sử dụng thử nghiệm Phân hệ Sưu tập số trên phần mềm Libol 6.0 trong việc xây dựng CSDL toàn văn đã gây những bất cập về sự trùng lặp, tốn thời gian, tiền của và công sức cán bộ. Trong thời gian tới, Thư viện cần lựa chọn một phần mềm quản trị thống nhất và triển khai ứng dụng triệt để những tiện ích mà phần mềm mang lại.
CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƢ VIỆN TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 3.1 Phát triển nguồn lực thông tin
3.1.1 Xây dựng chính sách phát triển nguồn lực thông tin hợp lý
Phát triển nguồn lực thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng đối với một cơ quan thông tin - thư viện, không những góp phần xây dựng một cơ quan có tiềm lực thông tin mạnh, phục vụ nhu cầu đa dạng của người dùng tin, mà còn góp phần vào quá trình xã hội hoá công tác thông tin - thư viện.
Chính sách bổ sung là một tài liệu thành văn, một công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo của một thư viện hay cơ quan thông tin quy định các phương hướng cũng như cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ quan.
Chính sách bổ sung là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng vốn tài liệu, nó đưa ra những chỉ dẫn cần thiết cho việc thực hiện công tác bổ sung, cũng là công cụ giao lưu, phối hợp trong một hệ thống cơ quan thông tin thư viện, làm cho việc phối hợp giữa các cơ quan này trở nên dễ dàng hơn.
Nội dung của chính sách bổ sung đề cập đến những vấn đề chủ yếu sau: - Chính sách bổ sung giới thiệu, giải trình với cơ quan pháp lý và cộng đồng người sử dụng về sứ mệnh, chức năng, nhiệm vụ của thư viện, mục tiêu và vai trò của vốn tài liệu.
- Xác định những nhu cầu trước mắt và lâu dài của người đọc, người dùng tin và đưa ra những ưu tiên trong việc phân bổ kinh phí để đáp ứng nhu cầu của họ.
- Thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng cho việc lụa chọn và thanh lọc tài liệu.
Chính sách bổ sung tài liệu có vai trò to lớn trong phát triển và khai thác triệt để nguồn lực thông tin:
- Thông báo cho bạn đọc, người dùng tin, các cơ quan quản lý, các cơ quan thông tin thư viện khác trong địa bàn về phạm vi và bản chất của công tác bổ sung của cơ quan mình, làm cho sự hợp tác phát triển tài liệu giữa các tổ chức khác nhau trong một vùng hay một khu vực trở nên dễ dàng.
- Làm giảm tính chủ quan cá nhân khi lựa chọn tài liệu.
- Bảo đảm tính liên tục, nhất quán của bộ sưu tập khi cán bộ bổ sung và ban quản lý thay đổi.
- Chính sách bổ sung là một công cụ để công chúng hay cơ quan quản lý cấp trên đánh giá công việc của cơ quan thông tin thư viện, là cơ sở để cơ
quan quản lý cấp trên xem xét trong quá trình phân bổ ngân sách cho các cơ quan thông tin thư viện.
Tại Thư viện, chính sách bổ sung phải bao quát được những vấn đề: