Tăng cường áp dụng công nghệ mới trong công việc gìn giữ và bảo quản tài liệu, lưu trữ tài liệu trên các vật mang tin hiện đại bởi vì, một trong những nhiệm vụ quan trọng trong chiến lược phát triển của Thư viện Đại học Hà Nội là xây dựng một mô hình thư viện hiện đại – thư viện điện tử, mà một trong những điều kiện không thể thiếu để chuyển đổi mô hình thư viện truyền thống sang mô hình thư viện hiện đại là việc xây dựng và tạo lập nguồn thông tin điện tử bao gồm những tài liệu và nguồn thông tin được số hoá, được lưu trữ trên các thiết bị như: đĩa từ, CD – ROM…Đặc biệt là việc số hoá những tài liệu quý hiếm, tài liệu ít bản, tài liệu chất xám mang giá trị khoa học cao và có nhu cầu sử dụng lớn. Điều này sẽ mang lại những ý nghĩa rất quan trọng và hữu ích đối với việc học tập, nghiên cứu, nâng cao trình độ cho cán bộ, giảng viên, sinh viên… trong trường
3.4 Đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện
Nhu cầu về sản phẩm thông tin - thư viện là luôn luôn thay đổi. Nó tương ứng và phù hợp với sự phát triển các nguồn thông tin cũng như nhu cầu nhận thức của con người. Do vậy, đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ là xu hướng có tính lâu bền đối với cơ quan thông tin – thư viện nhằm không ngừng nâng cao khả năng thoả mãn nhu cầu của người dùng tin.
Bên cạnh việc tiếp tục hoàn thiện và nâng cao chất lượng các SP&DV TTTV hiện có, TVĐHHN cần hướng tới việc phát triển những SP&DV TTTV mới.
* Hoàn thiện và nâng cao chất lượng các SP&DV TTTV hiện có - Nâng cao chất lượng các sản phẩm TTTV hiện có
Cụ thể : Nhanh chóng hoàn thiện việc xây dựng các CSDL toàn văn, đặc biệt là CSDL toàn văn về luận văn/luận án và CSDL toàn văn các đề tài nghiên cứu khoa học để phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập của nhiều nhóm NDT. Thư viện cần chú ý tới việc tạo một thói quen mới đối với NDT trong việc khai thác và sử dụng sản phẩm thông tin dạng mới.
Trang chủ của thư viện cần tiếp tục được nâng cấp, cải tiến với nội dung phong phú hơn, hình thức bắt mắt hơn và được quảng bá đến NDT rộng rãi hơn nữa. Những thông tin mà NDT quan tâm thì Thư viện phải chú ý để đăng tải trên website thư viện, ví dụ như thông tin về khóa luận/luận văn/luận án sắp bảo vệ hoặc mới bảo vệ,...
Các thông tin được cung cấp trên website của Thư viện cần được đa dạng hơn nữa để thu hút lượng người dùng tin truy cập và tìm kiếm thông tin, các thông tin cần được cập nhật hơn, nội dung phong phú hơn để người dùng tin có thể tìm kiếm được các thông tin họ cần, giúp họ sử dụng thư viện một cách hiệu quả nhất
- Nâng cao chất lượng các dịch vụ TTTV hiện có
Dịch vụ mượn/trả tài liệu, dịch vụ phục vụ tài liệu nghe nhìn và tài liệu điện tử. Các phòng đa phương tiện với các trang thiết bị hiện đại gồm nhiều máy thu hình, đầu video, máy tính có đầu đọc CD – ROM, máy vi phim, vi phiếu cung cấp cho độc giả một lượng tài liệu nghe nhìn phong phú, cập nhật giúp bạn đọc làm quen với hình thức phục vụ tài liệu mới: hình thức phục vụ tài liệu nghe nhìn.
* Phát triển những SP&DV TTTV mới - Sản phẩm thông tin - thư viện :
+ Xây dựng CSDL học liệu điện tử phục vụ E-learning:
Hiện nay với sự phát triển của công nghệ viễn thông, nhiều hình thức đào tạo mới xuất hiện. Các công nghệ mới đã cho phép xây dựng các lớp học
ảo theo phương thức E-learning, hoạt động 24/24 giờ, người học có thể theo học ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời gian nào.
E-learning chính là sự phân phát các nội dung học sử dụng các công cụ điện tử hiện đại như máy tính, mạng vệ tinh, mạng internet, intranet, băng video, .. thông qua một máy tính hay tivi. Người dạy và học có thể giao tiếp với nhau qua mạng dưới hình thức như: email (thư điện tử), chat (thảo luận trực tuyến), forum (diễn đàn), hội thảo video.
Thời gian gần đây, E-learning được xem như một phương thức dạy học mới, bổ sung và hỗ trợ cho các phương thức đào tạo truyền thống, tạo thêm cơ hội cho đông đảo tầng lớp xã hội và đặc biệt góp phần hiện đại hoá, nâng cao chất lượng giảng dạy. Để phục vụ cho lớp học này, thư viện phải xây dựng những CSDL số hoá, các học liệu điện tử đa phương tiện.
+ Biên soạn tạp chí tóm tắt
Hiện nay, trong các loại SP TTTV, tạp chí tóm tắt là loại sản phẩm có giá trị thông tin cao, là công cụ hữu ích để tìm các thông tin hồi cố và hiện tại, hạn chế bớt tình trạng nhiễu thông tin trong quá trình tìm tin.
Một bài tạp chí tóm tắt phải đảm bảo những tính chất sau:
- Mức độ bao quát nguồn tin, tính chất này đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ tới NDT
- Mức độ cập nhật thông tin - Tính chính xác của thông tin
- Khả năng truy nhập tới thông tin trong tạp chí tóm tắt. Tạp chí tóm tắt có thể xuất bản ở nhiều dạng thức: ấn phẩm định kỳ, CSDL online, CSDL lưu trữ trên CD-ROM
Đối tượng sử dụng tạp chí tóm tắt gồm: cán bộ, giảng viên, nghiên cứu viên, học viên, sinh viên.
Với những ưu điểm và tính chất như trên, việc tổ chức và biên soạn tạp chí tóm tắt tại TVĐHHN phục vụ nhu cầu tin của NDT trong thời điểm hiện tại là cần thiết.
Để triển khai công việc này, thư viện cần phải có một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ giỏi chuyên môn, nắm vững các chuyên ngành đào tạo của nhà trường để khi tiến hành biên soạn họ có thể xác định rõ được diện đề tài của tạp chí, xây dựng được hệ thống các điểm truy nhập tới thông tin trong tạp chí.
Thư viện cũng cần có kế hoạch cụ thể xác định chu kỳ xuất bản cho tạp chí để đảm bảo tính cập nhật của thông tin.
Quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới này tới NDT. - Dịch vụ thông tin – thư viện :
+ Tổ chức dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề
Mục đích của dịch vụ này là giúp NDT (cá nhân hoặc tập thể) nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và toàn diện thông tin thư mục mới nhất hoặc những thành tựu mới trong các lĩnh vực khoa học; giúp NDT rút ngắn thời gian tra tìm thông tin để thực hiện mục đích nghiên cứu, giảng dạy của mình.
Đối tượng sử dụng dịch vụ này thường là các nhà nghiên cứu, giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học.
Các sản phẩm được cung cấp qua dịch vụ này có thể là: Thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề (có tóm tắt, chú giải qua ngôn ngữ gốc của tài liệu - nếu là tài liệu tiếng nước ngoài), bản sao một phần hoặc toàn bộ tài liệu gốc.
Để có thể tiến hành dịch vụ này cần phải có đội ngũ cán bộ giỏi về nghiệp vụ, hiểu biết sâu về các chuyên ngành khoa học đào tạo của nhà trường, có khả năng đưa ra được danh mục chuyên đề phù hợp với hướng nghiên cứu của NDT trong trường.
+ Dịch vụ dịch thuật tài liệu
ĐHHN là trường đại học có nhiều chuyên ngành đào tạo sử dụng ngôn ngữ nước ngoài. Hàng năm TVĐHHN được bổ sung một khối lượng lớn tài liệu ngoại văn về các chuyên ngành được đào tạo trong trường. Số lượng NDT có nhu cầu sử dụng loại tài liệu này ngày càng gia tăng.
Đa số cán bộ nghiên cứu và giảng dạy của nhà trường có thể sử dụng thành thạo các kỹ năng (nghe, nói, đọc, viết) của một đến hai ngoại ngữ. Trình độ ngoại ngữ của sinh viên cũng tương đối tốt. Tuy nhiên, không phải NDT nào cũng có khả năng đọc hiểu và khai thác được thông tin trong tài liệu ngoại văn chuyên ngành. Để tận dụng được triệt để, tối đa loại tài liệu này TVĐHHN cần phát triển dịch vụ dịch thuật tài liệu.
Thư viện cần phối hợp với các chuyên gia trong các lĩnh vực khoa học đào tạo trong nhà trường để tổ chức dịch thuật tài liệu. Lựa chọn dịch thuật những tài liệu có giá trị thông tin cao. Chú trọng dịch một số tài liệu có giá trị lý luận và khoa học về các lĩnh vực đào tạo của nhà trường để làm tài liệu kham khảo cho cán bộ, giảng viên và sinh viên.
Dịch vụ này tốn chi phí về thời gian và nhân lực. Vì vậy, cần có sự hợp tác chặt chẽ của thư viện và các chuyên gia để việc thực hiện, khai thác và sử dụng dịch vụ này trở nên có hiệu quả nhất.
3.5 Các giải pháp hỗ trợ
3.5.1 Nâng cao hiệu quả đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị
Cơ sở vật chất, trang thiết bị là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động TTTV.
Do đó, để nâng cao hiệu quả đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, thư viện cần có định hướng khi cung cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị, tránh tình
trạng trang thiết bị vừa được cung cấp đã lỗi thời hoặc không sử dụng được gây lãng phí cho thư viện.
Thường xuyên bảo dưỡng hệ thống máy tính trong thư viện, khắc phục kịp thời những sự cố. Xây dựng đường truyền internet tốc độ cao, tạo điều kiện cho cán bộ thông tin - thư viện và NDT trong trường có thể thể tra cứu thông tin trực tuyến.
Cho đến nay, TVĐHHN đã xây dựng được một số bộ sưu tập tài liệu số, tuy nhiên do chưa có phần mềm quản lí nên chưa thể tổ chức phục vụ bạn đọc. Vì vậy, TVĐHHN cần tính đến giải pháp mua một phần mềm chuyên dụng với các tính năng đáp ứng tốt việc tổ chức quản lí và phục vụ nguồn tài nguyên số hoá và phù hợp chuẩn.
TVĐHHN đã nâng cấp Libol 5.5 lên Libol 6.0. Mặc dù, trong phần mềm có phân hệ Sưu tập số, tuy nhiên, phần hệ này vẫn chưa đáp ứng tốt công tác quản lý nguồn tài liệu số. Do đó, trong thời gian tới, TVĐHHN cần được trang bị một phần mềm quản trị tài liệu số chuyên dụng.
3.5.2 Đào tạo ngƣời dùng tin
NDT là một trong bốn những yếu tố cấu thành nên thư viện. NDT vừa là đối tượng phục vụ của thư viện đồng thời chính họ là người tạo ra thông tin mới. Do vậy, hướng dẫn và đào tạo NDT là việc làm quan trọng và cần thiết đối với tất cả các cơ quan thông tin - thư viện.
Mặc dù công tác đào tạo NDT tại TVĐHHN trong thời gian qua đã được đánh giá khá tốt, hàng năm vào đầu kỳ học TV đã khai giảng rất nhiều lớp học đào tạo NDT, tuy nhiên, thư viện cần tiếp tục triển khai các lớp hướng dẫn, đào tạo NDT để cung cấp cho họ những hiểu biết chung nhất về các hoạt động trong thư viện và cách thức khai thác và sử dụng các SP&DV TTTV trong TV trung tâm và tại TV thuộc Khoa.
3.5.3 Xây dựng kế hoạch marketing hoạt động thông tin - thƣ viện
Trong hoạt động TTTV, khái niệm marketing không còn xa lạ, marketing được xem như là công cụ để nâng cao chất lượng của hoạt động TTTV. Tuy nhiên, để thực hiện việc marketing hiệu quả thì không phải cơ quan TTTV nào cũng đạt được kết quả như mong muốn.
Marketing hoạt động TTTV là hết sức nhạy cảm vì thư viện vốn được xem là tổ chức phi lợi nhuận. Tuy nhiên, xét góc độ mở rộng phạm vi, tầm ảnh hưởng của thư viện trong cộng đồng NDT khoa học, hướng đến đóng góp củng cố nhãn hiệu từng trường thì không thể thiếu hoạt động markerting.
Từ điển Giải nghĩa Thư viện học và Tin học Anh - Việt (ALA - 1996) đã đưa ra: “Marketing - Tiếp thị: Một nhóm hoạt động có mục đích dùng để cổ vũ cho sự trao đổi một cách xây dựng và đáp ứng giữa nhà cung cấp dịch vụ thư viện và truyền thông với người đang sử dụng hay sẽ có thể là người sử dụng những dịch vụ này. Những hoạt động này quan tâm đến sản phẩm, giá cả, phương pháp giao hàng, và phương pháp quảng bá sản phẩm.” [7, tr.85].
Một trong những nhiệm vụ của marketing trong hoạt động TTTV là nghiên cứu về sự vận động, thay đổi nhu cầu thông tin cũng như sự phân bố, phát triển lượng NDT. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc xây dựng chiến lược phát triển của mỗi cơ quan TTTV. Bên cạnh đó, marketing cũng quan tâm giải quyết các vấn đề: sử dụng tối ưu các nguồn lực hiện có của mỗi cơ quan TTTV; tìm kiếm tạo lập và thu hút các nguồn lực bên ngoài; hỗ trợ, khuyến khích NDT khai thác và sử dụng các SP&DV TTTV; và cải thiện hình ảnh của hệ thống TTTV. Vậy làm thế nào để có thể thu hút được người đang sử dụng cũng như những người sẽ là người sử dụng sản phẩm và dịch vụ của cơ quan thông tin - thư viện? Để làm điều này, TVĐHHN cần phải làm tốt các hoạt động sau:
1. Tìm hiểu NCT của NDT
2. Phân loại và xác định đối tượng người dùng 3. Nhận biết tiềm lực của TV mình trong cạnh tranh
4. Xác định được các sản phẩm và dịch vụ mà người dùng sử dụng
5. Phát triển có hiệu quả các phương thức hoạt động giúp cho NDT thuận tiện trong việc tìm kiếm tài liệu
6. Quảng bá hình ảnh thư viện (thông qua việc phát huy tính năng của các kênh thông tin: Website của thư viện, Website của trường Đại học Hà Nội…)
Mục đích của marketing, xét từ quyền lợi của NDT - là làm sao NDT càng biết nhiều, hiểu rõ về sự phân bố các nguồn lực/hệ thống thông tin, hiểu biết các khả năng và điều kiện, các tiện ích trong thư viện, khẳng định thương hiệu của thư viện và góp phần củng cố niềm tin của người học đối với thư viện.
KẾT LUẬN
Trên cơ sở nắm vững tầm quan trọng của hoạt động thông tin thư viện đối với việc phát triển sự nghiệp giáo dục của một cơ sở đào tạo, TVĐHHN đã và đang từng bước đổi mới phương thức hoạt động, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của các đối tượng người dùng tin.
Trong giai đoạn hiện nay, bên cạnh những mặt đã đạt được, vấn đề tổ chức hoạt động thông tin của Thư viện Trường vẫn còn nhiều tồn tại cần nhanh chóng khắc phục và cải tiến nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động. Với mong muốn đó, luận văn được triển khai và đã hoàn thành tốt nhiệm vụ nghiên cứu cũng như những mục tiêu đã đề ra.
Với hệ thống lý luận chặt chẽ về hoạt động thông tin thư viện nói chung cũng như hoạt động thông tin thư viện tại Đại học Hà Nội nói riêng, luận văn đã làm rõ những nét đặc thù về trường Đại học Hà Nội và chỉ rõ những tiêu chí đánh giá đối với một trung tâm thông tin thư viện trường học cũng như tầm quan trọng của hoạt động thông tin thư viện trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập, nghiên cứu tại Trường.
Bằng việc kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, luận văn đã đưa ra một bức tranh toàn cảnh về hiện trạng hoạt động thông tin thư viện của Trường với 5 nội dung hoạt động từ công tác xây dựng nguồn tin, công tác xử lí thông tin, sản phẩm dịch vụ, công tác tổ chức bảo quản, khai thác và vấn đề trang thiết bị. Từ đó, luận văn cũng đánh giá nổi bật những mặt đã đạt được, những hạn chế còn tồn tại, nguyên nhân và hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin thư viện tại Đại học Hà Nội nói chung.
Trên cơ sở hệ thống lý luận chung với những nhận định rõ ràng về hiện