Phát triển nguồn lực thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng đối với một cơ quan thông tin - thư viện, không những góp phần xây dựng một cơ quan có tiềm lực thông tin mạnh, phục vụ nhu cầu đa dạng của người dùng tin, mà còn góp phần vào quá trình xã hội hoá công tác thông tin - thư viện.
Chính sách bổ sung là một tài liệu thành văn, một công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo của một thư viện hay cơ quan thông tin quy định các phương hướng cũng như cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ quan.
Chính sách bổ sung là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng vốn tài liệu, nó đưa ra những chỉ dẫn cần thiết cho việc thực hiện công tác bổ sung, cũng là công cụ giao lưu, phối hợp trong một hệ thống cơ quan thông tin thư viện, làm cho việc phối hợp giữa các cơ quan này trở nên dễ dàng hơn.
Nội dung của chính sách bổ sung đề cập đến những vấn đề chủ yếu sau: - Chính sách bổ sung giới thiệu, giải trình với cơ quan pháp lý và cộng đồng người sử dụng về sứ mệnh, chức năng, nhiệm vụ của thư viện, mục tiêu và vai trò của vốn tài liệu.
- Xác định những nhu cầu trước mắt và lâu dài của người đọc, người dùng tin và đưa ra những ưu tiên trong việc phân bổ kinh phí để đáp ứng nhu cầu của họ.
- Thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng cho việc lụa chọn và thanh lọc tài liệu.
Chính sách bổ sung tài liệu có vai trò to lớn trong phát triển và khai thác triệt để nguồn lực thông tin:
- Thông báo cho bạn đọc, người dùng tin, các cơ quan quản lý, các cơ quan thông tin thư viện khác trong địa bàn về phạm vi và bản chất của công tác bổ sung của cơ quan mình, làm cho sự hợp tác phát triển tài liệu giữa các tổ chức khác nhau trong một vùng hay một khu vực trở nên dễ dàng.
- Làm giảm tính chủ quan cá nhân khi lựa chọn tài liệu.
- Bảo đảm tính liên tục, nhất quán của bộ sưu tập khi cán bộ bổ sung và ban quản lý thay đổi.
- Chính sách bổ sung là một công cụ để công chúng hay cơ quan quản lý cấp trên đánh giá công việc của cơ quan thông tin thư viện, là cơ sở để cơ
quan quản lý cấp trên xem xét trong quá trình phân bổ ngân sách cho các cơ quan thông tin thư viện.
Tại Thư viện, chính sách bổ sung phải bao quát được những vấn đề: - Khái quát được chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của Thư viện, nêu lên bản chất và phạm vi của tài liệu mà Thư viện có ý định xây dựng.
- Đưa ra hướng bổ sung ưu tiên cũng như mức độ bổ sung cho từng chủ đề, từng chuyên ngành cụ thể.
- Đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn cho các loại hình tài liệu cụ thể, tiêu chí thanh lọc và loại bỏ khỏi kho những tài liệu không còn phù hợp nữa.
- Đảm bảo tính nhất quán cao và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển vốn tài liệu kể cả trong trường hợp có biến động hay thay đổi về nhân sự .
- Đảm bảo sự cân đối, hài hoà giữa các loại hình tài liệu như sách, chuyên khảo, ấn phẩm định kỳ, tài liệu không công bố, tài liệu điện tử và giúp cho việc quản lý ngân sách một cách có hiệu quả.
Trong giai đoạn hiện nay, mặc dù các nguồn tài liệu điện tử, tài liệu hiện đại đã bộc lộ những ưu thế mạnh mẽ trong hoạt động thông tin, nhưng các tài liệu truyền thống ( tài liệu in ấn) vẫn là nguồn thông tin chủ đạo đối với sinh viên và cán bộ giảng dạy trong các trường đại học. Vì vậy, Thư viện cần tập trung phần lớn kinh phí để bổ sung tài liệu truyền thống. Thư viện cần cân bằng giữa nguồn tài liệu truyền thống và các dịch vụ mới trên nền công nghệ thông tin, làm phong phú nguồn lực thông tin của Thư viện.
Mặt khác, Thư viện cần phải điều chỉnh diện bổ sung cho phù hợp. Diện bổ sung còn gọi là kế hoạch, đề tài bổ sung. đây là một văn bản quan trọng chi phối toàn bộ quá trình bổ sung những tài liệu phù hợp với mục đích,
chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của mỗi thư viện. Đó là mô hình cấu trúc vốn tài liệu theo những hệ đề tài loại hình tài liệu và số bản.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ và nhu cầu tin thực tế của người dùng tin tại Thư viện để điều chỉnh diện bổ sung tài liệu cho phù hợp.
Thư viện đang tiến tới mô hình thư viện điện tử, thư viện số. Cách thức bổ sung tài liệu là mua tài liệu dạng giấy kèm theo tài liệu điện tử, mua trọn vẹn một tài liệu điện tử, thuê quyền khai thác thông tin trên mạng trong một thời gian nhất định tương ứng với một mức độ chi phí phù hợp.
Thư viện cần phải kế hoạch hoá bổ sung vốn tài liệu. Bao gồm những công việc sau:
- Kế hoạch hoá bổ sung hiện tại: Kế hoạch bổ sung hàng quý, hàng năm của Thư viện trên cơ sở diện bổ sung, chính sách bổ sung, nhưng có đưa thêm ra những chi tiết cần thiết liên quan đến sự kiện chính trị, kinh tế, văn hoá quan trọng của đất nước, của địa phương, của quốc tế. Điều này thể hiện ở những điểm sau:
+ Những nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá được đặt ra cho Thư viện trong thời gian kế hoạch.
+ Dự kiến số lượng tên sách và bản bổ sung cho các bộ phận kho của Thư viện.
+ Ngân sách chi cho mỗi bộ phận của kho. + Xác định nguồn bổ sung.
- Kế hoạch hoá bổ sung tương lai: Xác định mục tiêu chủ yếu và kết quả cần đạt tới của công tác bổ sung trong kế hoạch này; Xác định kết quả cần đạt tới của vốn tài liệu Thư viện và của từng bộ phận; Tổng ngân sách và nhân sự dành cho công tác bổ sung.
Ngoài ra, một trong những nhiệm vụ quan trọng trong chiến lược phát triển của Thư viện Trường Đại học Hà Nội là xây dựng một mô hình thư viện hiện đại - thư viện điện tử, mà một trong những điều kiện không thể thiếu để chuyển đổi mô hình thư viện truyền thống sang mô hình thư viện hiện đại là việc xây dựng và tạo lập nguồn thông tin điện tử bao gồm những tài liệu và nguồn thông tin được số hoá, được lưu trữ trên các thiết bị như: đĩa từ, CD – ROM…
Trong thời đại công nghệ thông tin đang thay thế dần các phương tiện thủ công, mọi loại hình từ quản trị một bộ máy đến cách thức tiếp nhận kiến thức của mỗi cá nhân… cũng đang dần được số hóa. Các thư viện cũng không nằm ngoài xu hướng chung này. Đặc biệt là việc số hoá những tài liệu quý hiếm, tài liệu ít bản, tài liệu chất xám mang giá trị khoa học cao và có nhu cầu sử dụng lớn.
Thư viện cần tăng cường kinh phí cho công tác bổ sung. Kinh phí cho việc bổ sung cần được Nhà trường quan tâm tăng cường hơn nữa để bổ sung được nhiều tài liệu nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng tin. Bên cạnh đó Thư viện cần chủ động tạo ra các nguồn kinh phí khác để chủ động hơn trong việc bổ sung vốn tài liệu. Trong điều kiện tài chính còn hạn hẹp, để Thư viện phát triển tương xứng với tầm vóc của một trường đầu ngành chúng ta cần tăng cường quan hệ và kêu gọi đầu tư, tài trợ từ bên ngoài.