2.3 Tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện
2.3.1.2 Cơ sở dữ liệu
Sự xuất hiện CSDL đã làm biến đổi tận gốc rễ các hình thức lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Khả năng truy nhập thông tin qua các CSDL trở nên đa dạng và phong phú hơn nhiều lần so với qua các bộ máy tra cứu truyền thống ( hệ thống mục lục, bản thư mục, hộp phiếu dữ kiện…). Ngoài ra nhờ các loại CSDL khác nhau mà có thể thoả mãn được không chỉ nhu cầu tra cứu thông tin, mà còn cả nhu cầu về chính bản thân thông tin (CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn…).
CSDL là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính.
Xét theo mục đích xây dựng và sử dụng, người ta còn đưa ra một khái niệm khác: CSDL là một tập hợp các dữ liệu được tổ chức để phục vụ cho nhiều ứng dụng khác nhau một cách có hiệu quả bằng cách tập trung hoá dữ liệu và giảm thiểu hoá các dữ liệu dư thừa. Như vậy là, khác với các hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin truyền thống, ở đây, các dữ liệu được xác định một lần và lưu trữ tại một vị trí, song lại được tổ chức sao cho có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
Xét theo tính chất phản ánh thông tin về đối tượng, CSDL bao gồm: CSDL thư mục, CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn.
CSDL có nhiều ưu điểm trong việc tìm tin. CSDL là một loại sản phẩm thông tin thư viện đặc biệt.
* CSDL của Thƣ viện:
Hiện nay, TVĐHHN đang xây dựng được các CSDL thư mục và CSDL điện tử, bao gồm:
- CSDL sách gồm các biểu ghi về các tài liệu dạng sách với 35.108 biểu ghi. Đây là CSDL lớn nhất của Trung tâm.
- CSDL toàn văn báo, tạp chí: 1043 Biểu ghi - CSDL toàn văn luận án, luận văn: 218 Biểu ghi
- CSDL âm thanh: 1.702 Biểu ghi - CSDL sách điện tử: 822 Biểu ghi
* CSDL nƣớc ngoài:
Hiện nay Thư viện có CSDL các tạp chí trực tuyến về một vài lĩnh vực như quản trị kinh doanh và du lịch: Development Policy Review, International Journal Of Finance & Economics, International Review of Finance…; công nghệ thông tin: Computer Fraud & Security, Computer Law & Security Review, Computers & Security…; ngôn ngữ: ELT Journal, Langages, Langue Française, Le français… rất được người dùng tin quan tâm và thường xuyên truy cập. Thư viện có hướng dẫn cụ thể cho sinh viên trên Website và trên phòng máy để có thể truy nhập vào CSDL này.