Nguồn lực thông tin được coi là bộ nhớ của nhân loại, là kho tàng văn hoá của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc.
Nguồn lực thông tin được coi là phần tích cực của tiềm lực thông tin, đó là những nguồn tin được kiểm soát, tổ chức lại theo một cách thức nhất định để có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng một cách thuận tiện nhất, đồng thời phục vụ các mục đích khác nhau trong hoạt động của thư viện.
2.1.1 Xây dựng và phát triển nguồn tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Hà Nội
Hiện nay, TVĐHHN đang sở hữu một khối lượng vốn tài liệu đa dạng và phong phú. Với đặc thù là một trường đào tạo chuyên ngành về ngoại ngữ, do vậy phần lớn nguồn tài liệu của Thư viện là ngoại văn với nhiều thứ tiếng khác nhau như: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật, tiếng Ý, tiếng Tây Ban Nha… Ngoài ra còn có nhiều tài liệu giáo trình bằng tiếng Việt để phục vụ cho bạn đọc trong quá trình học tập tiếng nước ngoài.
Cụ thể như sau:
- Tài liệu truyền thống:
* Sách: Tổng số: 21.048 tên tài liệu; 32.271 số bản tài liệu Trong đó:
- Sách tiếng Việt:
- Sách ngoại văn:
Tổng số: 14.235 tên; 18.858 bản - Sách giáo trình:
Tổng số: 214 tên; 2.864 bản
- Sách chuyên ngành (phục vụ sinh viên khối chuyên ngành): Tổng số: 2.081 tên; 3.233 bản
* Luận án, luận văn, khóa luận: Tổng số: 1.579 tên; 2.294 bản
* Báo, tạp chí: Tổng số: 262 tên tạp chí khác nhau: 41.416 số; 58.147 tổng số bản.
- Tài liệu điện tử:
+ Cơ sở dữ liệu do Trung tâm xây dựng: CSDL thư mục sách: 35.108 Biểu ghi CSDL toàn văn báo, tạp chí: 1043 Biểu ghi CSDL toàn văn luận án, luận văn: 218 Biểu ghi CSDL âm thanh: 1.702 Biểu ghi
CSDL sách điện tử: 822 Biểu ghi
+ Cơ sở dữ liệu nước ngoài: Hiện nay Thư viện có CSDL các tạp chí trực tuyến về một vài lĩnh vực như quản trị kinh doanh và du lịch: Development Policy Review, International Journal Of Finance & Economics, International Review of Finance…; công nghệ thông tin: Computer Fraud & Security, Computer Law & Security Review, Computers & Security…; ngôn ngữ: ELT Journal, Langages, Langue Française, Le français… rất được người dùng tin quan tâm và thường xuyên truy cập. Thư viện có hướng dẫn cụ thể cho sinh viên trên Website và trên phòng máy để có thể truy nhập vào CSDL này.
Hiện nay, tài liệu trong Thư viện có các loại ngôn ngữ chính là: Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Đức, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Trung Quốc, Tiếng
Nga, Tiếng Tây Ban Nha… Tài liệu ngoại văn chiếm số lượng lớn trong việc phục vụ người dùng tin tại Thư viện, trong đó tài liệu tiếng Anh chiếm tỷ lệ cao nhất.
Tài liệu ngoại văn của Thư viện được tổ chức thành một kho riêng biệt phục vụ cho NDT. Trong kho tập trung nhiều tài liệu có giá trị được viết bằng nhiều thứ tiếng và thể hiện nhiều nội dung phong phú về văn hoá, phong tục tập quán, lễ nghi, ẩm thực, du lịch… của các quốc gia khác nhau.
Theo số liệu khảo sát ý kiến của NDT về loại hình tài liệu mà NDT xem là hữu ích nhất, có 79% NDT lựa chọn loại hình tài liệu là sách, 9.8% NDT lựa chọn loại hình báo-tạp chí, 3.8% lựa chọn luận văn, 3.7% lựa chọn đề tài nghiên cứu, 2.2% lựa chọn tài liệu trên mạng Internet; điều này cho thấy loại hình tài liệu là sách vẫn giữ vai trò quan trọng, được NDT đánh giá cao và xem đó là loại hình hữu ích nhất hỗ trợ việc học tập, nghiên cứu và giảng dạy.
Loại hình tài liệu Lựa chọn (%)
Sách 79.0
Báo- tạp chí 9.8
Luận văn 3.8
Đề tài NCKH 3.7
File tài liệu nghe MP3 0.5
Tài liệu điện tử 0.5
Tài liệu trên mạng Internet 2.2
Tài liệu khác 0.5
Tài liệu hữu ích theo lựa chọn của người dùng tin 79.0 9.8 0.5 0.5 2.2 3.7 0.5 3.8 Sách Báo, tạp chí Luận văn Đề tài NCKH
File tài liệu nghe MP3 Tài liệu điện tử
Tài liệu trên mạng Internet Tài liệu khác
Biều đồ 2.1: Tài liệu hữu ích theo lựa chọn của ngƣời dùng tin
Do đó, khi xây dựng và phát triển nguồn tin tại Trường ĐHHN cần lưu ý đến nhu cầu và những loại hình tài liệu mà NDT mà lựa chọn.
2.1.2 Xây dựng và phát triển nguồn tin tại thƣ viện các Khoa
Hiện nay đang có số lượng lớn nguồn tài liệu lưu trữ tại thư viện các Khoa, cụ thể:
Tên kho Đầu ấn phấm Bản ấn phẩm
Khoa Anh 7 89 Khoa Hàn Quốc 2920 3929 Khoa Đức 897 2319 Khoa TBN 698 806 Khoa Pháp 649 758 Khoa Italia 604 675
Khoa Đại cương 381 429
Khoa Tại chức 151 177
Khoa QTKD - Du lịch 104 111
Khoa Giáo dục Thể chất 42 53
Khoa Ngữ văn Việt Nam 38 50
Khoa Việt Nam học 33 44
Bảng 2.1 Số liệu thống kê số lƣợng tài liệu lƣu trữ tại thƣ viện các Khoa
Nguồn tài liệu phục vụ tại thư viện các Khoa do các Khoa chủ động bổ sung từ nguồn mua hoặc nhận các nguồn tài trợ, các dự án liên kết...
2.2 Xử lý thông tin
Xử lí thông tin là quá trình biến thông tin từ dạng thức ban đầu thành những dạng thức mới nhằm đáp ứng các nhiệm vụ của hoạt động thông tin [16, tr.2].
Xử lí thông tin được tiến hành nhằm đáp ứng nhiệm vụ lưu trữ và tìm kiếm thông tin qua thời gian, truyền đi và thu thập trong không gian.
Các phương thức của xử lí thông tin bao gồm: mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khoá, định chủ đề, tóm tắt, tổng quan, tư vấn.
2.2.1 Các chuẩn đƣợc lựa chọn trong xử lí thông tin
Xác định rõ tầm quan trọng của việc áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin nhằm hướng tới chuẩn hoá hoạt động thông tin thư viện, TVĐHHN đã sớm tìm hiểu các chuẩn hiện hành trên thế giới và Việt Nam để tiến hành lựa chọn các chuẩn áp dụng trong thông tin sao cho phù hợp với điều kiện thực tiễn. Các chuẩn đó lựa chọn áp dụng vào: mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định chủ đề, từ khoá tài liệu.
+ Chuẩn trong mô tả tài liệu
Đứng trong hệ thống thư viện Việt Nam, trong xu thế của những năm 80, TVĐHHN đã triển khai áp dụng chuẩn ISBD (International Standard Bibliographic Description) cho mô tả tài liệu. Năm 2003, khi chuyển đổi hoàn toàn hoạt động theo mô hình thư viện hiện đại, ban đầu TVĐHHN tiếp tục áp dụng ISBD như là một chuẩn quốc tế phù hợp duy nhất. Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng, TVĐHHN bắt đầu nghiên cứu và nhận định ISBD không còn phù hợp xu thế chung và đặc thù vốn tài liệu của đơn vị. Nguồn tài liệu của TVĐHHN chủ yếu là tài liệu ngoại văn. Chính vì vậy, TVĐHHN nên phát huy mạnh mẽ chức năng download biểu ghi qua cổng Z39.50 của phần mềm quản lí thư viện điện tử và lợi ích của việc chia sẻ nguồn lực thông tin thư mục giữa các thư viện trong xử lí thông tin sao chép. Năm 2005, TVĐHHN chính thức áp dụng AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules 2nd) trong mô tả tài liệu, dựa theo bản “ Qui tắc biên mục Anh - Mỹ rút gọn”. Đây có thể là một sự lựa chọn đúng đắn vì cho đến năm 2007, Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch đã chính thức ra văn bản áp dụng AACR2 trong hệ thống thư viện Việt Nam.
+ Chuẩn trong phân loại tài liệu
Thông qua việc nghiên cứu cấu trúc, các ưu nhược điểm của một số bảng phân loại đang lưu hành tại Việt Nam và đặc điểm của đơn vị, năm 2003 TVĐHHN quyết định sử dụng DDC (Dewey Decimal Classification) với những lý do cơ bản như sau:
- Tài liệu của TVĐHHN chủ yếu là tài liệu về ngôn ngữ học, lớp 400 của DDC khá chi tiết cùng với việc cho phép kết hợp bảng chính với bảng trợ ký hiệu chung, trợ ký hiệu ngôn ngữ giúp cho DDC có khả năng dễ dàng mở rộng và chi tiết các đề mục về ngôn ngữ học.
Ví dụ : Từ vựng tiếng Anh có ký hiệu phân loại là 428.24. Khi đó 4 thể hiện cho ngôn ngữ, 2 thể hiện cho tiếng Anh, 8 thể hiện cho tiếng Anh ứng dụng, 24 thể hiện cho từ vựng.
- TVĐHHN tổ chức phục vụ theo kho mở, theo đó tài liệu được sắp xếp theo số phân loại. Với cấu trúc phân cấp, chi tiết cụ thể dần theo lớp giúp cho DDC trở nên dễ sử dụng, dễ nhớ đối với cán bộ thư viện trong việc phân loại và sắp xếp cũng như giúp bạn đọc dễ sử dụng trong tìm kiếm tài liệu.
- Hiện nay trên thế giới, DDC đang trở lên phổ biến và được sử dụng khá rộng rãi, đặc biệt trong các nước nói tiếng Anh. Trong khi đó, tài liệu của TVĐHHN chủ yếu là nguồn tài liệu Tiếng Anh. Vì vậy, để khai thác triệt để lợi ích của việc xử lí thông tin sao chép qua cổng Z39.50 cho phép sử dụng lại những ký hiệu phân loại sẵn có của các thư viện các nước trên thế giới đòi hỏi TVĐHHN phải ứng dụng chuẩn tương thích.
Ngoài bộ bảng phân loại đầy đủ của DDC gồm 4 tập xuất bản lần thứ 22 bằng tiếng Anh, TVĐHHN cũng đưa vào sử dụng ấn bản rút gọn DDC14 bằng tiếng Việt do Thư viện Quốc gia (TVQG) dịch và xuất bản. DDC14 được TVĐHHN sử dụng song song với DDC22 chủ yếu trong biên mục gốc.
+ Chuẩn định chủ đề, định từ khoá
Hiện nay các thư viện Việt Nam đang sử dụng khá đa dạng các bảng từ khoá, từ chuẩn, đề mục chủ đề (ĐMCĐ). Trước khi lựa chọn chuẩn trong định chủ đề, từ khoá, TVĐHHN đã tiến hành xem xét tổng quan các bảng điển hình như: LCSH (Library of Congress Subject Headings), bảng từ khoá của TVQG Việt Nam, từ điển từ khoá Khoa học và Công nghệ của Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.
Trên cơ sở nghiên cứu một số chuẩn tiêu biểu trong định chủ đề, định từ khoá đang được sử dụng tại Việt Nam, TVĐHHN nhận thấy:
Hiện nay chưa có một bảng ĐMCĐ nào bằng tiếng Việt ngoài danh mục chủ đề của TVQG Việt Nam. Việc sử dụng LCSH gặp khá nhiều khó khăn do rào cản về ngôn ngữ. Ngay từ khi chuyển đổi, Ban lãnh đạo TVĐHHN xác định chủ trương xây dựng thư viện điện tử, theo đó chú trọng xây dựng mục lục trực tuyến, xoá bỏ hoàn toàn mục lục truyền thống. Vì vậy, toàn bộ vốn tài liệu của TVĐHHN cần xử lý mới và hồi cố lại hoàn toàn. Song vốn tài liệu chủ yếu là sách ngoại văn, do đó để phù hợp với xu thế sử dụng LCSH trên thế giới, TVĐHHN quyết định sử dụng LCSH để định chủ đề cho tài liệu. Trong điều kiện hiện tại, TVĐHH thống nhất tạm thời chỉ định chủ đề đối với các tài liệu được xử lý sao chép từ thư viện các nước trên thế giới.
LCSH thực sự là một công cụ quan trọng, cần thiết cho những người làm công tác định chủ đề và tổ chức mục lục chủ đề. Trên thực tế có nhiều thư viện đã sử dụng LCSH đặc biệt là các nước nói tiếng Anh. Tuy nhiên việc áp dụng tại TVĐHHN gặp rất nhiều khó khăn do rào cản ngôn ngữ trong khi chưa được dịch sang tiếng Việt.
Đối với công tác định từ khoá tài liệu, do TVĐHHN chú trọng phát triển nguồn tài liệu tập trung vào các chủ đề: ngôn ngữ, văn hoá, du lịch, lịch sử, kinh tế chính trị, khoa học thường thức, quản trị kinh doanh, quốc tế học,... Do đó, nội dung nguồn tin khá tổng hợp, theo đó việc sử dụng Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam trong việc định từ khoá tài liệu được xem là phù hợp hơn cả đối với TVĐHHN.
+ Chuẩn khổ mẫu
Khi chuyển đổi sang mô hình thư viện điện tử, với yêu cầu tất yếu của việc sử dụng phần mềm quản lí thư viện điện tử, TVĐHHN đã đưa vào sử dụng phần mềm quản lí thư viện điện tử Libol từ cuối năm 2003. Với sự trợ giúp của phần mềm tích hợp, nhận thức rõ ưu điểm của MARC21 (Machine
Readable Cataloging) trong việc tổ chức mục lục trực tuyến và xu hướng sử dụng MARC21 trên thế giới và tại Việt Nam, TVĐHHN đã xây dựng một số biểu mẫu nhập tin phù hợp với từng loại hình tài liệu dựa trên cơ sở MARC21 nhằm tạo điều kiện và khả năng sử dụng chung các biểu ghi thư mục với các thư viện trong và ngoài nước.
Có thể thấy việc lựa chọn các chuẩn trong hoạt động xử lí thông tin đã được TVĐHHN hết sức quan tâm, không ngừng nghiên cứu để lựa chọn và triển khai áp dụng các chuẩn nhằm đảm bảo chất lượng cho công tác kiểm soát thư mục hướng tới hội nhập, hợp tác và chia sẻ nguồn lực thông tin.
2.2.2 Thực trạng áp dụng các chuẩn
Năng lực của cán bộ trong việc áp dụng các chuẩn xử lí thông tin là một trong những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của công tác xử lí thông tin. Hiện nay, TVĐHHN đã biên mục và đưa vào phục vụ được 27200 đầu ấn phẩm, với 35945 biểu ghi trong CSDL (bao gồm sách, bài trích điện tử, CD-ROM, Cassettes).
+ Áp dụng qui tắc mô tả
Mô tả tài liệu là một trong những công đoạn rất quan trọng trong qui trình xử lí thông tin nhằm cung cấp những thông tin thư mục về tài liệu cũng như các điểm truy cập tạo mục lục trực tuyến giúp bạn đọc tra cứu tới tài liệu và có những hình dung cơ bản về tài liệu. Đối với TVĐHHN, việc mô tả yêu cầu áp dụng chặt chẽ các qui định của bộ Qui tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2).
Trước khi chính thức áp dụng AACR2, TVĐHHN sử dụng ISBD trong mô tả tài liệu. Cho đến năm 2005, TVĐHHN chuyển đổi sang áp dụng AACR2, vì vậy cán bộ xử lí thông tin phải tiến hành hiệu đính lại toàn bộ biểu ghi đã được biên mục trước đó theo AACR2. Tuy nhiên, do TVĐHHN
chỉ xây dựng mục lục trực tuyến nên việc hiệu đính chỉ phải tiến hành trong CSDL. Công tác mô tả tài liệu với AACR2 được tiến hành đối với cả 2 qui trình : biên mục sao chép và biên mục gốc.
Trong biên mục sao chép, sau khi download hoặc copy biểu ghi từ thư viện các nước trên thế giới, cán bộ xử lí thông tin tiến hành kiểm tra lại các thông tin thư mục và các điểm truy cập đã có, bổ sung những thông tin còn thiếu và hiệu đính lại cho đúng với qui định, nguyên tắc của AACR2. Trong CSDL Sách với 100 biểu ghi mẫu cho thấy:
Dữ liệu mô tả đã được xây dựng mới (hoặc chuyển đổi) sang AACR2. Trong đó có :
- Các điểm truy cập được thiết lập theo tác giả cá nhân, tác giả tập thể, nhan đề khá đầy đủ. Đối với các trường hợp có từ 1-3 tác giả cá nhân, lấy 1 tác giả làm tiêu đề chính, còn lại sử dụng làm điểm truy cập bổ sung. Đối với trường hợp có trên 3 tác giả thì lập tiêu đề mô tả chính theo nhan đề tài liệu, còn các tác giả được đưa vào làm điểm truy cập bổ sung. Trường hợp có từ 1- 2 tác giả tập thể thì lấy 1 làm tiêu đề mô tả chính còn lại làm tiêu đề bổ sung. Nếu có từ 3 tác giả tập thể trở lên lấy nhan đề làm điểm truy cập chính còn tác giả tập thể đưa xuống làm điểm truy cập bổ sung.
Như vậy, trong biểu ghi xuất hiện các điểm truy cập được thiết lập tại trường 100, trường 110, trường 245, trường 600, trường 700. Tất cả các điểm truy cập đều được mô tả theo qui định của AACR2 và về dấu sử dụng (dấu phẩy được đặt sau họ).
Vd. Tiêu đề chính là tác giả cá nhân Việt Nam: Vũ, Trọng Phụng.
Vd. Tiêu đề chính là tác giả cá nhân là tên Âu, Mỹ: Smith, Joan E.
- Dữ liệu mô tả được thiết lập đầy đủ 8 vùng dữ liệu, trong đó cán bộ