+ Qui trình áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin
Công tác xử lí thông tin tại TVĐHHN do bộ phận nghiệp vụ phụ trách bao gồm các khâu: mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định chủ đề/từ khoá và tạo lập biểu ghi trong CSDL. Trong phòng Nghiệp vụ, Tổ trưởng phân chia tài liệu thành từng khu vực theo đúng qui trình xử lí tài liệu, cụ thể có các khu vực sau:
- Tài liệu chưa xử lý kỹ thuật.
- Tài liệu đã xử lý kỹ thuật chờ biên mục - Tài liệu biên mục gốc đã phân loại
- Tài liệu biên mục gốc đã định chủ đề, định từ khoá
- Tài liệu đã biên mục hoàn chỉnh (bao gồm cả biên mục sao chép và biên mục gốc), chờ hiệu đính.
- Tài liệu đã hiệu đính, chờ in nhãn, bàn giao.
Như vậy, cán bộ biên mục chỉ cần lấy tài liệu từ các khu vực đã được phân bổ để tiếp tục xử lý và đặt lại vào đúng các vị trí sau khi kết thúc ngày làm việc.
Để đảm bảo tính nhất quán, khoa học và tạo điều kiện thuận lợi, giảm bớt công sức lao động cho cán bộ trong việc tiến hành xử lí thông tin, TVĐHHN đã xây dựng 2 qui trình xử lí thông tin.
- Áp dụng trong biên mục sao chép
Tài liệu sau khi đã xử lý kỹ thuật sẽ được tiến hành tra trùng trong CSDL thư mục nhằm tránh lãng phí công sức của cán bộ trong việc xử lí thông tin. Có thể tra theo số ISBN, tên nhan đề, tác giả,…để tìm kiếm biểu ghi trùng thông tin với tài liệu, hay nói cách khác là kiểm tra xem tài liệu đã được xử lý trong CSDL chưa. Nếu đã có trong CSDL, cán bộ xử lí thông tin chỉ cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên biểu ghi đảm bảo không còn sai sót nào và thêm số đăng ký cá biệt của tài liệu mới vào biểu ghi sẵn có.
Nếu thông tin về tài liệu chưa tồn tại trong CSDL, tài liệu sẽ được tiến hành xử lí thông tin sao chép. Theo đó, căn cứ trên tính năng nhập khẩu biểu ghi của phần mềm thư viện tích hợp Libol, cán bộ thư viện vào môđun Biên mục của phần mềm, vào tính năng nhập khẩu biểu ghi qua cổng Z39.50, tìm biểu ghi của tài liệu theo số ISBN trong một số thư viện trên thế giới đã được lập sẵn trong danh mục (chủ yếu tài liệu được tìm thấy trong Thư viện Quốc hội Mỹ). Trong trường hợp tìm thấy biểu ghi, cán bộ thư viện đối chiếu và lựa chọn biểu ghi chính xác với tài liệu rồi download biểu ghi về qua cổng Z39.50. Biểu ghi download về sẽ mặc định nhập vào CSDL thành một biểu ghi mới cho tài liệu với đầy đủ các trường dữ liệu của MARC theo cơ quan biên mục gốc. Bên cạnh đó có thể tiến hành sao chép dữ liệu thư mục từ mục lục trực tuyến của các thư viện trên thế giới qua Internet. Khi sao chép cần chú ý tới các dấu hiệu nhận diện trường dữ liệu và đảm bảo đặt dữ liệu đúng vị trí trong khổ mẫu nhập tin của TVĐHHN.
Biểu ghi download/sao chép sẽ được gọi ra để tiến hành chuẩn hoá dữ liệu. Nếu biểu ghi đã đầy đủ thông tin trên các trường dữ liệu được qui định
trong khổ mẫu nhập tin của TVĐHHN, việc hiệu đính chỉ đơn giản là xoá bỏ các trường dữ liệu thừa, và chuẩn hoá lại các thông tin thư mục sao cho chính xác, thống nhất với các biểu ghi đã có bao gồm các bước:
- Chuẩn hoá các trường dữ liệu: Xóa bỏ toàn bộ các trường “thừa” trong biểu ghi download về, hay nói cách khác là xoá đi những trường dữ liệu không được qui định trong khổ mẫu nhập tin do TVĐHHN xây dựng dựa trên MARC 21. Kiểm tra lại và chuẩn hoá việc áp dụng các qui định nhập tin của MARC21 như về chỉ thị trường, mã nước xuất bản, nhãn trường con,…
- Kiểm tra và chuẩn hoá lại các thông tin mô tả: cụ thể là đối chiếu tài liệu và các thông tin mô tả xem việc lấy thông tin đã chính xác chưa? dựa trên nguồn thông tin nào?; Đảm bảo các dấu phân cách và các qui định về tiêu đề đồng nhất, thiết lập các điểm truy cập,…theo đúng qui định trong AACR2; Bổ sung các thông tin mô tả nếu biểu ghi biên mục gốc còn thiếu hoặc những thông tin cần thiết khác (ví dụ: tiêu đề bổ sung cho tác giả khác, người dịch,…).
- Chuẩn hóa lại chỉ số phân loại của tài liệu: Thông thường những tài liệu download/sao chép về đều đã có chỉ số phân loại. Tuy nhiên đôi khi số phân loại được thiết lập không phải từ bảng DDC22. Do vậy, cán bộ xử lí thông tin cần kiểm tra vị trí số phân loại đã được xác định trong bảng DDC22 và phân tích nội dung của tài liệu xem có chính xác với môn loại mà chỉ số đó phản ánh hay không? Trong trường hợp chưa có số phân loại hoặc số phân loại được xây dựng trên một bảng phân loại khác, cán bộ xử lí thông tin cần tiến hành phân loại từ đầu cho tài liệu theo đúng qui trình phân loại và qui định trong DDC22 hoặc DDC14.
- Chuẩn hoá ĐMCĐ: TVĐHHN chưa tự định chủ đề, tất cả các ĐMCĐ đã có trong CSDL là những ĐMCĐ được xây dựng từ việc định chủ đề sao chép. Khi đó, cán bộ biên mục chỉ việc kiểm tra lại tính đúng đắn của ĐMCĐ
bằng cách đối chiếu LCSH, hiệu đính lại nếu cần thiết và thay các dấu -- bằng những nhãn trường con theo qui định của MARC khi xây dựng ĐMCĐ.
Ví dụ: Nông nghiệp $x cây lương thực
- Xây dựng từ khoá Tiếng Việt: Đối với các biểu ghi được download hoặc sao chép, việc định từ khoá được tiến hành chủ yếu là dịch ra từ ĐMCĐ. Theo đó, cán bộ biên mục tự dịch các chủ đề, đề mục đó sang tiếng Việt rồi tra cứu trong Bộ từ khoá của TVQG để đưa thành những từ khoá phản ánh các khía cạnh nội dung của tài liệu.
Sau khi toàn bộ thông tin về tài liệu đã được hiển thị trên các trường dữ liệu, biểu ghi sẽ được tiến hành hiệu đính một lần nữa nhằm đảm bảo tính chính xác về việc áp dụng các chuẩn trong biên mục và đảm bảo tính nhất quán trong việc thiết lập các điểm truy cập tới dữ liệu thư mục của tài liệu. Hoàn tất việc hiệu đính theo đúng các chuẩn đã áp dụng cũng là công đoạn cuối cùng, kết thúc qui trình biên mục sao chép.
Hình 2.4: Biên mục sao chép qua cổng Z39.50
- Áp dụng trong biên mục gốc
Qui trình:
Phân loại tài liệu với DDC
Phân tích
tài liệu Đặc trưng nội dung Ngôn ngữ phân loại Tài liệu không có trong các
nguồn sao chép
Sơ đồ 2.1 : Qui trình biên mục gốc
Tài liệu không được tìm thấy trong các nguồn biên mục sao chép được các cán bộ của TVĐHHN đặt vào khu vực dành riêng cho tài liệu chờ biên mục gốc. Theo đó qui trình tiến hành biên mục gốc được thực hiện như sau:
Quá trình phân loại tài liệu với DDC:
Phần lớn các tài liệu của TVĐHHN là ngoại văn nên cán bộ TVĐHHN khá khó khăn trong việc xác định nội dung nghiên cứu của tài liệu do những hạn chế về mặt ngôn ngữ. Để khắc phục hạn chế đó, khi phân loại các tài liệu ngoại văn, cán bộ TVĐHHN thường phải làm việc cùng với cộng tác viên là những sinh viên có trình độ ngoại ngữ tốt để xác định lĩnh vực nghiên cứu của tài liệu.
Trên cơ sở các dấu hiệu đặc trưng của tài liệu như nhan đề, lời nói đầu, mục lục,… các cán bộ xác định tài liệu thuộc về lĩnh vực gì.
Sau khi xác định lĩnh vực nghiên cứu của tài liệu, cán bộ xem xét đến các khía cạnh nội dung của tài liệu để xác định một đối tượng nghiên cứu chính của tài liệu.
Căn cứ vào đối tượng nghiên cứu chính của tài liệu xác định vị trí của đối tượng đó trong bảng chính của DDC22. Trong trường hợp khó xác định vị trí của môn loại, cán bộ xử lí thông thể hiện đối tượng nghiên cứu chính bằng một khái niệm đặc trưng và sử dụng bảng tra chủ đề chữ cái để tìm đến vị trí phù hợp trong bảng.
- Dựa trên cấu trúc của bảng và nguyên tắc kết hợp bảng chính với các bảng phụ, cán bộ xử lí thông tin có thể xác định được chỉ số phân loại chi tiết cho tài liệu. TVĐHHN qui định mức độ chi tiết của chỉ số phân loại không quá 9 chữ số.
Đối với những cán bộ chưa thạo trong việc sử dụng bảng DDC22 có thể sử dụng DDC14 rút gọn. Ngoài ra, với những chủ đề đã được mở rộng đối với Việt Nam trong DDC14 thì sử dụng chỉ số trong DDC14.
Chỉ số phân loại được các cán bộ xử lí thông tin của TVĐHHN ghi vào trang tên sách bằng bút chì.
Quá trình định từ khoá tài liệu với Bộ từ khoá của TVQG:
Trên cơ sở phân tích các thông tin đặc trưng nội dung của tài liệu, các cán bộ xử lí thông tin xác định các khía cạnh nghiên cứu của tài liệu.
Mỗi tài liệu được xác định bởi những khái niệm đặc trưng cho nội dung tài liệu. Những khái niệm đó có thể là đối tượng mà tài liệu đề cập đến, phương diện, công cụ tác động lên đối tượng, tính chất của đối tượng, phạm vi địa điểm, không gian, thời gian mà đối tượng được nghiên cứu,…
Sau khi xây dựng được các khái niệm, cán bộ xử lí thông tin tiến hành giản lược các khái niệm sao cho cô đọng, ngắn gọn, xúc tích. Sau đó đối chiếu
những khái niệm đó với danh mục từ trong Bộ từ khoá. Khi đối chiếu đã xảy ra một số trường hợp:
- Nếu thuật ngữ có trong Bộ từ khoá, thì chọn từ quy ước đó làm từ khoá của tài liệu.
- Nếu thuật ngữ có trong Bộ từ khoá nhưng là từ tương đương của từ được quy ước, khi đó theo chỉ dẫn cần phải sử dụng từ quy ước làm từ khoá cho tài liệu.
- Thuật ngữ có mặt trong Bộ từ khoá nhưng là từ rộng, cần xem lại nội dung tài liệu để cân nhắc tìm sát nội dung và có tính đặc thù hơn làm từ khoá.
- Khái niệm có mặt trong Bộ từ khoá nhưng là từ hẹp, cần cân nhắc để bổ sung thêm từ rộng để mở rộng phạm vi tìm tài liệu.
- Khái niệm có mặt trong Bộ từ khoá nhưng có từ liên quan, cần cân nhắc từ liên quan và bổ sung thêm từ liên quan.
- Khái niệm được chọn ra không có mặt trong Bộ từ khoá, xử lý từ đó theo phương pháp định từ khoá tự do, sau đó sử dụng chính từ khoá đó làm từ khoá bổ sung cho Bộ từ khoá.
Từ khoá sau khi được xác định cũng được cán bộ TVĐHHN ghi vào trang tên sách theo thứ tự: từ khoá chính - từ khoá phụ 1 - từ khoá phụ 2
Quá trình mô tả tài liệu với AACR2.
Tại TVĐHHN việc mô tả tài liệu được tiến hành trực tiếp máy tính. Cán bộ TVĐHHN thường dùng các thông tin tìm thấy trong nguồn thông tin chính hơn là các thông tin tìm thấy ở các nơi khác trong tài liệu.
Khi đã thấy nguồn thông tin, cán bộ xử lí thông tin tiến hành xác định các dữ liệu đặc trưng hình thức của tài liệu theo 2 bước:
- Xác định các điểm truy cập
Sau khi đã xác định được các thông tin đặc trưng của tài liệu theo 8 vùng mô tả, cán bộ xử lí thông tin tiến hành nhập dữ liệu mô tả vào biểu ghi theo trình tự các vùng mô tả và đúng qui định của chuẩn AACR2. Cụ thể bao gồm các bước sau:
- Lựa chọn điểm truy cập: sử dụng các qui tắc 23-29 để quyết định các điểm truy cập sẽ vào phần mô tả thư mục để đưa vào mục lục điện tử. Sử dụng các qui tắc để quyết định xem điểm truy cập nào sẽ được dùng làm tiêu đề mô tả chính. Trong AACR2, các qui tắc lựa chọn điểm truy cập được qui định đối với tác giả cá nhân, tác giả tập thể, nhan đề.
- Thể hiện thông tin đặc trưng của tài liệu trong mỗi vùng dữ liệu theo qui định của AACR2 cho từng trường hợp cụ thể.
- Sử dụng các dấu phân cách giữa các vùng và giữa các yếu tố trong cùng một vùng mô tả. TVĐHHN mô tả trực tiếp trên biểu mẫu nhập tin, mỗi vùng dữ liệu được hiểu như một trường dữ liệu trong biểu mẫu. Do vậy, cán bộ biên mục chỉ cần quan tâm tới các dấu qui định cho các yếu tố trong cùng một trường dữ liệu.
Quá trình tạo lập biểu ghi với MARC21: MARC21 cho phép nhập trực tiếp các chỉ thị trường, mã trường con và các dữ liệu thư mục. Việc nhập liệu tại TVĐHHN tuân thủ chặt chẽ các qui định về chỉ thị trường, mã trường con trong mỗi trường dữ liệu.
- Xác định và nhập chỉ thị trường: xác định những mã số được qui định bởi khổ mẫu MARC, chúng xác định những thành phần dữ liệu trong một biểu ghi khiến cho máy tính có thể thao tác những dữ liệu đó. Mỗi trường của MARC có qui định xác định chỉ thị riêng.
Vd: Trường 100 (Tiêu đề cá nhân) qui định: Chỉ thị 1 : 0 Tên riêng
3 Dòng họ
Chỉ thị 2 : # không xác định
- Nhập dữ liệu mô tả thư mục: Nhập những nội dung của những thành phần dữ liệu trong biểu ghi mục lục được tạo nên do sử dụng chuẩn phân loại DDC, AACR2, LCSH, Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam. Khi tiến hành nhập dữ liệu mô tả thư mục phải tuân thủ đúng các qui định về nhãn trường, trường con của MARC21.
Vd: Trường 260. Thông tin xuất bản
$aHà Nội :$bChính trị Quốc gia,$c2009
Hình 2.5: Biểu ghi đã biên mục hiển thị theo MARC21
Cũng như qui trình biên mục sao chép, trong qui trình biên mục gốc của TVĐHHN vẫn cần có công đoạn hiệu đính lại toàn bộ dữ liệu của biểu ghi thư mục theo đúng các chuẩn đang được áp dụng. Theo đó, các dữ liệu được chuẩn hoá, thống nhất nhằm đảm bảo chất lượng tìm tin của mục lục trực tuyến.
2.3 Tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện 2.3.1 Sản phẩm TTTV
Dựa vào tính chất hoạt động tại các cơ quan thông tin - thư viện thì sản phẩm thông tin - thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin do cá nhân/tập thể thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu của NDT. Quá trình đó bao gồm: phân loại, biên mục, định từ khóa, tóm tắt…cũng như quá trình phân tích, tổng hợp thông tin.
Các sản phẩm do TVĐHHN tạo lập gồm :
2.3.1.1 Thƣ mục
Thư mục là một sản phẩm thông tin, thư viện mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thư mục (có/không có tóm tắt/chú giải) được sắp xếp theo một trật tự xác định phản ánh các tài liệu có chung một/một số dấu hiệu về nội dung và/hoặc hình thức.
Đối tượng chủ yếu được phản ánh trong thư mục là tài liệu nói chung, trong đó có tài liệu bậc 1 (được/ không được xuất bản), tài liệu bậc 2. [19, tr.49].
Hiện nay, TVĐHHN đã tạo lập 2 loại thư mục:
- Thư mục giới thiệu sách mới: biên soạn khoảng 4 thư mục/năm.
Thư mục giới thiệu sách mới được tổ chức biên soạn thường xuyên khi có những đợt tài liệu mới nhập về. Tài liệu sau khi được xử lý hoàn chỉnh sẽ được nhập vào CSDL. Qua CSDL Phòng nghiệp vụ sẽ tổ chức thành những bản Thư mục giới thiệu sách mới. Trong các bản Thư mục giới thiệu sách mới tài liệu sẽ được sắp xếp theo môn loại/lĩnh vực.
Thư mục sách mới tại thư viện chỉ phản ánh tài liệu mới, mang tính