Năng lực của cán bộ trong việc áp dụng các chuẩn xử lí thông tin là một trong những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của công tác xử lí thông tin. Hiện nay, TVĐHHN đã biên mục và đưa vào phục vụ được 27200 đầu ấn phẩm, với 35945 biểu ghi trong CSDL (bao gồm sách, bài trích điện tử, CD-ROM, Cassettes).
+ Áp dụng qui tắc mô tả
Mô tả tài liệu là một trong những công đoạn rất quan trọng trong qui trình xử lí thông tin nhằm cung cấp những thông tin thư mục về tài liệu cũng như các điểm truy cập tạo mục lục trực tuyến giúp bạn đọc tra cứu tới tài liệu và có những hình dung cơ bản về tài liệu. Đối với TVĐHHN, việc mô tả yêu cầu áp dụng chặt chẽ các qui định của bộ Qui tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2).
Trước khi chính thức áp dụng AACR2, TVĐHHN sử dụng ISBD trong mô tả tài liệu. Cho đến năm 2005, TVĐHHN chuyển đổi sang áp dụng AACR2, vì vậy cán bộ xử lí thông tin phải tiến hành hiệu đính lại toàn bộ biểu ghi đã được biên mục trước đó theo AACR2. Tuy nhiên, do TVĐHHN
chỉ xây dựng mục lục trực tuyến nên việc hiệu đính chỉ phải tiến hành trong CSDL. Công tác mô tả tài liệu với AACR2 được tiến hành đối với cả 2 qui trình : biên mục sao chép và biên mục gốc.
Trong biên mục sao chép, sau khi download hoặc copy biểu ghi từ thư viện các nước trên thế giới, cán bộ xử lí thông tin tiến hành kiểm tra lại các thông tin thư mục và các điểm truy cập đã có, bổ sung những thông tin còn thiếu và hiệu đính lại cho đúng với qui định, nguyên tắc của AACR2. Trong CSDL Sách với 100 biểu ghi mẫu cho thấy:
Dữ liệu mô tả đã được xây dựng mới (hoặc chuyển đổi) sang AACR2. Trong đó có :
- Các điểm truy cập được thiết lập theo tác giả cá nhân, tác giả tập thể, nhan đề khá đầy đủ. Đối với các trường hợp có từ 1-3 tác giả cá nhân, lấy 1 tác giả làm tiêu đề chính, còn lại sử dụng làm điểm truy cập bổ sung. Đối với trường hợp có trên 3 tác giả thì lập tiêu đề mô tả chính theo nhan đề tài liệu, còn các tác giả được đưa vào làm điểm truy cập bổ sung. Trường hợp có từ 1- 2 tác giả tập thể thì lấy 1 làm tiêu đề mô tả chính còn lại làm tiêu đề bổ sung. Nếu có từ 3 tác giả tập thể trở lên lấy nhan đề làm điểm truy cập chính còn tác giả tập thể đưa xuống làm điểm truy cập bổ sung.
Như vậy, trong biểu ghi xuất hiện các điểm truy cập được thiết lập tại trường 100, trường 110, trường 245, trường 600, trường 700. Tất cả các điểm truy cập đều được mô tả theo qui định của AACR2 và về dấu sử dụng (dấu phẩy được đặt sau họ).
Vd. Tiêu đề chính là tác giả cá nhân Việt Nam: Vũ, Trọng Phụng.
Vd. Tiêu đề chính là tác giả cá nhân là tên Âu, Mỹ: Smith, Joan E.
- Dữ liệu mô tả được thiết lập đầy đủ 8 vùng dữ liệu, trong đó cán bộ xử lí thông tin TVĐHHN đã có sử dụng những qui định của AACR2 khác hẳn với ISBD trước đó:
+ Trường nhan đề và thông tin trách nhiệm : với từ 1-3 tác giả, thì mô tả cả 3; với từ 4 tác giả trở lên chỉ mô tả 1, phẩy, ba chấm.
Vd: $aHạc chiều :$bTập truyện ngắn chọn lọc văn học Nhật Bản /$cAkutagawa Ryunosuke, Kinoshita Junji, Dazai Osamu; Trần Nhật Quang dịch.
+ Không viết tắt tên nơi xuất bản: vd: $aHà Nội.
- Dấu phân cách được qui định trong AACR2 cũng đã được sử dụng trong các biểu ghi mô tả dữ liệu thư mục. Trong biểu ghi MARC21, khi tiến hành biên mục theo AACR2 chỉ cần chú ý tới các dấu phân cách trường con trong mỗi vùng dữ liệu. Mỗi vùng dữ liệu đã được qui định nhập trong trường tương ứng, do vậy không cần chú ý tới dấu phân cách vùng dữ liệu.
Các qui định dấu phân cách các yếu tố trong các vùng như sau:
Nhan đề = nhan đề song song : thông tin bổ sung cho nhan đề / Thông tin trách nhiệm . - Lần xuất bản . – Nơi xuất bản : nhà xuất bản, năm xuất bản . – Khối lượng : minh hoạ ; khổ sách + tài liệu kèm theo. – (Nhan đề tùng thư = nhan đề song song : thông tin bổ sung / thông tin trách nhiệm của tùng thư. Số tập).
Vd. Một số biểu ghi được biên mục theo AACR2 của TVĐHHN đã sử dụng các dấu phân cách vùng dữ liệu và phân cách các yếu tố trong một vùng dữ liệu như sau:
1. Business and administrative communication / Kitty O. Locker . - 5th ed. - New
2. Nhà quản trị thành công = effective executive : cách thức giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất /Peter F.Drucker . - Hà Nội : Nxb Trẻ , 2008. - 237tr. ; 21cm.
3. Tìm hiểu di sản văn hoá dân gian Hà Nội / Trần Quốc Vượng;Nguyễn Vĩnh Phúc,Lê Văn Lan . - Hà Nội : NXBHà Nội , 1994. - 249tr ; 18cm.
+ Áp dụng bảng phân loại
DDC22 là bảng phân loại đầy đủ được xuất bản hoàn toàn bằng tiếng Anh. Để sử dụng được bảng phân loại này đòi hỏi cán bộ cần phải có trình độ tiếng Anh tương đối, đủ để đọc hiểu được các đề mục. Bên cạnh đó cần phải nắm vững cấu trúc để xác định vị trí môn loại của tài liệu và nguyên tắc kết hợp bảng chính với các bảng phụ trợ nhằm định được ký hiệu đầy đủ cho tài liệu, cũng như có kỹ năng sử dụng các bảng tra của bảng phân loại.
Trình độ ngoại ngữ là một trong các tiêu chí tuyển dụng đầu vào của TVĐHHN, do vậy các thư viện viên làm công tác xử lí thông tin đều có trình độ tiếng Anh từ B trở lên. Các cán bộ xử lí thông tin tại TVĐHHN tiến hành phân loại tài liệu đúng qui định về kết cấu số phân loại thể hiện tính cấu trúc phân cấp của DDC và cũng đã sử dụng được đầy đủ các bảng trợ ký hiệu trong việc thiết lập các chỉ số và cũng đã chú ý áp dụng các nguyên tắc kết hợp được qui định đối với từng tiểu đề mục.
Hình 2.1: Biểu ghi đã có chỉ số phân loại
+ Áp dụng các khung ĐMCĐ / bộ từ khoá
Năng lực áp dụng khung LCSH
LCSH là một bộ gồm có 4 tập được xuất bản hoàn toàn bằng tiếng Anh. Do vậy để có thể sử dụng được đòi hỏi cán bộ TVĐHHN cần có trình độ tiếng Anh nhất định, có khả năng dịch từ ngôn ngữ tự nhiên sang ngôn ngữ ĐMCĐ bằng Tiếng Anh và ngược lại. Qua nghiên cứu các biểu ghi trong CSDL Sách của TVĐHHN cho thấy:
- Ngôn ngữ ĐMCĐ đã được xây dựng cho các tài liệu bằng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung,… nhưng không phải là tất cả. Trong quá trình xử lí thông tin, việc định chủ đề tài liệu tại TVĐHHN chủ yếu được xử lý trong qui trình biên mục sao chép. Theo đó dữ liệu thư mục của một số lớn tài liệu bằng tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Pháp được download qua cổng Z39.50 hoặc sao chép dữ liệu thư mục từ các thư viện lớn trên thế giới như TVQH Mỹ, TVQG Trung Quốc, TVQG Úc,…Tuy nhiên khi download và sao chép về biểu ghi của TVĐHHN, các ĐMCĐ đang hiển thị ở format hiển thị của MARC21. Vì vậy, cán bộ xử lí thông tin của TVĐHHN đã kiểm tra tính đúng đắn bằng
cách đối chiếu với LCSH và hiệu đính lại theo đúng nguyên tắc thiết lập ĐMCĐ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- 100% các ĐMCĐ được xây dựng bằng tiếng Anh, khá đa dạng về từ loại. Khi tiến hành sao chép ĐMCĐ, cán bộ xử lí thông tin của TVĐHHN chỉ sao chép các ĐMCĐ bằng tiếng Anh do qui định sử dụng chuẩn LCSH của TVĐHHN. Do vậy, các ĐMCĐ đã xây dựng được hoàn toàn bằng tiếng Anh.
Hình 2.2: Biểu ghi đã định chủ đề tài liệu
Tuy nhiên, việc sử dụng LCSH tại TVĐHHN chỉ mới được sử dụng trong biên mục sao chép và vẫn còn các ĐMCĐ chưa chính xác, thường tập trung vào các ĐMCĐ sao chép được xây dựng cho tài liệu của các nước không sử dụng LCSH nhưng được sử dụng nguyên trong biểu ghi của TVĐHHN mà chưa được chuẩn hoá theo LCSH.
Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam
Việc định từ khoá tại TVĐHHN được tiến hành ở 100% biểu ghi. Trong đó mỗi biểu ghi có ít nhất 1 từ khoá và nhiều nhất lên tới 8 từ khoá. Do đặc thù tài liệu đa ngôn ngữ, nhằm tạo nhiều điểm truy cập tới tài liệu nên cán
bộ xử lí thông tin đã sử dụng cả từ khoá bằng tiếng Việt và từ khoá bằng tiếng Anh cũng như một số thứ tiếng khác. Vì vậy, bên cạnh việc sử dụng Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam để kiểm soát từ khoá bằng tiếng Việt, cán bộ xử lí thông tin của TVĐHHN đã định từ khoá tự do bằng các ngôn ngữ khác và chỉ tiến hành kiểm soát từ vựng. Hệ thống các từ khoá trong CSDL của TVĐHHN khá phong phú và đa dạng với nhiều loại từ khoá: Từ khoá nội dung, Từ khoá nhân vật, Từ khoá cơ quan, tổ chức, Từ khoá địa lý
Như vậy có thể thấy cán bộ xử lí thông tin của TVĐHHN đã tiến hành sử dụng Bộ từ khóa của TVQG Việt Nam trong việc định từ khoá bằng tiếng Việt cho tài liệu. Các từ khoá được xây dựng cũng khá đa dạng với nhiều loại từ khóa cho phép phản ánh đầy đủ nhất các phương diện nghiên cứu của tài liệu. Tuy nhiên vẫn còn xuất hiện những lỗi thường thấy ở cả 2 đối tượng có và chưa có kinh nghiệm:
+ Từ khoá chưa được kiểm soát từ vựng. Đây là lỗi thường mắc phải, đôi khi xuất hiện cả một câu trong trường từ khoá tự do. Vd: Tiếng Anh cho người nước ngoài.
Hình 2.3: Biểu ghi đã định từ khoá
+ Áp dụng các khổ mẫu
TVĐHHN sử dụng phần mềm quản lí thư viện điện tử Libol của Tinh Vân, bản thân phần mềm đã được tích hợp khổ mẫu MARC21. Trên cơ sở của MARC21, cho phép các thư viện sử dụng có thể tự xây dựng các biểu mẫu nhập tin riêng cho các loại hình tài liệu để xây dựng CSDL riêng. Do vậy, để xây dựng được các CSDL nhằm tạo các mục lục trực tuyến đòi hỏi cán bộ xử lí thông tin cần phải có kiến thức về tin học bên cạnh những yêu cầu về chuyên môn hay các kỹ năng khác. Phần mềm thư viện tích hợp LIBOL, đảm bảo khá nhiều trợ giúp trong quá trình nhập, cho phép nhập trực tiếp các chỉ thị (Indicator), mã trường con (Subfields) cùng với dữ liệu thư mục. Điều này có lợi thế là tạo cho người biên mục có thể chủ động tuỳ biến trong quá trình biên mục, nhưng cũng đòi hỏi phải hết sức cẩn thận trong từng thao tác trên máy khi biên mục.
Trên cơ sở MARC21, TVĐHHN đã xây dựng được các biểu mẫu nhập tin dành cho Sách và các loại tài liệu khác, Báo - tạp chí với các số lượng
trường khác nhau. Qua phân tích các biểu ghi mẫu của TVĐHHN cho thấy TVĐHHN đã phát huy tốt chức năng của phần mềm và ưu việt của việc ứng dụng MARC21 trong việc biên mục sao chép nhằm tăng cường các nguồn thông tin phục vụ cho công tác tra cứu tìm tin và giảm nhẹ công việc biên mục gốc. Thực hiện phương châm xử lý một lần sử dụng nhiều lần và đây cũng chính là tính ưu việt của việc dùng khổ mẫu chuẩn tương hợp giữa các cơ quan thông tin ở Việt Nam và quốc tế.
Có thể thấy, TVĐHHN đã áp dụng MARC21 từ khá sớm và đã tuân thủ khá đầy đủ các qui định của MARC21 trong quá trình triển khai.