3.2 Chuẩn hoá công tác xử lý thông tin
3.2.1.1 Xây dựng danh mục ĐMCĐ tiếng Việt sử dụng tại TVĐHHN
Việc định chủ đề tài liệu tại TVĐHHN chỉ được tiến hành trong biên mục sao chép đối với những biểu ghi đã có sẵn ĐMCĐ gợi ý của cơ quan biên mục gốc. Phần lớn các biểu ghi trong CSDL chưa có ĐMCĐ gây hạn chế trong việc tìm tin theo ĐMCĐ của NDT. Vì vậy để hướng tới sự chuẩn hoá và
tạo mục lục chủ đề trực tuyến, TVĐHHN cần tiến hành định chủ đề cho các tài liệu nhập mới sau này và hồi cố. Với LCSH, TVĐHHN chỉ có thể tiến hành định chủ đề bằng tiếng Anh trong khi chỉ có một số cán bộ có khả năng sử dụng LCSH. Mặt khác, bên cạnh các ĐMCĐ bằng tiếng Anh cũng cần có những ĐMCĐ bằng tiếng Việt để tạo điểm truy cập bằng ngôn ngữ mẹ đẻ cho đa số người dùng tin của TVĐHHN. Tuy nhiên, hiện nay tại Việt Nam chưa có bảng ĐMCĐ tiếng Việt nào nên rất khó khăn cho các thư viện Việt Nam nói chung và TVĐHHN nói riêng. Vì vậy, TVĐHHN cần tự xây dựng file ĐMCĐ tiếng Việt dùng riêng. Việc xây dựng có thể được tiến hành ở mức độ đơn giản theo các bước sau:
+ Trên cơ sở danh mục từ khoá đã được kiểm soát trong CSDL, cán bộ xử lí thông tin tiến hành qui trình định chủ đề tài liệu bằng việc xác định từ khoá chính, từ khoá phụ và thiết lập ĐMCĐ theo đúng nguyên tắc thiết lập.
+ Sao chép toàn bộ ĐMCĐ đã được thiết lập trong CSDL và xây dựng thành file danh mục ĐMCĐ trong Excel.
+ Sắp xếp theo trật tự chữ cái các ĐMCĐ và loại trừ các ĐMCĐ trùng sẽ được một file danh mục ĐMCĐ.
+ Tổ chức đề mục theo cấu trúc khung ĐMCĐ với các chủ đề chính và các phương diện nghiên cứu.
Như vậy, với file ĐMCĐ tiếng Việt tự xây dựng để dùng riêng, TVĐHHN có thể sử dụng trong công tác định chủ đề sau này.