3.2 Chuẩn hoá công tác xử lý thông tin
3.2.1.2Bổ sung thuật ngữ cho Bộ từ khoá của TVQGVN
Nghiên cứu cho thấy chất lượng công tác định từ khoá tài liệu của TVĐHHN với Bộ từ khoá của TVQG chưa cao do lượng thuật ngữ của Bộ từ khoá chưa đáp ứng. Do vậy, có khá nhiều các từ khoá trong CSDL không được kiểm soát dẫn tới hiện tượng nhiễu tin khi tiến hành tìm tin. Vì vậy,
TVĐHHN cần hiệu đính nhằm chuẩn hoá lại toàn bộ những từ khoá chưa được kiểm soát trong biểu ghi, đồng thời thêm thuật ngữ vào Bộ từ khoá của TVQG để sử dụng lại. Với hơn 36000 biểu ghi, công việc hiệu đính sẽ chiếm khá nhiều thời gian của cán bộ do phải rà soát lại toàn bộ từ khoá trong CSDL. Tuy nhiên đây là công việc cần thiết nhằm chuẩn hoá chuyên môn và hoàn thiện công cụ xử lí thông tin. Do vậy, ngoài những từ khoá đã được quy ước trong Bộ từ khoá của TVQGVN, trước khi tiến hành hiệu đính, TVĐHHN cần nắm vững và tuân thủ đúng các qui định của TVQGVN giúp cho việc bổ sung từ khoá không bị tản mạn:
+ Qui định về xử lí nội dung và cấu trúc của từ khoá: đối với tên riêng, đối với tên vua, các từ đồng nghĩa khác âm, từ đồng âm khác nghĩa, địa danh, các từ gạch nối,...
+ Qui định về chính tả: về dấu thanh, các từ gốc tiếng Việt, tên riêng Việt Nam, các từ gốc tiếng nước ngoài,…
+ Qui định từ khoá tên các cơ quan tổ chức quốc tế.
+ Qui định xử lý từ khoá đối với tác phẩm văn học, lịch sử Việt Nam và thế giới.
Sau khi đã thống nhất lại, việc hiệu đính sẽ được phân công cho một nhóm cán bộ có năng lực xử lý từ khoá tốt tiến hành hiệu đính. Mỗi cán bộ phụ trách một, một số kho tư liệu trong CSDL tránh xử lý trùng lặp và khắc phục hạn chế của tính chủ quan biên mục, đảm bảo tính hệ thống của thuật ngữ bổ sung.
Mỗi cán bộ hiệu đính sẽ nhập các thuật ngữ dự kiến bổ sung cho Bộ từ khoá vào một file Excel trong máy tính. Khi đó, mỗi cán bộ sẽ tạo được một danh mục thuật ngữ bổ sung.
Sau khi đã hiệu đính xong, trộn các danh mục thuật ngữ bổ sung, loại bỏ các thuật ngữ trùng chúng ta sẽ có một danh mục các thuật ngữ đã bổ sung trong CSDL và dự kiến bổ sung vào Bộ từ khoá. Do tính chủ quan của người xử lý từ khoá nên chắc chắn có những thuật ngữ chưa thực sự được kiểm soát từ vựng. Khi đó, nhóm công tác tiến hành thống nhất lại thuật ngữ và đưa ra một danh mục thuật ngữ chuẩn thống nhất bổ sung cho Bộ từ khoá dùng cho TVĐHHN. Những thuật ngữ không được sử dụng sẽ được sử dụng theo tham chiếu.