1.3. Những vấn đề cơ bản về quản lý tài chính DNCI
1.3.3. Tổ chức thực hiện quản lý tài chính
1.3.3.1. Quy trình quản lý
Quy trình quản lý là cách thức thực hiện một quá trình công việc để tạo hiê ̣u quả cao nhất với một cách thức đơn giản nhất có thể . Quy trình quy định rõ: việc gì cần phải làm, kết quả nào phải đạt đƣợc, ai làm, làm lúc nào, ở đâu và làm nhƣ thế
nào. Thực hiện công việc theo quy trình sẽ bảo đảm đƣợc chất lƣợng , tiến độ và
năng suất , phòng ngừa đƣơ ̣c rủi ro , dễ thƣ̣c hiê ̣n . Các quy trình còn là cơ sở cho việc cải tiến liên tục.
Khi xây dƣ̣ng quy trình quản lý phải hƣớng đến các đối tƣợng qu ản lý cụ thể, các đối tƣợng quản lý ở đây là thu, chi và sử dụng các quỹ tiền tệ.
Quy trình quản lý tài chính doanh nghiệp chính là các bƣớc để thực hiện việc quản lý tài chính của doanh nghiệp đó, gồm các bƣớc sau:
Thứ nhất, xây dựng kế hoạch tài chính của doanh nghiệpcông ích
Sau khi Doanh nghiệp công ích đã có kế hoạch SXKD phù hợp với nhu cầu của xã hội, công việc đầu tiên doanh nghiệp phải làm là xây dựng kế hoạch tài chính. Các hoạt động tài chính của doanh nghiệp công ích cần đƣợc dự kiến trƣớc thông qua việc lập kế hoạch tài chính.Có kế hoạch tài chính tốt thì doanh nghiệp mới có thể đƣa ra các quyết định tài chính thích hợp nhằm đạt tới các mục tiêu của doanh nghiệp. Kế hoạch tài chính là một bộ phận quan trọng của kế hoạch SXKD nhằm trình bày có hệ thống các dự kiến về xác định nguồn vốn trên cơ sở nguồn
vốn đó để thực hiện các hoạt động SXKD nhằm đạt đƣợc những kết quả trong tƣơng lai.
Kế hoạch tài chính là một công cụ bảo đảm cho sự hoạt động thành công của doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch tài chính giúp cho ngƣời quản lý xác định rõ mục tiêu cần đạt tới; từ đó cân nhắc, xem xét tính khả thi, tính hiệu quả của các quyết định. Kế hoạch tài chính là công cụ giúp cho ngƣời quản lý thực hiện tốt việc điều hành SXKD, hoạt động tài chính và hơn thế nữa là chủ động ứng phó với những biến động trên thị trƣờng so với dự kiến; từ đó điều chỉnh kịp thời các hoạt động để đạt mục tiêu đề ra.
Thứ hai, thực hiện kế hoạch tài chính của doanh nghiệp công ích
Thực chất kế hoạch tài chính của doanh nghiệp là xác định đầy đủ nguồn vốn cho hoạt động SXKD trong từng thời kỳ cụ thể. Do vậy, việc quản lý và sử dụng các nguồn vốn hiện có, quản lý chặt chẽ các khoản thu chi và bảo đảm khả năng thanh toán của doanh nghiệp có vai trò quyết định đối với sự thành công của doanh nghiệp.
Thứ ba, quyết toán tài chính của doanh nghiệp công ích
Doanh nghiệp lập báo cáo quý, báo cáo quyết toán năm gửi cơ quan quản lý cấp trên theo quy định hiện hành thông qua báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính của doanh nghiệp phản ánh việc thu và chi tài chính trong niên độ tài chính. Nếu khâu lập kế hoạch tài chính là khâu đầu của hoạt động tài chính thì lập báo cáo quyết toán và phê duyệt quyết toán là khâu cuối cùng của hoạt động tài chính.
Quyết toán thu chi là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính. Là quá trình kiểm tra tổng hợp toàn bộ số liệu về việc chấp hành kế hoạch tài chính trong niên độ tài chính, đây là cơ sở để đánh giá, phân tích kết quả chấp hành kế hoạch tài chính, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp, đồng thời rút ra những ƣu, khuyết điểm của từng bộ phận, những bài học kinh nghiệm, là cơ sở cho việc lập kế hoạch tài chính cho các kỳ tiếp theo.
Để quyết toán cần phải thực hiện các nội dung sau: Đảm bảo tính chính xác của số liệu quyết toán: Căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán, các kế toán doanh nghiệp phải tiến hành rà soát, kiểm tra, đối chiếu số liệu trƣớc khi lập báo cáo tài chính;
thực hiện các biểu mẫu bắt buộc theo quy định hiện hành của luật kế toán, luật ngân sách, luật thuế và các chính sách quản lý của Nhà nƣớc gửi các cơ quan có thẩm quyền, cơ quan chủ quản đúng thời hạn đã đƣợc quy định; phải xác định đƣợc thẩm quyền xét duyệt quyết toán: đối với đơn vị dự toán thì đơn vị dự toán cấp trên xét duyệt quyết toán của đơn vị cấp dƣới.
Khái quát quy trình QLTC tại Doanh nghiệp công ích qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ quy trình quản lý tài chính Doanh nghiệp công ích
(Nguồn : Tác giả tổng hợp) 1.3.3.2. Phương thức quản lý
Nguyên tắc quản lý tài chính của các doanh nghiệp công ích trƣớc hết phải đảm
bảo các nguồn thu theo kế hoạch, đảm bảo thu sát, thu đủ, tổ chức tốt quá trình quản lý thu, đồng thời đề ra các biện pháp tổ chức thu thích hợp. Kế hoạch thu do doanh nghiệp xây dựng từ đầu năm dựa trên kết quả đạt đƣợc niên độ trƣớc và cơ chế đặc thù của DNCI mà Nhà nƣớc quy định nhƣ đấu thầu, đặt hàng, giao kế hoạch cho đơn vị theo giá, khung giá hoặc phí do nhà nhƣớc quy định và dự báo những nhân tố ảnh hƣởng đến nguồn thu trong năm, kế hoạch thu đƣợc xây dựng phải đảm bảo thu đủ để bù các khoản chi và các khoản trích các quỹ của doanh nghiệp công ích.
Quản lý các khoản chi phải đảm bảo yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả. Tiết kiệm là một nguyên tắc hàng đầu của quản lý tài chính. Nguồn lực luôn có giới hạn nhƣng nhu cầu không có giới hạn. Do vậy trong quá trình phân bổ và sử dụng nguồn lực khan hiếm phải tính toán sao cho chi phí thấp nhất, kết quả cao nhất.
Để đạt đƣợc tiêu chuẩn tiết kiệm và hiệu quả trong quản lý các khoản chi của doanh nghiệp, cần phải quản lý chặt chẽ từ khâu xây dựng kế hoạch, dự toán, xây dựng định mức, thƣờng xuyên phân tích, đánh giá tổng kết rút kinh nghiệm việc thực hiện chi, trên cơ sở đó đề ra các biện pháp tăng cƣờng quản lý chi hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả.
Lập kế hoạch tài chính
Thực hiện kế
Để thực hiện quản lý tài chính, các doanh nghiệp có ba phƣơng thức. Mỗi doanh nghiệp tùy theo điều kiện của mình để chọn một trong ba phƣơng thức đó.
Phương thức quản lý thứ nhất: Khoán cho các đơn vị thành viên. Một là, quản lý thu.
Để thực hiện phƣơng thức quản lý này, doanh nghiệp đề ra mức khoán và giao mức khoán này cho các bộ phận, đơn vị thành viên đứng ra nhận mức khoán này. Hàng tháng, quý, năm các tổ chức hay cá nhân nhận khoán nộp mức khoán này về cho doanh nghiệp. Phƣơng thức giao khoán này cũng có rất nhiều ƣu điểm và thực tế rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Phƣơng thức quản lý nguồn thu theo hình thức này tƣơng ứng với mô hình SXKD phục vụ phân quyền tự chủ mạnh cho các tổ chức, đơn vị, cá nhân, bộ phận. Đặc điểm của nó là tăng tính chủ động, sáng tạo, linh hoạt của các đơn vị thành viên. Hiện nay đứng trƣớc những khó khăn đang đặt ra: các DNCI trong tình trạng thiếu nguồn thu do NSNN có hạn, sản xuất gặp nhiều khó khăn việc từng bƣớc hoàn thiện về cơ chế mô hình khoán, nâng cao hiệu quả công tác quản lý có ý nghĩa lớn trong việc xác lập một cơ cấu tổ chức sản xuất hợp lý, thực hiện công việc một cách có hiệu quả, giải quyết đƣợc các vƣớng mắc đặt ra hiện nay, thực hiện quá trình đó cũng là tận dụng và phát huy ƣu thế của khoán trong giai đoạn mới.
Hai là, quản lý chi
Một số doanh nghiệp kinh doanh lớn, phát triển nhanh trên quy mô rộng trong quá trình phục vụ, kinh doanh có phát sinh nhiều khoản mục chi phí, trong đó nhiều khoản chi khó lƣợng hoá hoặc quy chuẩn thống nhất theo một định mức nhất định thì thực hiện xây dựng cơ chế khoán chi phí theo phƣơng thức khoán theo một chỉ tiêu nào đó nhƣ: khoán chi theo doanh thu, theo tốc độ phát triển sản phẩm công ích, dịch vụ công ích ...
Áp dụng phƣơng pháp khoán chi đối với các chi phí phát sinh bất thƣờng không ổn định, không thể xây dựng đƣợc định mức kinh tế - kỹ thuật. Áp dụng phƣơng pháp này doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đƣợc những khoản chi bất thƣờng, quá cao.
Phương thức quản lý thứ hai: Thu tập trung về một đầu mối, chi giao cho các đợn vị thành viên theo định mức chi của doanh nghiệp.
Một là, quản lý thu.
Doanh nghiệp quản lý nguồn thu một cách tập trung trong toàn doanh nghiệp, không xác định doanh thu riêng cho từng bộ phận. Toàn bộ doanh thu của các bộ phận, đơn vị thành viên đƣợc hạch toán chung về đơn vị. Các khoản tiền thu đƣợc chuyển toàn bộ vào tài khoản đơn vị. Hình thức quản lý doanh thu này tƣơng ứng với mô hình quản lý sản xuất kinh doanh tập trung, chi phí sản xuất kinh doanh phục vụ, kết quả SXKD phục vụ cũng đƣợc hạch toán tập trung. Hình thức này thƣờng áp dụng với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, phục vụ với quy mô nhỏ, đơn ngành, và địa bàn kinh doanh hẹp. Đặc điểm của hình thức kinh doanh này là tiết kiệm đƣợc các chi phí quản lý, công tác quản lý tập trung thống nhất nhƣng lại làm giảm tính chủ động sáng tạo, linh hoạt của các bộ phận.
Hai là, quản lý chi
Để thực hiện quản lý chi theo phƣơng thức này, các doanh nghiệp phải xây dựng định mức chi. Định mức chi vừa là cơ sở để xây dựng kế hoạch chi, vừa là căn cứ để thực hiện kiểm soát chi của các doanh nghiệp. Các định mức chi phải đƣợc xây dựng một cách khoa học, thực tế. Từ việc phân loại đối tƣợng đến trình tự, cách thức xây dựng định mức phải đƣợc tiến hành một cách chặt chẽ, thực tiễn và có cơ sở khoa học. Các định mức chi phải đảm bảo phù hợp phù hợp với hoạt động của từng đơn vị thành viên, bộ phận. Áp dụng phƣơng pháp quản lý định mức đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật cho một số loại chi phí có tính thƣờng xuyên, nhƣ hao phí nguyên vật liệu trên một đơn vị sản phẩm, mức tiền lƣơng theo sản phẩm… phù hợp với các quy định hiện hành của nhà nƣớc. Áp dụng phƣơng pháp này doanh nghiệp sẽ kiểm soát đƣợc chi phí SXKD, nâng cao đƣợc chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ công ích.
Các định mức chi phải có tính thực tiễn tức là phải phản ánh mức độ phù hợp của các định mức chi phí đã đặt ra của các hoạt động. Chỉ có nhƣ vậy định mức chi phí mới trở thành chuẩn mực cho quản lý.
Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra và kiểm toán nhằm ngăn chặn những biểu hiện tiêu cực trong việc sử dụng nguồn vốn doanh nghiệp, đồng thời qua công tác này phát hiện những bất cập trong chế độ, chính sách nhằm bổ sung hoàn thiện chúng.
Phương thức quản lý thứ ba kết hợp 2 phương thức trên: Có đơn vị thành viên này thì áp dụng phương thức khoán, có đơn vị thành viên khác lại áp dụng thu tập trung về một đầu mối, chi theo định mức chi của doanh nghiệp.
Thực tế có nhiều doanh nghiệp có các đơn vị thành viên hoạt động SXKD trong nhiều lĩnh vực khác nhau đòi hỏi phải áp dụng các phƣơng thức quản lý khác nhau. Có những đơn vị thành viên do doanh nghiệp muốn phân quyền tự chủ cao nhằm tăng tính chủ động sáng tạo, linh hoạt và giảm bớt quản lý gián tiếp nên áp dụng phƣơng thức quản lý là khoán. Một số đơn vị thành viên khác do mới hoạt động, hoặc quy mô nhỏ, kinh doanh đơn ngành dễ quản lý, dễ xây dựng định mức chi, hoặc cần quản lý tập trung phát huy sức mạnh chung của doanh nghiệp để cạnh tranh… thì áp dụng phƣơng thức quản lý là thu tập trung về một mối, chi theo định mức chi của doanh nghiệp. Đây chính là cùng một doanh nghiệp nhƣng áp dụng phƣơng pháp hỗn hợp hai phƣơng thức nói trên.
1.3.3.3. Bộ máy quản lý
Quản lý tài chính là hoạt động có tầm quan trọng số một trong hoạt động của doanh nghiêp. Quản lý tài chính thƣờng thuộc về nhà lãnh đạo cấp cao của doanh nghiêp nhƣ phó tổng giám đốc thứ nhất hoặc giám đốc tài chính. Đôi khi chính tổng giám đốc làm nhiêm vụ của nhà quản lý tài chính. Trong các doanh nghiêp lớn, các quyết định quan trọng về tài chính thƣờng do một uỷ ban tài chính đƣa ra. Trong các doanh nghiêp công ích vừa và nhỏ, chính chủ nhân - tổng giám đốc đảm nhận quản lý hoạt động tài chính của doanh nghiêp.
Giám đốc doanh nghiệp công ích thƣờng có những trách nhiệm chung nhƣ: Phân tích cấu trúc và rủi ro tài chính.
Theo dõi chi phí, điều phối, củng cố và đánh giá dữ liệu tài chính.
Dự báo những nhu cầu tài chính, chuẩn bị ngân sách hàng năm, lên kế hoạch chi tiêu, phân tích những sai lệch, thực hiện động tác sửa chữa.
Thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thu thập, phân tích, xác minh và báo cáo thông tin tài chính.
Phân tích đầu tƣ và quản lý danh mục đầu tƣ ( nếu có).
Nắm bắt và theo dõi thị trƣờng liên quan đến các hoạt động của công ty. Thiết lập và duy trì các quan hệ với ngân hàng và các cơ quan hữu quan quản lý nhà nƣớc đặt hàng về sản phẩm, dịch vụ đặt hàng của doanh nghiệp.
Theo sát và đảm bảo chiến lƣợc tài chính đề ra.
Bên cạnh đó là cả một bộ máy - Phòng, ban tài chính với kế toán trƣởng, kế toán viên, thủ quỹ - phục vụ nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định một cách chính xác và kịp thời và giúp giám đốc tài chính điều hành chung hoạt động tài chính của doanh nghiêp.
Phòng, ban tài chính có nhiệm vụ:
Trên cơ sở luật và chế độ quản lý tài chính của Nhà nƣớc, xây dựng chế độ quản lý tài chính thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiêp.
Lập kế hoạch tài chính đồng thời và thống nhất với kết quả sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp.
Lựa chọn các phƣơng thức xác định nguồn thu cho doanh nghiệp theo chính sách của Nhà nƣớc và phân bổ nguồn vốn có hiệu quả nhất.
Tổ chức thanh toán kịp thời, đầy đủ, đúng hạn và đúng chế độ các khoản nợ và đôn đốc thu nợ.
Tổ chức phân tích tài chính doanh nghiêp và kiểm tra tài chính. Thiết lập các hợp đồng kinh tế với khách hàng.
Tóm lại, trong doanh nghiệp công ích thì bộ máy quản lý tài chính chủ yếu gồm: Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Giám đốc doanh nghiệp, Kế toán trưởng, Phòng (ban) tài chính – kế toán.
1.3.3.4. Công cụ quản lý
Thứ nhất, luật pháp, chính sách và những quy định liên quan đến quản lý tài chính của doanh nghiệp công ích.
Pháp luật là phƣơng tiện để nhà nƣớc quản lý kinh tế, xã hội: pháp luật có khả năng triển khai những chủ trƣơng, chính sách của nhà nƣớc một cách nhanh nhất, đồng bộ và có hiệu quả nhất, trên quy mô rộng lớn nhất. Do tính chất phức tạp và phạm vi rộng lớn của chức năng quản lý kinh tế, nhà nƣớc không thể trực tiếp tham gia vào các hoạt động kinh tế cụ thể mà thực hiện quản lý mang tầm vĩ mô và mang tính hành chính - kinh tế, trong việc quản lý này không thể thiếu pháp luật. Chỉ có trên cơ sở một hệ thống pháp luật đồng bộ và đủ mạnh nhà nƣớc mới phát huy đƣợc hiệu lực quản lý kinh tế - xã hội.
Trong quản lý tài chính doanh nghiệp công ích phải tuân thủ luật pháp, chính sách và những quy định quản lý tài chính của Nhà nƣớc, quy định quản lý doanh nghiệp công ích của Nhà nƣớc , nếu sai phạm sẽ bị xử lý theo luật định. Cụ thể