3.2. Thực trạng quản lý tài chính tại Công ty thuỷ lợi huyện Kim Bảng, Hà Nam
3.2.2. Thực trạng thực hiện quản lý tài chính tại Công ty thuỷ lợi huyện Kim
Bảng, Hà Nam.
3.2.2.1. Thực trạng quy trình quản lý tài chính tại Công ty thuỷ lợi huyện Kim Bảng, Hà Nam.
Thứ nhất, xây dựng, thẩm định và phê duyệt kế hoạch tài chính cho Công ty:
Định kỳ hàng năm trên cơ sở quyền và nghĩa vụ đƣợc quy định trong Điều lệ hoạt động Công ty và các Luật kế toán, Luật thống kế, quy chế về định mức tính khấu hao TSCĐ, Thông tƣ 11/2009/TT-BTC ngày 21/1/2009 của Bộ tài chính về việc hƣớng dẫn đặt hàng giao kế hoạch đối với các đơn vị làm nhiệm vụ quản lý khai thác công trình thuỷ lợi, Thông tƣ số: 41/2013/TT-BTC ngày 11/4/2013 của Bộ Tài Chính về hƣớng dẫn thi hành một số điều của NĐ 67/2012/NĐ-CP ngày 10/9/2012, các văn bản hƣớng dẫn của sở Tài Chính Hà Nam, sở NN&PTNT Hà Nam….để các phòng ban, Ban giám đốc có trách nhiệm xây dựng kế hoạch SXKD, kế hoạch tài chính của công ty cho phù hợp với đặc điểm của đơn vị.
Kế hoạch tài chính đƣợc xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất cụ thể là tổng diện tích và biện pháp tƣới, tiêu phục vụ sản xuất nông nghiệp phụ trách, đơn giá cấp bù TLP/ ha phục vụ, xác định nguồn thu cố định trong năm, chủ yếu là nguồn thu cấp bù TLP hằng năm của Nhà nƣớc. Kế hoạch tài chính năm đó phải nêu rõ các quyết định tài chính cụ thể, phân bổ hợp lý các chi phí, kế hoạch tài chính còn đề cập rõ cả các vấn đề về kế hoạch trích các quỹ trong năm, đồng thời phân tích các biến động về tài chính năm trƣớc để rút ra những kinh nghiệm cho hoạt động tài chính của năm.
Trong kế hoạch tài chính đƣợc phân bổ trên cơ sở 8 mục chi theo quy định của Nhà nƣớc về quản lý phân bổ vốn Nhà nƣớc tại Thông tƣ 11/2009/TT-BTC của Bộ tài chính về việc hƣớng dẫn đặt hàng giao kế hoạch đối với các đơn vị làm nhiệm vụ quản lý KTCT TL và theo quy định của UBND tỉnh Hà Nam tại Quyết định số: 84/2013/QĐ-UBND ngày 24/12/2013 về việc ban hành quy định mức thu, cấp bù, lập cấp phát và thanh quyết toán TLP, quy định cụ thể mức trích sửa chữa
nước cấp bù TLP phải dành ít nhất là 25% kinh phí TLP được cấp bù để sửa chữa, nâng cấp công trình thuỷ lợi do mình quản lý” Nguồn kinh phí sửa chữa lớn, sửa chữa thƣờng xuyên này phải lập kế hoạch hiệp y danh mục, kinh phí với Sở NN&PTNT, UBND huyện Kim Bảng.
Kế hoạch tài chính đƣợc sở Tài chính sẽ xem xét, đánh giá, góp ý và thẩm định sau đó trình UBND tỉnh Hà Nam quyết định giao kế hoạch tài chính năm để công ty làm căn cứ thực hiện. Việc lên kế hoạch tài chính chi tiết giúp Ban giám đốc xác định rõ đƣợc mục tiêu để hoàn thành trong năm, từ đó giúp cho Ban giám đốc có những quyết định chính xác, hiệu quả trong các quyết định đầu tƣ và kiểm soát chi phí. Kế hoạch tài chính cũng sẽ đƣợc thƣờng xuyên kiểm tra và rà soát trong quá trình thực hiện mọi sự thay đổi trong kế hoạch tài chính đều phải đƣợc thống nhất với các phòng ban chức năng của công ty và giải trình và báo cáo chi tiết với sở NN&PTNT Hà Nam, sở Tài Chính Hà Nam, UBND tỉnh Hà Nam.
Thứ hai, thực hiện kế hoạch tài chính của công ty:
Kế hoạch tài chính đƣợc UBND tỉnh (chủ sở hữu doanh nghiệp) phê duyệt
làm cơ sở cho việc tổ chức thực hiện của công ty, Ban giám đốc công ty, Kế toán trƣởng, các phòng ban công ty căn cứ các phần việc phụ trách của mình chủ động triển khai công việc của mình, thƣờng xuyên tham mƣu, báo cáo Ban giám đốc tiến độ triển khai. Báo cáo tài chính quan trọng luôn đƣợc Kế toán trƣởng báo cáo định kỳ lên Ban giám đốc bao gồm: Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, Báo cáo quyết toán tài chính từng quý và Bảng cân đối tài chính. Trong đó báo cáo lƣu chuyển tiền tệ báo cáo về thực tế dòng tiền thu chi trong kỳ tài chính của doanh nghiệp. Việc chi cũng đƣợc tuân theo những định mức cụ thể đƣợc quy định trong quy trình quản lý tài chính đƣợc duyệt của công ty. Báo cáo quyết toán tài chính từng quý và Bảng cân đối tài chính đƣợc Kế toán trƣởng báo cáo thƣờng xuyên cho Ban giám đốc biết để nắm rõ về tình hình thực hiện kế hoạch tài chính, và tổng số vốn cấp theo kế hoạch cũng nhƣ chi tiết từng khoản mục trong tổng vốn và tiến độ thực hiện các khoản chi. Việc lập báo cáo kế hoạch chi tiết này có vai trò quan trọng quyết định với sự thành công trong việc điều hành doanh nghiệp của Ban giám đốc.
tài chính đƣợc qiao tại quyết định giao kế hoạch tài chính của UBND tỉnh là do việc xác định nguồn thu từ đầu năm rất khó thƣờng tăng so với kế hoạch vì chỉ xác định đƣợc thu từ kinh phí cấp bù TLP và dự kiến thu khác còn các phần thu do hỗ trợ của Chính phủ, bổ sung kinh phí thiếu, hỗ trợ của huyện thƣờng phát sinh trong năm. (Phụ biểu 4.1 so sánh giữa kế hoạch và thực hiện giữa các năm kièm theo)
Thứ ba, thực hiện quyết toán và phê duyệt quyết toán tài chính của công ty: Một là, hàng Quý phòng Kế toán – Tài vụ công ty tổng hợp quyết toán tài chính trong Quý, kế toán trƣởng kiểm tra trình Giám đốc công ty phê duyệt gửi Phòng tài chính doanh nghiệp sở Tài Chính Hà Nam theo dõi, kiểm tra.
Hai là, hết niên độ tài chính (1 năm) trƣớc 31/12 năm kế hoạch công ty phải thực hiện quyết toán tài chính trên cơ sở các chỉ tiêu kế hoạch tƣ đầu năm phòng Kế toán – Tài vụ lập báo cáo quyết toán tài chính năm trong đó có Báo cáo xác định nguồn thu TLP, nghiệm thu thanh lý hợp đồng với Nhà nƣớc, báo cáo cân đối thu chi theo kế hoạch Nhà nƣớc giao trình giám đốc phê duyệt gửi sở Tài Chính kiểm tra quyết toán tài chính của đơn vị vào quý I năm sau làm cơ sở để UBND tỉnh Hà Nam phê duyệt báo cáo quyết toán tài chính năm của công ty.
Để quyết toán tài chính Công ty thực hiện các nội dung sau: Đảm bảo tính chính xác của số liệu quyết toán: Căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán, các kế toán của công ty phải tiến hành rà soát, kiểm tra, đối chiếu số liệu trƣớc khi lập báo cáo tài chính; thực hiện các biểu mẫu bắt buộc theo quy định hiện hành của luật kế toán, luật ngân sách và các chính sách quản lý của Nhà nƣớc, các quy định của UBND tỉnh gửi các cơ quan có thẩm quyền, cơ quan chủ quản đúng thời hạn đã đƣợc quy định.
Khái quát quy trình quản lý tài chính tại Công ty qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.2 : Sơ đồ quy trình quản lý tài chính Công ty thuỷ lợi Kim Bảng, Hà Nam
(Nguồn : Tác giả tổng hợp) Lập kế hoạch tài chính Thẩm định, phê duyệt kế hoạch tài chính Thực hiện kế hoạch tài chính Quyết toán tài chính Kiểm tra, Phê duyệt quyết toán tài chính
3.2.2.2. Thực trạng phương thức quản lý tài chính tại Công ty thuỷ lợi Kim Bảng, Hà Nam.
Hiện tại Công ty đang áp dụng phƣơng thức quản lý thu tập trung về một đầu mối, chi giao cho các đợn vị thành viên theo định mức chi của công ty, cụ thể :
Thứ nhất, quản lý thu : Tập trung về một đầu mối, Công ty quản lý nguồn thu một cách tập trung trong toàn doanh nghiệp, không xác định doanh thu riêng cho từng bộ phận. Các khoản tiền thu đƣợc từ sản xuất cung ứng dịch vụ tƣới tiêu điều hoà nƣớc đƣợc Nhà nƣớc cấp bù TLP thông qua Hợp đồng đặt hàng với Nhà nƣớc. Tuy nhiên, số tiền thực tế đƣợc chuyển toàn bộ vào tài khoản của công ty là kinh phí đƣợc tỉnh Hà Nam giao kế hoạch và phân bổ hàng năm thƣờng thấp thua so với thanh lý hợp đồng đặt hàng với Nhà nƣớc. Hình thức quản lý doanh thu này tƣơng ứng với mô hình quản lý sản xuất kinh doanh tập trung và là phƣơng thức
hoạt động của DNCI phương thức giao kế hoạch nó là đặc thù của DNCI Khai thác
công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ theo NĐ 130/2013/NĐ-CP của Chính phủ đƣợc áp dụng tại công ty KTCT TL Kim Bảng, Hà Nam.
Bảng 3.4 Tổng hợp nguồn thu của công ty qua các năm
Đơn vị: đồng
S T T
Nội dung Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
I Kinh phí TLP theo thanh lý
HĐ đặt hàng với Nhà nƣớc 14.508.902.068 14.496.746.500 22.363.534.398 22.393.695.374
II Nguồn thu thực tế hàng năm
1 Thu từ nguồn TLP giao KH 14.510.000.000 14.510.000.000 18.974.000.000 18.841.000.000 2 Thu từ nguồn vốn mục tiêu NN 300.000.000 3.440.000.000 3.187.000.000 2.300.000.000 3 Thu từ nguồn vốn hỗ trợ huyện 330.000.000 360.000.000 340.000.000 0 4 Thu từ nguồn cấp bổ sung TLP
thiếu của những năm trƣớc 1.726.000.000 500.000.000 0 1.880.000.000
5 Thu khác 373.601.100 377.055.600 381.030.700 168.779.400
Tổng thu 17.239.601.100 19.187.055.600 22.882.030.700 23.189.779.400
Qua bảng tổng hợp nguồn thu từ năm 2011 đến năm 2014 của công ty có thể nhận thấy rõ :
- Kinh phí thu TLP của kế hoạch Nhà nƣớc giao cơ bản đảm bảo ổn định tuy nhiên thƣờng thấp thua so với kinh phí TLP theo thanh lý hợp đồng đặt hàng. Nguyên nhân vì ngân sách Trung ƣơng cấp không đủ trong năm cho tỉnh.
- Kinh phí thu khó dự báo từ đầu năm thƣờng thu tăng hơn do dự kiến. Nguyên nhân trong năm có nhiều nguồn hỗ trợ có mục tiêu của Chính phủ cũng nhƣ nguồn cấp bổ sung kinh phí TLP thiếu của những năm trƣớc các nguồn thu này đƣợc phân bổ cụ thể thƣờng là hỗ trợ tiền điện và đầu tƣ sửa chữa các công trình máy móc thiết bị để phục vụ sản xuất.
Thứ hai, quản lý chi : Trên cơ sở kế hoạch tài chính đƣợc UBND tỉnh giao Công ty căn cứ thực hiện trên 8 mục chi đƣợc xây dựng theo thông tƣ 11/2009/TT- BTC ngày 21/1/2009 của Bộ tài chính về việc hƣớng dẫn đặt hàng giao kế hoạch đối với các đơn vị làm nhiệm vụ quản lý KTCT TL. Các khoản chi này đƣợc phân bổ chi tiết từ khâu lập và thẩm định kế hoạch và trong quá trình thực hiện luôn bám sát vào các chỉ tiêu kế hoạch giao.
Bảng 3.5 Tổng hợp chi phí của công ty qua các năm
Đơn vị : Đồng
ST
T Nội dung chi Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
1 Tiền lƣơng và PC lƣơng, ăn ca 7.706.851.194 7.156.997.040 8.893.108.478 8.009.308.991
2 Các khoản phải nộp theo lƣơng 1.041.306.605 1.332.484.483 1.535.910.039 1.740.012.447
3 Khấu hao TSCĐ 540.000.000 540.000.000 540.000.000 540.000.000
4 Nguyên vật liệu bảo dƣỡng 96.071.575 80.109.287 143.805.400 146.149.850
5 Sửa chữa TSCĐ 2.453.265.508 5.080.183.356 5.378.427.345 7.489.809.360
6 Tiền điện bơm nƣớc tƣới, tiêu 1.748.296.882 2.397.169.160 3.404.947.414 2.436.584.437
7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 680.919.520 692.465.784 737.449.506 767.915.343
8 Chi khác 1.072.856.854 835.229.206 1.195.265.318 1.089.998.972
Tổng chi 15.339.568.138 18.114.638.316 21.828.913.500 22.219.779.400
Để quản lý chi đƣợc hiệu quả và tiết kiệm Công ty đã xây dựng định mức chi đối với các khoản chi nhƣ: định mức chi công tác phí, lƣu trú, ăn uống, tiếp khách, hội họp, tiếp thị khách hàng, tiền điện thoại, hành chính phí, bảo hộ lao động, định mức vật tƣ nguyên nhiên liệu cho công tác bảo dƣỡng máy móc thiết bị, định mức quản lý doanh nghiệp….. Định mức chi vừa là cơ sở để xây dựng kế hoạch chi, vừa là căn cứ để thực hiện kiểm soát chi, Công ty lập thành các quy định cụ thể, có sự góp ý kiến của các phòng, ban và đƣợc phê duyệt bởi Giám đốc công ty. Hàng năm căn cứ vào thực tế năm trƣớc và dự báo năm kế hoạch để xây dựng định mức chi sát với thực tế hơn.
Quản lý chi tiền lương, tiền lễ tết
Tiền lƣơng và các khoản phụ cấp lƣơng: Công ty có cơ chế lƣơng quy định chi tiết cho từng bộ phận
Chế độ lễ Tết và tiền lƣơng làm việc vào ngày lễ Tết, làm thêm giờ:
- Các ngày lễ tết CBCNV đƣợc nghỉ và hƣởng lƣơng thời gian theo chế độ Nhà nƣớc quy định. Ngoài ra đƣợc Công ty trích một số kinh phí để chi cho CBCNV nhƣ: Tết dƣơng lịch, Quốc khánh 2/9, 1/5, Giỗ Tổ Hùng Vƣơng chi < 500.000 đồng/ngƣời/ngày; Tết Nguyên đán chi < 2.000.000 đồng/ngƣời.
- Nếu do nhu cầu công việc phải điều động làm thêm việc trong các ngày lễ, tết, chủ nhật thì đƣợc thanh toán lƣơng nhƣ sau: Thanh toán theo lƣơng thực tế và cộng thêm tiền bồi dƣỡng không quá 100.000 đồng/công/ngƣời.
Quản lý chi công tác phí đi công tác và cử đi học
Định mức chi công tác phí, tiền lƣu trú áp dụng mức chi nhƣ sau : Đối với CBCNV đƣợc cử đi công tác:
- Phụ cấp lƣu trú và đi đƣờng: Đi công tác ngoại tỉnh và các thành phố lớn chi 150.000đ/ngày/ngƣời; đi công tác trong tỉnh, trong huyện và kiểm tra tƣới tiêu của cán bộ kỹ thuật đƣợc khoán xăng xe với mức khoán công nhân trạm bơm là: 150.000đ/ tháng/ngƣời, cán bộ kỹ thuật là : 200.000đ/ tháng/ngƣời.
- Tiền thuê nghỉ qua đêm: Nghỉ tại khách sạn, nhà nghỉ phải đƣợc sự đồng ý của ngƣời cử đi công tác và phải có hóa đơn tài chính hợp lệ, đúng thời gian theo quy định cử đi và giá phòng ≤ 400.000 đồng/ngƣời/ngày đêm.
- Chi phí tàu xe: Tiền vé các loại phƣơng tiện tàu, xe chỉ đƣợc thanh toán cho cán bộ từ phó trƣởng phòng trở lên và phó giám đốc XN.
- Đối với CBCNV đƣợc Công ty cử đi học ngoại tỉnh đƣợc thanh toán tiền lƣơng nhƣ sau: Nếu thời gian đi học ≤ 10 ngày đƣợc hƣởng 250% mức lƣơng tối thiểu Nhà nƣớc quy định; nếu thời gian học từ >10 ngày đƣợc hƣởng 200% mức lƣơng tối thiểu Nhà nƣớc quy định.
Quản lý chi tiếp khách
Chi tiếp khách do Giám đốc Công ty quyết định khi cần thiết. Mức chi cho 1 lần tiếp khách tùy từng đối tƣợng: Khách bình thƣờng chi dƣới 300.000 đồng/ngƣời; khách quan trọng chi dƣới 500.000 đồng/ngƣời
Các trƣờng hợp chi vƣợt mức trên phải đƣợc sự đồng ý của Giám đốc.
Tổ chức quản lý chi trang bị, sử dụng điện thoại - Internet cá nhân:
Điện thoại tại Phòng làm việc và điện thoại di động: Các đối tƣợng đƣợc trang bị do Giám đốc Công ty quyết định bằng các Quyết định cụ thể.
Internet: Chỉ đƣợc trang bị một gói cƣớc cho cả cơ quan và lắp hệ thống Wifi cho cả khu làm việc của văn phòng Công ty, tại văn phòng 4 Cụm thuỷ nông không trang bị Internet do không có nhu cầu sử dụng.
Bảng 3.6: Bảng định mức hỗ trợ phí điện thoại
TT Chức danh Cty hỗ trợ hàng tháng (Thuê bao, cƣớc )
Điện thoại phòng Di động 1 Giám đốc Công ty ≤ 200.000đ/tháng ≤ 300.000đ/tháng 2 P.giám đốc trƣởng ≤ 150.000đ/tháng ≤ 250.000đ/tháng 3 Trƣởng phòng Cụm trƣởng ≤ 100.000đ/tháng ≤ 200.000đ/tháng 4 Phó phòng 0 ≤ 200.000đ/tháng
Nguồn: Quy chế chi tiêu nôi bộ Công ty thuỷ lợi huyện Kim Bảng. Quản lý chi văn phòng phẩm, báo chí và Photocopy:
- Nhân viên hành chính, tạp vụ của bộ phận đƣợc quyền mua sắm và cấp trực tiếp cho bộ phận sử dụng văn phòng phẩm và có chữ ký xác nhận của ngƣời sử dụng ngay sau khi giao nhận (kể cả các vật phẩm và chứng từ in ấn Photocopy....),
phòng Tổ chức – Hành chính chính chịu trách nhiệm quản lý về giá cả và mức độ sử dụng, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, cấp không đúng đối tƣợng.
- Định kỳ hàng quý nhân viên hành chính sẽ lập kế hoạch mua báo chí và phải đƣợc Giám đốc công ty phê duyệt.
- Công ty giao Phòng Tổ chức – Hành chính chịu trách nhiệm giám sát việc nhập, xuất và tồn kho các văn phòng phẩm và các vật phẩm khác khi đƣợc cấp cho