Những đề xuất kiến nghị cụ thể VIPCO nên áp dụng

CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU

4.2.3.Những đề xuất kiến nghị cụ thể VIPCO nên áp dụng

4.2. Các đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện Quản trị tri thức gắn với hoạt

4.2.3.Những đề xuất kiến nghị cụ thể VIPCO nên áp dụng

Để giúp Công ty nắm bắt đƣợc những yếu tố để đƣa quản trị tri thức vào doanh nghiệp, đổi mới tƣ duy, tôi đƣa ra một số đề xuất nhƣ sau:

4.2.3.1. Về cơ cấu tổ chức

 Cán bộ, nhân viên đƣợc tham gia ý kiến, quan điểm của mình trong các quyết định quan trọng của công ty

 Cán bộ, nhân viên đƣợc chủ động đƣa ra các quyết định trong phạm vi, mảng công việc mà họ chịu trách nhiệm

 Cơ cấu tổ chức của công ty phải có tính linh hoạt cao và mức độ hành chính hóa là thấp

 Nhân viên trong công ty thƣờng xuyên làm việc theo tổ/đội (teamwork)  Các đội/nhóm liên chức năng với các thành viên đến từ các phòng ban khác nhau thƣờng xuyên đƣợc thiết lập để triển khai các dự án quan trọng

 Khi tuyển dụng nhân viên mới, tiêu chí quan trọng là sự phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty

 Chính sách khen thƣởng và đãi ngộ đặt trọng tâm vào lỗ lực, kết quả của đội/nhóm hơn là vào lỗ lực, kết quả cá nhân

 Chia sẻ tri thức với đồng nghiệp là một trong những tiêu chí đánh giá nhân viên cuối năm

 Công ty ghi nhận sự đóng góp của nhân viên khi họ đóng góp ý tƣởng đổi mới hay đóng góp sáng kiến cho công ty

 Nhân viên đƣợc luân chuyển qua nhiều vị trí công việc khác nhau  Các chƣơng trình đào tạo nhân viên đƣợc thiết kế để giúp công ty đạt đƣợc các mục tiêu sản xuất, kinh doanh

 Nhân viên cũ có trách nhiệm kèm cặp nhân viên mới cho tới khi thạo việc

4.2.3.2. Về văn hóa doanh nghiệp

 Qui định một ngôn ngữ giao tiếp chung (vs: cách xƣng hô, đặt vấn đề, hỏi đáp, phản biện, v.v.) giúp thúc đẩy chia sẻ tri thức giữa các cá nhân hay phòng ban

 Cán bộ, nhân viên đƣợc khuyến khích đề xƣớng các ý tƣởng cải tiến trong quá trình làm việc

 Mắc sai lầm trong công việc đƣợc nhìn nhận là cơ hội để rút ra các bài học và nhân viên có thể mắc sai lầm ở mức độ cho phép nào đó

 Nhân viên đƣợc khuyến khích chia sẻ tri thức với nhau qua kênh không chính thức nhƣ quán cà phê, căng tin, email, mạng xã hội…

 Phải phổ cập cho đa số cán bộ, nhân viên hiểu rõ những mục đích mà công ty hƣớng tới

 Công ty nên thƣờng xuyên tổ chức các hoạt động tập thể, sinh hoạt ngoại khóa với sự tham gia của cán bộ, nhân viên toàn công ty

 Đội ngũ lãnh đạo nói chung luôn khích lệ, tuyên dƣơng kịp thời khi nhân viên đóng góp các ý tƣởng, sáng kiến trong công việc cho đơn vị

 Đội ngũ lãnh đạo nói chung luôn khuyến khích cán bộ, nhân viên tìm kiếm, thu thập thông tin, tri thức từ bên ngoài

 Khi nhân viên mắc phải sai lầm trong công việc, đội ngũ lãnh đạo nói chung luôn động viên nhân viên học tập, rút kinh nghiệm từ chính những sai lầm đó

 Đội ngũ lãnh đạo nói chung luôn biết cách tạo ra bầu không khí làm việc vui vẻ, thân thiện, cởi mở tại đơn vị

4.2.3.3. Công nghệ đóng vai trò thế nào trong lưu trữ tri thức

 Tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên hợp tác với những ngƣời bên trong và bên ngoài tổ chức

 Tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên làm việc ở các địa điểm khác nhau học tập theo nhóm, sử dụng chung nguồn học liệu hoặc học tập cùng thời điểm  Hỗ trợ cán bộ, nhân viên tìm kiếm tri thức mới phục vụ cho công việc  Xây dựng bản đồ tri thức cho công ty giúp cung cấp địa chỉ, đƣờng dẫn tới các nguồn tri thức (vd: các hệ thống; cơ sở dữ liệu; cá nhân sở hữu tri thức)

 Giúp cán bộ, nhân viên tìm kiếm và sử dụng tri thức liên quan đến sản phẩm/dịch vụ và các quy trình sản xuất, kinh doanh, tiếp thị, cung ứng dịch vụ

4.2.3.4. Mức độ chia sẻ tri thức

 Cán bộ, nhân viên sẵn sàng đóng góp thông tin, tri thức của họ vào cơ sở dữ liệu dùng chung của công ty

 Cán bộ, nhân viên sẵn sàng chia sẻ thông tin, tri thức trong nội bộ đơn vị hoặc tổ/nhóm của họ

 Cán bộ, nhân viên sẵn sàng chia sẻ thông tin và tri thức với các phòng, ban, đơn vị, tổ nhóm khác trong công ty

 Cán bộ, nhân viên không có thái độ “che giấu” tri thức

 Cán bộ, nhân viên không ngại kể lại những thất bại, sai lầm trong công việc với đồng nghiệp

 Cán bộ, nhân viên sẵn sàng chia sẻ, truyền đạt những bí quyết, kinh nghiệm, sự thấu hiểu của họ trong công việc với đồng nghiệp

4.2.3.5. Mức độ thu nhận và áp dụng tri thức

 Có quy trình để thu nhận thông tin, tri thức từ khách hàng

 Có quy trình để thu nhận thông tin, tri thức từ nhà cung cấp, đối tác kinh doanh hay đối thủ cạnh tranh

 Có quy trình nghiên cứu, tìm hiểu các sản phẩm, dịch vụ, quy trình quản lý mới xuất hiện trên thị trƣờng

 Có quy trình tiếp thu phản hồi từ các dự án đã thực hiện tốt hơn các dự án tƣơng lai

 Có các nhóm chuyên trách thực hiện công việc thu thập các bài học thành công trong công ty

 Có quy trình để tạo ra tri thức mới từ tri thức hiện tại mà công ty đang sở hữu

 Có quy trình để áp dụng tri thức tích lũy từ kinh nghiệm trong quá khứ  Có quy trình để sử dụng tri thức vào việc phát triển sản phẩm, dịch vụ mới  Có quy trình để sử dụng tri thức vào việc cải tiến quy trình sản xuất sản phẩm hoặc cải tiến quy trình cung cấp dịch vụ

 Sử dụng tri thức để điều chỉnh định hƣớng chiến lƣợc

 Kết nối hiệu quả các nguồn tri thức của Công ty để giải quyết các vấn đề và những thách thức Công ty đang gặp phải

 Kết nối hiệu quả các nguồn tri thức của Công ty với những ngƣời đang tìm kiếm tri thức trong Công ty

4.2.3.6. Năng lực đổi mới sáng tạo

 Xây dựng các phƣơng pháp và quy trình quản lý kinh doanh, cải tiến các phƣơng pháp và quy trình quản lý kinh doanh hiện tại

 Áp dụng nhiều phƣơng pháp và quy trình kinh doanh, quản lý mới (hoặc cải tiến) hơn so với đối thủ cạnh tranh

 Thiết kế, phát triển dịch vụ mới  Thay đổi, cải tiến dịch vụ hiện tại

 Tung ra thị trƣờng nhiều dịch vụ mới (hoặc cải tiến) hơn so với đối thủ cạnh tranh

4.2.3.7. Chiến lược quản trị tri thức

 Các kỹ năng, kỹ thuật bí quyết, phƣơng pháp giải quyết vấn đề của công ty đƣợc mô tả, viết ra thành văn bản, tài liệu

 Lập chƣơng trình để tri thức có thể dễ dàng thu nhận thông qua các tài liệu chính thống và sổ tay hƣớng dẫn

 Kết quả thực hiện của các dự án và kết quả thảo luận các cuộc họp đƣợc ghi chép lại

 Tri thức của công ty đƣợc chia sẻ dƣới dạng văn bản nhƣ tài liệu hoặc sổ tay hƣớng dẫn

 Bằng cách nào đó để nhân viên có thể dễ dàng thu nhận tri thức từ các chuyên gia và đồng nghiệp trong công ty

 Nhân viên có thể dễ dàng tham vấn các chuyên gia trong Công ty bằng cách gặp mặt họ trực tiếp

 Tri thức đƣợc chia sẻ thƣờng xuyên qua các cuộc họp và thảo luận không chính thức

 Tri thức đƣợc tiếp nhận thông qua quá trình kèm cặp giữa các nhân viên cũ và mới

4.2.3.8. Định hướng kinh doanh

 Rất quan tâm tới hoạt động đổi mới sáng tạo. Coi đổi mới sáng tạo là điều kiện quan trọng để phát triển

 Đặt trọng tâm vào việc quan sát, theo dõi những sản phẩm, dịch vụ của đối thủ cạnh tranh để tung ra thị trƣờng những sản phẩm, dịch vụ tƣơng tự

 Khuyến khích việc phát triển và sử dụng các nguồn lực mới

 Đặt trọng tâm vào việc theo dõi chiến lƣợc kinh doanh, tiếp thị, quảng bá thƣơng hiệu của các đối thủ cạnh tranh và áp dụng các chiến lƣợc tƣơng tự

4.2.3.9. Các kênh chỉa sẻ tri thức

 Hệ thống quản lý tích hợp  Bảng tin của công ty

 Phần mềm nhóm (groupware)  Mạng xã hội (Facebook,…)

 Diễn đàn (forum) trên mạng nội bộ (intranet) của công ty  Các chƣơng trình đào tạo tập huấn

 Thông qua làm việc nhóm dự án

 Các cuộc họp chuyên môn của phòng ban

 Các hội nhóm hình thành tự phát trong công ty (ví dụ đồng hƣơng, cùng tốt nghiệp một trƣờng, cùng sở thích v.v)

 Bản tin nội bộ của công ty (public folder)  Sổ tay nhân viên, cẩm nang sản phẩm, dịch vụ  Hệ thống email nội bộ của công ty

 Thông qua các hoạt động tập thể, ngoại khóa của công ty