CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Phân tích thực trạng quản lý đội ngũ chuyên viên Trƣờng Đại học Công
3.2.2. Về thực trạng quản lý đội ngũ chuyên viên
3.2.2.1. Về công tác lập kế hoạch đội ngũ chuyên viên
Công tác lập kế hoạch đội ngũ chuyên viên chính là việc lập kế hoạch tổng thể về ĐNCV dựa trên kế hoạch chiến lƣợc của đơn vị trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để dự báo quy mô phát triển của đơn vị, gắn với quy mô đó sẽ là nhu cầu về quy mô phát triển của nhân lực trong đơn vị, trong đó có quy mô của chức danh CV.
Tại trƣờng ĐHCN, Nhà trƣờng đã triển khai thực hiện đề án việc làm, trong đề án này có tính đến số lƣợng CV cần thiết tƣơng ứng với kế hoạch chiến lƣợc của Nhà trƣờng, tuy nhiên đề án này mới chỉ dừng lại ở số lƣợng CV cần thiết phục vụ cho nhu cầu phát triển Nhà trƣờng mà chƣa tính đến quy
hoạch chất lƣợng, cơ cấu ĐNCV, Nhà trƣờng cũng chƣa có dự báo về nguồn nhân lực dự kiến tuyển dụng, chƣa tính toán tới việc sẽ “giữ chân” bao nhiêu CV cũ và tuyển dụng bao nhiêu chuyên viên mới.
Theo “Đề án vị trí việc làm” đƣợc ban hành năm 2014 thì tới năm 2017, số lƣợng CV cơ hữu mà Nhà trƣờng cần là 54 ngƣời, đƣợc chi tiết nhƣ sau:
Bảng 3.3: Số lƣợng CV theo đề án vị trí việc làm STT Tên vị trí việc làm Số lƣợng vị trí việc làm Số lƣợng ngƣời làm việc 1 2 3 4
1.3 Vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ,
phục vụ
1.3.1 Tổ chức nhân sự 1 2 1.3.2 Kế hoạch Tài vụ (Tài chính), thủ quỹ 2 7
1.3.3 Hành chính Tổng hợp, văn thƣ, quan hệ công
chúng, 2 2
1.3.4 Đối ngoại, khoa học và quan hệ quốc tế 3 3
1.3.5 Đào tạo 1 6
1.3.6 Sau Đại học 1 3
1.3.7 Thanh tra và Đảm bảo CL giáo dục 2 4 1.3.8 Chính trị và công tác học sinh, sinh viên 1 4 1.3.9 Quản trị, cơ sở vật chất 1 1 1.3.10 Nhân viên phục vụ, lái xe ( Theo NĐ 68) 2 3 1.3.11 Văn phòng Đảng, đoàn thể 1 2 1.3.12 Văn phòng khoa 1 7 1.3.13 CV đảm bảo kỹ thuật phục vụ thực hành, thực tập 1 10
Tổng cộng 19 54
Nguồn: Đề án vị trí việc làm Trường ĐHCN
Tuy nhiên, tới năm 2017 thì số lƣợng chuyên viên của Nhà trƣờng là 71 ngƣời (trong đó có 4 ngƣời chuẩn bị về hƣu). Mặc dù việc tăng thêm nhiều CV là do quy mô tuyển sinh của Nhà trƣờng đƣợc giao tăng gấp 2 lần (điều này Nhà trƣờng không chủ động đƣợc) nhƣng cũng thể hiện rằng Nhà trƣờng đã chƣa thực sự làm tốt công tác quy hoạch CV.
3.2.2.2. Về công tác tuyển dụng chuyên viên
Công tác tuyển dụng CV là công tác đƣợc Nhà trƣờng rất quan tâm nhằm đảm bảo đủ số lƣợng CV để phục vụ cho các nhiệm vụ của Nhà trƣờng. Nằm trong khối các đơn vị thuộc ĐHQGHN nên công tác tuyển dụng của Nhà trƣờng ngoài việc tuân thủ các quy định của pháp luật thì còn tuân theo rất nhiều văn bản hƣớng dẫn của ĐHQGHN, có thể kể đến nhƣ:
- Quyết định số 1955/QĐ - TCCB ngày 16/11/2006 của Giám đốc ĐHQGHN quy định về tuyển dụng và đào tạo, bồi dƣỡng chuyên viên ở ĐHQGHN;
- Quyết định số 3768/QĐ-ĐHQGHN ngày 22/10/2014 của Giám đốc ĐHQGHN Quy định về việc tuyển dụng, sử dụng công chức, viên chức, ngƣời lao động trong ĐHQGHN;
Quy trình tuyển dụng của Nhà trƣờng đƣợc thực hiện gồm các bƣớc sau:
* Mô tả công việc cần tuyển dụng: Bản mô tả này đƣợc xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế về công việc (do lãnh đạo đơn vị có nhu cầu sử dụng lao động đề xuất) và yêu cầu chung của Nhà trƣờng về tiêu chuẩn cán bộ về định biên cán bộ cho vị trí việc làm đã đƣợc phê duyệt. Thông tin trong bản mô tả công việc thƣờng gồm có:
+ Số lƣợng cán bộ cần tuyển dụng cho vị trí công việc đó.
+ Mô tả công việc cần tuyển dụng: Cung cấp thông tin chi tiết về nội dung công việc đang cần tuyển dụng, về vị trí công tác (công tác tại phòng/ban nào trong trƣờng)
+ Mô tả yêu cầu đối với ứng viên: Yêu cầu về trình độ đào tạo (Đại học/Thạc sĩ/Tiến sĩ); Về kỹ năng cần thiết (sử dụng ngoại ngữ, sử dụng các phần mềm trên máy tính, kỹ năng khai thác thông tin trên Internet....); Về tính cách (trung thực, cẩn thận, có trách nhiệm, vui vẻ, nhiệt tình, sẵn sàng hợp tác...); Về ngoại hình; Về sức khoẻ; Về độ tuổi. Một số vị trí có thể yêu cầu về kinh nghiệm làm việc...
* Thông báo tuyển dụng: Thông báo tuyển dụng sẽ đƣợc đăng tải trên Website, treo trên hệ thống bảng tin của Nhà trƣờng và gửi trên hệ thống văn thƣ của Nhà trƣờng để cán bộ trong toàn trƣờng biết thông tin, giúp Nhà trƣờng thông tin rộng rãi về thông báo này. Thông báo tuyển dụng ngoài chứa các thông tin trong bản mô tả công việc cần tuyển dụng thì còn có các thông tin khác:
+ Thông tin về điều kiện đáp ứng cho vị trí tuyển dụng: Mức lƣơng, phụ cấp; Điều kiện làm việc; Thời gian làm việc; Hình thức hợp đồng...
+ Thông tin về hồ sơ ứng viên cần chuẩn bị: Đơn xin dự tuyển; Sơ yếu lý lịch; bản sao văn bằng; Bản sao giấy khai sinh; Giấy chứng nhận sức khoẻ...
+ Thông tin chung khác: Thời gian nộp hồ sơ; Địa điểm nộp hồ sơ.
* Thu nhận và xử lý hồ sơ, lựa chọn sơ lược ứng viên: Phòng Tổ chức cán bộ - đơn vị đƣợc giao nhiệm vụ tuyển dụng sẽ trực tiếp thu nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và xác minh tính chính xác (nếu cần thiết) của hồ sơ mà ứng viên đã nộp. Sau đó, Phòng Tổ chức cán bộ sẽ tiến hành xử lý hồ sơ, loại bỏ những hồ sơ không đáp ứng so với yêu cầu tuyển dụng trên cơ sở so sánh yêu cầu của vị trí tuyển dụng đã đƣợc chi tiết trong Thông báo tuyển dụng với hồ sơ mà ứng viên đã nộp.
Các hồ sơ đáp ứng yêu cầu đối với vị trí tuyển dụng sẽ đƣợc Phòng Tổ chức cán bộ thông tin cho ứng viên và yêu cầu ứng viên đến thực tập tại phòng ban có nhu cầu về nhân lực trong thời hạn từ 1 tuần đến 10 ngày (nếu có nhiều ứng viên sẽ chia theo ca hoặc theo buổi) để qua đó lãnh đạo phòng có thể đánh giá sơ lƣợc về ứng viên nhƣ: Thái độ làm việc của ứng viên, mức độ tiếp cận công việc của ứng viên, mong muốn làm việc của ứng viên...
* Tổ chức tuyển chọn ứng viên: Nhà trƣờng sẽ thành lập các hội đồng để tuyển chọn các ứng viên phù hợp sau khi các ứng viên kết thúc thời gian thực tập. Nội dung tuyển chọn thƣờng gồm: Thi ngoại ngữ; Thi tin học; Thi hiểu biết
về Nhà nƣớc, Pháp luật (chỉ tổ chức khi tuyển chọn CV cơ hữu) và Tham gia phỏng vấn. Kết quả thi tuyển là cơ sở để lựa chọn các ứng viên phù hợp.
* Quyết định tuyển dụng ứng viên: Các ứng viên đƣợc tuyển chọn sẽ đƣợc Nhà trƣờng ký Quyết định tuyển dụng, phân công ngƣời hƣớng dẫn, giúp đỡ trong thời gian tập sự (1 năm).
3.2.2.3. Về công tác bố trí, sử dụng chuyên viên
Bố trí và sử dụng chuyên viên là “pha sau” của công tác tuyển dụng chuyên viên, công tác này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nâng cao chất lƣợng hoạt động của Nhà trƣờng, bởi lẽ nếu bố trí cho chuyên viên công việc phù hợp, đúng với chuyên môn đƣợc đào tạo, phù hợp với sở trƣờng, phù hợp với vị trí khi tuyển dụng…thì mới phát huy đƣợc tối đa tiềm năng của chuyên viên, khích lệ chuyên viên nhiệt huyết với công việc, yên tâm cống hiến cho Nhà trƣờng. Ngoài ra việc bố trí, sử dụng chuyên viên hợp lý cũng giúp đơn vị làm tốt công tác tƣ tƣởng đối với cán bộ, tạo khối đoàn kết nội bộ, tránh những khiếu kiện không cần thiết.
Tại Trƣờng ĐHCN, chuyên viên thƣờng đƣợc bố trí việc làm đúng với vị trí khi đƣợc tuyển dụng. Ngoài ra, Nhà trƣờng cũng luôn tích cực đổi mới cả cơ cấu tổ chức và hoạt động, thể hiện ở việc tích cực nghiên cứu, sắp xếp kiện toàn về tổ chức, đổi mới phƣơng thức làm việc, đổi mới trong Quản lý đội ngũ chuyên viên, chuyên viên không chỉ đảm nhiệm một vị trí công việc trong suốt quá trình công tác. Việc bố trí công việc đúng với vị trí tuyển dụng, đúng với chuyên môn của chuyên viên nhƣ đã nói ở trên chỉ nên thực hiện trong vài ba năm đầu khi chuyên viên bắt đầu công tác tại đơn vị. Khi chuyên viên đã công tác trong một khoảng thời gian nhất định, có sự hiểu biết về Nhà trƣờng, về công việc thì Nhà trƣờng cũng bố trí luân chuyển chuyên viên sang những vị trí công việc khác.
Việc bố trí, sử dụng CV theo hƣớng luân chuyển công việc mặc dù có những hạn chế nhất định nhƣ việc Nhà trƣờng sẽ mất công trong việc đào tạo
bổ sung các kỹ năng mới cho CV, CV mất thời gian quen việc nên năng suất và chất lƣợng công việc có thể không cao nhƣng xét ở một góc độ khác thì đây cũng là một cách đào tạo bồi dƣỡng chuyên viên, bởi lẽ, khi chuyên viên đạt đƣợc “độ chín” nhất định thì việc luân chuyển công việc sẽ đem đến lợi ích cho cả 2 phía:
+ Về phía chuyên viên: Có đƣợc môi trƣờng công việc mới, tránh đƣợc sự nhàm chán, khai thác đƣợc những thế mạnh tiềm ẩn của bản thân.
+ Về phía Nhà trƣờng: Tạo đƣợc đội ngũ chuyên viên tinh thông, am hiểu về các vị trí công việc trong Nhà trƣờng qua đó đơn vị có thể chủ động đƣợc trong công tác nhân lực.
Mặt khác, Nhà trƣờng cũng thực hiện việc bố trí cán bộ kiêm nhiệm thêm một vài vị trí công tác khi cần thiết, đáp ứng với yêu cầu thực tế của Nhà trƣờng (cán bộ làm công tác tổ chức cán bộ kiêm nhiệm công tác tại văn phòng công đoàn, văn phòng đảng uỷ hoặc vị trí ban thanh tra được bố trí cán bộ kiêm nhiệm…).
Số cán bộ đƣợc luân chuyển và đƣợc bố trí kiêm nhiệm trong 3 năm qua của Nhà trƣờng đƣợc thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.4: Tình hình luân chuyển và phân công cán bộ kiêm nhiệm
Đơn vị tính: Người
Thời gian Số cán bộ đƣợc luân chuyển Số cán bộ thực hiện kiêm nhiệm Năm 2015 3 2 Năm 2016 8 3 Năm 2017 2 1 Tổng số 13 6 Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ
3.2.2.4. Về công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên viên
Đào tạo, bồi dƣỡng CV là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý CV, Trƣờng ĐHCN có lợi thế là đơn vị trực thuộc ĐHQGHN nên đƣợc “thừa hƣởng” các chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng CV do ĐHQGHN tổ chức dành cho CV các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN.
Công tác đào tạo - bồi dƣỡng CV tại ĐHQGHN trong những năm gần đây chủ yếu đƣợc triển khai theo các mảng sau:
- ĐT-BD theo tiêu chuẩn, quy định của Nhà nƣớc nhƣ: Bồi dƣỡng lý luận chính trị, bồi dƣỡng kiến thức về Quốc phòng - An ninh, tập huấn về phòng cháy chữa cháy, bồi dƣỡng kiến thức về quản lý hành chính nhà nƣớc;
- ĐT-BD về quản trị ĐH nhƣ các khoá bồi dƣỡng: Quản trị nguồn nhân lực, quản lý tài chính công, công tác xây dựng kế hoạch, kỹ năng viết dự án, đề án, kỹ năng hoạch định và phân tích chính sách, kiến thức về xếp hạng các ĐH trên thế giới...;
ĐT-BD theo yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ đối với từng mảng công việc nhƣ các khoá bồi dƣỡng về nghiệp vụ: Truyền thông và quan hệ công chúng, nghiệp vụ báo chí, nghiệp vụ công tác Đảng – Đoàn…
Ngoài ra, Nhà trƣờng cũng có tổ chức các đoàn đi khảo sát, học tập kinh nghiệm về quản trị ĐH dành cho CV tại các trƣờng ĐH tiên tiến trong và ngoài nƣớc nhƣ: Đoàn khảo sát tại ĐH Cần Thơ (2015), Đoàn khảo sát tại Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh (2015), Đoàn đi tham quan tại ĐH Chi ba, Nhật Bản (2016, 2017)
Tuy nhiên, số lƣợng CV đƣợc cử đi khảo sát còn chƣa nhiều, chủ yếu đi theo các chƣơng trình của ĐHQGHN chứ chƣa xuất phát từ nhu cầu thực tế của đơn vị và nhất là còn có hiện tƣợng tập trung vào một số ít CV. Số liệu cán bộ của Trƣờng tham gia các khoá ĐT-BD từ năm 2014 đến năm 2017 đƣợc thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.5: Tình hình CV đƣợc tham gia đào tạo, bồi dƣỡng
Đơn vị tính: Lượt người
Khóa đào tạo Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Ngoại ngữ 0 0 0
Tham gia đào tạo, bồi dƣỡng ngắn hạn
trong nƣớc 16 21 18
Tham gia đào tạo, bồi dƣỡng ngắn hạn
nƣớc ngoài 3 5 5
Chứng chỉ về quản lý Nhà nƣớc 8 6 4 Chứng chỉ bồi dƣỡng kỹ năng quản trị ĐH 0 2 4
Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ 3.2.2.5. Về thực hiện chế độ, chính sách đãi ngộ đối với CV
Việc thực hiện chế độ, chính sách đãi ngộ đối với chuyên viên có ý nghĩa hết sức quan trọng, thực hiện đúng nó có tác dụng kích thích thi đua, tạo ra sự công bằng, đoàn kết trong nhà trƣờng, thực hiện đúng sẽ giải quyết hài hoà cả ba lợi ích: Ngƣời lao động, trong đơn vị, nhà nƣớc. Đây vừa là yêu cầu, vừa là giải pháp của các nhà quản lý hiện nay.
Nhƣ đã phân tích trong phần chƣơng 1, chế độ chính sách đãi ngộ đối với CV bao gồm 2 loại: Đãi ngộ tài chính và đãi ngộ phi tài chính. Việc quan tâm thực hiện chính sách đãi ngộ đối với CV sẽ giúp cho Nhà trƣờng vừa giữ đƣợc CV hiện tại, vừa thu hút đƣợc nhiều CV có trình độ cao về công tác tại Trƣờng.
Trong những năm qua, mặc dù với tuổi đời còn khá non trẻ nhƣng các thế hệ lãnh đạo Nhà trƣờng luôn quan tâm chăm lo cho đời sống vật chất và tinh thần của CV. Chính vì vậy, trong bảng phân tích về thâm niên của CV cho thấy số lƣợng CV gắn bó với Nhà trƣờng chiếm đại đa số, trong đó có nhiều CV gắn bó trọn cuộc đời công tác tại Trƣờng.
cấp nghề nghiệp, đƣợc hƣởng thu nhập trả theo công việc thuê khoán chuyên môn, phụ cấp trách nhiệm, quản lý, phụ cấp độc hại, làm thêm giờ, các thu nhập khác chính đáng theo quy định của pháp luật, CV Trƣờng ĐHCN còn có các cơ chế đãi ngộ tài chính đối với CV nhƣ:
+ CV đƣợc tham gia làm các đề tài nghiên cứu liên quan đến quản lý để tăng thêm thu nhập và để có cơ hội thi nâng ngạch;
+ Ngoài việc đƣợc hƣởng đầy đủ các chế độ phúc lợi trong các dịp Lễ, Tết thì CV còn đƣợc hƣởng phụ cấp thâm niên công tác giống nhƣ giảng viên, đƣợc hƣởng trợ cấp ăn trƣa, trợ cấp trang phục hàng tháng và đƣợc hƣởng thu nhập tăng thêm theo quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà trƣờng.
Số liệu chi cho CV đƣợc thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.6: Chi phúc lợi, trợ cấp cho chuyên viên
Đơn vị tính: triệu đồng
Năm
Nội dung chi Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Chi phúc lợi các dịp Lễ, Tết 538,710,000 546,325,000 539,975,000 Trợ cấp ăn trƣa, trợ cấp trang phục 441,000,000 490,000,000 497,000,000 Trợ cấp phục vụ đào tạo (25%) 507,964,000 569,734,000 616,525,000 Thu nhập tăng thêm 1,598,827,000 1,779,945,000 2,139,128,000
Tổng cộng 3,086,501,000 3,386,004,000 3,792,628,000
Nguồn: Phòng Kế hoạch -Tài vụ
Một số số liệu đƣợc trích từ báo cáo của Ban thanh tra Nhân dân tại Hội nghị cán bộ viên chức năm 2017 có thể minh chứng CV cũng đã đƣợc đãi ngộ tốt ngang bằng với khối cán bộ giảng dạy:
Bảng 3.7: Cơ cấu thu nhập của cán bộ các Khối Đơn vị tính: triệu đồng Toàn trƣờng BGH Khối HC Khoa CNTT Khoa ĐTVT K.VLKT & CNNN K.CHKT & TĐH Tổng thu nhập 24,837 1,414 7,578 7,899 4,408 2,456 1,083 Tỉ lệ thu nhập 5.7% 30.5% 31.8% 17.7% 9.9% 4.4% Tỉ lệ cán bộ 2.1% 31.9% 31.9% 17.4% 10.4% 6.3%
Nguồn: Phòng Kế hoạch – Tài chính * Đãi ngộ về mặt phi tài chính: Nhà trƣờng luôn đảm bảo chế độ nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ hè, các chế độ thi đua - khen thƣởng cho cán bộ. Đặc biệt, 50% số cán bộ cấp quản lý khối đơn vị phục vụ trong Trƣờng đƣợc bổ nhiệm