1.2. Cơ sở lý luận về quản lý đội ngũ chuyên viên trong Trƣờng đại học công
1.2.3. Nội dung quản lý ĐNCV
Quản lý là việc tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tƣợng đƣợc quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu của Nhà quản lý đƣợc thể hiện ở sơ đồ sau:
Hình 1.1: Các thành tố trong quản lý
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Sơ đồ trên giúp ta thấy đƣợc rõ mối quan hệ trong quản lý ĐNCV tại các trƣờng ĐH: Chủ thể quản lý (Ban giám hiệu của Nhà trƣờng) với các động lực quản lý, thông qua các phƣơng pháp và công cụ quản lý (Quyết định, chỉ thị, chƣơng trình, kế hoạch …) sẽ có tác động lên đối tƣợng quản lý (ĐNCV) để các đối tƣợng này tạo ra các giá trị vật chất, tinh thần làm thỏa mãn mục tiêu của chủ thể quản lý.
Chức năng quản lý đƣợc thể hiện qua sơ đồ 1.2 với 4 chức năng cơ bản:
Chủ thể quản lý Đối tƣợng quản lý Phƣơng pháp quản lý Công cụ quản lý Mục tiêu quản lý
Hình 1.2: Mối quan hệ giữa các chức năng của quản lý
Nguồn: Tác giả tổng hợp
- Lập kế hoạch (Plan): Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản lý của nhà quản lý, nó bao gồm việc xác định mục tiêu hoạt động và xây dựng chiến lƣợc tổng thể của đơn vị;
- Tổ chức thực hiện (Do): Là việc phân công công việc, xây dựng mối quan hệ trong tổ chức để giúp mọi ngƣời có thể thực hiện các kế hoạch đã đề ra và thỏa mãn các mục tiêu của tổ chức;
- Lãnh đạo (Act): Là phƣơng thức tác động của chủ thể quản lý tới đối tƣợng quản lý, nhằm điều khiển tổ chức điều hành theo đúng kế hoạch để đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
- Kiểm tra (Check): Là việc ngƣời quản lý kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch của cấp dƣới, đánh giá tính hiệu quả và hiệu lực của hành động cấp dƣới để từ đó có những sự điều chỉnh cần thiết nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra.
Phân tích trên cho ta thấy đƣợc 4 chức năng cơ bản mà bất cứ nhà quản lý nào cũng đều phải thực hiện trong quá trình quản lý, dù việc quản lý đó diễn ra tại các doanh nghiệp hay trong các cơ quan Nhà nƣớc. Việc quản lý CV tại các trƣờng ĐH cũng đòi hỏi lãnh đạo Nhà trƣờng phải thực hiện 4 chức năng đó trong chu trình quản lý.
Về nội dung cụ thể của quản lý CV thì tại Điều 44 Nghị định 29/2012/NĐ-CP về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức đã quy định rõ nội dung quản lý viên chức bao gồm 11 đầu việc phải làm, tuy nhiên với cách tiếp cận của chuyên ngành quản lý kinh tế, đội ngũ chuyên viên đƣợc xem nhƣ một bộ phận của nguồn nhân lực trong tổ chức, có thể khái quát các nội dung quản lý đội ngũ chuyên viên thành 6 nội dung cơ bản nhƣ sau:
1.2.3.1. Lập kế hoạch nhân lực chuyên viên
Lập kế hoạch nhân lực (còn gọi là hoạch định nguồn nhân lực) là quá trình xem xét một cách có hệ thống và phân tích nhằm xác định nhu cầu về nguồn nhân lực trong tƣơng lai của tổ chức để đƣa ra cách kế hoạch về nhân lực. Bƣớc lập kế hoạch nhân lực sẽ giúp tổ chức trả lời đƣợc những câu hỏi sau:
- Tổ chức cần những nhân viên nhƣ thế nào? - Khi nào thì tổ chức cần họ?
- Họ cần phải có kỹ năng nào thì mới đáp ứng đƣợc yêu cầu của tổ chức? - Nguồn lực tổ chức dự kiến tuyển dụng từ đâu?
Lập kế hoạch nhân lực không chỉ đơn thuần là việc đƣa ra những con số một cách cứng nhắc và áp đặt trong bối cảnh nhân lực ngày càng biến động, các đơn vị thƣờng căn cứ vào kế hoạch phát triển đơn vị trong dài hạn, trung hạn và ngắn hạn để có thể xây dựng kế hoạch nhân lực phù hợp. Các kế hoạch này thƣờng đƣợc điều chỉnh một cách linh hoạt theo tình hình hoạt động thực tế của đơn vị.
Trong bƣớc lập kế hoạch nhân lực CV trong cơ sở đào tạo ĐH thì lãnh đạo trƣờng sẽ căn cứ vào kế hoạch chiến lƣợc của đơn vị trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để dự báo quy mô phát triển của đơn vị, gắn với quy mô đó sẽ là nhu cầu về quy mô phát triển của nhân lực trong đơn vị, trong đó có quy mô của chức danh CV. Quy mô này sẽ bao gồm dự báo về số lƣợng, chất lƣợng, cơ cấu ĐNCV, đồng thời cũng phải chỉ ra đƣợc nguồn nhân lực dự
kiến và những khó khăn, thuận lợi của Nhà trƣờng trong việc quản lý ĐNCV trong tƣơng lai. Bƣớc lập kế hoạch ĐNCV của nhà trƣờng, một mặt phải đáp ứng yêu cầu trƣớc mắt, mặt khác phải chuẩn bị tốt một ĐNCV kế cận để có một đội ngũ đủ về số lƣợng, mạnh về chất lƣợng, đồng bộ và hợp lý về cơ cấu, đáp ứng đƣợc sự phát triển của Nhà trƣờng theo kế hoạch đã đề ra.
1.2.3.2. Tuyển dụng chuyên viên
Tuyển dụng CV là quá trình tìm kiếm, lựa chọn CV phù hợp để bổ sung số lƣợng CV cần thiết, đáp ứng yêu cầu về nhu cầu nhân lực của Nhà trƣờng giúp Nhà trƣờng hoàn thành đƣợc các mục tiêu trong kế hoạch phát triển. Việc tuyển dụng này đòi hỏi phải đầy đủ về số lƣợng, hợp lý về cơ cấu và đảm bảo về chất lƣợng ĐNCV viên cho Nhà trƣờng. Quy trình tuyển dụng đối với các đơn vị có thể có những vi chỉnh khác nhau, tuy nhiên, các bƣớc cần có đối với quá trình tuyển dụng thƣờng đƣợc tiến hành theo quy trình nhƣ sơ đồ phía dƣới:
Hình 1.3: Quy trình tuyển dụng chuyên viên
Nguồn: Tác giả tổng hợp * Mô tả công việc cần tuyển dụng: Đây là công việc đầu tiên của quá trình tuyển dụng, bản mô tả công việc là cơ sở để xác định ngay từ đầu các
Quyết định tuyển dụng Mô tả công việc cần tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Tổ chức tuyển chọn ứng viên Thu nhận và xử lý hồ sơ
yêu cầu tuyển chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu của vị trí khuyết. Nó cung cấp các thông tin mà Nhà trƣờng yêu cầu cho vị trí công việc đó cũng nhƣ các yêu cầu mà ứng viên phải đáp ứng để đƣợc lựa chọn, cụ thể:
+ Đối với Nhà trƣờng: Cung cấp các thông tin về công việc nhƣ tên công việc, số lƣợng CV cần để thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, cơ chế giám sát công việc, thù lao cho việc thực hiện công việc, chi tiết về điều kiện làm việc (có thể liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt nhƣ làm thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc), chi tiết về phƣơng tiện làm việc đƣợc cung cấp nhƣ phƣơng tiện đi lại, phƣơng tiện để thực hiện công việc.
+ Đối với ứng viên: Đƣa ra các yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến công việc, yêu cầu về kinh nghiệm công tác, tuổi đời, sức khỏe, hoàn cảnh gia đình, yêu cầu về các tố chất và đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc nhƣ tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi ngƣời, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân…
Nhƣ vậy, bản mô tả công việc chính là kết quả của quá trình phân tích công việc của bộ phận tuyển dụng trong Nhà trƣờng. Nó giúp cho Nhà trƣờng lựa chọn đƣợc những ứng viên đã đáp ứng phần nào yêu cầu công việc thông qua việc nghiên cứu hồ sơ của ứng viên và tiến hành các bƣớc tiếp theo của quá trình tuyển dụng.
* Thông báo tuyển dụng: Là việc đƣa thông tin về nhu cầu nhân lực của Nhà trƣờng lên các phƣơng tiện thông tin đại chúng để có thể tìm kiếm nhân lực từ nhiều nguồn cung ứng khác nhau trên thị trƣờng lao động thông qua việc thông báo quảng cáo, giới thiệu về trƣờng, nhu cầu tuyển dụng, công việc và tiêu chuẩn lao động cần tuyển, chính sách nhân lực, chế độ đãi ngộ,…với mục đích thu hút đƣợc nhiều nhất các ứng viên từ các nguồn khác nhau, qua đó sẽ có cơ hội thuận lợi để lựa chọn đƣợc ứng viên phù hợp nhất. Các thông tin này có thể chuyển tải tới ứng viên thông qua nhiều kênh thông
tin khác nhau nhƣ: (1) Thông báo trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng; (2) Niêm yết ở bản thông báo của đơn vị; (3) Kết hợp với các trung tâm tƣ vấn giới thiệu việc làm để thông báo, tìm kiếm và thu hút các ứng viên phù hợp; (4) Thông báo trên trang thông tin điện tử của Nhà trƣờng hoặc các trang báo mạng thông qua mạng Internet.
Trong thông báo tuyển dụng ngoài chứa đựng các thông tin mô tả về công việc và đƣa ra các yêu cầu đối với ứng viên nhƣ ở bƣớc trên đã phân tích thì còn cần phải quy định rõ các giấy tờ mà ứng viên cần phải nộp cho cơ quan tuyển dụng. Thông thƣờng các giấy tờ mà cơ quan tuyển dụng yêu cầu ứng viên nộp sẽ gồm có: Đơn đề nghị đƣợc tuyển dụng (ngoài việc thể hiện mong muốn đƣợc đảm nhận vị trí mà cơ quan đang yêu cầu, trong đơn còn nêu rõ về kinh nghiệm công tác, các công việc đã từng đảm nhiệm, các chức vụ công tác, các thành tích công tác…); Bản sơ yếu lý lịch có chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã hoặc phƣờng, khu phố, thị trấn hoặc cơ quan đang công tác; Giấy chứng nhận có đủ sức khỏe để làm việc do các cơ quan y tế có thẩm quyền cấp; Các bằng cấp chứng minh trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, các kỹ năng cần thiết của ứng viên. Ngoài ra, tuỳ theo nhà tuyển dụng và vị trí tuyển dụng có thể có những yêu cầu bổ sung.
* Thu nhận và xử lý hồ sơ: Công việc này giúp Nhà trƣờng kiểm tra sự phù hợp về các tiêu chuẩn của các ứng viên tham gia tuyển dụng, qua đó có thể loại bỏ những ứng viên không đủ hoặc không phù hợp thông qua việc đánh giá hồ sơ, từ đó giảm bớt chi phí cho Nhà trƣờng và cả ứng viên trong việc thực hiện các bƣớc tiếp theo.
Thông thƣờng đơn vị thƣờng xử lý hồ sơ thông qua việc nghiên cứu đơn xin việc, sơ yếu lý lịch của ứng viên bằng cách so sánh các yêu cầu, tiêu chuẩn của công việc cần tuyển dụng với các thông tin mà ứng viên đã trình bày. Ngoài ra có thể xem thêm thông tin về chuyên môn của ứng viên thông
qua việc đánh giá các bằng cấp của ứng viên, cũng có thể nghiên cứu thêm về sức khoẻ của ứng viên thông qua giấy khám sức khoẻ để có thể có đánh giá đầy đủ và toàn diện về ứng viên.
Đơn vị tuyển dụng có thể có thang điểm quy định trọng số (nếu cần thiết) trong bƣớc đánh giá hồ sơ ứng viên, qua đó có thể tìm kiếm đƣợc những ứng viên phù hợp để tiến hành các bƣớc tiếp theo của quá trình tuyển dụng.
* Tổ chức tuyển chọn ứng viên: Sau bƣớc xử lý hồ sơ, Nhà trƣờng sẽ có danh sách các ứng viên đƣợc lọt vào vòng này. Hình thức tuyển dụng có thể là phỏng vấn hoặc thi tuyển hoặc kết hợp cả phỏng vấn và thi tuyển, tuỳ thuộc vào từng loại công việc và chức danh cần tuyển dụng cũng nhƣ hình thức hợp đồng mà Nhà trƣờng sẽ ký. Đây có thể coi là bƣớc cuối cùng trong việc lựa chọn ứng viên phù hợp nhất để đảm nhiệm công việc mà đơn vị đang có nhu cầu tuyển dụng. Thông thƣờng đối với các cơ quan Nhà nƣớc thì thƣờng tổ chức tuyển chọn ứng viên bằng hình thức thi tuyển kết hợp với phỏng vấn:
+ Thi tuyển thƣờng có 01 bài thi viết để đánh giá sự hiểu biết của ứng viên về kiến thức xã hội, luật pháp, bên cạnh đó sẽ có 01 bài thi Ngoại ngữ để đánh giá trình độ Ngoại ngữ của ứng viên, ngoài ra sẽ có bài thi trên máy để đánh giá trình độ Tin học của ứng viên.
+ Sau khi các ứng viên có tổng điểm (có thể nhân trọng số các môn khác nhau) từ 3 bài thi trên thì một số ứng viên có kết quả cao sẽ đƣợc tiếp tục đƣợc lựa chọn vào vòng phỏng vấn. Phỏng vấn là cơ hội để Nhà trƣờng và ứng viên tìm hiểu thêm về nhau. Nhà trƣờng có thể kiểm tra trực tiếp ứng viên thực tế có đủ kiến thức và trình độ so với yêu cầu công việc không, có sự hiểu biết nhất định về đơn vị hay không, đồng thời đánh giá trực tiếp về diện mạo, vóc dáng, khả năng ứng xử của ứng viên. Ngoài ra, Nhà trƣờng cũng có thể đánh giá sơ lƣợc đƣợc khả năng giao tiếp cá nhân, khả năng phản ứng của ứng viên. Một số vấn đề trong hồ sơ của ứng viên mà nhà tuyển dụng còn chƣa rõ
cũng thì cũng có thể làm rõ đƣợc trong lúc này. Đối với ứng viên, tham gia phỏng vấn cũng là cơ hội ứng viên có thêm các thông tin về công việc mà mình đang dự tuyển để có thể đánh giá rõ hơn về độ phù hợp của bản thân đối với công việc cũng nhƣ đối với đơn vị. Sau khi phỏng vấn ứng viên thì cần đánh giá ứng viên dựa trên việc cho điểm các câu hỏi mà hội đồng đã đặt ra cho ứng viên. Việc cho điểm này cần phải có sự thống nhất trƣớc về thang điểm đối với các câu hỏi trƣớc giữa các thành viên trong Hội đồng để đảm bảo các ứng viên đƣợc đánh giá công bằng, từ đó mới có thể chọn lựa đƣợc ứng viên phù hợp nhất đối với vị trí cần tuyển dụng.
* Quyết định tuyển dụng ứng viên: Đây là bƣớc cuối cùng trong quá trình tuyển dụng. Căn cứ vào điểm đánh giá về ứng viên trong quá trình tuyển chọn nhƣ kết quả các bài thi, điểm phỏng vấn, phƣơng pháp, cách tiếp cận, tính sáng tạo, lôgíc, ngoại hình… sẽ đƣợc tổng hợp lại, ứng viên đạt đƣợc tổng số điểm cao nhất sẽ đƣợc hội đồng tuyển dụng đề xuất tuyển dụng. Thủ trƣởng đơn vị sẽ căn cứ vào đề xuất của hội đồng để ban hành quyết định tuyển dụng ứng viên và ứng viên sẽ ký kết hợp đồng lao động với đơn vị. Trong Quyết định tuyển dụng và hợp đồng lao động sẽ có đầy đủ thông tin về công việc ngƣời lao động sẽ đảm nhận, mức lƣơng đƣợc hƣởng, thời gian thử việc, nghĩa vụ và quyền lợi của hai bên sau khi thống nhất ký hợp đồng lao động. Sau khi ký hợp đồng lao động, ngƣời lao động sẽ là nhân lực thuộc đơn vị.
1.2.3.3. Sử dụng, bố trí chuyên viên
Là việc sắp xếp các CV vào các vị trí công việc của tổ chức nhằm khai thác và phát huy năng lực làm việc của từng CV một cách tối đa để đạt hiệu quả cao trong công việc. Việc bố trí và sử dụng CV là một khâu quan trọng trong tiến trình quản lý CV và nó có liên quan chặt chẽ với nhau: Nếu bố trí đúng thì mới sử dụng tốt, ngƣợc lại số lƣợng CV đầy đủ, chất lƣợng CV tốt
tốt...) nhƣng việc bố trí CV không phù hợp thì sẽ không phát huy hết năng lực của CV, đồng thời tạo tâm lý làm việc không tốt cho CV, điều này gây lãng phí trong sử dụng nguồn lực CV của tổ chức.
Công tác bố trí CV không chỉ liên quan tới các CV mới đƣợc tuyển dụng mà còn bao hàm cả ĐNCV đã công tác lâu năm tại đơn vị. Bởi lẽ, việc thay đổi cách sắp xếp nhân sự là một cách để đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ giúp cho cán bộ phát huy đƣợc hết năng lực tiềm ẩn của cá nhân và cũng giúp cho đơn vị chủ động trong công tác cán bộ trong việc thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
1.2.3.4. Đào tạo và bồi dưỡng chuyên viên
Đào tạo, bồi dƣỡng CV là khâu rất quan trọng trong công tác quản lý nhằm trực tiếp nâng cao chất lƣợng ĐNCV, giúp cho ĐNCV có thể thực hiện hiệu quả hơn chức năng, nhiệm vụ của mình trong công việc đƣợc giao. Mục