CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng cơng tác quản lý hệ thống phân phối sản phẩm Giấy Bãi Bằng tạ
3.2.3 Cơng tác kiểm tra, đánh giá:
Để duy trì và phát triển thị phần, duy trì thế đứng vững chắc trên các thị trƣờng của mình, Tổng cơng ty đã thƣờng xuyên tiến hành đánh giá, phân loại thị trƣờng, đề ra các chiến lƣợc hành động cụ thể trên từng vùng và tổ chức lại cơng tác quản lý kênh phân phối sản phẩm.
Cơng tác kiểm tra, đánh giá theo 04 đối tƣợng chính, nhƣ sau: * Phịng Thị trƣờng
* 3 chi nhánh (Hà nội, TP HCM, Đà Nẵng) * Khách hàng thƣơng mại và Nhà phân phối
Thành phần đồn kiểm tra, đánh giá do Tổng giám đốc Tổng cơng ty Giấy Việt nam ra quyết định gồm các đơn vị phịng ban: phịng Thị trƣờng làm đầu mối; phịng Tài chính kế tốn; phịng kỹ thuật, Tổng kho
Các tiêu chí kiểm tra, đánh giá hoạt động của hệ thống phân phối giấy Bãi Bằng, bao gồm:
Kiểm tra đánh giá về hoạt động bán hàng. Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất và hay đƣợc sử dụng nhất, trong đĩ, nhấn mạnh:
Doanh số bán hàng: kiểm tra doanh số bán hàng so với đặt hàng và so với kế hoạch giao từ đĩ đánh giá mức độ hồn thành kế hoạch.
Phƣơng thức bán hàng: trả tiền trƣớc hay trả tiền sau, tình hình thu hồi cơng nợ, cách tính giá bán, chiết khấu... cĩ phù hợp hay đúng với quy chế tiêu thụ sản phẩm của Tổng cơng ty hay khơng?
Hàng tồn kho: Kiểm tra, đánh giá hàng tồn kho đều đặn là cần thiết giúp Tổng cơng ty kiểm sốt đƣợc các chủng loại, số lƣợng sản phẩm để cĩ thể sản xuất kịp thời sẵn sàng đáp ứng cho thị trƣờng, bên cạnh đĩ kiểm sốt đƣợc quy trình bảo quản hàng hĩa, sản phẩm, đồng thời giúp Tổng cơng ty tránh tình trạng tiêu cực nhƣ: đầu cơ, tích trữ khi cĩ đột biến của thị trƣờng
Vì vai trị của các thành viên trong hệ thống kênh là rất quan trọng đối với Tổng cơng ty, nĩ đảm bảo sự ổn định về mặt thị trƣờng cũng nhƣ trong sản xuất.
Việc đánh giá các thành viên kênh, giúp cho Tổng cơng ty thấy đƣợc hiệu quả hoạt động của các thanh viên đối với Tổng cơng ty, qua đánh giá Tổng cơng ty sẽ cĩ những chính sách phù hợp với từng loại sản phẩm, trên từng khu vực mà các thành viên kênh quản lý.
Ngồi ra, ban lãnh đạo Tổng cơng ty Giấy Việt Nam rất coi trọng mối quan hệ, hợp tác đối với các thành viên kênh trong hệ thống phân phối của mình, vì lý do đĩ ngồi việc quản lý hoạt động kinh doanh, phịng thị trƣờng phải nắm bắt đƣợc nhu cầu và mong muốn của các thành viên kênh. Để kịp thời khuyến kích, động viên và giúp đỡ các thành viên kênh trong cơng việc.
Các cán bộ, nhân viên phịng thị trƣờng đã thƣờng xuyên xuống địa bàn của các thành viên kênh để tìm hiểu nhu cầu cũng nhƣ khĩ khăn, vƣớng mắc trong cơng tác quản lý, tiêu thụ sản phẩm của Tổng cơng ty khi đƣa ra thị trƣờng. Tổng Cơng ty cịn cử nhân viên phịng thị trƣờng đi bán hàng trực tiếp cùng với các nhân viên bán hàng của nhà phân phối, thơng qua trao đổi, tiếp xúc trực tiếp với nhân viên bán hàng, các phản hồi từ phía khách hàng của thành viên kênh, phịng thị trƣờng tổng kết lại, báo cáo ban lãnh đạo để cĩ những chỉ đạo trực tiếp nhằm tháo gỡ các khĩ khăn cho các thành viên kênh.
Hỗ trợ tƣ vấn, bán hàng: ngồi việc giúp các thành viên kênh tháo gỡ các khĩ khăn Tổng cơng ty cịn hỗ trợ, tƣ vấn bằng cách cử chuyên gia kỹ thuật, thị trƣờng trực tiếp xuống các nhà máy, cơ sở sản xuất, gia cơng mà khách hàng của các thành viên kênh cĩ nhu cầu (các đơn hàng lớn) để đảm bảo cho quá trình vận hành sản xuất tránh đƣợc tổn thất do khơng đúng quy trình, tỉ lệ và giúp cho việc sản xuất ra sản phẩm cĩ chất lƣợng, mẫu mã đẹp và hiệu quả cao. Ngồi ra, Tổng cơng ty cịn hỗ trợ các phƣơng tiện quảng bá, giới thiệu sản phẩm nhƣ: biển, bảng quảng cáo, catolog, …
Bên cạnh đĩ, Tổng cơng ty cịn thực hiện các chính sách thƣởng cho các thành viên kênh nhƣ:
+ Thƣởng du lịch nƣớc ngồi cho các thành viên kênh đạt doanh số cao nhất trong cả nƣớc (theo kế hoạch)
+ Tham gia hội nghị khách hàng định kỳ hàng năm
Chính sách phạt đối với các thành viên kênh vi phạm hợp đồng, khơng làm đúng quy định đã ký kết với Tổng cơng ty, bán hàng giả, nhái các sản phẩm Tổng cơng ty (thanh lý hợp đồng), chậm thanh tốn tiền hàng. Thực tế trong những năm gần đây, giữa Tổng cơng ty và các thành viên kênh đã xảy ra nhiều nhƣng đã cùng với nhau từng bƣớc giải quyết theo luật định của nhà nƣớc và theo thỏa thuận giữa hai bên.
Với các chính sách khuyến mại của Tổng cơng ty đã khuyến kích các thành viên kênh hoạt động tích cực hơn, và tác động lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng cơng ty. Giúp Tổng cơng ty gìn giữ mối quan hệ lâu dài hơn, bền chặt hơn và tốt đẹp hơn với các thành viên kênh.