Đánh giá hoạt động quản lý hệ thống phân phối sản phẩm tại TCT

CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU

3.3 Đánh giá hoạt động quản lý hệ thống phân phối sản phẩm tại TCT

Thực tế trên cho thấy Tổng cơng ty Giấy Việt Nam đã thiết lập quan hệ với các thành viên trong hệ thống phân phối dựa trên quan hệ hợp tác và tƣơng hỗ, Tổng cơng ty cĩ những thuận lợi nhất định khi kiểm sốt một số khâu trong hoạt động phân phối, do đĩ, Tổng cơng ty cĩ thể nắm bắt đƣợc tình hình thực tế trong hoạt động Phân phối. Tuy nhiên, ta cĩ thể nhận thấy việc quản lý HTPP của Tổng cơng ty cịn chƣa đƣợc hồn tồn chặt chẽ bởi vì Tổng cơng ty mới chỉ kiểm sốt đƣợc HTPP đến các đại lý cấp I, đĩ là các Chi nhánh và trung gian thƣơng mại ký hợp đồng trực tiếp với Tổng cơng ty cịn hoạt động phân phối từ các Chi nhánh, khách hàng thƣơng mại nhƣ thế nào là rất khĩ quản lý. Nhƣ vậy cĩ thể dẫn đến việc cạnh tranh gây xung đột theo chiều ngang ở cùng mức độ phân phối (khách hàng chồng chéo)

3.3.1: Những thành tựu đạt được của Tổng cơng ty Giấy Việt Nam trong cơng tác quản lý hệ thống phân phối Giấy Bãi Bằng quản lý hệ thống phân phối Giấy Bãi Bằng

Trong những năm qua hoạt đợng của hệ thống phân phối của Tởng cơng ty đạt được những thành tựu to lớn:

* Thị trƣờng ổn định và giữ vững : trong bối cảnh phải cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ trong nƣớc và nƣớc ngồi , thị trƣờng của Tổng cơng ty vẫn duy trì ổn định và đứng vững, bên cạnh đĩ khơng ngƣ̀ng tiếp tục mở rơ ̣ng trên cả nƣớc để chiếm lĩnh thị phần , đẩy ma ̣nh sản lƣợng sản phẩm tiêu thu ̣ . Tởng cơng ty đang mở rơ ̣ng thi ̣ trƣờng vào khu vƣ̣c thi ̣ trƣờng miền Trung và miền Nam , các sản phẩm của Tởng cơng ty đang dần ca ̣nh tranh đƣợc và dành ƣu thế ta ̣i các thi ̣ trƣờng này .

* Sản phẩm của Tổng cơng ty đƣợc nâng cao chất lƣợng và đa dạng chủng loại, mẫu mã, Tởng cơng ty đã chú tro ̣ng hơn đến chất lƣợng sản phẩm ta ̣o lâ ̣p uy tín và ƣu thế cạnh tranh . Trong đĩ, đã liên tu ̣c cải tiến và đởi mới quy trình cơng nghê ̣ sản xuất để nâng cao chất lƣợng sản phẩm , cạnh tranh với sản phẩm giấy nhập khẩu, dành lại thị trƣờng ; chú trọng hơn trong việc đa dạn g hóa chủng loa ̣i sản phẩm và phân chia nhiều cấp loa ̣i giấy để thuâ ̣n tiê ̣n với nhu cầu của ngƣời tiêu dùng. Sản phẩm giấy cĩ thể đƣợc phân theo cấp độ chất lƣợng về độ trắng , đơ ̣ dày và kiểu dáng … để ngƣời tiêu dùng cĩ thể lƣ̣a cho ̣n.

* Thƣơng hiệu Giấy Bãi Bằng của Tổng cơng ty luơn đƣợc ngƣời tiêu dùng trong nƣớc tin dùng và tiếp tục khẳng định vị thế vững chắc trên thị trƣờng.

* Hệ thống phân phối sản phẩm của Tổng cơng ty đã xây dựng đƣợc một cơ sở phƣơng tiện vững chắc và ổn định, đĩ là cĩ đủ phƣơng tiện vận chuyển đáp ứng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng; kho tàng đủ điều kiện chứa hàng và đủ điều kiện bảo đảm an tồn khi hàng lƣu kho, lƣu bãi

* Phƣơng thƣ́c phân phới và thanh toán tƣơng đối hồn chỉnh , luơn tạo điều kiện tốt nhất cho tồn hệ thống hoạt động , ví dụ nhƣ: một số khách hàng, Nhà phân phới cĩ điều kiện tài chính tốt (đƣợc ngân hàng bảo lãnh ) đƣợc phép thanh tốn trả chậm cho Tởng cơng ty vào ngày 30 hàng tháng (tháng thiếu thì thanh tốn vào ngày cuối tháng ). Hơn nƣ̃a các đa ̣i lý bán lẻ có thể nhâ ̣n đƣợc thƣởng nếu hoàn

thành tốt việc tiêu thụ của đại lý. Điều này đã khuyến khích nhiều đa ̣i lý bán lẻ tham gia vào kênh phân phới của Tổng cơng ty thúc đẩy quá trình t iêu thu ̣ diễn ra nhanh chĩng.

* Tổng cơng ty sƣ̉ du ̣ng đòn bẩy khuyến khích lợi ích vâ ̣t chất và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cần thiết đã giúp Tổng cơng ty thu hút đƣợc một đội ngũ các trung gian nhiê ̣t tình trong viê ̣c tiêu thu ̣ sản phẩm.

* Các hoạt động nghiên cứu thị trƣờng , yểm trơ ̣ xúc tiến bán hàng liên tu ̣c đƣơ ̣c đẩy ma ̣nh. Tổng cơng ty luơn có mă ̣t trong các đợt triển lãm , hơ ̣i chợ hàng tiêu dùng. Cƣ̉ các nhân viên nghiên cƣ́u thi ̣ trƣờng tới khảo sát thơng tin về nhu cầu thị trƣờng. Tất cả các hoa ̣t đơ ̣ng tiêu thu ̣ trong nhƣ̃ng năm gần đây đƣợc Tổng cơng ty chú trọng nhiều hơn vì vậy đã đem lại một kết quả khả quan trong hoạt động tiêu thụ sản phẩm của Tổng cơng ty.

3.3.2. Những tồn tại trong quản lý hệ thống phân phối giấy Bãi Bằng của Tổng cơng ty Giấy Việt Nam (VINAPACO) cơng ty Giấy Việt Nam (VINAPACO)

Cĩ thể nĩi, đến nay thì Tổng cơng ty Giấy Việt nam đã xây dựng cho mình một hệ thống phân phối tƣơng đối hồn chỉnh gĩp phần giữ vững thị trƣờng, giữ vững thƣơng hiệu, sản lƣợng tiêu thụ luơn hồn thành mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên đây chỉ là dấu hiệu khả quan cịn trong cơng tác quản lý hệ thống phân phối sản phẩm vẫn cịn bộc lộ nhiều điểm yếu và triển khai chƣa cĩ hiệu quả, cần khắc phục:

Thứ nhất, việc lập kế hoạch phân phối sản phẩm chƣa thực sự sát với diễn biến

thị trƣờng do hệ thống thơng tin về thị trƣờng, về đối thủ cạnh tranh cịn thiếu tính chuyên nghiệp, cập nhập số liệu chậm, thiếu chính xác, khơng kịp thời với diễn biến thị trƣờng dẫn đến việc đƣa ra các chính sách để thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm bị chậm hay khơng đúng thời điểm nhƣ: tăng chiết khấu, giảm giá bán hay đƣa ra chƣơng trình khuyến mại … khơng tạo đƣợc sự khích lệ đối với khách hàng, từ đĩ làm mất đi những cơ hội tốt để thúc đẩy tiêu thụ. Bên cạnh đĩ, cịn làm cho việc lập kế hoạch sản xuất và phân bổ hàng hĩa khơng đều dẫn đến quá trình phân phối các sản phẩm của Tổng cơng ty nhiều khi khơng hợp lý

Nguyên nhân: Là do việc nghiên cứu thơng tin thị trƣờng chƣa đƣợc uỷ nhiệm cho một bộ phận chuyên trách tiến hành nên khơng cĩ bộ phận cụ thể nào chịu trách nhiệm về việc này (hiện nay chỉ duy nhất phịng Thị trƣờng Tổng cơng ty cập nhập thơng qua khách hàng). Do vậy, để khắc phục tình trạng trên Tổng cơng ty cần xây dựng cho mình một bộ phận hay phịng ban chuyên trách cơng tác nghiên cứu thơng tin thị trƣờng này.

Thứ hai, cơng tác quản lý các thành viên trong hệ thống kênh phân phối cịn lỏng lẻo để xảy ra các tình trạng thiếu sự liên kết và xung đột giữa các thành viên trong hệ thống, đĩ là việc tranh giành khách hàng, bán lấn vùng… Một số thành viên trong hệ thống vì lợi nhuận mà nhập hàng của đối thủ cạnh tranh về bán, trƣng bày vào vị trí tốt hơn các sản phẩm của Tổng cơng ty.

Nguyên nhân: do Tổng cơng ty chƣa cĩ những chế tài đủ mạnh để ràng buộc các thành viên trong hệ thống, mặt khác, do yếu tố cơ chế thị trƣờng và mơi trƣờng kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, Tổng cơng ty luơn phải đối mặt với những khĩ khăn trong việc cạnh tranh để giữ khách hàng. Do vậy nếu khơng giải quyết khéo và hợp lý thì rất khĩ để giữ đƣợc các thành viên, các thành viên sẽ khơng tham gia vào hệ thống của Tổng cơng ty và sẽ chuyển sang thƣơng hiệu khác. Vì vậy, trong thời gian tới, Tổng cơng ty vừa phải khéo léo giải quyết trong việc xung đột thì cần phải cĩ chính sách và phƣơng án cụ thể nhƣ cảnh cáo nếu vi phạm lần đầu hoặc thanh lý hợp đồng phân phối đối với đối tác sai phạm lần 2, nhằm giảm bớt xung đột, tránh ảnh hƣởng đến các thành viên khác trong kênh cũng nhƣ khách hàng và hình ảnh của Tổng cơng ty.

Thứ ba, Tổng cơng ty chƣa xây dựng đƣợc các chỉ tiêu rõ ràng, cụ thể cho mỗi dạng kênh phân phối để từ đĩ cĩ thể đánh giá hiệu quả hoạt động của các thành viên. Việc đánh giá hiệu quả kênh thƣờng cho kết quả khơng chính xác làm ảnh hƣởng đến việc quản lý kênh phân phối sản phẩm của Tổng cơng ty

Nguyên nhân:Tổng cơng ty Giấy Việt Nam chƣa thực quyết liệt trong việc thƣờng xuyên điều chỉnh các kênh phân phối, loại bỏ các kênh phân phối khơng hiệu quả, xây dựng các kênh phân phối mới. Chính vì vậy, trong thời gian tới, Tổng

cơng ty cần đƣa ra các mục tiêu, yêu cầu cụ thể, rõ ràng cho các thành viên kênh nhằm khắc phục tồn tại trên.

Thứ tư, việc khuyến khích các thành viên trong hệ thống cịn hạn chế. Trong

đĩ là việc thực hiện các chính sách bán hàng để kích thích tiêu thụ sản phẩm của Tổng cơng ty cịn nhiều bất cập:

Về chính sách giá: giá bán của Tổng cơng ty thƣờng cao hơn so với các đối thủ. Việc thay đổi giá bán thƣờng bị chậm hơn so với tình hình diễn biến thị trƣờng làm mất đi tính cơ hội trong hoạt động phân phối sản phẩm.

Về chiết khấu: hiện nay, Tổng cơng ty đang áp dụng hai hình thức đƣợc hƣởng chiết khấu đĩ là, chiết khấu thƣơng mại và chiết khấu thanh tốn, do vậy hầu hết các khách hàng trung gian thƣơng mại dồn vào một mối để hƣởng cùng lúc hai chiết khấu trên (cao nhất). Sự bất cập đĩ chính là việc nếu đầu mối nợ quá lớn hoặc phá sản sẽ dẫn đến các trung gian khác phải ảnh hƣởng theo. Bên cạnh đĩ việc điều chỉnh chiết khấu chƣa thực sự nhạy bén theo thị trƣờng

Về chính sách vận tải: cịn nhiều bất cập trong việc điều động phƣơng tiện để cung ứng cho khách hàng, trong đĩ bất cập nhất là việc quy định về số lƣợng đơn hàng để vận chuyển ví dụ: phải trên 10 tấn mới đáp ứng vận chuyển đối với giấy cuộn…. đồng thời việc hỗ trợ cƣớc vận tải trong phân phối sản phẩm cũng là nguyên nhân chính dẫn đến việc bán hàng lấn vùng đối với giấy Bãi bằng dạng chế biến.

Nguyên nhân: do Tổng cơng ty Giấy Việt Nam hoạt động theo mơ hình DNNN, do nhà nƣớc làm chủ sở hữu nên việc thực hiện điều chỉnh các chính sách là khơng hề đơn giản bởi tƣ duy và cơ chế, phải trình qua nhiều cấp quản lý dẫn đến mất đi tính cơ hội trong điều hành hệ thống phân phối, tiêu thụ sản phẩm. Việc ban hành các chính sách chƣa đƣợc nghiên cứu kỹ, đơi khi khi áp dụng khơng phù hợp vào từng thời điểm kinh doanh khơng tạo đƣợc sự khích lệ đối với các kênh trong phân phối sản phẩm

Năm là, trình độ của cán bộ quản lý hệ thống kênh, đội ngũ nhân viên bán hàng của Tổng cơng ty, các nhà phân phối, các cửa hàng cịn chƣa tƣơng xứng với hệ thống phân phối

Nguyên nhân: là do ngay từ bƣớc đầu trong cơng tác tuyển dụng cán bộ của Tổng cơng ty chƣa thực sự chuyên nghiệp, vẫn cịn các tình trạng nể nang trong quan hệ dẫn đến việc tuyển những ngƣời về làm mà khơng đƣợc đào tạo đúng ngành nghề liên quan dẫn đến khơng đạt hiệu quả cao trong cơng việc. Bên cạnh đĩ, Tổng cơng ty chƣa cĩ nhiều chính sách đào tạo hợp lý và chuyên sâu đối với đội ngũ này, do vậy họ chỉ làm việc theo phong cách truyền thống cĩ sẵn, dựa trên kinh nghiệm làm việc chứ chƣa áp dụng đƣợc những tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào quản lý kênh. Để khắc phục tình trạng trên thì Tổng cơng ty cần rà sốt, kiện tồn lại đội ngũ cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên giám sát, bán hàng, đồng thời tăng cƣờng cơng tác đào tạo trong lĩnh vực kinh doanh, marketing…

Trong bối cảnh chung đĩ, Tổng cơng ty Giấy Việt Nam đã từng bƣớc nhanh chĩng nắm bắt và thích ứng với cơ chế thị trƣờng, nhanh chĩng chuyển hƣớng kinh doanh, thiết lập đƣợc một mạng lƣới hệ thống phân phối rộng khắp trên các khu vực thị trƣờng và coi quản trị phân phối là một cơng tác quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Những năm qua, mặc dù biến động thị trƣờng phức tạp, rủi ro trong kinh doanh là điều khơng thể tránh khỏi nhƣng nhờ cĩ những biện pháp quản trị phân phối hữu hiệu Tổng cơng ty cũng đã từng bƣớc khắc phục khĩ khăn và đạt đƣợc khơng ít những thành cơng đáng khích lệ.

3.3.3: Nguyên nhân chính ảnh hưởng tới cơng tác quản lý hệ thống phân phối sản phẩm của Tổng cơng ty. sản phẩm của Tổng cơng ty.

Nội lực của Tổng cơng ty cĩ ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động quản trị phân phối. Hoạt động này cĩ hiệu quả hay khơng đều phụ thuộc vào các khả năng về tài chính, cơng nghệ và nhân sự...

- Về lĩnh vực tài chính: Khi Tổng cơng ty cĩ khả năng lớn về tài chính thì Tổng cơng ty sẽ cĩ nhiều thuận lợi hơn trong việc đầu tƣ cho các hoạt động phân phối nhƣ:

Tổng cơng ty sẽ cĩ các chính sách bán hàng linh động, chiết khấu và ƣu đãi cao hơn các đối thủ cạnh tranh, từ đĩ cĩ thể thu hút các đại lý, trung gian thƣơng mại, nhà phân phối trở thành các đại lý độc quyền của Tổng cơng ty; hay Tổng cơng

ty cĩ thể sẽ đầu tƣ nhiều hơn để quá trình lƣu chuyển hàng hố đƣợc thuận lợi và cĩ nhiều lựa chọn phƣơng tiện vận chuyển tốt hơn. Tổng cơng ty cĩ khả năng về tài chính tốt sẽ chủ động mạnh dạn để đầu tƣ vào cơng tác nghiên cứu thị trƣờng, chủ động trong việc tồn kho, điều tiết hàng hố...

Đối với Tổng cơng ty Giấy, hiện nay dây chuyền cơng nghệ, thiết bị, máy mĩc hoạt động nhiều năm nay đã cũ thƣờng xuyên bị sự cố làm dãn đoạn sản xuất, tiêu hao nhiên liệu nhiều, chất lƣợng sản phẩm khơng ổn định. Do vậy, nếu cĩ đủ mạnh về tài chính Tổng cơng ty cĩ thể đầu tƣ nâng cấp dây chuyền thiết bị hay đầu tƣ mở rộng để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thị trƣờng về sản phẩm.

Việc mở rộng hệ thống các chuỗi cửa hàng giới thiệu sản phẩm, văn phịng đại diện, các thành viên kênh trong hệ thống phân phối chƣa đƣợc đầu tƣ đúng mức (do vốn đầu tƣ cịn hạn hẹp). Đĩ là nơi giao dịch, bán hàng trực tiếp với khách hàng và đây cũng chính là hình ảnh thƣơng hiệu hiện diện chính thức của Tổng cơng ty tại các khu vực.

Do tính đặc thù của ngành sản xuất giấy và bột giấy nên các vật tƣ phụ tùng hay nguyên vật liệu của Tổng cơng ty chủ yếu phải nhập khẩu từ nƣớc ngồi vì trong nƣớc khơng đáp ứng đƣợc nên Tổng cơng ty khơng tự chủ đƣợc về sự thay đổi tỷ giá hối đối, thuế xuất nhập khẩu với một số vật tƣ, phụ tùng, nguyên vật liệu gây ảnh hƣởng và sụt giảm về doanh thu.

- Khoa học – Cơng nghệ: Bên cạnh khả năng về tài chính thì yếu tố khoa học - cơng nghệ cũng đĩng một vai trị vơ cùng quan trọng trong hoạt động quản trị phân phối. Cơng nghệ cao sẽ là yếu tố quyết định cho sản phẩm chất lƣợng cao và sẽ cĩ dịch vụ kỹ thuật sau bán hàng tốt hơn. Đối với các mặt hàng tiêu dùng, kỹ thuật cao hoặc các mặt hàng dùng làm tƣ liệu sản xuất thì dịch vụ sau bán hàng tốt sẽ tạo cho Tổng cơng ty một lợi thế cạnh tranh cao hơn trên thƣơng trƣờng.

Tổng cơng ty đã cĩ những đầu tƣ để nâng cấp, sửa chữa, thay thế trang thiết bị máy mĩc, tuy nhiên, do thiếu vốn đầu tƣ nên máy mĩc, thiết bị khơng đƣợc đồng bộ, phải triển khai thay thế làm nhiều lần gây ảnh hƣởng đến việc sản xuất, năng suất lao động chƣa cao.

- Đa da ̣ng hóa các mă ̣t hàng sản xuất nhƣng tính đa da ̣ng về chủng loa ̣i chƣa cao, chất lƣơ ̣ng sản phẩm khơng ởn đi ̣nh mă ̣c dù đƣợc nâng cao dần . Mơ ̣t sớ sản phẩm khơng đáp ƣ́ng đƣợc nhu cầu trong nƣớc , để hàng ngoại chiếm lĩnh thị trƣờng. Cơ cấu mă ̣t hàng còn trong tình tra ̣ng bất câ ̣p . Sản phẩm chủ yếu là giấy in ,