CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng cơng tác quản lý hệ thống phân phối sản phẩm Giấy Bãi Bằng tạ
3.2.2 Tổ chức thực hiện kế hoạch
Bảng 3.10 Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm giấy Bãi bằng của Tổng cơng ty Giấy Việt Nam các năm 2013 – 2015
Đơn vị: Tấn
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Phịng Thị trƣờng 49.000 54.500 53.500 Chi nhánh Hà Nội 22.000 22.000 23.500 Chi nhánh Đà Nẵng 11.000 10.500 10.000 CN TP Hồ Chí Minh 18.000 18.000 18.000
Tổng 105.000 105.000 100.000
Nguồn: Phịng thị trường Tổng cơng ty Giấy Việt Nam
- Kênh phân phối trực tiếp: gồm phịng Thị trƣờng và các Chi nhánh. Trong đĩ, cơng việc quản lý và điều hành các hoạt động trong hệ thống phân phối này do ban Tổng giám đốc và trực tiếp điều tiết phân bổ là phịng Thị trƣờng đảm nhiệm.
- Kênh phân phối gián tiếp: Tổng cơng ty đã thiết lập đƣợc một hệ thống phân phối này (nhƣ đã trình bày phần trên) tƣơng đối hiệu quả theo từng địa bàn. Thơng qua hệ thống này đã giúp Tổng cơng ty rất nhiều trong phƣơng thức bán hàng và tạo đƣợc niềm tin lớn đối với các khách hàng là các cơ sở gia cơng và ngƣời tiêu dùng
Cùng với hai kênh phân phối trực tiếp và gián tiếp trên Tổng cơng ty đã bám sát kế hoạch tiêu thụ sản phẩm hàng năm triển khai các hoạt động cũng nhƣ ban hành các chính sách phù hợp để hai kênh phân phối này hoạt động hiệu quả gĩp phần củng cố vững chắc hệ thống phân phối sản phẩm của Tổng cơng ty. Từ đĩ đƣa sản phẩm đƣợc tiếp cận đến nhiều đối tƣợng tiêu dùng, tăng độ bao phủ sản phẩm trên thị trƣờng và giúp Tổng cơng ty tăng trƣởng về doanh thu, mở rộng thị trƣờng, và nắm bắt kịp thời thơng tin về đối thủ……..:
* Về cơng tác điều hành hoạt động của hệ thống phân phối:
Phịng thị trƣờng và 3 chi nhánh cĩ nhiệm vụ giao dịch, tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ, trao đổi thơng tin với khách hàng, xem xét và thực hiện đáp ứng các yêu cầu đĩ. Giải quyết các khiếu nại của khách hàng hay bên thứ ba về sự khơng phù hợp đối với sản phẩm cũng nhƣ hệ thống quản lý chất lƣợng của cơng ty. Thu thập, phân tích thơng tin của khách hàng phản ảnh về chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ của cơng ty. Việc giao dịch với khách hàng cĩ thể đƣợc thơng qua cơng văn, điện thoại, Fax, thƣ điện tử hoặc giao dịch trực tiếp.
+ Yêu cầu của khách hàng, cơng ty cĩ đáp ứng đƣợc hay, khơng ?
+ Yêu cầu mà đáp ứng đƣợc thì thoả thuận với các khách hàng trên các mặt nhƣ chủng loại, quy cách sản phẩm, số lƣợng, giá cả, thời gian và điều kiện giao hàng, điều kiện thanh tốn.
+ Các vấn đề khác cần thơng tin tới khách hàng nếu cĩ.
Nếu hai bên đạt đƣợc những thoả thuận thì tiến hành soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hố, trình giám đốc hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền ký duyệt. Trong trƣờng hợp khách hàng ký kết hợp đồng đại lý Tổng cơng ty đã lập mẫu hợp đồng riêng. Bất kỳ cĩ sự thay đổi nào của hợp đồng từ phía khách hàng hay từ phía Tổng cơng ty thì hợp đồng phải đƣợc xác lập lại hoặc lập phụ lục hợp đồng hoặc khách hàng cĩ văn bản yêu cầu điều chỉnh đƣợc phịng thị trƣờng đề xuất ý kiến trình Tổng giám đốc Tổng cơng ty phê duyệt. Trƣờng hợp khách mua hàng với số lƣợng ít và loại sản phẩm thơng thƣờng với hình thức thanh tốn tiền ngay thì cĩ thể hai bên khơng
phải thiết lập hợp đồng mà việc mua bán đƣợc thực hiện trên cơ sở cơng văn của khách hàng đƣợc giám đốc phê duyệt.
*Về cơng tác điều phối hoạt động sản xuất sản phẩm :
Hàng tháng căn cứ vào năng lực sản xuất, khả năng cung cấp vật tƣ, nguyên liệu, đánh giá nhu cầu của thị trƣờng, phịng Thị trƣờng sẽ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng. Bên cạnh đĩ, căn cứ vào các đơn đặt hàng và kế hoạch sản xuất phịng Thị trƣờng lập lệnh sản xuất gửi tới nhà máy giấy, phịng KCS, kho thành phẩm và các đơn vị liên quan căn cứ thực hiện.
*Quản lý kho bãi :
Hàng ngày, vào đầu giờ làm việc Phịng thị trƣờng sẽ nhận các báo cáo về chủng loại, số lƣợng hàng tồn kho qua điện thoại từ nhân viên thống kê kho Thành Phẩm tại VINAPACO và cập nhật hàng ngày từ phiếu xuất nhâp kho sản phẩm.
Cịn đối các kho nằm ở 3 khu vực Hà nội, Đà Nẵng, Tp HCM hàng ngày sẽ báo cáo lƣợng hàng tồn kho cũng nhƣ lƣợng hàng đã xuất đi cho các chi nhánh và các đại lý trên tồn quốc thơng qua Fax đến cho phịng thị trƣờng xử lý số liệu và điều hành việc phân phối. Thơng qua việc nhận các báo cáo về lƣợng hàng tồn kho và lƣợng hàng xuất đi bán, với dựa trên đơn đặt hàng tiêu thụ của các đại lý Phịng thị trƣờng sẽ ƣớc tính lập kế hoạch sản xuất cho từng tháng.
VINAPACO đã đầu tƣ xây dựng thiết lập một hệ thống kho bãi phân bổ trên khắp 3 miền với khả năng lƣu kho tƣơng đối lớn. Hiện VINAPACO đang quản lý 4 nhà kho phân phối giấy trên khắp cả nƣớc gồm: kho tại Tổng cơng ty, tại Hà Nội kho nằm tại khu vực nhà máy Cầu Đuống, miền trung tại Đà Nẵng, ở miền nam tại tp Hồ Chí Minh. Giấy đƣợc vận chuyển bằng xe tải đến Hà Nội, bằng đƣờng sắt đến Đà Nẵng và bằng container vận chuyển bằng đƣờng biển từ cảng Hải Phịng vào tp Hồ Chí Minh. Giấy từ các kho sẽ phân phối cho nhiều khách hàng khác nhau. Dƣới đây là bảng trình bày về số lƣợng và cơng suất hàng chứa tại các kho.
Bảng 3.11 : Các kho giấy do VINAPACO quản lý (đơn vị : tấn) CÁC KHO HÀNG TỒN KHO CƠNG SUẤT
- BAPACO - Hà Nội - Đà Nẵng - Tp Hồ Chí Minh 12.000 500 300 200 15.000 2.000 300 1.000
(Nguồn : Tổng cơng ty giấy Việt Nam) *Hoạt động vận tải : Ngồi các phƣơng tiện do Xí nghiệp Vận Tải của Tổng cơng ty thực hiện thìhiện nay, Tổng cơng ty đã ký kết hợp đồng với các đơn vj vận tải thuê ngồi để thực hiện chung chuyển hàng hĩa đi các nơi. Cƣớc phí vận chuyển sẽ đƣợc tính theo khoảng cách và khu vực địa lý vận chuyển đến khơng nằm trong giá thành bán sản phẩm của Tổng cơng ty, tuy nhiên trong trƣờng hợp đối tác mua với số lƣợng lớn tuỳ theo tình hình cụ thể thực tế Tổng cơng ty sẽ hỗ trợ một phần cƣớc phí vận chuyển cho khách hàng.
* Về chính sách bán hàng: Thơng qua việc nghiên cứu, khảo sát thị trƣờng cũng nhƣ thơng tin về đối thủ cạnh tranh, Tổng cơng ty đã chủ động ban hành các chính sách về giá bán cho từng khu vực, từng thời điểm. Điều chỉnh tỷ lệ chiết khấu thanh tốn, chiết khấu thƣơng mại để khuyến khích khách hàng mua hàng. Tuy nhiên, do Tổng cơng ty hoạt động theo cơ chế loại hình doanh nghiệp nhà nƣớc nên việc ban hành các chính sách bán hàng thƣờng phải qua nhiều cấp phê duyệt do đố đơi khi làm mất đi tính cơ hội trong hoạt động bán hàng nĩi chung và ảnh hƣởng trực tiếp đến hệ thống phân phối sản phẩm của Tổng cơng ty.
* Về quan hệ khách hàng: Thơng qua kênh tiêu thụ trực tiếp Tổng cơng ty tạo mối quan hệ thân thiết với khách hàng, chia sẻ, nắm bắt kịp thời nhu cầu của thị trƣờng cũng nhƣ lắng nghe đƣợc những phản ánh, đĩng gĩp từ phía khách hàng để cĩ kế hoạch điều chỉnh phù hợp đáp ứng tối đa sự thỏa mãn của khách hàng.
* Về thực hiện các chiêu thị bán hàng: Tổng cơng ty thƣờng xuyên tăng cƣờng các hoạt động quảng cáo để quảng bá thƣơng hiệu và thu hút khách hàng thơng qua các phƣơng tiện nhƣ: đài báo, tờ rơi, hội chợ, triển lãm….