Chƣơng 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.3. Thực trạng quản lý chi thƣờng xuyên tại Văn phòng Kho bạc Nhà nƣớc Việt
3.3.2. Thực trạng chấp hành dự toán chi thường xuyên
Để đảm bảo chất lƣợng công tác chấp hành dự toán chi thƣờng xuyên, KBNN phải đảm bảo các điều kiện cần thiết cho công tác chấp hành dự toán chi thƣờng xuyên hàng năm tại Kho bạc nhƣ: đảm bảo nhân lực thực hiện, hƣớng dẫn, kiểm tra, giám sát các đơn vị dự toán trực thuộc.
Căn cứ quyết định giao dự toán chi thƣờng xuyên ngân sách và yêu cầu nhiệm vụ chi, các đơn vị lập hồ sơ thanh toán gửi Văn phòng để kiểm soát, thanh toán.
Văn phòng kiểm tra số dƣ dự toán, tính hợp pháp của hồ sơ do các đơn vị gửi đến và các điều kiện chi theo quy định, thực hiện xuất quỹ và hạch toán chi đối với những mục chi có đủ điều kiện thanh toán.
- Đối với các khoản chi tiền lƣơng, phụ cấp, các khoản đóng góp theo lƣơng và các khoản chi hành chính thƣờng xuyên...: căn cứ vào dự toán đƣợc phê duyệt cho đơn vị và các tiêu chuẩn, định mức chi tiêu hiện hành để làm thủ tục tạm ứng, thanh toán cho đơn vị theo định kỳ hàng tháng.
- Đối với các khoản chi mua sắm hàng hóa, dịch vụ: phải có các điều kiện nhƣ: nội dung chi phải có dự toán đƣợc phê duyệt; đã hoàn chỉnh thủ tục mua sắm nhƣ đấu thầu, chào hàng cạnh tranh... theo quy định.
- Đối với các khoản chi xây dựng, cải tạo mở rộng trụ sở ngoài các yêu cầu về quản lý nhƣ mua sắm tài sản, đơn vị còn phải thực hiện theo đúng quy định về trình tự, thủ tục về đầu tƣ và xây dựng công trình.
- Phần kinh phí tiết kiệm đƣợc từ chi thƣờng xuyên và thu đƣợc giữ lại tại cơ quan KBNN đƣợc trích lập các quỹ và thực hiện chi theo quy định tại Quy chế quản lý tài chính của cơ quan KBNN.
Khi thực hiện chi ngân sách theo hình thức rút dự toán, các đơn vị phải hạch toán theo đúng mục lục NSNN quy định hiện hành.
Bảng 3.3: Chi thƣờng xuyên tại văn phòng KBNN trong giai đoạn 2012-2016 ĐVT: triệu đồng Stt Nội dung Chi tiết Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Tổng chi thƣờng xuyên 77.748 83.037 85.997 89.041 91.833 I Các khoản chi cho con
ngƣời từ nguồn NSNN 19.901 23.448 24.782 25.353 25.755
Tiền lƣơng, tiền công 13.032 15.126 16.033 16.240 16.446
Phụ cấp lƣơng 3.596 4.842 5.050 5.194 5.216
Các khoản đóng góp 3.273 3.480 3.699 3.919 4.093
II Các khoản chi từ nguồn
thu sự nghiệp 57.847 59.589 61.215 63.688 66.078 1 Chi thƣờng xuyên giao khoán 57.847 59.589 59.265 61.516 62.022
1.1 Nhóm thanh toán cá nhân 18.039 20.208 21.732 23.676 24.108
Phụ cấp lương (thêm giờ) 3.641 4.724 5.374 5.748 5.857
Tiền thưởng 466 454 373 633 564
Phúc lợi tập thể 2.118 2.457 2.518 3.389 3.421 Các khoản TT cho cá nhân 11.814 12.573 13.467 13.906 14.266
1.2 Nhóm chi quản lý hành chính 32.425 32.849 30.483 31.176 30.871
Dịch vụ c ng cộng 8.723 9.508 10.126 10.657 11.314 Vật tư văn phòng 2.536 2.259 1.941 1.899 1.250 Th ng tin, tuyên truyền 11.884 9.802 9.166 9.067 8.926 Hội nghị 4.895 4.186 3.514 2.837 1.989 Công tác phí 757 980 1.291 1.169 1.275 Thuê mướn 817 909 1.221 1.485 1.593
Đoàn ra 1.223 1.747
Đoàn vào 578 861 1.024 1.308 1.545 Sửa chữa thường xuyên 1.012 2.597 2.200 2.754 2.979
Stt Nội dung Chi tiết Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1.3 Chi nghiệp vụ chuyên môn 6.277 5.339 5.870 5.371 5.626
1.4 Nhóm chi khác 1.106 1.193 1.180 1.293 1.417
Chi hỗ trợ 415 280 270 250 210
Chi tiếp khách 350 505 391 438 382
Phí, lệ phí 341 408 519 605 825
2 Chi thƣờng xuyên quản lý
kế hoạch 0 0 1.950 2.172 4.056
Đoàn ra 0 0 1.950 2.172 4.056
Nguồn: Thông tin từ Văn phòng KBNN năm 2017
Bảng số liệu cho thấy một số điểm nhƣ sau:
Thứ nhất, chi thanh toán cá nhân:
Chi thanh toán cá nhân gồm: Tiền lƣơng; tiền công; phụ cấp lƣơng; các khoản đóng góp theo lƣơng (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp (nếu có), Kinh phí công đoàn; khen thƣởng thành tích theo danh hiệu thi đua; chi phúc lợi tập thể theo chế độ Nhà nƣớc quy định và các khoản thanh toán khác cho cá nhân.
- Mức chi tiền lƣơng, tiền công đối với CBCC cơ quan KBNN bình quân không vƣợt quá 1,8 lần mức lƣơng đối với công chức do nhà nƣớc quy định. Việc phân phối tiền lƣơng cho CBCC tại KBNN đƣợc quy định cụ thể nhƣ sau:
+ Tiền lƣơng theo chế độ nhà nƣớc quy định (1 lần lƣơng) và các khoản đóng góp theo lƣơng đƣợc ngân sách nhà nƣớc cấp hàng năm:
Tiền lƣơng (1 lần lƣơng) năm 2013 tăng so với năm 2012 là 3.747 triệu đồng tƣơng đƣơng 19%, đạt 90,4% so với dự toán. Các năm tiếp theo tăng lần lƣợt so với năm trƣớc là 1.334 triệu đồng (tƣơng đƣơng 5,6%) - 571 triệu đồng (tƣơng đƣơng 2,3%) - 402 triệu đồng (tƣơng đƣơng 1,5%), đạt trên 95% dự toán lập.
Các khoản đóng góp theo lƣơng thực hiện theo chế độ tiền lƣơng hiện hành của Nhà nƣớc năm 2013 tăng 207 triệu đồng tƣơng đƣơng 6,3% so với năm 2012 đạt 90,7% so với dự toán, các năm tiếp theo tăng lần lƣợt so với năm trƣớc 219 triệu
đồng (tƣơng đƣơng 6,2%) - 220 triệu đồng (tƣơng đƣơng 5,9%) - 174 triệu đồng (tƣơng đƣơng 4,4%), đạt trên 95% dự toán lập.
Tiền lƣơng và các khoản đóng góp theo lƣơng tăng là do Nhà nƣớc có chính sách điều chỉnh hệ số lƣơng cơ bản và tăng do tăng số lƣợng CBCC. Đặc biệt, từ tháng 6/2012, áp dụng phụ cấp công vụ bằng 25% mức lƣơng hiện hƣởng theo Nghị định Số: 34/2012/NĐ-CP ngày 15/4/2012 của Thủ tƣớng Chính phủ do vậy phần tiền lƣơng (1 lần lƣơng) từ năm 2013 tăng vƣợt so với năm 2012.
- Trên cơ sở hệ số lƣơng cơ bản và số lƣợng cán bộ tăng nên tiền lƣơng tăng thêm cũng tăng, năm 2013 tăng so với năm 2012 là 759 triệu đồng, các năm tiếp theo tăng so với năm trƣớc lần lƣợt là 894 triệu đồng - 439 triệu đồng - 360 triệu đồng, đƣợc phân phối nhƣ sau:
+ Phần tiền lƣơng tăng thêm theo dự toán KBNN cấp (sau khi để lại mức 0,2 lần) đƣợc phân phối cùng kỳ lƣơng hàng tháng tƣơng ứng với kết quả công việc.
+ Phần còn lại của tiền lƣơng tăng thêm (mức tăng thêm theo dự toán KBNN cấp trừ đi mức tiền lƣơng tăng thêm hàng tháng đã thanh toán cho công chức).
Trên cơ sở bình xét A, B, C của từng tháng theo quy định của KBNN, cơ quan KBNN thực hiện chi phần còn lại của tiền lƣơng tăng thêm theo công thức:
Kinh phí tiền lƣơng tăng thêm tháng đƣợc
phân phối theo A, B,C
=
Quỹ tiền lƣơng tháng theo mức KBNN
thông báo
- Số thực thanh toán tiền
lƣơng hàng tháng
Hệ số phân phối quỹ tiền lƣơng tăng thêm A, B, C của tháng
=
Kinh phí tiền lƣơng tăng thêm tháng đƣợc phân
phối theo A, B, C
:
Tổng tiền lƣơng, phụ cấp của tháng theo kết quả
bình xét A,B,C [(AxX)+(BxY)+(CxZ)] Mức tiền lƣơng tăng
thêm tháng đƣợc phân phối A, B, C
từng công chức
=
Hệ số phân phối quỹ tiền lƣơng tăng thêm A, B, C
của tháng
x
Tiền lƣơng, p/c của tháng theo kết quả bình xét A,
Trong đó:
X là tổng tiền lƣơng công chức hƣởng mức phân phối loại A = 1,2. Y là tổng tiền lƣơng công chức hƣởng mức phân phối loại B = 1,0. Z là tổng tiền lƣơng công chức hƣởng mức phân phối loại C = 0,8.
Cuối quý, cộng dồn tiền lƣơng tăng thêm phân phối theo A, B, C của 3 tháng để thanh toán cho công chức.
- Chi ngoài giờ cho CBCC: Khi phát sinh lƣợng việc nếu phải làm thêm giờ thì đƣợc thanh toán làm thêm giờ theo quy định hiện hành của nhà nƣớc (tối đa 200 giờ/ngƣời/năm), năm 2012 là 3.641 triệu đồng, năm 2013 là 4.724 triệu đồng, năm 2014 là 5.374 triệu đồng, năm 2015 là 5.748 đồng, năm 2016 là 5.857 triệu đồng. Chi phụ cấp làm thêm giờ năm sau tăng hơn so với năm trƣớc so tăng số lƣợng và hệ số lƣơng cán bộ tăng, tăng lƣơng cơ bản theo điều chỉnh của Nhà nƣớc.
Thứ hai, chi quản lý hành chính.
Trƣớc tình hình kinh tế từ năm 2012 trở lại đây gặp nhiều khó khăn nên nguồn thu từ hoạt động nghiệp vụ có tăng nhƣng không cao, trƣớc những khó khăn đó KBNN đã có các chính sách tiết kiệm chi phí quản lý hành chính, nhờ đó một số khoản chi quản lý hành chính giảm nhƣ đối với các hội nghị lớn thay vì tổ chức họp toàn quốc thì chuyển sang họp trực tuyến, để truyền tải các văn bản quy định pháp luật các cấp và của ngành tới toàn hệ thống KBNN thay vì in và chuyển văn bản thủ công thì nay tất cả các thông tin về văn bản có tính chất hƣớng dẫn chung toàn ngành đƣợc đăng tải trên trang website của KBNN nhờ vậy chi vật tƣ văn phòng, chi thông tin tuyên truyền, chi hội nghị,.... các năm không tăng. Bên cạnh đó thì việc duy tu bảo dƣỡng thƣờng xuyên tài sản đƣợc chú trọng nhiều hơn để thời gian sử dụng có hiệu quả của tài sản lâu hơn, đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác chuyên môn của Kho bạc:
- Chi thanh toán dịch vụ công cộng (bao gồm các khoản chi trả dịch vụ điện, nƣớc, xăng dầu xe, cƣớc phí bƣu chính, vệ sinh môi trƣờng...): năm 2012 là 8.723 triệu đồng, năm 2013 là 9.508 triệu đồng, năm 2014 là 10.126 triệu đồng, năm 2015 là 10.657 triệu đồng, năm 2016 là 11.314 đồng. Sở dĩ năm sau tăng nhẹ so với năm trƣớc do giá dịch vụ điện, nƣớc, xăng dầu biến động và tăng hơn so với các năm trƣớc; KBNN thực hiện theo dõi chặt chẽ mức tiêu hao nhiên liệu theo công suất máy
và số Km thực tế trên đồng hồ từng phƣơng tiện, bố trí phƣơng tiện hợp lý; mặt khác, CBCC trong đơn vị đã chấp hành nghiêm chỉnh chế độ, tiêu chuẩn sử dụng xe công vụ; cơ quan KBNN đã thực hiện nhiều biện pháp để giảm tối đa sử dụng điện năng chƣa thực sự cần thiết nhƣ giảm ánh sáng khu vực công cộng và các hành lang trong từng tầng, cấp ánh sáng theo từng khu vực, quy định thời gian và nhiệt độ để bật điều hòa. Hƣớng dẫn CBCC khi ra khỏi phòng làm việc phải tắt các thiết bị sử dụng điện đi vào nề nếp;
- Vật tƣ văn phòng (bao gồm các khoản chi mua giấy in, mực in, vật tƣ văn phòng khác,...): năm 2012 là 2.536 triệu đồng, năm 2013 là 2.259 triệu đồng, năm 2014 là 1.941 triệu đồng, năm 2015 là 1.899 triệu đồng, năm 2016 là 1.250 triệu đồng; Chi vật tƣ văn phòng phẩm qua các năm đều giảm do cơ quan KBNN thực hiện khoán chi văn phòng phẩm đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả; Công văn, tài liệu, văn bản chế độ đƣợc lƣu trên chƣơng trình quản lý công văn để CBCC nghiên cứu, xử lý văn bản, giảm đáng kể số lƣợng công văn sao chụp, tiết kiệm chi phí;
- Thông tin, tuyên truyền, liên lạc (bao gồm các khoản chi phục vụ đăng thông tin tuyên truyền các hoạt động của cơ quan KBNN, cƣớc phí điện thoại, khoán điện thoại,...): năm 2012 là 11.884 triệu đồng, năm 2013 là 9.802 triệu đồng, năm 2014 là 9.166 triệu đồng, năm 2015 là 9.067 triệu đồng, năm 2016 là 8.926 triệu đồng; Kinh phí năm sau giảm so với năm trƣớc do Văn phòng KBNN thực hiện triệt để việc tiết kiệm chi thông qua việc quản lý các cuộc gọi qua tổng đài và thực hiện khoán chi phí điện thoại cho từng đối tƣợng cán bộ thuộc Cơ quan KBNN. Hàng năm định kỳ 6 tháng, cơ quan KBNN thực hiện công khai cƣớc phí đến từng số điện thoại của các đơn vị thuộc KBNN, số tiền thanh toán cƣớc phí thực tế của các đơn vị đều thấp hơn so với định mức khoán;
- Chi hội nghị, công tác phí, chi thuê mƣớn năm 2012 là 6.469 triệu đồng, năm 2013 là 6.075 triệu đồng, năm 2014 là 6.026 triệu đồng; năm 2015 là 5.491 triệu đồng, năm 2016 là 4.857 triệu đồng. Từ năm 2012 đến năm 2016, KBNN đã cắt giảm đƣợc đáng kể chi phí phục vụ hội nghị do chuyển từ hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn chế độ từ hình thức tập trung sang hình thức họp trực tuyến toàn hệ thống;
- Sửa chữa, bảo trì, bảo dƣỡng thƣờng xuyên tài sản cố định và các khoản chi hành chính khác năm 2012 là 1.012 triệu đồng, năm 2013 là 2.597 triệu đồng, năm 2014 là 2.200 triệu đồng, năm 2015 là 2.754 triệu đồng, năm 2016 là 2.979 triệu đồng, KBNN ngày càng chú trọng vào công tác bảo trì bảo dƣỡng thƣờng xuyên các hệ thống duy trì hoạt động của cơ quan KBNN nhƣ hệ thống điện, nƣớc, âm thanh, điều hòa không khí, thang máy, quản trị tòa nhà thông minh... nhằm đảm bảo hệ thống vận hành thông suốt, giảm tỷ lệ thiết bị hỏng hóc ảnh hƣởng đến hoạt động thƣờng xuyên của trụ sở cơ quan KBNN.
Thứ ba, chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn.
Chi phối hợp tổ chức thực hiện nhiệm vụ, khen thƣởng thành tích công tác đối với các đơn vị trong và ngoài hệ thống, chi các hoạt động phục vụ chuyên môn nhƣ thi tuyển công chức, đề án sắp xếp phân loại kim khí quý đá quý, lƣu trữ tài liệu, Mua sắm vật tƣ, hàng hoá d ng cho chuyên môn nghiệp vụ; thiết bị an toàn kho quỹ, thiết bị kiểm đếm; ấn chỉ các loại; trang phục, bảo hộ lao động; các khoản chi nghiệp vụ kiểm đếm, đảo kho, điều chuyển, bảo vệ an toàn kho, tiền, vàng bạc, đá quý, ngoại tệ, chứng chỉ có giá; bảo quản, lƣu trữ tài liệu, chứng từ; các khoản nghiệp vụ khác năm 2012 là 6.277 triệu đồng, năm 2013 là 5.339 triệu đồng, năm 2014 là 5.870 triệu đồng; năm 2015 là 5.371 triệu đồng, đến năm 2016 là 5.626 triệu đồng.
Thứ tư, các khoản chi thường xuyên khác.
Các khoản chi thƣờng xuyên khác nhƣ chi h trợ hoạt động Đảng, đoàn thể, chi tiếp các đoàn công tác đến làm việc tại đơn vị, chi các khoản phí, lệ phí theo quy định của nhà nƣớc và các khoản chi có tính chất thƣờng xuyên khác năm 2012 là 1.106 triệu đồng, năm 2013 là 1.193 triệu đồng, năm 2014 là 1.180 triệu đồng; năm 2015 là 1.293 triệu đồng, năm 2016 là 1.417 triệu đồng; tỷ lệ tăng hàng năm không đáng kể.
Thứ năm, chi thường xuyên quản lý kế hoạch.
Chi đoàn công tác nƣớc ngoài năm 2012 và năm 2013 nằm trong dự toán và quyết toán chi thƣờng xuyên giao khoán, đạt tỷ lệ 20% - 25% so với dự toán lập. Năm 2014 trở đi phần chi này đƣợc bố trí từ nguồn chi thƣờng xuyên quản lý kế hoạch, quyết toán chi năm 2014 là 1.950 triệu đồng (đạt 22,7% so với dự toán), năm
2015 là 2.172 triệu đồng (đạt 20,2% so với dự toán), năm 2016 là 4.056 triệu đồng (đạt 60,3% so với dự toán).
Thứ sáu, quản lý, sử dụng nguồn tăng thu, tiết kiệm chi: Kinh phí tiết kiệm đƣợc và các khoản thu phát sinh đƣợc phép giữ lại tại cơ quan KBNN.
- Xác định kinh phí tiết kiệm chi và các khoản thu phát sinh đƣợc giữ lại: + Kinh phí tiết kiệm chi thƣờng xuyên đƣợc xác định trên cơ sở dự toán chi thƣờng xuyên đƣợc sử dụng trong năm trừ đi kinh phí thanh toán theo thực tế cho những công việc đã hoàn thành và dự toán kinh phí triển khai các nhiệm vụ chƣa hoàn thành chuyển sang năm sau tiếp tục thực hiện.
+ Đối với các nội dung kinh phí hoạt động thƣờng xuyên: Chi đoàn đi công tác nƣớc ngoài; chi h trợ công tác điều động, luân chuyển, biệt phái CBCC; chi mua bảo hiểm phƣơng tiện, tài sản, kho tàng nếu không thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao hoặc thực hiện không đầy đủ khối lƣợng công việc thì phần kinh phí chƣa thực hiện không đƣợc xác định là kinh phí tiết kiệm. Số kinh phí chƣa thực hiện này phải hoàn trả theo quy định hiện hành. Trƣờng hợp cần thiết phải chuyển kinh phí sang năm sau tiếp tục sử dụng, cơ quan KBNN cần báo cáo và giải trình bằng văn bản về KBNN.
+ Xác định các khoản thu phát sinh đƣợc giữ lại:Các khoản thu phát sinh đƣợc giữ lại tại cơ quan KBNN gồm thu bán hồ sơ mời thầu.