1. 42 Các qui định về luật kinh doanh ngoại tệ của Ngân Hàng Nhà Nước
2.1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của chi nhánh ngân hàng liên doanh
2.1.2.2 Cơ cấu và chức năng của các phòng ban
Gồm có Ban giám đốc và 4 phịng ban
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ngân hàng liên doanh Việt – Nga chi nhánh Khánh Hòa
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức.
(Nguồn Phịng kế tốn tổng hợp VRB Khánh Hịa)
Chức năng mỗi phòng ban
1. Ban giám đốc
a1/ Giám đốc: (Đặng Văn Dự)
+ Là người lãnh đạo cao nhất trong việc điều hành mọi hoạt động của chi nhánh.
+ Là người đại diện trước pháp luật và toàn bộ hệ thống ngân hàng, tham gia quan hệ giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng và chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên về kết quả hoạt động kinh doanh của ngân hàng .
+ Phụ trách chung và phụ trách các mặt công tác cụ thể: tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, công tác tuyển dụng, đào tạo, công tác xây dựng chiến lược kinh doanh của chi nhánh ngân hàng.
a2/ Phó giám đốc: (Nguyễn Xuân Ngọc)
+ Hỗ trợ giám đốc và phụ trách các mảng nghiệp vụ ngân hàng.
+ Trực tiếp tham gia, quản lí điều hành, theo dõi các phòng ban, bộ phận mà giám đốc đã giao. BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG Quản lý rủi ro PHỊNG Kế tốn tổng hợp PHỊNG Quan hệ khách hàng PHÒNG Dịch vụ khách hàng
2. Phòng quan hệ khách hàng
+ Là phòng nghiệp vụ tại VRB Khánh Hịa, có chức năng và nghiệp vụ cho vay, chiết khấu, bảo lãnh, tài trợ thương mại, và các nghiệp vụ khác có liên quan đối với khách hàng theo quy định, quy chế cho vay và quản lý rủi ro của ngân hàng nhằm đáp ứng nhu cầu cho vay và các dịch vụ ngân hàng của các tổ chức kinh tế, dân cư.
+ Nghiên cứu, xây dựng các chiến lược khách hàng tín dụng, thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng.
+ Đề xuất xây dựng các sản phẩm, dịch vụ tín dụng, huy động vốn.
+ Quản lý mối quan hệ với khách hàng là các định chế tài chính bao gồm cả định chế tài chính trong nước và nước ngoài bao gồm thiết lập và phát triển quan hệ, phát triển và đề xuất việc cung ứng các sản phảm, dịch vụ cho các định chế tài chính theo ủy quyền của tổng giám đốc ngân hàng theo từng thời kì.
+ Thực hiện chức năng và nhiệm vụ khác theo quy định do tổng giám đốc giao. Phịng quan hệ khách hàng có 8 nhân viên, trong đó trưởng phịng là ơng Phan Quang Sang.
3. Phòng quản lý rủi ro
Chức năng:
+ Tham mưu đề xuất cho giám đốc chi nhánh các chính sách biện pháp phát triển và nâng cao chất lượng tín dụng, biện pháp quản lý tín dụng; chịu trách nhiệm trong phạm vi thẩm quyền được giao về rà soát.
+ Giám sát việc thực hiện, tuân thủ các quy định về quản lý rủi ro hoạt động của các bộ phận nghiệp vụ thuộc chi nhánh.
Nhiệm vụ:
+ Quản lý rủi ro tín dụng:
- Đánh giá, rà sốt độc lập các đề xuất tín dụng, bảo lãnh trong quy trình từ phịng quan hệ khách hàng (đối với các khoản vay vượt quyền phán quyết của lãnh đạo
phòng quan hệ khách hàng) và các phòng giao dịch trực thuộc chi nhánh( đối với các khoản vay vượt quyền phán quyết của lãnh đạo phịng giao dịch) trình ban giám đốc phê duyệt đối với các trường hợp tùy thuộc mức phán quyết của giám đốc chi nhánh. - Đánh giá độc lập kết quả xếp hạng tín dụng nội bộ do phòng quan hệ khách hàng và các phòng giao dịch thực hiện.
- Phối hợp với các phòng chức năng thực hiện kiểm tra việc thực hiện các quy trình tín dụng để kịp thời của khách hàng có dấu hiệu bất thường hoặc khoản vay, bảo lãnh của khách hàng chuyển sang nợ xấu.
+ Quản lý rủi ro tác nghiệp:
- Xây dựng các hạn mức giao dịch đối với từng nội dung nghiệp vụ, cũng như các quy định quản lý nội bộ đảm bảo an toàn trong hoạt động của chi nhánh phù hợp với các hạn mức rủi ro chung và quy trình nghiệp vụ do ngân hàng liên doanh Việt Nga quy định. - Xây dựng hệ thống cảnh váo rủi ro cho các bộ phận nghiệp vụ tại chi nhánh; đánh giá khả năng xảy ra rủi ro đối với các bộ phận nhiệp vụ tại chi nhánh.
- Công tác giám sát việc tuân thủ các quy định và báo cáo tổng hợp.
- Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các hạn mức tín dụng, bảo lãnh và hạn mức giao dịch đối với từng nội dung nghiệp vụ tại phòng quan hệ khách hàng và dịch vụ khách hàng của chi nhánh.
- Phối hợp với các phịng có liên quan, tổng hợp các báo cáo tín dụng và báo cáo thống kê; thực hiện báo cáo liên quan đến quản lý rủi ro theo yêu cầu của ngân hàng nhà nước.
- Phối hợp với các phòng của chi nhánh phát hiện và xử lý các trường hợp khi có dấu hiệu rủi ro.
- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
Phòng quản lý rủi ro có 3 nhân viên, trong đó phó trưởng phịng là bà Võ Phạm Hồng Quyên.
4. Phịng kế tốn tổng hợp
Phịng kế tốn tổng hợp có chức năng nhiệm vụ như sau:
+ Chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời, hợp lý, trung thực của số liệu kế toán, của báo cáo tài chính, đảm bảo an tồn tài sản, tiền vốn của ngân hàng và khách hàng qua công tác kiểm tra hậu kiểm thực hiện chế đô kế tốn tài chính của chi nhánh.
+ Tổ chức thực hiện và kiểm tra cơng tác hạch tốn chi tiết, kế toán tổng hợp và chế độ báo cáo kế toán, theo dõi quản lý tài sản(quản trị) vốn quỹ theo đúng quy định. + Thực hiện công tác hậu kiểm đối với tồn bộ hoạt động tài chính kế tốn theo quy trình luân chuyển và kiểm soát chứng từ. Thực hiện việc kiểm soát, lưu trữ, bảo quản, bảo mật các loại chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định của nhà nước.
+ Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính thơng qua cơng tác lập kế hoạch tài chính, tài sản; theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch tài chính, phân tích đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động để phục vụ cho quản trị điều hành kinh doanh của ban lãnh đạo.
+ Lập, phân tích báo cáo tài chính của chi nhánh ( bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, kết quả hoạt động kinh doanh…).
+ Thực hiện hạch toán các bút toán thủ công hỗ trợ các phòng nghiệp vụ khi cần thiết.
+ Thực hiện cơng tác kế tốn chi tiêu nội bộ và các chế độ liên quan đến người lao động tại chi nhánh( tính, thanh tốn lương, thưởng, BHXH, BHYT…).
+ Tham gia ban quản lý kho tiền của chi nhánh, quản lý ấn chỉ quan trọng và tài sản khác của chi nhánh.
+ Lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh. + Quản lý nguồn nhân lực (quản lý hành chính, đánh giá cán bộ).
+ Thực hiện công tác quản lý hành chính văn phịng; cơng tác hậu cần, điều kiện vật chất, đảm bảo an ninh; điều kiện làm việc an toàn lao động; quản lý mua sắm, bảo quản tài sản.
+ Quản lý mạng, quản trị hệ thống phân quyền truy cập, kiểm soát theo quyết định của ban lãnh đạo ngân hàng, quản lý hệ thống máy móc thiết bị tin họ, đảm bảo an tồn thơng suốt mọi hoạt động của chi nhánh.
+ Thực hiện chức năng nhiệm vụ khác do tổng giám đốc giao.
Hiện nay phịng kế tốn tổng hợp của chi nhánh có 10 nhân viên, trong đó trưởng phịng là bà Tơn Nữ Tâm Phú.
5. Phịng dịch vụ khách hàng
+ Cơng tác thanh toán, tiền gửi và chuyển tiền:
_ Thực hiện các lệch thanh toán, chuyển tiền đi của các giao dịch trong khả năng thanh toán của chi nhánh.
_ Trực tiếp hướng dẫn, thực hiện xử lý tác nghiệp và hạch toán tất cả các giao dịch với khách hàng về mở tài khoản, rút tiền, gửi tiền, mua bán thu đổi ngoại tệ, thẻ thanh toán….
_ Thực hiện lệnh điều chuyển nội bộ cho chi nhánh.
_ Xử lý các lệnh thanh toán của các ngân hàng khác chuyển đến và chuyển tiếp cho các chi nhánh có liên quan trong hệ thống.
_ Thực hiện các lệnh thanh toán trên tài khoản Nostr được phép sử dụng của VRB tại nước ngoài; giải quyết các vướng mắc phát sinh liên quan đến hoạt động thanh toán quốc tế của ngân hàng (có thể kết hợp với các phịng ban của hội sở chính để thực hiện).
_ Phát triển hoạt động thanh toán với các đối tác.
_ Nghiên cứu, xây dựng, cải tiến và hướng dẫncác quy trình nghiệp vụ về thanh tốn.
+ Cơng tác quản lý hệ thống swift
_ Kết hợp với các phịng ban nghiệp vụ hội sở chính kiểm tra và thực hiện việc kết nối để tiếp nhân hoặc chuyển tiền đi.
_ Phân loại hoặc chuyển tiếp các điện báo có, ghi nợ phát sinh từ hệ thống Swift cho phịng ban có liên quan (phịng kế tốn, quan hệ khách hàng, nguồn vốn...).
+ Cơng tác kiều hối
_ Xây dựng và thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch chi trả kiều hối.
_ Phát triển và mở rộng mạng lưới các công ty liên kết kiều hối, các ngân hàng và đơn vị trong và ngồi nước phục vụ cơng tác chi trả kiều hối.
_ Thực hiện công tác chi trả kiều hối trong nước.
_ Xây dựng các quy định, quy trình hướng dẫn nghiệp vụ chi trả kiều hối. + Công tác giao dịch khác, quản lý giải ngân tín dụng, bảo lãnh, ngân quỹ.
_ Tiếp nhận cập nhật lưu trữ hồ sơ thông tin khách hàng, nhập dữ liệu thông tin khách hàng, quét chữ kí khách hàng kịp thời đảm bảo chính xác, bảo mật theo đúng quy định.
_ Tiếp nhận giấy tờ hồ sơ gốc theo quy định từ phòng quan hệ khách hàng, nhập dữ liệu hạch tốn các thơng tin về thông tin khoản vay, bảo lãnh và phần mềm ngân hàng hệ thống. Theo dõi giải ngân, thu nợ, thu lãi, thu phí của các khoản vay, bảo lãnh, theo dõi các hợp đồng( tín dụng, bảo lãnh) tất tốn, các hợp đồng thế chấp, giải chấp tài sản…
_ Thực hiện các nghiệp vụ tiền tệ, kho quỹ, quản lý kho tiền lưu trữ và bảo quản các tài sản (tiền mặt, vàng, bạc, đá quý, chứng từ có giá, trái phiếu, chứng chỉ tiền gửi, giấy tờ đất đai, tài sản thế chấp…) các hồ sơ gốc vay vốn, bảo lãnh, giải chấp tài sản của khách hàng.
_ Thực hiện việc tiếp thị, chăm sóc khách hàng làm đầu mối tiếp thu ý kiến đóng góp, tổng hợp các ý kiến phản hồi từ khách hàng đề ra các chiến lược để khai thác tối đa nguồn tiền gửi và dịch vụ trong dân cư và các tổ chức kinh tế .
_Thực hiện các công việc khác do giám đốc yêu cầu.
Phịng dịch vụ khách hàng có 12 nhân viên, trong đó trưởng phịng là bà Nguyễn Thị Kim Oanh.