Nhóm giải pháp về công tác sử dụng đội ngũ nhân lực quản lý nhà nước

CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

4.2.3. Nhóm giải pháp về công tác sử dụng đội ngũ nhân lực quản lý nhà nước

4.2.3.1. Phân tích công việc, xác định vị trí việc làm và xác định tiêu chuẩn chức danh công chức:

Trên cơ sở các quy định hiện hành và yêu cầu thực tiễn xây dựng quy định về cơ cấu và tiêu chuẩn cán bộ, công chức, viên chức của Quận gồm:

70

- Cơ cấu các chức danh cán bộ, công chức chuyên môn, viên chức theo ngành, lĩnh vực đảm bảo cân đối giữa các ngành, lĩnh vực.

- Xây dựng tiêu chuẩn chức danh cán bộ, công chức, viên chức cụ thể về trình độ chuyên môn, trình độ quản lý nhà nƣớc, lý luận chính trị, trình độ ngoại ngữ, tin học, khả năng áp dụng công nghệ thông tin vào công việc, kỹ năng giải quyết công việc, kỹ năng giao tiếp ứng xử và các nghiệp vụ chuyên môn khác.

Xác định mục tiêu hoạt động của toàn bộ hệ thống

Để xác định đƣợc một cách chính xác các mục tiêu hoạt động của hệ thống phải dựa vào:

- Các chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng, Nhà nƣớc và của quận về phát triển kinh tế- xã hội hiện tại và những năm tiếp theo.

- Kết quả phân tích tình hình thực tế về các nguồn lực, điều kiện phục vụ cho việc thực hiện các mục tiêu [32, tr37].

Từ những căn cứ trên, phải xác định đƣợc những mục tiêu mà tổ chức cần đạt đƣợc, chỉ rõ đâu là mục tiêu quan trọng nhất, cấp thiết nhất, mang tính chiến lƣợc dài hạn nhất...

Xây dựng hoàn thiện hệ thống công việc, việc làm nhằm đạt được các mục tiêu của hệ thống, làm cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn chức danh công chức, hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Xuất phát từ các mục tiêu cần phải đạt đƣợc, phải xây dựng hệ thống công việc của tổ chức. Mục tiêu của tổ chức sẽ đƣợc cụ thể hoá bằng các mục tiêu của các bộ phận chức năng và tiếp đó là mục tiêu của các công việc bên trong các bộ phận chức năng đó. Với hệ thống công việc hiện tại, tổ chức có thể thực hiện các hoạt động bổ sung, rút bớt các nhiệm vụ nhằm hoàn thiện hệ thống công việc trong khi vẫn có thể đạt đƣợc mục tiêu chung với hiệu quả cao nhất. Để hệ thống công việc đƣợc xây dựng một cách hợp lý, cần thiết phải quan tâm đến một số điểm sau:

- Tất cả mục tiêu của tổ chức đều cần đƣợc quan tâm trong quá trình xây dựng, hoàn thiện hệ thống công việc. Điều này có nghĩa là mặc dù hệ thống công việc đƣợc xây dựng đảm bảo vừa có thể đạt đƣợc các mục tiêu quan trọng và cấp thiết

71

vừa đảm bảo các các mục tiêu thứ yếu cũng có thể đƣợc thực hiện thông qua hệ thống công việc đó.

- Các công việc trong hệ thống phải đảm bảo bao quát đƣợc mục tiêu cần thực hiện, đặc biệt là đối với các mục tiêu quan trọng song không đƣợc chồng chéo hoặc phân chia trách nhiệm không đồng đều.

- Các công việc phải đảm bảo sử dụng đƣợc một cách hợp lý các nguồn lực hiện tại của tổ chức (con ngƣời, tài chính...)

- Các công việc đƣợc xây dựng trên quan điểm hiện đại, tiên tiến, đảm bảo có thể đƣợc thay đổi để thích nghi với những yêu cầu mới của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá.

Thu thập và xử lý thông tin

Để làm rõ bản chất của một công việc cụ thể cần phải thu thập các loại thông tin sau:

- Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động cần có để thực hiện công việc, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc. Đây là loại thông tin đặc biệt có vai trò quyết định đến chất lƣợng của phân tích công việc nên phải thu thập đầy đủ, không bỏ sót những gì mà ngƣời công chức cần phải làm, các trách nhiệm cần phải gánh chịu cũng nhƣ làm rõ mức độ thƣờng xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ, kể cả hao phí thời gian (ƣớc tính) để thực hện từng nhiệm vụ đó.

- Thông tin về các phƣơng tiện hỗ trợ để công chức thực hiện công việc.

- Thông tin về các điều kiện làm việc nhƣ điều kiện về chế độ, thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội; điều kiện kinh tế, xã hội của địa phƣơng...

- Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với ngƣời thực hiện nhƣ các kiến thức và kỹ năng cần phải có, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết... Đối với loại thông tin này, bên cạnh việc quan tâm đến những yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kiến thức còn phải đặc biệt quan tâm đến những yêu cầu về đạo đức, tinh thần đối với nhân lực quản lý nhà nƣớc .

Xây dựng “Bản mô tả công việc”

Từ những thông tin thu thập đƣợc, xây dựng “bản mô tả công việc”, dƣới dạng một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm

72

việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Bản mô tả công việc thƣờng bao gồm ba nội dung:

1. Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc (nếu có), tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số ngƣời phải lãnh đạo dƣới quyền, mức lƣơng...ngoài ra có thể có một số tóm lƣợc về mục đích hoặc chức năng của công việc.

2. Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tƣờng thuật một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ ngƣời lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm nhƣ thế nào và tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.

3. Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trƣờng vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phƣơng tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.

Cơ quan HCNN là một hệ thống lớn có một hệ thống công việc phức tạp hơn bất kỳ một tổ chức sản xuất kinh doanh nào. Công việc trong hệ thống HCNN cũng rất đa dạng và có những đặc thù khác nhau nhất định giữa các ngành, huyện, các vùng,...Tuy nhiên, việc thực hiện mô tả công việc cần đƣợc trình bày một cách toàn diện với những tiêu chuẩn chung thống nhất.

4.2.3.2. Đổi mới phương thức điều hành quản lý, tăng cường công tác kiểm tra giám sát, thanh tra công vụ:

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động quản lý và điều hành cơ quan Quận uỷ, UBND Quận và các phƣờng, đảm bảo thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác đồng thời, kiểm soát đƣợc tiến độ, chất lƣợng giải quyết công việc của từng đơn vị và cá nhân. Thông qua đó, ý thức trách nhiệm của từng cán bộ, công chức đƣợc nâng lên, giảm bớt số lƣợng các cuộc họp, giảm thiểu việc in ấn tài liệu,

73

đồng thời, làm rõ trách nhiệm của mỗi đơn vị, mỗi cán bộ, công chức, viên chức và trách nhiệm của ngƣời đứng đầu trong từng công việc cụ thể.

- Tăng cƣờng đầu tƣ, hiện đại hoá phƣơng tiện giúp nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra, thanh tra công vụ. Thiết lập các hệ thống dữ liệu và phần mềm quản lý, tăng cƣờng kiểm tra đột xuất trong lĩnh vực giải quyết thủ tục hành chính và việc thực thi công vụ của công chức, viên chức. Phát huy vai trò giám sát của MTTQ, các đoàn thể và nhân dân trong việc giải quyết các thủ tục hành chính và thực thi công vụ của công chức, viên chức.

Tăng cƣờng kiểm tra, thanh tra công vụ (có báo trƣớc và đột xuất), tập trung thanh tra từng vụ việc cụ thể, làm rõ trách nhiệm của tập thể, từng cá nhân:

- Kiểm tra, hƣớng dẫn các đơn vị trong việc thực hiện quy định về công tác quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng;

- Kịp thời ngăn ngừa, phát hiện, kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý trách nhiệm các đơn vị, cá nhân vi phạm chính sách, pháp luật; Biểu dƣơng những đơn vị, cá nhân có thành tích tốt trong thực hiện nhiệm vụ công vụ; Xem xét, tháo gỡ khó khăn, vƣớng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.

- Nâng cao trách nhiệm, tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân của cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan hành chính.

4.2.3.3 Đổi mới công tác đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức.

Trên cơ sở tiêu chuẩn các chức danh và yêu cầu nhiệm vụ cụ thể của từng chức danh (công chức chuyên môn, viên chức) xây dựng các tiêu chí cụ thể, chi tiết để đánh giá xếp loại công chức, viên chức hàng năm. Việc đánh giá xếp loại cán bộ, công chức phải căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc, kết quả các đợt kiểm tra, thanh tra hàng năm và kết quả các đợt kiểm tra về kỹ năng nghiệp vụ, chuyên môn; kết quả đánh giá nhận xét của khu dân cƣ nơi cƣ trú.

- Phân loại cán bộ công chức hành chính nhà nước.

Khi phân loa ̣i nhân l ực quản lý nhà nƣớc đƣ ơng chƣ́c trong qu ận, có thể phân thành các loa ̣i nhƣ sau:

74

+ Loại làm tốt, xuất sắc công vụ hiê ̣n tại , có thể thực hiện nhiệm vụ cao hơn . Đối với loại này, khi xây dƣ̣ng quy hoa ̣ch cần đ ƣa vào diê ̣n dƣ̣ bi ̣ cho các chƣ́c danh trên chƣ́c danh đƣơng nhiê ̣m.

+ Loại hoàn thành nhiệm vụ , đô ̣ tuổi còn phù hợp , đƣợc giƣ̃ nguyên vi ̣ trí trong quy hoa ̣ch mới.

+ Loại phải thay thế, chuyển đổi công tác vì nhiều lý do, đến tuổi hƣu khi hết kỳ kế hoa ̣ch, sƣ́c khoẻ yếu hoă ̣c phẩm chất, năng lƣ̣c không đáp ƣ́ng yêu cầu nhiê ̣m vu ̣.

+ Loại đư ợc chọn cử đào tạo , bồi d ưỡng để có thể đảm nhiệm chức danh khác nhau , cao hơn (hiê ̣n ta ̣i n ăng lƣ̣c chƣa đáp ƣ́ng với chƣ́c danh đó ); loại phải đào ta ̣o la ̣i hoă ̣c bồi d ƣỡng nâng cao do phẩm chất và năng lực hiện tại chƣa đáp ứng yêu cầu công tác.

- Hoàn thiện công tác đánh giá th ực hiện công việc công chứ c hành chính nh à nước của quận.

Ở chƣơng 2, học viên đã trình bày những hạn chế trong việc đánh giá đội ngũ nhân lực quản lý nhà nƣớc ở quận. Từ những hạn chế đó, công tác đánh giá nhân lực quản lý nhà nƣớc của quận trong thời gian tới đòi hỏi phải: xây dựng "Hệ thống đánh giá thực hiện công việc”.

Đánh giá thực hiện công việc thƣờng đƣợc hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của ngƣời công chức trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã đƣợc xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với công chức.

Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình phức tạp và chịu nhiều ảnh hƣởng bởi tình cảm của con ngƣời vì nó dựa trên sự đánh giá chủ quan của ngƣời đánh giá kể cả khi tổ chức đã xây dựng và sử dụng một hệ thống các tiêu chuẩn khách quan trong thực hiện công việc.

Bản hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc sẽ phát huy tốt vai trò của nó nếu đƣợc trình bày dƣới dạng các văn bản cụ thể với những thông tin mang tính định lƣợng, rõ ràng. Tuy nhiên không phải với bất kỳ một công việc nào trong bộ máy hành chính ngƣời ta đều có thể định lƣợng đƣợc các yêu cầu và chất lƣợng thực hiện công việc. Các công việc mang tính tác nghiệp có thể đƣa ra đƣợc yêu cầu định lƣợng

75

song các công việc quản lý, điều phối thì rất khó đƣa ra đƣợc các yêu cầu định lƣợng. Để việc đánh giá thực hiện công việc đƣợc chính xác, các tiêu chuẩn đƣợc đƣa ra dƣới dạng các văn bản viết, mức độ định lƣợng của các tiêu chuẩn tuỳ thuộc vào nội dung, bản chất công việc của công chức, yêu cầu chung đối với tất cả các tiêu chuẩn là đạt mức độ định lƣợng cao nhất nếu có thể. Để đánh giá thực hiện công việc, cần phải thiết lập một hệ thống đánh giá bao gồm các nội dung sau:

- Các tiêu chuẩn thực hiện công việc bao gồm tiêu chuẩn đánh giá: tƣơng đối, tuyệt đối và tập trung đánh giá. Khi đánh giá phải đảm bảo hai yêu cầu: các tiêu chuẩn gắn với công việc của công chức và những tiêu chuẩn đó phải thuộc phạm vị điều chỉnh cá nhân.

+ Đánh giá tƣơng đối là so sánh kết quả đạt đƣợc của ngƣời này với kết quả đạt đƣợc của ngƣời khác trong cùng bộ phận, dựa vào đó để biết ai là ngƣời thực hiện tốt nhất, ai là ngƣời thực hiện kém nhất.

+ Đánh giá tuyệt đối là so sánh kết quả đạt đƣợc của công chức với mục tiêu đặt ra. + Tập trung đánh giá là tuỳ thuộc vào đặc điểm công việc và loại hình của tổ chức mà tiêu chuẩn đánh giá có thể tập trung vào một trong ba yếu tố.

Thứ nhất, tập trung vào đặc tính ngƣời công chức nhƣ xem xét phẩm chất đạo đức ngƣời công chức đó nhƣ thế nào, ngƣời công chức đó có trung thành hay không.

Thứ hai, tập trung đánh giá vào hành vi của ngƣời công chức nhƣ ý thức chấp hành kỷ luật, thực hiện các quy định của tổ chức.

Thứ ba, tập trung vào kết quả thực hiện công việc nhƣ số lƣợng, chất lƣợng công việc.

- Đo lƣờng sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn: đó chính là việc đƣa ra các đánh giá có tính quản lý về mức độ “tốt” hay “kém” trong việc thực hiện công việc của ngƣời lao động. Nói một cách cụ thể hơn, đó chính là việc ấn định một con số hay một thứ hạng để phản ánh mức độ thực hiện công việc của ngƣời công chức theo các đặc trƣng hoặc các khía cạnh đã đƣợc xác định trƣớc của công việc. Xác định các khía cạnh cần đánh giá của việc thực hiện công việc và các tiêu thức đánh giá là vấn đề của việc thiết kế các phiếu đánh giá với từng phƣơng pháp lựa chọn, tuỳ thuộc vào bản chất của công việc và mục đích của đánh giá.

76

4.2.3.4. Đổi mới việc sắp xếp, bố trí, đề bạt, bổ nhiê ̣m công chức

Sắp xếp, bố trí, đề bạt, bổ nhiê ̣m cán b ộ, công chức đóng vai trò quyết đi ̣nh đến hiệu quả ho ạt động của bộ máy QLNN . Đây cũng là nhƣ̃ng nô ̣i dung thƣờng xuyên và cơ bản nhất của công tác sƣ̉ du ̣ng nhân l ực quản lý nhà nƣớc . Qua đánh giá thực trạng tại chƣơng 2 cho thấy, hạn chế lớn nhất trong việc sử dụng đội ngũ công chức của quận trong những năm qua là chƣa thực hiện các khâu then chốt quy hoạch, đào tạo, sử dụng một cách khoa học và gắn chặt với nhau. Để khắc phục hiện tƣợng này trƣớc hết, quận cần chú tro ̣ng thƣ̣c hiê ̣n mô ̣t số vấn đề sau:

- Khi thƣ̣c hiê ̣n điều đô ̣ng phải căn cƣ́ vào nhu cầu công tác của cơ quan , đơn vị và trình độ, năng lƣ̣c của công chƣ́c.

- Nhằm tạo sƣ̣ gắn kết chă ̣t chẽ giƣ̃a quy hoa ̣ch , đào ta ̣o và sƣ̉ du ̣ng , chỉ đề bạt, bổ nhiê ̣m nhƣ̃ng công chƣ́c trong diê ̣n quy hoa ̣ch đã qua đào tạo, bồi dƣỡng, đƣơ ̣c đánh giá đủ tiêu chuẩn theo quy đi ̣nh của vi ̣ trí , chƣ́ c danh và phù hơ ̣p với chuyên môn đã đào ta ̣o , không đề ba ̣t, bổ nhiê ̣m cán bô ̣ chƣa đƣợc đào ta ̣o ; hạn chế đề bạt, bổ nhiê ̣m cán bô ̣ ngoài diê ̣n quy h oạch, hoặc đề ba ̣t , bổ nhiê ̣m không đúng