1.2.1 .Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thanh toán trong doanh nghiệp
1.2.4. Tổ chức sổ kế toán phần hành kế toán thanh toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lƣu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.
Hệ thống sổ kế toán đƣợc tổ chức phục vụ cho kế toán thanh toán là sử dụng các loại sổ và mối quan hệ giữa chúng nhằm ghi chép các số liệu từ chứng từ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế bao gồm: Xác định số lƣợng các loại sổ (tổng hợp, chi tiết) và mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa chúng.
Do yêu cầu sử dụng thông tin kế toán của từng doanh nghiệp vì vậy cần sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau tuỳ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng. Mỗi hình thức kế toán doanh nghiệp sẽ sử dụng những loại sổ kế toán khác nhau. Điểm khác nhau giữa các loại sổ kế toán:
- Hình thức và nội dung kết cấu. - Chức năng ghi chép của sổ.
- Phƣơng pháp kế toán các chỉ tiêu kinh tế tài chính. - Cơ sở số liệu ghi chép vào sổ.
Kết cấu và mẫu sổ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng. Mỗi hình thức kế toán có loại sổ tổng hợp khác nhau, trình tự hệ thống hoá thông tin khác nhau, cách kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ cũng khác nhau. Các hình thức kế toán phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp bao gồm:
- Hình thức kế toán nhật ký sổ cái - Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ
26 - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Tổ chức xây dựng hệ thống sổ kế toán là xây dựng quy chế lập và trách nhiệm hình thành của sổ kế toán đảm bảo cho chúng hình thành theo đúng quy định của pháp luật và yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán. “ Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại phụ lục số 4 Thông tư này nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình”.[tt133,170]
Khi áp dụng với phần hành thanh toán thì các loại sổ đối với từng hình thức nhƣ sau:
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán thanh toán theo hình thức Nhật ký sổ cái
Khi vận dụng hình thức kế toán Nhật ký Sổ cái vào công tác kế toán thanh toán sử dụng một số loại sổ phổ biến sau:
- Sổ Nhật ký sổ cái
- Sổ chi tiết nhƣ: Sổ chi tiết tài khoản 131, sổ chi tiết tài khoản 331 và một số sổ, thẻ chi tiết liên quan.
Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất – sổ Nhật ký- Sổ cái.
Tách biệt ghi chép tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết thanh toán để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Các loại sổ chủ yếu trong hình thức này là Nhật ký sổ cái, các loại sổ, thẻ chi tiết.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ thanh toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ thanh toán kế toán tiến hành ghi vào Nhật ký – Sổ cái, đồng thời ghi vào thẻ, sổ kế toán chi tiết thanh toán. Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu số liệu giữa nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết.
27
Theo hình thức Nhật ký chung, một số loại sổ sử dụng cho phần hành kế toán thanh toán nhƣ sau:
-Sổ Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt -Sổ cái
-Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ đƣợc ghi riêng biệt vào hai sổ kế toán tổng hợp: Sổ Nhật ký chung và sổ cái các tài khoản thanh toán. Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán thanh toán để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng : Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết thanh toán. Cuối kỳ kế toán phải lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp trong kỳ vì những tài khoản cấp 1 đƣợc mở riêng trên các tờ trong sổ cái.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Khi vận dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ vào công tác kế toán thanh toán sử dụng một số loại sổ phổ biến sau:
-Chứng từ ghi sổ
-Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -Sổ cái
-Sổ, thẻ chi tiết thanh toán
Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại thành 2 bƣớc công việc độc lập vào 2 sổ kế toán riêng biệt: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản kế toán thanh toán.
Tách rời việc ghi chép của kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết thanh toán. Cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ đƣợc lập trên cơ sở các chứng từ gốc về thanh toán, còn cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc thanh toán đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã lập.
Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp.
28
Khi vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ vào công tác kế toán thanh toán sử dụng một số loại sổ phổ biến sau:
-Nhật ký chứng từ -Bảng kê
- Sổ cái tài khoản: 131,331,112,111… -Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hình thức này có thể kết hợp một phần kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết thanh toán trên cùng một loại sổ kế toán trong cùng 1 quá trình ghi sổ (kết hợp theo trình tự thời gian và theo đối tƣợng kế toán).
Cuối tháng kế toán không cần lập bảng cân đối tài khoản vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp ngay trên dòng tổng cộng cuối tháng của các nhật ký chứng từ. Định kỳ doanh nghiệp tiến hành kiểm tra mở sổ, ghi sổ và khoá sổ kế toán có liên quan. Hình thức kế toán sổ Nhật ký chung cũng là hình thức sổ kế toán phổ biến nhất hiện nay.
* Vận dụng các hình thức kế toán trong việc tổ chức kế toán trên máy vi tính Theo hình thức kế toán trên máy vi tính, một số loại sổ sẽ sử dụng của phần hành kế toán thanh toán nhƣ sau:
- Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính có thể gồm: sổ cái, sổ chi tiết tài khoản,...
Hình thức này tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ thanh toán lên máy, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có liên quan, tùy thuộc vào sổ sách và doanh nghiệp vận dụng nhƣ nhật ký chung, chứng từ ghi sổ và nhật ký sổ cái.